4a.17A - Ny saksbehandlingsmodul: Søknad om fritak

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin
• Kontaktlærere
• Elev

Forutsetter følgende tilganger (ansatte):

• Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)
• Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)
• Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)
• Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)
• Tilgang til å opprette dokumenter
• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader
• Tilgang til å laste opp/legge til vedlegg til elevsøknader
• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader

Forutsetter følgende tilganger (elever):

• Tilgang til å opprette og å være tildelt en sak som elev (Elev)

Merk!

• Alle disse tilgangene er nye og må legges til i nye eller eksisterende roller og tilgangsgrupper for at ny saksbehandling skal fungere. Disse er forskjellige fra tilgangene som er knyttet til den gamle fritaksmodulen. 
• For å kunne opprette søknad på vegne av elev, må tilgangen "Tilgang til å opprette og å være tildelt en sak som elev (Elev)" allerede være tildelt eleven.

 

Innhold

• Innledning
• Tilganger og tilgangsgrupper
• Varslinger
  • Systemvarsel til saksbehandler
  • Systemvarsel til godkjenner
  • Systemvarsel til elev
• Elev og voksen
  • Voksne som søker fritak
• Innsender
• Administrator
• Saksbehandler
• Godkjenner
• Hvordan oppheve et vedtak ved feil saksbehandling
• Arkiv
• Automatikk når fritakssøknad er godkjent
• Oversikt over godkjente fritak

Innledning

Elever kan sende inn søknad om fritak i sidemål og kroppsøving i den nye saksbehandlingsmodulen. Det er også mulig å opprette søknader på vegne av en elev hvis en admin har rett tilgang som "Innsender".  

Når en søknad er opprettet av elev eller Innsender, går søknaden til "Administrator". "Administrator" tildeler saksbehandler og godkjenner. "Saksbehandler" må videre vurdere søknaden, og sende sin vurdering til "Godkjenner" som gjør endelig godkjenning av søknaden og fatter enkeltvedtak. 

Det er mulig å søke om fritak i følgende kategorier:

1. Fritak sidemål
2. Fritak kroppsøving (ikke voksne)

Og videre er det mulig å søke om følgende fritakstyper innenfor disse to kategoriene:

1. Fritak for vurdering med karakter
2. Fritak opplæring

Det er automatikk i fagdokumentasjon når en fritakssøknad godkjennes hvor FAM-kode, sluttvurdering (F) og fagstatus oppdateres automatisk. Vedtaket arkiveres også ved SvarUt og er tilgjengelig i arkivsøk. 

Tilganger og tilgangsgrupper

Det er viktig i oppstarten at dere setter opp tilganger og tilgangsgrupper etter behov. Her er et forslag til hvordan der kan sette det opp. Dere står fritt til å organisere dette slik dere selv ønsker. Dere kan velge å splitte alt med en tilgang per tilgangsgruppe, eller lage en tilgangsgruppe med flere tilganger for å gi flere muligheter og handlingsknapper i en og samme tilgangsgruppe.

Forslag til tilgangsoppsett for ny saksbehandlingsmodul:

Tilgang	Tilgangsgruppe/rolle
Tilgang til å være tildelt en sak som elev (Elev)	Elev (rolle)
Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)	Admin.rådgiver, Admin elev, Skoleleder (rolle)
Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)	Skoleleder (rolle), Admin-Behandling elevsøknader
Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)	Skoleleder (rolle), Admin-Behandling elevsøknader
Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)	Ny tilganggruppe: x-Admin-Godkjenne søknad
Tilgang til å opprette dokumenter	Ny tilganggruppe: x-Admin-Godkjenne søknad

Varslinger

Ulike brukere i den nye modulen for saksbehandling skal bli varslet om oppdateringer på saker de er part i. Varselet inneholder lenke til saken.

Merk!

• Det går ikke ut varsel til administratorer når en elev har opprettet en søknad til. De som skal være administrator for ny saksbehandling må passe jevnlig på å sjekke Saksbehandling og se etter nye saker fra elever. Disse vil være med status "Ubehandlet". 

Systemvarsel til saksbehandler

Som en saksbehandler i InSchool skal du få et varsel når det er en oppdatering på en sak som ligger på deg, slik at du til enhver tid kan være oppdatert på dine saker.

Du vil få varslinger:

• Ved tildeling av sak.
• Når frist er utløpt.
• Visuell markør i saksoversikten (rød prikk)
• Ved endring av sak.

Systemvarsel til godkjenner

Som en godkjenner i InSchool skal du få et varsel når det er en oppdatering på en sak som ligger på deg, slik at du til enhver tid kan være oppdatert på dine saker.

Du vil få varslinger:

• Når en sak sendes for godkjenning til meg.
• Frist utløpt.
• Hvis du har bedt om supplerende informasjon fra saksbehandler, vil du varsles dersom saksbehandler legger denne informasjonen til i saken.

