4a.08 - Fraværsoppfølging

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Skoleledelsen må kunne ha oversikt over skolens fraværsføring. Det kan også oppstå situasjoner der skoleledelsen må registrere fravær for undervisning som er gjennomført der læreren ikke fikk registrert oppmøte. Det kan blant annet være dersom det har blitt registrert en frist for lærere å registrere oppmøte, som ikke har blitt overholdt. Hvor mange dager det skal gå fra undervisningstimen er avholdt til skoleledelsen får melding i denne boksen, er en innstilling opprettet enten av skoleeier eller rektor på din skole. Les mer om dette i Kurs 1 - Fraværsinnstillinger (skole). Denne fristen gjelder kun for lærere, så skoleledere kan likevel registrere fravær. Du kan både registrere og korrigere times- og dagsfravær.

Oppmøte som ikke er ført

Lærere som ikke har ført fravær innen et visst antall dager vises på startsiden din under “Oppmøte som ikke er ført”:

Klikk på Se alt: for å få å se en fullstendig liste, samt få tilgang til å registrere oppmøte for aktuelle undervisningstimer/aktiviteter via handlingsknappen til høyre. 

Du kommer nå til undervisningsøkten du skal registrere oppmøtet for.

Merk! Hvis timen er sammenkoblet vil du se en rute for alle timene som er koblet sammen for denne økten, tross for at tiden i "Forfalt fravær"-oversikten viser en linje per time. Du kommer til en visning med alle sammenkoblede timer uavhengig av hvilken av timene du trykker deg videre fra (i skjermbildet over).

Du vil se navn på undervisningsgruppe og antall elever, i tillegg til dato. Du vil se et søkefelt for å skrive inn navn på elever du skal følge opp. Så vil du også se to glidebrytere 'Vis elevfoto' og 'Vis udokumentert fravær' som er standard avslått. Klikk på glidebryteren hvis du ønsker å se elevfoto eller elevenes udokumenterte fravær. Du vil se en liste med alle elever som tilhører denne økten og en rute for hver time i en sammenkoblet økt. Tidspunktet vil stå over hver kolonne, som representerer hver time i den sammenkoblede økten.

For å registrere fravær, klikk på en av de grønne rutene for utvalgt elev eller huk av foran elevens navn for å markere alle timene for den ene eleven. Merk! Du kan velge å avhuke foran flere elever og/eller markere flere ruter samtidig, men disse vil da få den samme fraværskoden.

Du får nå opp en nedtrekksmeny for å redigere fraværskode. 

Velg riktig fraværskode og alle de markerte feltene vil få denne fraværskoden. Velg deretter nye felter og elever hvis det er andre fraværskoder som skal registreres. Når du har gjort endringer for alle elever for denne økten klikker du på Registrer oppmøte.

Merk! Det er også her du registrerer anmerkninger knyttet til undervisningstime/aktivitet via Legg til-knappen ved hver elev.

Se mer om de ulike fraværskodene i Kurs 4b - Forklaring på fraværskoder. 

Registrer fravær fra elevens timeplan

Du kan registrere fravær ved å gå inn på elevers timeplan.

Merk! Du kan både søke opp elev direkte i det globale søket, men også finne elever via Elevoversikt eller ved å gå inn i selve undervisningsgruppen og klikke på navnet.

1. Søk opp aktuell elev du skal endre fravær på via søkefeltet, undervisningsgruppen eller fra Elevoversikt.
2. Klikk på Timeplan i elevens undermeny.
3. Naviger deg til aktuell dato ved å enten bla mellom ukene eller å velge en dato i kalenderen ved å klikke på datofeltet. 
4. Finn aktuell time og klikk på handlingsknappen for timen.
5. Velg Registrer oppmøte.
6. Nå kan du føre fraværet som ikke ble ført eller som skal korrigeres med aktuell fraværskode. 
   Merk! Hvis det gjelder en dobbel- eller trippeltime, så er det naturlig at du trykker på alle timene det gjelder og deretter velge fraværskode.
7. Deretter klikker du på Registrer oppmøte.

