4a.18 - Administrering av IOP for ITO-administrator

Relevant for rollen: 

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger (skoleeier på fylkesnivå): 

• Tilgang til å se IOP-oversikt i ITO (skoleeier-nivå)

Forutsetter følgende tilganger (ITO-admin):

• Tilgang til å administrere i ITO-modulen
• Tilgang til å godkjenne i ITO-modulen
• Tilgang til å se detaljer i ITO-modulen (lesetilgang)
• Tilgang til å skrive og redigere ark i ITO-modulen (skrivetilgang)

Forutsetter følgende tilganger (elev):

• Tilgang til å se detaljer i ITO-modulen (lesetilgang)
• Tilgang til å opprette og å være tildelt en sak som elev (Elev)
• Saksbehandling individuelt tilrettelagt opplæring

Innhold

• Innledning
• Forutsetninger i ITO-modulen
• Innsyn i ITO-modulen
• Elevens visning av IOP
• Navigering i menypunket for ITO
• Etterspørre og godkjenne fagark og ark for sosial kompetanse
• Varslinger
• Tidsfrist og statuser
• Fagdokumentasjon ved ITO
• Årsrapport
• Arkivering av IOP
• Relaterte artikler

Innledning

Som ITO-administrator har du ansvaret for å administrere individuelle opplæringsplaner (IOP) på skolen. Dette gjør du i InSchool ved å etterspørre utfylling av fagark og ark for sosial kompetanse fra lærere, og andre ansatte ved skolen som skal være involvert i elevenes individuelle opplæringsplaner. Du har i tillegg det overordnende ansvaret for å godkjenne eller avvise innholdet i IOP-ene. Dette gjøres ved å godkjenne eller avvise fagark og ark for sosial kompetanse når lærerne har fylt ut arkene. 

Systemet tilrettelegger for at det kan være flere ved en skole som deler ansvaret for individuelt tilrettelagt opplæring (ITO), og som organiserer arbeidet sammen.

I InSchool kaller vi skjemaet der lærere legger inn faglige mål i hvert enkelt fag eleven trenger tilrettelegging i for fagark, og i de tilfellene hvor IOP-en omhandler sosiale tiltak, for ark for sosial kompetanse. 

Forutsetninger i ITO-modulen

Det er en forutsetning at eleven er medlem i en fag- eller undervisningsgruppe med den fagkoden som eleven skal ha IOP i. Medlemskapet må være aktivt før det søkes om ITO gjennom den nye saksbehandlingsmodulen. Vær oppmerksom på at det vil opprettes flere IOP-er i systemet hvis det søkes om ITO flere ganger.

Det må søkes om ITO gjennom den nye saksbehandlingsmodulen av en admin med riktig tilgang, eller eleven selv, for at en IOP skal kunne opprettes på eleven. For mer informasjon om saksbehandling av ITO, se: Kurs 4a - Ny saksbehandlingsmodul: Søknad om individuell tilrettelegging.

For å få ønskede lærere inn i riktige fagark i IOP-modulen, må man gjøre et forarbeid i skoleårsplanlegging for å få riktig lærer som underviser i fagkoden lagt inn som faglærer i undervisningsgruppen. Alle lærere i en faggruppes tilknyttede undervisningsgrupper blir registrert som faglærer i faggruppen. Timeplanen må være publisert for at det skal tre i kraft. 

For mer informasjon om organisering og strukturering av fag- og undervisningsgrupper. Se kurs 1, del 4: Etablere rammene for nytt skoleår. 

I fagark som avviker fra full kompetanse vil det være mulig å velge inn ønskede lærerplaner. For å kunne velge inn en annen lærerplan, er det en forutsetning at tilhørende fagkode er tilbudt i kodeverket på forhånd. 

Når det er flere faglærere ansvarlig for et fagark, så er det karakteransvarlig som kan sende arket til godkjenning hos ITO-admin.  Dersom du ønsker å sette karakteransvarlig på enkeltelever i en faggruppe, vi de ha de samme rettighetene til å fylle ut IOP på eleven så fremst de har de riktige tilgangene. For mer informasjon om hvordan man registrerer karakteransvarlig, se artikkel: Kurs 2b - Endre karakteransvarlig lærer.

Innsyn i ITO-modulen

ITO-administrator har full oversikt og innsyn i alle IOP-er på skolen, mens for lærere og øvrige ansatte så vises kun IOP som er relatert til innlogget bruker. Det er mulig å se status, kontaktlærer, klasse, programområde og dato for siste endring i visningen for ITO-administrator. 

Mer overordnet, vil både skoleledere på hver skole kunne ha samme oversikt som ITO-admin over skolens IOP-er, og skoleeier vil kunne se alle IOP-er på fylkesnivå med begrenset innsyn. 

Oversikten på fylkesnivå er tilgangsstyrt, og vi anbefaler at det opprettes en egen tilgangsgruppe for tilgangen på fylkesnivå. På fylkesnivå kan man kun se hvilke elever som har IOP i fylket, og hvilken skole de går på. Skoleier med riktig tilgang vil ikke kunne se individuelle ark, eller kunne gå inn på hver enkelt IOP for å se flere detaljer. Slik vil oversikten se ut på fylkesnivå: 

For mer detaljert informasjon, må skoleeier logge på hver enkelt skole. Skoleleder vil kunne ha samme tilganger som ITO-admin til å holde full oversikt over IOP-ene ved skolen, men dette kan fjernes ved behov ved å fjerne tilganger for aktuell skoleleder. 