Systemvarsel til elev

Som en elev i InSchool skal du få et varsel når det er en oppdatering på en sak som er sendt inn av deg eller på vegne av deg, slik at du til enhver tid kan være oppdatert på dine saker.

Ved relevante hendelser som:

• når vedtak blir fattet
• når det blir bedt om mer informasjon
• når søknaden er mottatt
• når saksbehandler er tildelt sak – (ikke navn)

Tilbake til toppen

Elev og voksen

Elever og voksne kan opprette nye søknader og følge med på søknaden om fritak i et eget menypunkt.

Hovedmeny > Mine søknader > Søknader (ny modul)

Merk at de vil per dags dato ha to menypunkter under Mine søknader:

1. Mine søknader: Egenmelding, Klager, Godkjenning av tidligere beståtte fag, NUS eksamensrettigheter, Særskilt tilrettelegging ved eksamen og Fratrekk av fravær.
2. Søknader (ny modul): Fritak for vurdering eller opplæring i kroppsøving eller sidemål og søknad om individuell tilrettelegging

For å opprette en elevsøknad i ny saksbehandlingsprosess, må eleven klikke på Mine søknader og velge undermenyen Søknader (ny modul).

De vil nå komme til menyen “Søknader (ny modul)” og vil se en oversikt over sine fritakssøknader hvis de har noen fra før. 

Til informasjon

• “Søknader (Ny modul)” inneholder søknader for fritak og individuell tilrettelegging. 
• Gamle fritakssøknader vil fortsatt ligge der den har vært fra tidligere, dvs. du som elev eller voksen vil finne gamle fritakssøknader som er opprettet før ny saksbehandling under Mine søknader > Mine søknader > Fritak-fane. Denne fanen vil ikke eksistere fra og med nytt skoleår 2025/2026. Du som saksbehandler vil finne disse under Elever > Mine søknader > Fritak-fane. Merk! Du vil ikke lenger kunne opprette nye under den gamle modulen, men du kan ferdigbehandle de som er opprettet og ikke blitt ferdigbehandlet i skoleåret 2024/2025.
• Det er ingen automatikk om eleven faktisk har faget de søker fritak om, dermed er det viktig å kontrollsjekke at eleven har faget før de søker fritak. 

Opprett ny søknad

For å opprette en helt ny søknad, må du klikke Opprett ny søknad.

Sakstype

Velg “Fritak” fra nedtrekksmenyen.

Du vil nå få opp en hjelpetekst om fritak og hva du kan søke om, samt lenker til hvor du kan lese mer.

Fritakskategori

Velg hvilken fritakskategori som gjelder for denne fritakssøknaden. Du har to valg:

1. Fritak sidemål
2. Fritak i kroppsøving

Voksne som søker fritak

For voksne vil det ikke være mulig å søke om fritak i kroppsøving. Dette valget vil kun være tilgjengelig for ordinære elever, dvs. de som ikke er markert med "Ja" på Videregående opplæring for voksne, § 18-3.

Her ser du hvordan det ser ut for voksne som søker fritak når de velger fritakskategori. Den voksne vil kun få opp alternativet Fritak sidemål.

Fritakstype

Velg hvilken fritakstype du søker fritak om. Du har to valg:

1. Fritak vurdering med karakter
2. Fritak opplæring

Kommentar og dokumentasjon

Skriv inn tekst du ønsker å legge ved inn i søknaden din. Husk å ikke skrive sensitiv informasjon. Vi anbefaler at du legger ved dokumentasjon og lengre tekster med sensitiv informasjon i et eget dokument som du laster opp som vedlegg. Klikk Legg til fil for å laste opp vedlegg fra din pc. 

Til informasjon

• Tillatte filtyper: .jpeg, .jpg, .png, .pdf. 
• Maksimal filstørrelse er 5 MB. 
• Maksimalt antall vedlegg er 10. 
• Filnavn må være unike. 
• Vedlegg kan ikke være passordbeskyttet.

Merk! Du har mulighet til å legge ved dokumentasjon og redigere disse mens du er i vinduet med å opprette en fritakssøknad, men når du har opprettet søknaden vil du ikke lenger ha mulighet til å slette vedlegg som er lastet opp.

Send inn søknad

For å sende inn søknad, må du klikke på Opprett søknad. Det er viktig å se over at søknaden er korrekt før du sender inn.

Oversikt over dine fritakssøknader

Når du har sendt inn din søknad, vil du komme tilbake til oversikten over dine fritakssøknader. Du får en bekreftelsesmelding om at handlingen er utført og vellykket opprettet. Og du kan trykke på saksnummeret for å se detaljer for hele søknaden.

