4a.02 - Ajourhold av elevopplysninger

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Innholdsfortegnelse:

1. Personalia
   • Redigere elevens profilbilde
   • Rediger kontaktinformasjon
   • Hemmelig info (kun for privatskoler)
   • Skoleinformasjon
   • Tilleggsopplysninger
2. Sentrale elevdata
3. Kontaktopplysninger
   • Legg til ny adresse
   • Legg til ny kontaktperson

Når du skal oppdatere opplysninger om en elev, kan du søke opp aktuell elev i søkefeltet eller ved å søke i Elevoversikt: 

Du kan også finne elever fra en faggruppe: 

Personalia

Ved å klikke på elevens navn, kommer du inn til elevens Personalia. Denne har nå en mer tilgjengelig og universal utforming. 
Her finner du en handlingsknapp: Handlinger.

Handlinger-knappen har følgende valg:

• Skriv ut/send dokument til elev: 
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > Maler som gir utskrift eller PDF-dokument med angitte mal for aktuell elev. Se mer info: kurs 4b - Kommunikasjon: Maler 
• Avbrudd i skoleåret:
  • Setter avbruddsdato og avbruddsårsak. I perioden med ajourhold, dvs. i august, gjelder egne ajourholdskoder. Se mer info: kurs 4a - Elev avbryter skoleåret etter ajourholdsperioden
• Send ny melding:
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > Meldinger med denne eleven som mottaker.
    Se mer info: kurs 4b - Kommunikasjon: Meldinger
• Send SMS (Merk! Dette er en tilleggstjeneste):
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > SMS  med denne eleven som mottaker.
    Se mer info: kurs 4b - Kommunikasjon: SMS
• Bytt programområde:
  • Gir mulighet for å bytte elevens programområde. OBS: Dette valget må ikke nyttes for bytte av klasse innenfor samme programområde. Da må du velge: Hovedmeny > Klasser > velg aktuell klasse > Velg aktuell elev > Handlinger > Legg i/bytt klasse 
  • For bytte av klasse, se mer info her: kurs 2b - Administrere elever i klasser og tilknytte en kontaktlærer
  • For bytte av programområde, se mer info her:
    kurs 2b - Bytte en elev fra et programområde til et annet programområde
• Legg til midlertidig lærested: 
  • Gir mulighet for å registrere en praksisplass eller et annet midlertidig lærested, se mer info her: kurs 4a - Legg til midlertidig lærested

Redigere elevens profilbilde

Her kan du laste opp et bilde ved å trykke på symbolet for opplasting ved siden av bilderammen, eller du kan redigere de aktive feltene under elevens personalia. Klikk på Lagre for å bekrefte endringene. 

Redigere elevens kontaktinformasjon

Når du står på elevens Personalia kan du klikke på blyant-ikonet ved "Kontaktinformasjon". Den vil gi deg muligheten til å endre informasjonen i denne rammen. 

Du får da opp et sidevindu for å redigere elevens opplysninger:

1. Fornavn: Ikke redigerbar.
   Merk! Navneendring skjer kun ved automatiske oppdateringer fra Folkeregisteret.
2. Etternavn: Ikke redigerbar.
   Merk! Navneendring skjer kun ved automatiske oppdateringer fra Folkeregisteret. 
3. Nasjonalitet: Velg alternativ for nasjonalitet fra nedtrekksmenyen.
4. Statsborgerskap: Velg alternativ for statsborgerskap fra nedtrekksmenyen.
5. Morsmål: Velg morsmål fra nedtrekksmenyen. 
6. E-post: Skriv inn elevens e-post adresse.
7. Mobilnummer: Skriv inn elevens mobilnummer.

Klikk Lagre for å lagre alle endringer.

Alle endringer vil være synlig i tre ulike seksjoner under "Kontaktinformasjon". Du ser noe under "Personlia", så ser du enkelt hva elevens e-post og mobilnummer er til venste under "Kontaktinformasjon" og til venstre i bunn ser du "Nærmeste pårørende", som er elevens kontaktpersoner markert som nærmeste pårørende.

Merk!

• Elever med fiktive fødselsnummer vil ha F foran og * bakerst (eks; F42059199203*), med teksten "Fiktiv fødselsnummer". 
• Det er ikke lenger mulig å redigere elever med fiktiv fødselsnummer. Hvis du skal endre fiktive fødselsnummer på elever må du ta kontakt med support. Se mer informasjon om rutine i Guide - Brukerportalen Visma InSchool under "Del 4 Spesiell informasjon til fylket".
• Hvis du vil se mer informasjon om hvordan du oppretter elever med uten gyldig fødselsnummer eller D-nummer, les mer i kurs 2b - Legge til elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen.

