4a.02 - Ajourhold av elevopplysninger

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Når du skal oppdatere opplysninger om en elev, kan du søke opp aktuell elev i søkefeltet eller ved å søke i Elevoversikt: 

Du kan også finne elever fra en undervisningsgruppe: 

Personalia

Ved å klikke på elevens navn, kommer du inn til elevens Personalia.
Her finner du en handlingsknapp: Handlinger.

Denne knappen har følgende valg:

• Skriv ut/send dokument til elev: 
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > Maler som gir utskrift eller PDF-dokument med angitte mal for aktuell elev. Se mer info: 4b - Kommunikasjon: Maler 
• Avbrudd i skoleåret:
  • Setter avbruddsdato og avbruddsårsak. I perioden med ajourhold, dvs. i august, gjelder egne ajourholdskoder. Se mer info: 4a - Elev avbryter skoleåret etter ajourholdsperioden
    Merk! Denne knappen vil ikke eksistere i ajourholdsperioden og kommer kun til syne etter
    1. september.
• Hemmelig info:
  • Gir mulighet for å skjule en elevs identitet ved at vedkommende gis et fiktivt fornavn, etternavn og fødselsdato.
    Se mer info her: 4a - Ajourhold av elever med konfidensiell data
• Send ny melding:
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > Meldinger med denne eleven som mottaker.
    Se mer info: 4b - Kommunikasjon: Meldinger
• Send SMS:
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > SMS  med denne eleven som mottaker.
    Se mer info: 4b - Kommunikasjon: SMS
• Bytt programområde:
  • Gir mulighet for å bytte elevens programområde. OBS: Dette valget må ikke nyttes for bytte av klasse innenfor samme programområde. Da må du velge: Hovedmeny > Klasser > velg aktuell klasse > Velg aktuell elev > Handlinger > Legg i/bytt klasse 
  • For bytte av klasse, se mer info her: 2b - Administrere elever i klasser og tilknytte en kontaktlærer
  • For bytte av programområde, se mer info her:
    2b - Bytte en elev fra et programområde til et annet programområde
• Legg til midlertidig lærested: 
  • Gir mulighet for å registrere en praksisplass eller et annet midlertidig lærested, se mer info her: 4a - Legg til midlertidig lærested

Når du står på elevens Personalia kan du klikke på Redigere personalia for å endre informasjonen i den øverste rammen. 

Her kan du laste opp bilde ved å trykke på symbolet for opplasting ved siden av bilderammen, eller du kan redigere e-post og eventuelt mobilnummer. Klikk på Lagre for å bekrefte endringene. Øvrige endringer som navneendring og endring av fødselsnummer kan gjøres av Inntakskontoret.

Hemmelig info

Valget Hemmelig info gir mulighet for å skjule en elevs data:

Den gir mulighet for å skjule en elevs identitet ved at vedkommende gis et fiktivt fornavn, etternavn og fødselsdato. Se mer info om hvordan man ajourholder elever med hemmelig info her: 4a - Ajourhold av elever med konfidensiell data.

Skoleinformasjon

Ved å scrolle ned har du også mulighet til å redigere skoleinformasjon, blant annet å endre hovedskole dersom en elev har elevstatus på to skoler samtidig. 

Du kan også endre kontaktlærer og elevstatus. I tillegg har du nå mulighet til å markere om eleven er gjest på skolen, samt huke for om eleven er Voksen i utdanningstilbud tilpasset voksne eller Deltidselev. 

Merk! Du kan kun velge mellom kontaktlærere som allerede er knyttet til klassen eleven går i. 

For å endre hovedskole på de elevene som har flere enn en skole oppført under Skoleinformasjon, klikker du på Rediger skoleinformasjon. Da vil du se en skole markert som hovedskole og eventuelt noen markert som skole 2. På de som da ikke er hovedskole, vil du få opp to knapper: Sett som hovedskole og Sett som skole 2 på de andre. Klikk på Sett som hovedskole på den skolen som er elevens hovedskole. Det er kun mulig med en hovedskole. Eventuelt marker sekundærskoler som skole 2 ved å klikke Sett som skole 2.

Merk! Dette vil ha en innvirkning på eksportfil med alle elever. Se mer om dette i kurs 4a - Eksport av data til Vigo/WIS.

Kontaktopplysninger

Ved å utvide Elever i hovedmenyen, vil du få en undermeny med tilgang til mer informasjon om elevene, blant annet Kontaktopplysninger.  Her kan du klikke på Handlinger, og legge til en ny adresse, ny kontaktperson og søsken.

Legg til ny adresse

Adressen som du ser i standardvisningen er den folkeregistrerte adressen. Den folkeregistrerte adressen kan ikke endres i Visma InSchool. Denne vil synkroniseres mot Det Sentrale Folkeregister (DSF) dersom DSF integrasjon er aktivert. Hvis dere er koblet til DSF integrasjonen og eleven har under sin konto slått på Aktiver oppdatering gjennom DSF, vil det oppdateres automatisk når endringer skjer. Se mer informasjon om DSF integrasjon i egen artikkel.

For å legge til en ny kontaktadresse, trykker du på Handlinger og Legg til ny adresse.

Du får nå opp et vindu hvor du kan legge inn en ny kontaktadresse. Skriv den reelle adressen med å fylle inn gateadresse og postnummer. Automatisk genereres det poststed og kommune. Klikk om dette skal være hovedkontaktadresse, hybeladresse eller begge deler. Du har her også valget om å gjøre adressen konfidensiell med å markere i boksen "Gjør adresse konfidensiell". Trykk Lagre.

For å sette folkeregistrert adresse som konfidensiell, se mer i kurs 4b - Ajourhold av elever med konfidensiell data.

Legg til ny kontakt

For å legge til ny kontaktperson, klikker du Handlinger og Legg til Ny kontakt. Skriv inn fødselsnummeret til kontakten [må registreres et reelt fødselsnummer], og fyll så inn informasjonen i feltene som dukker opp.

Dersom foresatte skal få tilgang til Visma InSchool, huker du av på “Gi tilgang til Visma InSchool”. Ved å huke av for “Nærmeste pårørende”, vil denne kontaktpersonen vises i feltet for nettopp nærmeste pårørende i elevens Personalia.

Alle disse andre avhukingsboksene er kun informasjonsfelter til eget bruk. Det har ellers ingen betydning. Klikk Lagre for å registrere kontakten. De øvrige punktene gir tilgang til ulik informasjon om eleven. 

Nærmere beskrivelse på hvordan man registrerer kontaktpersoner finner du her: 4a - Manuell registrering av foresatte.

Legg til søsken

For å knytte andre elever som søsken på en elev, gjør du dette via elevens Kontaktopplysninger. Trykk på Handlinger og deretter Legg til søsken. Skriv inn navn for å søke opp elev du ønsker å knytte som søsken. Klikk Lagre når du har valgt person.

For å fjerne søskenforhold i systemet, klikker du til høyre for navnet på søsken du ønsker å fjerne. Klikk Fjern søsken.

Deretter klikker du Lagre hvis du er sikker på at du ønsker å fjerne søskentilknytningen.