Her ser du hele saken med ulike rubrikker for søknad, saksdetaljer, saksgang og aktivitet. Merk at du kan utvide saksgang-rubrikken ved å trykke på pila ved siden av for å se all info her.

Det er ulike detaljer per rubrikk:

• Søknad: Her ser du fritakstype, fritakskategori, kommentar og vedlegg. 
• Saksdetaljer: Her ser du navn på innsender, når saken er opprettet (dato), frist for svar (3 uker fra innsendt dato). I tillegg vil du se navn på tildelt saksbehandler i saken og navn på tildelt saksgodkjenner i saken.
• Saksgang: Informasjon, status, utfall og eventuelle vedlegg i saksgangen.
• Aktivitet: Her vil du se en tidslinje med kronologisk rekkefølge over de ulike aktivitetene som skjer i denne saken. Det vil være markert dato og klokkeslett per handling. 

Merk! Du må logge inn med ID-porten for å kunne se dine vedlegg etter at du har opprettet søknaden. Da vil du se en forhåndsvisning av dine vedlegg. Du kan også laste ned dokumenter fra forhåndsvisningen ved behov.

Trekk søknad

Hvis du ønsker å trekke fritakssøknaden, kan du klikke på Trekk søknad. Merk! Det vil være mulig for elev å trekke søknaden frem til saken er ferdigbehandlet. 

Du kan nå gå tilbake til oversikten og se at den saken som er trukket nå har fått statusen endret fra “Ubehandlet” til “Trukket”. 

Du kan alltid gå inn på alle saker og se all informasjon om hele prosessen på alle sakene du har, også de som er trukket.

Tidligere fritakssøknader

Fritak fra tidligere inneværende skoleår vil være synlige i gammel modul for både elever og ansatte. Om det er behov, vil også åpne fritakssøknader kunne behandles ferdig i gammel modul. Derimot vil det ikke kunne opprettes nye søknader i gammel modul.

Som saksbehandler vil du finne alle de gamle fritakssøknader under to steder:

1) Hovedmeny Elevsøknader > Fritak-fane

2) Hovedmeny Elever > Mine søknader > Fritak-fane

Merk! Disse krever de gamle tilgangene som er knyttet til funksjonaliteten der. Fanen for gammel saksbehandlingsmodul vil fjernes på sikt. 

Som elev eller voksen vil du finne alle de gamle som er opprettet før ny saksbehandling ble produksjonsatt på din skole under toppmenyen Mine søknader > Mine søknader (knappen for den gamle modulen) og deretter under fanen Fritak. 

Tilbake til toppen

Innsender

Som en innsender med tilgang “Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)” kan du opprette en søknad på vegne av en elev. Denne tilgangen forutsetter at du har tilgang til elever i tillegg. Merk! For å kunne opprette søknad på vegne av elev, må også tilgangen "Tilgang til å opprette og å være tildelt en sak som elev (Elev)" være tildelt eleven. 

Opprett en ny søknad på vegne av elev

Gå til hovedmenyen Saksbehandling og klikk Opprett ny søknad. 

Du får nå et sidevindu hvor du kan velge elev og sakstype. Under “Elev” (1) har du en nedtrekksliste med alle elever som har tilgangen “Tilgang til å være tildelt en sak som elev (Elev)”. Under “Sakstype” (2) velger du “Fritak”. Merk! Det er ingen automatikk om eleven faktisk har faget de søker fritak om, dermed er det viktig å kontrollsjekke at eleven har faget før du oppretter fritakssøknad for dette. 

Når du har valgt elev og sakstype “Fritak” vil du få opp flere felter:

Fritakskategori (3): Velg mellom Fritak sidemål eller Fritak i kroppsøving.

Fritakstype (4): Velg mellom Fritak for vurdering med karakter eller Fritak opplæring.

Kommentar (5): Skriv inn tekst du ønsker å legge ved inn i søknaden din. 

Dokumentasjon (6): Legg til fil(er) som vedlegg.

Velg Avbryt hvis du ikke lenger ønsker å opprette en ny søknad.

Klikk Opprett søknad hvis alt er klart og du ønsker å sende inn en ny søknad.

Vær oppmerksom!

• Du har mulighet til å legge ved dokumentasjon og redigere disse mens du er i vinduet med å opprette en fritakssøknad, men når du har opprettet søknaden vil du ikke lenger ha mulighet til å slette vedlegg som er lastet opp. For å redigere vekk dokumentasjon du har lagt inn ved et uhell, så kan du klikke på kryss-tegnet (x) ved det vedlegget du vil slette.

Når du har opprettet søknaden finner du den i oversikten:

Klikk på saksnummeret til gjeldende sak, hvis du ønsker å se mer saksdetaljer:

Som innsender vil du ikke ha andre valg enn å kunne opprette søknader og se de søknadene du har opprettet.