Skoleinformasjon

Redigere skoleinformasjon

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å endre elevers skoleinformasjon under Elever > Personalia

Når du står på elevens Personalia, kan du også klikke på blyant-ikonet ved "Skoleinformasjon". Den vil gi deg muligheten til å endre informasjonen i denne rammen. 

Du får da opp et sidevindu for å redigere disse feltene på elevens opplysninger om skole:

1. Velg kontaktlærer: Her velger du hvilken ansatt som skal være kontaktlærer for elev.
2. Startdato: Elevens startdato
3. Målform: Velg målform fra nedtrekksmenyen.
4. Elevstatus: Velg alternativ.
   • Lærekandidat i programområdet
   • Fagopplæring i skole
   • Lærling i programområdet
   • Oppdragsundervisning
   • Privatist
   • Avbrutt hele programområdet
   • Utenlands utvekslingselev i Norge
   • Voksen
   • Spesialundervisning
   • Elev
   • Deltidselev
   • Norsk utveksklingselev i utlandet
5. Gjest: Huk av dersom eleven er gjest. Du vil se Ja / Nei i oversikten.
6. Videregående opplæring for voksne, § 18-3: Huk av dersom den voksne har opplæring etter opplæringsloven § 18-3. Du vil se Ja / Nei i oversikten.
7. Vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5: Huk av dersom elev har vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5. Du vil se Ja / Nei i oversikten.
8. Deltidselev: Huk på hvis det er en deltidselev. Du vil se Ja / Nei i oversikten.

Trykk Lagre når du er ferdig med endringer. Du vil da se denne redigerte informasjoner under deltajer for "Skoleinformasjon".  Til venste vil du i tillegg se en egen sekjson som viser "Kontaktlærer" med fullt navn, e-post og mobilnummer.

Hovedskole og sekundærskole

Du vil alltid se elevens skoletilhørighet med markert med "Hovedskole" på den skolen som er elevens hovedskole, og eventuelt "Sekundærskole" der det er flere skoler knyttet til elev. I tillegg kan du utvide skolenavnet for å se gateadresse, postnummer, poststed, kommune og elevstatus. Disse vil da være markert med "Hovedskole" og eventuelt "Sekundærskole" der det er flere skoler knyttet til elev. 

Valgene for å bytte hvilke skoler som er hovedskole eller sekundærskole, finner du ved å utvide sekundærskole. Der vil du se to knapper: 

1. Sett som hovedskole: Klikk på denne om du ønsker å endre hovedskole.
2. Fjern som sekundærskole: Klikk på denne dersom du ønsker å fjerne sekundærskole.

Merk! Det er kun mulig med en hovedskole. Eventuelt marker sekundærskoler som skole 2, ved å klikke Sett som skole 2.

Tilleggsopplysninger

Du har også mulighet til å redigere tilleggsopplysninger om elev. Disse feltene vil være opprettet av skoleeier på skoleeiernivå. Det er kun de som er aktive og tilgjengelig for den enkelte skole som er mulig å bruke. Klikk Rediger tilleggsopplysninger for å få opp felter for å legge til/fjerne informasjon som synliggjøres på elevens Personalia.

Trykk Lagre når du har gjort dine endringer.

Begrenset tilgang til å gjøre endringer under elevens personalia

Forutsetter følgende tilganger:

• Begrenset tilgang til å gjøre endringer under Elev > Personalia

Elever og andre brukere kan gis tilgang til å rette opp egen e-postadresse og mobilnummer i elevens personalia.

Hovedmeny > Elever > velg elev > Personalia

Dette gjøres ved å gi dem tilgangen “Begrenset tilgang til å gjøre endringer under Elever > Personalia”. Det anbefales at denne tilgangen legges i en tilgangsgruppe, slik at man kan velge hvilke elever og andre brukere som skal få tilgang.

Ved å gi denne begrensede tilgangen vil du kun ha mulighet til å redigere disse feltene:

• E-post
• Landskode
• Mobilnummer

Tilbake til toppen

Sentrale elevdata

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se sentrale elevdata

Som skoleleder eller en med tilgang, kan du få muligheten til å bla deg gjennom alle elevene du har tilgang til med menypunktet Sentrale elevdata. Dette er tidligere en funksjonalitet som var utviklet for kontaktlærere for å gi de en god samlet oversikt over sine kontaktelever, men er nå en tilgang man kan tilgangsstyre til andre roller. Dette henger fortsatt sammen med andre tilganger knyttet til de ulike fanene som er synlig under Sentrale elevdata og kan ikke sees separat. Det vil si, for å ha innhold i hver av fanene, vil brukeren måtte ha tilganger knyttet til det som vises i fanene. 