Da kommer du direkte til den økten og kan følge opp fraværet på lik måte som nevnt ovenfor:

Registrer fravær fra lærerens timeplan

Du kan også registrere fravær ved å gå inn på lærers timeplan.

1. Søk opp aktuell lærer.
2. Ved å klikke på ansattes navn utvides undermenyer for Ansatte i hovedmenyen.
3. Klikk på Timeplan.
4. Gå til aktuell uke der fravær ikke ble ført eller der fravær skal korrigeres.
5. Finn aktuell time og klikk på handlingsknappen for timen.
6. Velg Registrer oppmøte.
7. Nå kan du føre fraværet som ikke ble ført eller som skal korrigeres med aktuell fraværskode. 
   Merk! Hvis det gjelder en dobbel-, trippeltime eller en økt med mange sammenkoblede timer, så er det naturlig at du avhuker foran eleven det gjelder, slik at alle timene blir markert for den samme fraværskoden du endrer til.
8. Deretter klikker du på Registrer oppmøte.

Du har to valg:

1. Marker foran elev for å gi samme fraværskode for alle sammenkoblede timer.
2. Klikk på en enkel time, dvs. hver rute som skal få endret fraværskoden. 

Eventuelt kan du lese mer om hvordan man registrerer fravær for en undervisningsøkt i Kurs 4b - Registrering av oppmøte i undervisningsøkter (ny versjon) eller en aktivitet i Kurs 4b - Registrering av oppmøte i aktiviteter (ny versjon).

Registrer heldagsfravær som kontaktlærer

Du finner to steder hvor du kan registrere heldagsfravær.

1) Skoleleder og brukere med tilgang til å registrere dagsfravær, har en egen visning av hovedmenyen Registrer dagsfravær:

Hovedmeny > Registrer dagsfravær

I fanen 'Registrer fravær' ser du disse to feltene som standard:

1. Filter: Skoleleder og de med tilgang har en funksjon som gjør at du må først filtrereetter klasse, kontaktlærer eller undervisningsgruppe
2. Velg dato: Velg dato for når du skal følge opp dagsfravær på vegne av en kontaktlærer.

Når du har valgt noe under filter, vil du få opp alle elever knyttet til dette valget. Ønsker du å snevre søket til å vise deg kun den eleven du ønsker å følge opp, kan du skrive inn navn på elev under "Søk elever":

Eventuelt kan du bare klikke på glidebryteren ved den eleven du ønsker å registrere dagsfravær på. Glidebryteren vil endre seg fra blå med teksten "Til stede - dag" til å bli svart med teksten "Dagsfravær". Velg deretter fraværskode fra nedtrekksmenyen og eventuelt legg til tekst under notatfeltet "Forklaring".

Klikk så Registrer dagsfravær når du skal registrere dagsfraværet. Du vil nå se en bekreftelsesmelding "Lagret" og ser fraværskoden du har valgt på alle timene som tilhører den dagen for elev.

Fraværslogikk mellom fraværskoder satt for fagfraværet og dagsfravær

Systemet vil nå oppdatere til korrekt fraværskoder på timefraværet. Tidligere ville alle timene få den samme fraværskoden som kontaktlærer har endret til via dagsfravær, men nå vil den følge denne logikken:

• Ved udokumentert dagsfravær som registreres med fraværskode X
  • vil undervisningstime/aktivitet hvor det er ført fravær med fraværskode D, M, R eller ! beholdes på timefraværet.
  • vil timer hvor det ikke er ført fravær (V - VENTER) eller det er ført Til stede registreres/endres med fraværskode X på timefraværet.

• Ved meldt dagsfravær som registreres med fraværskode M
  • vil timer hvor det er ført fravær med fraværskode D, M, R eller ! beholdes
  • vil timer med X-fravær overskrives til M
  • vil timer hvor det ikke er ført fravær (V - VENTER) eller det er ført Til stede registreres/endres med fraværskode M

• Ved å legge til dagsfraværskode D, R, ! eller Til stede vil funksjonaliteten forbli slik den er nå. Det vil si at når du setter dagsfravær:
  • D får alle timene den dagen fraværskode D.