Tilbake til toppen

Administrator

Som en administrator med tilgang “Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)” vil du kunne tildele saker til saksbehandlere og godkjennere for å sikre en effektiv saksgang. I tillegg får du en oversikt over alle saker som ligger i hovedmenyen Saksbehandling.

Saksbehandling Oversikt

Kolonner i oversikten er: 

• Saksnummer: Saksnummeret som elevsøknaden får i systemet.
• Elev: Elev den saken gjelder.
• Klasse: Klasse eleven tilhører.
• Fødselsdato: Elevens fødselsdato.
• Innsender: Navn på hvem som har sendt inn saken.
• Sakstype: Ulike sakstyper du kan filtrere med: Klage, Fritak, Godkjenning av tidligere beståtte fag, NUS-eksamen, Tilrettelegging, Fratrekk av fravær, Egenmelding og Individuell tilrettelegging. 
  Merk! Per dags dato er det kun “Fritak” og "Individuell tilrettelegging" som eksisterer i ny saksbehandlingsmodul.
• Status: Ubehandlet, Under behandling, Ferdigbehandlet, Trukket, Opphevet.
• Utfall: Ulike utfall i saksbehandling: Godkjent, Delvis godkjent, Avslått, Trukket, Opphevet eller Ingen.
• Opprettet: Opprettelsesdato.
• Godkjenner: Kolonne med navn på den som er godkjenner.
• Saksbehandler: Kolonne med navn på den som er saksbehandler.
• Frist: Dette er tidsfristen for saksbehandler og godkjenner. Fristen er veiledende.

For å se all informasjon om en sak, må du klikke deg inn på hver sak ved å klikke på saksnummeret fra oversikten. Du kan eks. filtrere på status ubehandlet for å få opp alle ubehandlede søknader.

Ve då klikke på saksnummeret kommer du til en visning med tittel, status og saksnummer, samt navnekort på elev som inneholder elevens komplette navn, fødselsdato, klasse og telefon. 

Deretter ser du ulike rubrikker (dette tilsvarer det elev og andre med tilgang ser):

• Søknad: Her ser du fritakstype, fritakskategori, kommentar og vedlegg. 
• Saksdetaljer: Her ser du navn på innsender, når saken er opprettet (dato), frist for svar (3 uker fra innsendt dato). I tillegg vil du se navn på tildelt saksbehandler i saken og navn på tildelt saksgodkjenner i saken.
• Saksgang: Standard ikke synlig, men kan utvides om ønskelig å se informasjon om status, utfall og vedlegg i saksgangen.
• Aktivitet: Her vil du se en tidslinje med kronologisk rekkefølge over de ulike aktivitetene som skjer i denne saken. Det vil være markert dato og klokkeslett per handling. 

Merk! Du kan se en forhåndsvisning av alle vedlegg som er lagt inn i saken, men du må først verifisere deg med tofaktorautentisering. Du vil se en Bekreft nå-knapp sammen med informasjonstekst: “Logg inn med ID-Porten. For å forhåndsvise dokumentet må du bekrefte identiteten din med ID-porten”.

Tildel roller

Inne i søknaden kan du tildele rollene Saksbehandler og Saksgodkjenner fra to steder. Via knappen  Tildel roller øverst til høyre eller fra Saksdetaljer og velg +Tildel. Du får da opp en nedtrekksmeny med alle ansatte som har tilgang til å saksbehandle og/eller godkjenne og avslå søknader.

Når roller er tildelt endres statusen på søknaden fra "Ubehandlet" til "Under behandling".

Til informasjon

• Ansatte som du finner i nedtrekkslisten for “Saksbehandler” vil vise deg alle aktive ansatte som har tilgangen “Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)”.
• Ansatte som du finner i nedtrekkslisten for “Godkjenner” vil vise deg alle aktive ansatte som har tilgangen “Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)”.
• Når en saksbehandler har blitt tildelt en sak, vil ikke navnet på saksbehandleren vises i systemvarselet til eleven, men eleven ser navn på saksbehandler og godkjenner inne i saken sin.

Merk! Det er også mulig å tildele saksbehandler og saksgodkjenner fra selve oversikten ved å trykke på redigeringsblyanten i kolonnene Godkjenner og Saksbehandler.

Massehåndtere tildeling av roller

Du har også muligheten til å massehåndtere flere saker samtidig og tildele saksbehandler og godkjenner.

Ved å filtrere alle med status “Ubehandlet” eller “Under behandling”, kan du enkelt klikke på massemarkering av alle med det filteret du har valgt. Eventuelt kan du filtrere på navnet til en konkret saksbehandler/godkjenner hvis du skal endre alle på en spesifikk ansatt.

Tilbake til toppen

Saksbehandler

Som en saksbehandler med tilgang “Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)” kan du nå bli tildelt saker for fritak. Hvis du ikke har blitt tildelt noen saker, vil oversikten din i hovedmenyen Saksbehandling være tom. Hvis du har blitt tildelt en sak, vil du finne denne i oversikten med status “Under behandling”. 

