4a.02 - Ajourhold av elevopplysninger

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Når du skal oppdatere opplysninger om en elev, kan du søke opp aktuell elev i søkefeltet eller ved å søke i Elevoversikt: 

Du kan også finne elever fra en undervisningsgruppe: 

Personalia

Ved å klikke på elevens navn, kommer du inn til elevens Personalia.
Her finner du en handlingsknapp: Handlinger.

( for de offentlige videregående skole)

(for friskoler)

Denne knappen har følgende valg:

• Skriv ut/send dokument til elev: 
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > Maler som gir utskrift eller PDF-dokument med angitte mal for aktuell elev. Se mer info: kurs 4b - Kommunikasjon: Maler 
• Avbrudd i skoleåret:
  • Setter avbruddsdato og avbruddsårsak. I perioden med ajourhold, dvs. i august, gjelder egne ajourholdskoder. Se mer info: kurs 4a - Elev avbryter skoleåret etter ajourholdsperioden
    Merk! Denne knappen vil ikke eksistere i ajourholdsperioden og kommer kun til syne etter
    1. september.
• Hemmelig info:
  • Gir mulighet for å skjule en elevs identitet ved at vedkommende gis et fiktivt fornavn, etternavn og fødselsdato.
    • Se mer info her: kurs 4a - Ajourhold av elever med konfidensiell data
  • Merk! Nå kun tilgjengelig for friskoler. Denne er fjernet fra alle offentlige vgs.
    • Se mer info om endringer her: Om endring av elevens navn og fødselsdato
• Send ny melding:
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > Meldinger med denne eleven som mottaker.
    Se mer info: kurs 4b - Kommunikasjon: Meldinger
• Send SMS (Merk! Dette er en tilleggstjeneste):
  • Du sendes videre til Kommunikasjon > SMS  med denne eleven som mottaker.
    Se mer info: kurs 4b - Kommunikasjon: SMS
• Bytt programområde:
  • Gir mulighet for å bytte elevens programområde. OBS: Dette valget må ikke nyttes for bytte av klasse innenfor samme programområde. Da må du velge: Hovedmeny > Klasser > velg aktuell klasse > Velg aktuell elev > Handlinger > Legg i/bytt klasse 
  • For bytte av klasse, se mer info her: kurs 2b - Administrere elever i klasser og tilknytte en kontaktlærer
  • For bytte av programområde, se mer info her:
    kurs 2b - Bytte en elev fra et programområde til et annet programområde
• Legg til midlertidig lærested: 
  • Gir mulighet for å registrere en praksisplass eller et annet midlertidig lærested, se mer info her: kurs 4a - Legg til midlertidig lærested

Når du står på elevens Personalia kan du klikke på Redigere personalia for å endre informasjonen i den øverste rammen. 

Her kan du laste opp bilde ved å trykke på symbolet for opplasting ved siden av bilderammen, eller du kan redigere de aktive feltene under elevens personalia. Klikk på Lagre for å bekrefte endringene. 

Merk! Navneendring skjer kun ved automatiske oppdateringer fra Folkeregisteret. Endring av reelle fødselsnummer gjøres av Visma via bestilling til support.

Du kan lese mer om hvordan man endrer elever med fiktiv fødselsnummer til reellt fødselsnummer i kurs 2b - Legge til elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen.

Merk! Visningen over fødselsnummer viser F foran det fiktive fødselsnummeret og * bak med tilleggsinformasjon under om at det er "Fiktivt fødselsnummer". Dette er for å illustrere at eleven har fiktivt fødselsnummer og har ingen innvirkning med integrasjon ut mot FINT eller i eksportfilen. Dette er kun synlig for de med tilgang til å se elevens fødselsnummer under Personalia og vil vises "korrekt" ellers i systemet. I Elevoversikt vil man kun se det fiktive fødselsnummeret uten F foran eller * bak. 

Begrenset tilgang til å gjøre endringer under elevens personalia

Elever og andre brukere kan gis tilgang til å rette opp e-postadresse og mobilnummer i elevens personalia.

Hovedmeny > Elever > velg elev > Personalia

Dette gjøres ved å gi dem tilgangen “Begrenset tilgang til å gjøre endringer under Elever > Personalia”. Det anbefales at denne tilgangen legges i en tilgangsgruppe, slik at man kan velge hvilke elever og andre brukere som skal få tilgangen.

Ved å gi denne begrensede tilgangen vil du kun ha mulighet til å redigere disse feltene:

• E-post
• Landskode
• Mobilnummer

Hemmelig info

Merk! Dette er fjernet for de offentlige videregående skoler, men er fortsatt tilgjengelig for friskoler.

Valget Hemmelig info gir mulighet for å skjule en elevs data:

Den gir mulighet for å skjule en elevs identitet ved at vedkommende gis et fiktivt fornavn, etternavn og fødselsdato. Se mer info om hvordan man ajourholder elever med hemmelig info her: kurs 4a - Ajourhold av elever med konfidensiell data.