• R får alle timene den dagen fraværskode R.

• ! får alle timene den dagen fraværskode !.

Hvis du vil se en tydeligere tabell for dette, kan du se i artikkelen kurs 4b - Endre timefravær til dagsfravær (kontaktlærer).

Merk! Når du fører dagsfravær vil dette påvirke all skolerelatert aktivitet som foregår på denne datoen, også aktiviteter som arrangeres på kveldstid.

Oversikt over dagsfravær

Heldagsfraværet du har satt, finner du under elevens undermeny Fravær i fanen "Totaltoversikt fravær". Klikk på Se detaljer for mer informasjon om gjeldende dagsfravær.

Når du ser på detaljene vil du fra den oversikten kunne navigere deg tilbake til selve økten for den ene timen du klikker på:

Da har du muligheten til å se at dette er et dagsfravær registrer av deg, med ditt navn i info-ikonet på gjeldende elev:

2) Ved å søke opp en kontaktlærer, kan du i undermenyen til den ansatte klikke på Kontaktelever. Her kan du trykke på Handlinger og deretter Registrer fravær som'kontaktlærers navn'. 

Merk! Dette er ikke noe vi anbefaler ettersom du kun kommer til samme menypunkt som nevnt ovenfor og må foreta deg valgene med å søke opp klasse eller denne kontaktlæreren.

Du vil da komme til den samme visningen som nevnt ovenfor.  Følg samme prosedyre:

1. Søk kontaktlærer, klasse eller undervisningsgruppe og velg dato.
2. Søk eventuelt etter elev når nytt søkefelt dukker opp. 
3. Dra i glidebryteren fra "Til stede - dag" til å vise "Heldagsfravær" for å registrere dagsfravær på elev.
4. Alle timer vil nå være markert med "Udokumentert fravær (X)" som standard.
5. Endre fraværskode hvis det er en annen fraværskode som er gjeldende.
6. Trykk deretter Lagre oppmøte.
7. Du får nå en bekreftelsesmelding om at dagsfraværet er lagret og kan se at alle felter for dagen er markert.
8. Heldagsfraværet du har satt og du finner den igjen under elevens undermeny Fravær i fanen "Totaltoversikt fravær".
9. Utvid for mer informasjon om gjeldende dagsfravær.

Oversikt over elevfravær

For å få informasjon om fraværet til en elev kan du klikke på Fravær i elevens undermenyen til venstre. Her vil fraværet vises innunder hvert fag. For å se en mer detaljert visning for fraværet klikker du på Se fravær ved faget du vil se. 

Det vil da åpne seg et nytt vindu med informasjon om fraværskode, beskrivelse av fraværskode, hvem fraværet er ført av, dato, tid, varighet og eventuelle notater knyttet til fraværsføringen. Her kan du klikke direkte på datoen for å føre deg videre til gjeldende økt. I tillegg har du muligheten til å slette fraværsføringen ved å klikke på papirkurv-ikonet  hvis du har tilgangen.

Under Totaloversikt fravær så har du en linje som viser deg totalfraværet til eleven i 1. halvår og hele skoleåret. Det som er utregnet er antall dager og timer med vitnemålsfravær, altså dager og timer ved X-, M- og D-fravær fra undervisningsgrupper eleven er medlem av på nåværende tidspunkt. Fravær fra grupper som eleven ikke lenger er med i, vises ikke i denne oversikten. 

Fravær med fraværskoder ! og R skal ikke inkluderes på fagfraværet og føres heller ikke på vitnemålet. I fagdokumentasjon vil du se alt fravær som eleven har fått fraværskode D, X og M.

Du kan finne forklaring av fraværskoder i  Kurs 4b - Forklaring på fraværskoder. 

(Video utdatert - ny video kommer)