4a.02 - Ajourhold av elevopplysninger

Oppdateringer:

23.03.2020: Oppdatert bilde og tekst for redigering av elevinformasjon.

27.03.2020: Presisering av at endring av navn og fødselsnummer kan gjøres av Inntakskontoret hos skoleeier.

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Når du skal oppdatere opplysninger om en elev, kan du søke opp aktuell elev i søkefeltet.
Du kan også finne elever fra en undervisningsgruppe eller ved å søke i Elevoversikt: 

Personalia

Ved å klikke på elevens navn, kommer du inn i bildet med elevens Personalia, som har en handlingsknapp: Handlinger:   

Denne knappen har følgende valg:

• Skriv ut/send dokument til elev: 
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > Maler som gir utskrift eller PDF-dokument med angitte mal for aktuell elev.
• Avbrudd i skoleåret:
  • Setter avbruddsdato og avbruddsårsak. I perioden med ajourhold gjelder egne ajourholdskoder. Se mer info: Kurs 4a.05
• Hemmelig info:
  • Gir mulighet for å skjule en elevs identitet ved at vedkommende gis et fiktivt navn. Se nærmere info nedenfor.
• Send ny melding:
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > Meldinger med denne eleven som mottaker.
• Send SMS:
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > SMS  med denne eleven som mottaker.
• Bytt programområde:
  • Gir mulighet for å bytte elevens programområde. OBS: Dette valget må ikke nyttes for bytte av klasse innenfor samme programområde. Da må du velge: Hovedmeny > Klasser > Velg aktuell klasse > Velg aktuell elev > Handlinger > Legg i/bytt klasse 
  • For bytte av klasse se mer info her: Kurs 2b.07
  • For bytte av programområde, se mer info her: Kurs 2b.10
• Legg til midlertidig lærested: 
  • Gir mulighet for å registrere en praksisplass eller et annet midlertidig lærested, se mer info her: Kurs 4a.04

 Valget Hemmelig info gir mulighet for å skjule en elevs navn:

Når du står på elevens Personalia kan du klikke på Redigere personalia for å endre informasjonen i den øverste rammen. 

Her kan du laste opp bilde ved å trykke på symbolet for opplasting ved siden av bilderammen, eller du kan redigere epost, eventuelt mobilnummer. Klikk på Lagre for å bekrefte endringene. Øvrige endringer som navneendring og endring av fødselsnummer kan gjøres av Inntakskontoret.

Ved å scrolle ned har du også mulighet til å redigere skoleinformasjon, blant annet å endre hovedskole dersom en elev har elevstatus på to skoler samtidig. 

Du kan også endre kontaktlærer og elevstatus. Merk! Du kan kun velge mellom kontaktlærere som allerede er knyttet til klassen eleven går i. I tillegg har du nå mulighet til å markere om eleven er gjest på skolen. 

Kontaktopplysninger

Ved å utvide Elever i hovedmenyen, vil du få en undermeny med tilgang til mer informasjon om elevene, blant annet Kontaktopplysninger.  Her kan du klikke på Handlinger, og legge til en ny adresse, ny kontakt og søsken.

Legg til ny adresse

Adressen som du ser i standardvisningen er den folkeregistrerte adressen. Den folkeregistrerte adressen kan ikke endres i InSchool. Denne vil på sikt synkroniseres daglig mot folkeregisteret, og oppdateres automatisk når endringer skjer.

For å legge til en ny kontaktadresse, trykker du på Handlinger og Legg til ny adresse.

Du kan da legge inn en ny kontaktadresse. Skriv den reelle adressen med å fylle inn gateadresse og postnummer. Automatisk genereres det poststed og kommune. Klikk om dette skal være hovedkontaktadresse, hybeladresse eller begge deler. Du har her også valget om å gjøre adressen konfidensiell med å markere i boksen ‘Gjør adresse konfidensiell’. Trykk Lagre.

For å sette folkeregistrert adresse som konfidensiell, se mer i kurs 4a.03 - Ajourhold av elever med konfidensiell data.

Legg til ny kontakt

For å legge til ny kontakt, klikker du Handlinger og Legg til Ny kontakt. Skriv inn fødselsnummeret til kontakten [må registreres et reelt fødselsnummer], og fyll så inn informasjonen i feltene som dukker opp.

 

Dersom foresatte skal få tilgang til Visma InSchool, huker du av på “Gi tilgang til Visma InSchool”. Ved å huke av for “Nærmeste pårørende”, vil denne kontaktpersonen vises i feltet for nettopp nærmeste pårørende i Personalia.

Huk også av dersom det ønskes at denne kontakten skal inkluderes i henholdsvis e-post- og sms-meldinger. Klikk Lagre for å registrere kontakten. De øvrige punktene gir tilgang til ulik informasjon om eleven. 

Legg til søsken

For å knytte andre elever som søsken på en elev, gjør du dette via elevens Kontaktopplysninger. Trykk på Handlinger og deretter Legg til søsken. Skriv inn navn for å søke opp elev du ønsker å knytte som søsken. Klikk Lagre når du har valgt person.

For å fjerne søskenforhold i systemet, klikker du til høyre for navnet på søsken du ønsker å fjerne. Klikk Fjern søsken.

Deretter klikker du Bekreft hvis du er sikker på at du ønsker å fjerne søskentilknytningen.