Skoleinformasjon

Ved å scrolle ned har du også mulighet til å redigere skoleinformasjon, blant annet å endre hovedskole dersom en elev har elevstatus på to skoler samtidig. 

Du kan også endre kontaktlærer og elevstatus. I tillegg har du nå mulighet til å markere om eleven er gjest på skolen, samt huke for om eleven er Voksen i utdanningstilbud tilpasset voksne eller Deltidselev. 

Merk! Du kan kun velge mellom kontaktlærere som allerede er knyttet til klassen eleven går i. 

For å endre hovedskole på de elevene som har flere enn en skole oppført under Skoleinformasjon, klikker du på Rediger skoleinformasjon. Da vil du se en skole markert som hovedskole og eventuelt noen markert som skole 2. På de som da ikke er hovedskole, vil du få opp to knapper: Sett som hovedskole og Sett som skole 2 på de andre. Klikk på Sett som hovedskole på den skolen som er elevens hovedskole. Det er kun mulig med en hovedskole. Eventuelt marker sekundærskoler som skole 2 ved å klikke Sett som skole 2.

Merk! Dette vil ha en innvirkning på eksportfil med alle elever. Se mer om dette i kurs 4a - Eksport av data til Vigo/WIS.

Tilleggsopplysninger

Du har også mulighet til å redigere tilleggsopplysninger om elev. Disse feltene vil være opprettet av skoleeier på skoleeiernivå. Det er kun de som er aktive og tilgjengelig for den enkelte skole som er mulig å bruke. Klikk Rediger tilleggsopplysninger for å få opp felter for å legge til/fjerne informasjon som synliggjøres på elevens Personalia.

Trykk Lagre når du har gjort dine endringer.

Kontaktopplysninger

Ved å utvide Elever i hovedmenyen, vil du få en undermeny med tilgang til mer informasjon om elevene, blant annet Kontaktopplysninger.  Her kan du klikke på Handlinger, og legge til en ny adresse, ny kontaktperson og søsken.

Legg til ny adresse

Adressen som du ser i standardvisningen er den folkeregistrerte adressen. Den folkeregistrerte adressen kan ikke endres i Visma InSchool. Denne vil synkroniseres mot Modernisert Folkeregister (FREG) dersom FREG integrasjon er aktivert. Hvis dere er koblet til FREG integrasjonen og eleven har under sin konto slått på Aktiver oppdatering gjennom DSF/FREG, vil det oppdateres automatisk når endringer skjer. Se mer informasjon om FREG integrasjon i egen artikkel.

For å legge til en ny kontaktadresse, trykker du på Handlinger og Legg til ny adresse.

Du får nå opp et vindu hvor du kan legge inn en ny kontaktadresse. Skriv den reelle adressen med å fylle inn gateadresse og postnummer. Automatisk genereres det poststed og kommune. Klikk om dette skal være hovedkontaktadresse, hybeladresse eller begge deler. Du har her også valget om å gjøre adressen konfidensiell med å markere i boksen "Gjør adresse konfidensiell". Trykk Lagre.

For å sette folkeregistrert adresse som konfidensiell, se mer i kurs 4b - Ajourhold av elever med konfidensiell data.

Legg til ny kontaktperson

For å legge til ny kontaktperson, klikker du Handlinger og Legg til Ny kontaktperson. Skriv inn fødselsnummeret til kontakten [må registreres et reelt fødselsnummer], og fyll så inn informasjonen i feltene som dukker opp.

Dersom kontaktpersoner skal få tilgang til Visma InSchool, huker du av på “Gi tilgang til Visma InSchool”. Ved å huke av for “Nærmeste pårørende”, vil denne kontaktpersonen vises i feltet for nettopp nærmeste pårørende i elevens Personalia.

Alle disse andre avhukingsboksene er kun informasjonsfelter til eget bruk. Det har ellers ingen betydning. Klikk Lagre for å registrere kontakten. De øvrige punktene gir tilgang til ulik informasjon om eleven. 

Nærmere beskrivelse på hvordan man registrerer kontaktpersoner finner du her: kurs 4a - Manuell registrering av foresatte.

Legg til søsken

For å knytte andre elever som søsken på en elev, gjør du dette via elevens Kontaktopplysninger. Trykk på Handlinger og deretter Legg til søsken. Skriv inn navn for å søke opp elev du ønsker å knytte som søsken. Klikk Lagre når du har valgt person.

For å fjerne søskenforhold i systemet, klikker du til høyre for navnet på søsken du ønsker å fjerne. Klikk Fjern søsken.

Deretter klikker du Lagre hvis du er sikker på at du ønsker å fjerne søskentilknytningen.