Klikk på saksnummeret til den saken du ønsker å se nærmere. Nå vil du komme inn i saken og se informasjon “Ny oppdatering! Saken er klar for behandling.”. Du vil se den samme visningen som elev og administrator.

Det er ulike detaljer per rubrikk:

• Søknad: Her ser du fritakstype, fritakskategori, kommentar og vedlegg. 
  Merk! Det er viktig at du som saksbehandler kontrollsjekker at det er riktig fritakstype og fritakskategori, og også om eleven faktisk har dette faget. 
• Saksdetaljer: Her ser du navn på innsender, når saken er opprettet (dato), frist for svar (3 uker fra innsendt dato). I tillegg vil du se navn på tildelt saksbehandler i saken og navn på tildelt saksgodkjenner i saken.
• Saksgang: Standard ikke synlig, men kan utvides om ønskelig å se informasjon om status, utfall og vedlegg i saksgangen.
• Aktivitet: Her vil du se en tidslinje med kronologisk rekkefølge over de ulike aktivitetene som skjer i denne saken. Det vil være markert dato og klokkeslett per handling. 

Øverst til høyre vil du se ulike handlingsknapper:

1. Godkjenn
2. Avslå
3. Endre roller - hvis du har administrator-tilgang
4. Handlinger: laste opp vedlegg og/eller be om mer informasjon fra eleven

Som en saksbehandler kan du godkjenne ved å trykke på Godkjenn, avslå ved å trykke på Avslå og laste opp vedlegg med oppdatert informasjon ved å klikke på Handlinger og deretter Last opp vedlegg. 

Last opp vedlegg

For å laste opp vedlegg med oppdatert informasjon, må du klikke på Handlinger og deretter Last opp vedlegg. 

Du vil da få et pop-up vindu med mulighet for å legge til filer som et vedlegg. Merk! Tillatte filtyper: .jpeg, .jpg, .png, .pdf. Maksimal filstørrelse er 5 MB. Maksimalt antall vedlegg er 10. Filnavn må være unike. Vedlegg kan ikke være passordbeskyttet. Klikk Legg til fil og last opp filer du ønsker å legge til fritakssøknaden. Klikk Fullfør for å lagre vedleggene.

Vær oppmerksom!

• Du kan legge til filer som vedlegg og redigere disse vekk med å klikke på x-kryssikonet for å fjerne vedlegg som er feil. Når du trykker Fullfør-knappen vil du ha lagt ved vedlegget inn i saken og kan ikke omgjøre dette eller fjerne vedlegget.
• Du blokkeres heller ikke fra å laste opp det samme vedlegget.

Du vil nå se vedlegg under “Søknad”. Denne vil plasseres under “Oppdatert informasjon” med dato for når dette ble lagt til, samt navn på personen som vedlegget er lastet opp fra og en knapp for vedlegget.

Godkjenn/avslå en fritakssøknad

For å godkjenne eller avslå en fritakssøknad klikker du på Godkjenn eller Avslå. Du får nå et sidevindu hvor du må fylle ut “Saksforhold og vurderinger”. Du har ellers tre valg: å avbryte behandlingen, lagre utkast for å jobbe videre med søknaden senere eller Send til godkjenner når du er ferdig med behandlingen.

Merk! Det er en begrensning på 5000 tegn. Du vil få en feilmelding når du overstiger maksbegrensningen.

Du vil få en bekreftelsesmelding på at handlingen er vellykket. I tillegg vil du under “Aktivitet” at du har godkjent/avslått søknaden med teksten du har lagt til grunn for “Saksforhold og vurderinger”, og at den har blitt videresendt til godkjenner og venter på samtykke. Statusen er endret til "Til godkjenning".

Merk! Den visuelle markøren (rød sirkel) er nå borte fra søknaden du har saksbehandlet ferdig. Du kan nå gå tilbake til dine systemmeldinger og markere den som er knyttet til denne fritakssøknaden som er ferdig, ved å klikke Merk som ferdig.

Tilbake til toppen

Godkjenner

Som en godkjenner trenger du å ha tilgangen “Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)”. I tillegg trenger du “Tilgang til å opprette dokumenter” for å kunne opprette dokumenter/svarbrev som skal sendes ut via SvarUt. Godkjenners grensesnitt bygger seg på saksbehandlers visning, slik at godkjenneren kan ta stilling til saker som er sendt til godkjenning.

Du som godkjenner vil kunne godkjenne eller avslå saksbehandlerens avgjørelser i saker. Du vil også kunne etterspørre supplerende informasjon fra saksbehandler, slik at du kan gjøre den jobben du trenger i saksbehandlingen.