Du finner menypunktet under hovedmenyen Elever. I oversikten vil du se en samling av hva eleven har totalt av fravær, hvor udokumentert fravær er fremhevet. Du vil se antall varselbrev totalt, med fremheving av hver varselbrevtype. Du vil se antall anmerkning med fremheving av antall for hver type; dvs. orden og atferd.  Du vil også se totale samtaler med dato for siste samtale fremhevet. I tillegg ser du antall lave karakterer på valgte elev.

Fanene som eksisterer i Sentrale elevdata er:

• Fagfravær: Her ser du fagfraværet til den valgte eleven i de undervisningsgruppene du har tilgang til å se. Dette er basert på ekstra tilganger.
  
  
• Totalfravær: Her ser totalfraværet til den valgte eleven med info om dagsfravær. Dette er basert på ekstra tilganger.
  
  
• Anmerkninger: Her ser du den valgte elevs anmerkninger i orden og atferd. Dette er basert på ekstra tilganger.
  
  
• Ordens- og atferdskarakterer: Her ser du karakterene i orden og atferd for valgte elev. Dette er basert på ekstra tilganger.
  
  
• Fagkarakterer: Her ser du en oversikt over alle fagkarakterene til den valgte elev. Dette er basert på ekstra tilganger.
  
  
• Samtaler: Her ser du fag- og elevsamtaler for valgte elev. Dette er basert på ekstra tilganger.
  
  
• Varselbrev: Her ser du den valgte elevs varselbrev. Dette er basert på ekstra tilganger.

Merk! Alt er basert på at du har tilganger knyttet til de ulike fanene for å se data. Hvis du ikke har tilgang til dette på valgte elev, så vil det stå “Ingen data”.

Tilbake til toppen

Kontaktopplysninger

Ved å utvide Elever i hovedmenyen, vil du få en undermeny med tilgang til mer informasjon om elevene, blant annet Kontaktopplysninger.  Her kan du klikke på Handlinger, og legge til en ny adresse og ny kontaktperson.

Legg til ny adresse

• Tilgang til å redigere elevens kontaktopplysninger

Adressen som du ser i standardvisningen er den folkeregistrerte adressen. Den folkeregistrerte adressen kan ikke endres i Visma InSchool. Denne vil synkroniseres mot Modernisert Folkeregister (FREG) dersom FREG integrasjon er aktivert. Hvis dere er koblet til FREG integrasjonen og eleven har under sin konto slått på Aktiver oppdatering gjennom DSF/FREG, vil det oppdateres automatisk når endringer skjer. Det er bostedsadressen registrert hos folkeregisteret som InSchool henter inn. Se mer informasjon om FREG integrasjon i egen artikkel i kurs 4a - Automatisk registrering av foresatte via FREG integrasjon.

For å legge til en ny kontaktadresse, trykker du på Handlinger og Legg til ny adresse.

Du får nå opp et vindu hvor du kan legge inn en ny kontaktadresse. Skriv den reelle adressen med å fylle inn gateadresse og postnummer. Automatisk genereres det poststed og kommune. Klikk om dette skal være hovedkontaktadresse, hybeladresse eller begge deler. Du har her også valget om å gjøre adressen konfidensiell med å markere i boksen "Gjør adresse konfidensiell". Trykk Lagre.

For å sette folkeregistrert adresse som konfidensiell, se mer i kurs 4b - Ajourhold av elever med konfidensiell data.

Legg til ny kontaktperson

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å legge til ny kontaktperson på elev

For å legge til en ny kontaktperson, klikker du Handlinger og Legg til Ny kontaktperson. Skriv inn fødselsnummeret til kontakten [må registrere et gyldig norsk identitetsmarkør som fødselsnummer eller d-nummer], og fyll så inn informasjonen i feltene som dukker opp.

Dersom kontaktpersoner skal få tilgang til Visma InSchool, huker du av på “Gi tilgang til Visma InSchool”. Ved å huke av for “Nærmeste pårørende”, vil denne kontaktpersonen vises i feltet for nettopp nærmeste pårørende i elevens Personalia.

Alle disse andre avhukingsboksene er kun informasjonsfelter til eget bruk. Det har ellers ingen betydning. Klikk Lagre for å registrere kontakten. De øvrige punktene gir tilgang til ulik informasjon om eleven. 

Nærmere beskrivelse av hvordan du registrerer kontaktpersoner manuelt finner du her: kurs 4a - Manuell registrering av foresatte.

Tilbake til toppen

 

(Video er utdatert - ny kommer fortløpende)

 

 

Neste artikkel