Hvis en godkjenner har fått tildelt en sak som godkjenner, vil de få dette i oversikten i hovedmenyen Saksbehandling. Godkjenner kan komme inn til saken på to måter:

1. Via varslingen i systemmeldinger (varselbjella)
2. Via oversikten i menypunktet Saksbehandling. Saker med visuell markør (rød prikk) er saker som ligger til behandling hos deg. Trykk på saksnummeret.

Merk! Hvis godkjenner ikke har blitt tildelt noen saker for godkjenning, vil hovedmenyen Saksbehandling være tom

 

Du vil videre komme inn på saken og se saksdetaljer lik administrator og saksbehandler.

• Søknad: Her ser du fritakstype, fritakskategori, kommentar og vedlegg. 
  Merk! Det er viktig at du som saksgodkjenner kontrollsjekker at eleven har faget, og at det er riktig fritakstype og fritakskategori før du gir samtykke. Dette må være overens med dokumentasjonen vedlagt og søknaden eleven har sendt inn.
• Saksdetaljer: Her ser du navn på innsender, når saken er opprettet (dato), frist for svar (3 uker fra innsendt dato). I tillegg vil du se navn på tildelt saksbehandler i saken og navn på tildelt saksgodkjenner i saken.
• Saksgang: Standard ikke synlig, men kan utvides om ønskelig å se informasjon om status, utfall og vedlegg i saksgangen.
• Aktivitet: Her vil du se en tidslinje med kronologisk rekkefølge over de ulike aktivitetene som skjer i denne saken. Det vil være markert dato og klokkeslett per handling. 

Øverst til høyre vil du se ulike handlingsknapper som godkjenner har tilgang til:

1. Gi samtykke
2. Etterspør informasjon
3. Endre roller - hvis du har administrator-tilgang

Etterspør informasjon

Godkjenner har mulighet til å be om supplerende informasjon fra saksbehandler. Dette gjøres ved å klikke på Etterspør informasjon.

Da vil du se et sidevindu til høyre med et felt hvor du kan skrive inn en beskrivelse av forespørselen. Dette er et fritekstfelt. Merk! Ikke skriv personlig/sensitiv informasjon. Dette feltet har en maksbegrensning på 500 tegn.

Klikk Send tilbake når du har skrevet det du ønsker å sende tilbake til saksbehandler. Du får nå en bekreftelsesmelding om at handlingen er utført og sendt tilbake til saksbehandler. Siste aktivitet vil nå inneholde dato og informasjon du har sendt:

Merk! Elev/voksen ser ikke kommunikasjonen mellom saksbehandler og godkjenner når saksgodkjenner etterspør informasjon.

Besvare en forespørsel om mer informasjon

Saksbehandler får nå en systemmelding som varsler dem om “Forespørsel om mer informasjon”. Når du som saksbehandler utvider systemmeldingen vil du kunne lese hva godkjenner har bedt deg om. Hele teksten godkjenner har skrevet vil stå i systemmeldingen.

Klikk Gå til saken og svar for å komme direkte til fritakssøknaden. Her kan du igjen finne informasjon om hva godkjenner ber deg om. Du som saksbehandler vil nå få to knapper: Svar på forespørsel og Handlinger. Klikk på Svar på forespørsel for å gi supplerende informasjon som etterspørres av godkjenner. 

Nå får du opp et pop-up vindu med selve forespørselen øverst. Deretter er det et felt “Revidere saksutfall?” hvor utfallet du har avgjort vil være markert som standard. Her kan du nå velge å endre utfallet eller la det forbli. Hvis du lar den forbli, må du skrive inn kommentar i fritekstfeltet. 

Hvis du endrer utfallet, vil “Kommentar”-feltet endres til å hete “Saksforhold og vurderinger” og du kan nå endre på det som skal skrives under dette feltet. Du kan også laste opp vedlegg ved behov. Når du er ferdig, trykker du på Send.

Saksbehandler har besvart forespørsel

Godkjenner vil ikke få en systemmelding når saksbehandler har returnert den tilbake med mer informasjon, men vil se i oversikten under menypunktet Saksbehandling at saken har fått visuell markør. 

Gi samtykke

Når du har sett over, og eventuelt fått mer supplerende informasjon hvis du etterpurte dette, og er nå klar for å gi samtykke, så klikker du på Gi samtykke. 

Fatte vedtak og sende svarbrev med SvarUt

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å opprette dokumenter

Når du har klikket på Gi samtykke, kommer du til det steget for å fatte vedtak. Du vil se saksbehandlers tekst i “Saksforhold og vurderinger” og kan nå redigere dette ved behov. Dette tekstfeltet er et flettefelt som kommer inn i svarbrevet. Merk! Maksimal tegngrense er 5000. 

Klikk Neste når du har fylt ut det du ønsker å ha med i svarbrevet.

 Du vil da komme til en forhåndsvisning av svarbrevet:

Vedtaksbrevet i den nye saksbehandlingsmodulen inneholder 2 underskrifter:

1. saksbehandler
2. saksgodkjenner

Underskrift inneholder navn på begge personer og deres rolle i saken. Signaturer plasseres vertikalt med signatur fra saksbehandler først.

 Når du ser at alt er slik det skal være, klikk Send med SvarUt.

Når du har sendt med SvarUt kommer du tilbake til søknaden. Du kan se aktiviteten under “Aktivitet”. Under "Saksgang" vil du nå se at status er Ferdigbehandlet og at utfall er Godkjent/Avslått. Du får også opp knappen "Svarbrev" hvor du finner svarbrevet som vedlegg.

Hvis du vil lese mer om hvordan du kontrollsjekker forsendelsen knyttet SvarUt for fritak, så kan du lese mer om dette i kurs 4a - Bruk av forsendelseslogg for SvarUt.

Tilbake til toppen

Hvordan oppheve et vedtak ved feil saksbehandling

Fritaket oppheves ved å klikke inn på saken og klikke på knappen Opphev fritak. Knappen er tilgjengelig for brukere som er enten saksbehandler eller godkjenner i saken. 

All automatikk som slo inn som følge av at søknaden ble innvilget, skal reverseres - slik at det ikke skal være behov for noe manuelt arbeid etter at man har opphevet fritaket. 

Du får da muligheten til å avbryte handlingen i en varselsmelding som kommer opp. 

Saken får da tydelig merking med status opphevet. 

Også i oversikten står saken som opphevet. 

Muligheten til å trekke en søknad, som alle elever kan benytte seg av inntil saken er ferdigbehandlet, er fortsatt tilgjengelig for elevene. Vi råder fremdeles brukere til å bruke denne funksjonaliteten i tilfeller der elever har søkt om feil type fritak, eller de skulle ha levert søknad om tidligere bestått fag i stedet.

Tilbake til toppen

Arkiv

Klikk på Svarbrev for å se en forhåndsvisning av svarbrevet som er sendt ut via SvarUt. Vedtaksbrevet arkiveres samtidig som du sender med SvarUt og er også mulig å søke opp via Arkivsøk med rette tilganger. Les mer om arkiv og arkivsøk i kurs 9 - Arkiv og arkivprosesser i InSchool

Merk! Du må logge inn med ID-porten for å kunne se dine vedlegg etter at du har opprettet søknaden. Da vil du se en forhåndsvisning av dine vedlegg.

Slik ser forhåndsvisningen ut:

Du kan også laste ned vedtaksbrevet som pdf og arkivere det i eksisterende arkivsystemer ved behov.

Tilbake til toppen

Automatikk når fritakssøknad er godkjent

Eleven skal få FAM-kode og F på aktuelt fag i fagdokumentasjon. All logikk på automatikk vil være slik som i den gamle modulen. I tillegg skal eleven få fagstatus F (Fritatt) dersom eleven får fritak fra opplæring. FAM-koden må aktiveres. Dette gjøres ved å klikke inn på elevens fagdokumentasjon. Når dette er gjort vil FAM-koden og riktig fagstatus være registrert og tilgjengelig i rapporteringsfilen. Eleven får F når sluttvurdering i aktuell faggruppe er publisert.

Merk! Elever som har fritak i sidemål, får ikke F i NOR1260 og NOR1264.

Nedenfor beskrives følgende eksempler:

1. Fritak for opplæring i kroppsøving

• Fagstatus F (Fritatt)
• Karakter F (Fritatt)
• FAM01 (Fritatt fra opplæring)

2. Fritak for vurdering med karakter i kroppsøving

• Fagstatus E (Elev) eller A (Individuelt tilrettelagt opplæring)
• Karakter F (Fritatt)
• FAM02 (Fritatt fra vurdering med karakter)

3. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 studieforberedende

• Fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen)
• Karakter i norsk, skriftlig
• FAM58 (Vedtak fritak vurdering i sidemål). Dette registreres på fagkoden for norsk skriftlig.

4. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 (studieforberedende) (ikke avsluttende fag)

• Fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen)
• Karakter i norsk, skriftlig
• FAM59 (Vedtak fritak opplæring i sidemål). Dette registreres på fagkoden for norsk skriftlig.

5. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

• Fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen)
• Karakter F (Fritatt) i norsk sidemål, skriftlig
• FAM02 (Fritatt for vurdering med karakter)

6. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

• Fagstatus F (Fritatt)
• Karakter F (Fritatt) i norsk sidemål, skriftlig
• FAM01 (Fritatt fra opplæring)

1. Fritak for opplæring i kroppsøving

Bilde nedenfor viser et eksempel på en elev som har fått godkjent fritak for opplæring i kroppsøving. Eleven får fagstatus F (Fritatt), karakter F (Fritatt) og FAM01 (Fritak for opplæring).

Når eleven får fritak fra opplæring i kroppsøving, vil de også automatisk fjernes fra undervisningsgruppen når saksbehandler klikker Godkjenn fritakssøknad. Når eleven tas ut av undervisningsgruppen, vil undervisningstimene i kroppsøving forsvinne fra timeplanen til eleven og eleven vil ikke være synlig i oppmøteregistreringen til læreren.

2. Fritak for vurdering med karakter i kroppsøving

Bildet nedenfor viser et eksempel på en elev som har fått godkjent fritak for vurdering med karakter i kroppsøving. Eleven skal ha fagstatus E (Elev), eventuelt A (Individuelt tilrettelagt opplæring) dersom eleven får enkeltvedtak på individuelt tilrettelagt opplæring. Dette settes manuelt på eleven eller faget. For mer informasjon om hvordan endre fagstatus på et fag, les artikkel: Kurs 4a - Eksport av data til Vigo/WIS. Eleven får karakter F (Fritatt) når karakterene er publisert og FAM02 (Fritatt fra vurdering med karakter).

3. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 studieforberedende

Her ser du et eksempel for en elev som har fått fritak fra vurdering i sidemål på Vg1 og skal ha FAM58 (Vedtak fritak vurdering sidemål) i NOR1260 (norsk skriftlig) og karakter F (Fritatt). Fagstatus skal være E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring), eller V (Voksen).

I Fagdokumentasjon får man da automatisk se riktig FAM-kode knyttet til fritaket:

4. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål Vg1 og Vg2 (studieforberedende) (ikke avsluttende fag)

Her ser du et eksempel for en elev som har fått fritak fra opplæring i skriftlig sidemål på Vg1 og skal ha FAM59 (Vedtak fritak opplæring sidemål) i NOR1260 (norsk skriftlig) og karakter F (Fritatt). Eleven skal ha fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen).

I Fagdokumentasjon får man da automatisk se riktig FAM-kode knyttet til fritaket:

5. Fritak for vurdering med karakter i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

Bildet nedenfor viser et eksempel for en elev som har gått godkjent fritak for vurdering med karakter i sidemål. Eleven får FAM02 (Fritatt for vurdering med karakter) og karakter F (Fritatt) når karakterene publiseres. I tillegg skal eleven ha fagstatus E (Elev), A (Individuelt tilrettelagt opplæring) eller V (Voksen).

6. Fritak for opplæring i skriftlig sidemål (gjelder Vg3 studieforberedende)

Bildet nedenfor viser et eksempel for en elev som har gått godkjent fritak for opplæring i skriftlig sidemål. Eleven får FAM01 (Fritatt for opplæring) og karakter F (Fritatt) når karakterene publiseres i norsk sidemål skriftlig. I tillegg skal eleven ha fagstatus F (Fritatt).

Vurderingskarakterer for fritak

Standpunktkarakter i faget vil vise F for FRITATT.

Merk! Karakter kommer kun i Fagdokumentasjon hvis dette er publisert. Du kan likevel se dette automatisk lagt inn i vurderingsoversikten til undervisningsgruppen.

Vurderingskarakterer for fritak:

Type Kategori	Fritak opplæring	Fritak vurdering
Kroppsøving	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F
Sidemål	H1: F H2: F STANDPUNKT: F	H1: F H2: F STANDPUNKT: F

Oversikt over godkjente fritak

Når saksbehandlingen har godkjent fritaket, vil du se dette i:

• Elever > Elevoversikt
   

  

  Du vil finne to kolonner som omhandler fritak:

  1. Fritak i sidemål
  2. Fritak i kroppsøving
     
     Merk! De er som standard ikke synlig. Trykk derfor på tannhjulet for å få disse opp i Elevoversikt.

• Undervisning > Faggruppe > Elever-fane
  
  Ved å fjerne “Nei” fra kolonnen "Fritak/Tidligere bestått” vil du kun se elevene med fritak i valgt faggruppe.
   
• Elever > valgt elev > Klasser og grupper > Faggruppe-fane
  
  Nå ser du faggruppen i Klasser og grupper-oversikten med med fagstatus “Fritatt” under kolonnen “Fagstatus”.
   
• Elever > valgt elev > Fagdokumentasjon
  
  Her ser du også at faget ligger i elevens Fagdokumentasjon, men med fagstatus “(F) Fritatt” og fagmerknad som gjelder det eleven har fått godkjent. Merk! Dette kan være FAM01 Fritatt fra opplæring, FAM02 Fritatt fra vurd. med kar., FAM58 (Vedtak fritak vurdering sidemål) eller FAM59 (Vedtak fritak opplæring sidemål).

Tilbake til toppen

Neste artikkel