Elevens visning av IOP

Elever trenger tre tilganger for å kunne søke, se søknad om ITO og se sin IOP i systemet. Disse er beskrevet øverst i artikkelen. Fylket og skolene må avgjøre om alle elever skal ha disse tilgangene, om disse skal settes på ved behov eller om tilgangstyringen gjør det slik at skolen må opprette søknad på vegne av eleven.  

Elevene vil kunne se at det er søkt om ITO i ny saksbehandlingsmodul, og se alle detaljer og saksgang med en gang, men de vil først få innsyn i selve IOP-en når den første versjonen er godkjent. 

En IOP opprettes på eleven i det øyeblikket saksbehandler lagrer utkast eller sender søknaden til godkjenning. Dette er fordi arbeidet med IOP-en skal kunne starte på et tidlig tidspunkt i prosessen. 

Slik ser det ut for ITO-admin når et utkast er lagret i elevens søknad om IOP i ITO-modulen. Herfra kan ITO-admin etterspørre arket ved å trykke Send forespørsel i oversiktsbildet. 

For eleven vil det se slik ut. Eleven må gå til nedtrekksmenyen på Fagdokumentasjon > Individuelt tilrettelagt opplæring. 

Merk! Det er først når første versjon er godkjent av ITO-admin at eleven selv vil se sitt ark. 

Tilbake til toppen

Navigering i menypunktet for ITO

Med de riktige tilgangene beskrevet øverst i artikkelen, vil du som ITO-administrator få opp ITO-modulen i din sidemeny, og ha full tilgang til administrering av alle IOP-er registrert på skolen. Klikk deg inn på menypunktet for ITO i sidemenyen for å få oversikt over alle IOP-ene som ligger i InSchool. Her vil du finne to faner; en for helhetlige IOP-er pr. elev, og en for alle separate ark i form av fagark og ark for sosial kompetanse.

I begge fanene vil du finne kolonner for: 1. IOP (her er elevens navn oppgitt), 2. status, 3. klasse og 4. programområde. 

Alle disse filterene er mulig å hake vekk ved hjelp tabellinstillingene som kommer opp når du trykker på tannhjulet øverst til høyre i visningen. I fanen til høyre vil du også finne en fullstendig liste over alle fagarkene som er registrert på hver elev.

For å vise en fullstending liste over alle ark for sosial kompetanse registrert ved skolen, trykk på fanen til høyre med samme navn. Det finnes også en glidebryter til høyre for fanen, hvor du kan filtere kun på ark som er tildelt deg. 

I tillegg vil du ha en glidebryter for å skjule fjernede ark fra visningen. 

Når du går inn på en spesifikk IOP vil du finne fire faner. De fire fanene er: IOP, årsrapport, dokumenter og enkeltvedtak. 

1. Den første fanen viser IOP-en med fagark og ark for sosial kompetanse. Det er her lærerne gjør det meste av sitt arbeid inne i IOP-en for å registrere mål for opplæringen og arbeidsmetodikk. 

2. I den påfølgende fanen vil man kunne skrive, og lagre Årsrapporten som enhver elev med IOP skal ha ved skoleårets slutt. Her ønsker systemet å legge til rette for at man kan lage separate årsrapporter på hvert av arkene. 

Merk! Årsrapporten er ikke enda i produksjonmiljøet. 

3. Den tredje fanen inneholder dokumenter fra saksbehandlingsmodulen. 

For å se dokumentet i en forhåndsvisning, må du logge inn med ID-porten. Dette er for å sikre elevenes GDPR, og for å kunne se loggføringen over hvem som har lest dokumentet. 

4. I den fjerde og siste fanen til høyre ligger informasjonen fra enkeltvedtaket. Her er det også en synkroniseringsknapp, slik at du kan oppdatere innhold fra saksbehandlingsmodulen sanntid med dato og klokkeslett. 

Tilbake til toppen

Etterspørre og godkjenne fagark og ark for sosial kompetanse

Forutsetningen for at du som ITO-administrator skal få etterspurt og godkjenne/avvise fagark eller ark for sosial kompetanse, er at det er søkt om ITO i det aktuelle faget gjennom saksbehandlingsmodulen. Det er også mulig å starte arbeidet før enkeltvedtak er fattet for at ITO-prosessen skal gå raskt og effektivt. Dette gjøres ved å lagre utkast i den nye saksbehandlingsmodulen. Da vil en IOP opprettes i ITO-modulen som kan fylles ut. 

Faglærere får automatisk sin tilknytning til IOP-en til eleven gjennom medlemskap i faggruppen, og kontaktlærere blir automatisk knyttet til ark for sosial kompetanse. 

Karakteransvarlig lærer vil være den som kan sende fagark til godkjenning hos ITO-admin. Dette er spesielt viktig i ark med rene IOP-fagkoder hvor mange lærere skal redigere i samme ark. Det vil alltid stå hvem som er karakteransvarlig i arket. Hvis det kun er en faglærer i faget, så vil denne dukke opp som karakteransvarlig også. 

Videre må ITO-admin etterspørre fagarket eller ark for sosial kompetanse, slik at lærer får varsel om å fylle ut arket. Dette gjør du ved å gå inn i aktuelt ark, og trykke på Send forespørsel. 

Du vil da få kunne sette en tidsfrist, og etterspørre fagarket fra læreren som er registrert i arket. 

Når læreren har fylt ut arket, og sendt det til godkjenning hos deg, kan du enten velge å godkjenne slik. 

Eller avvise arket. Ved avvisning av et ark, skal ITO-admin legge inn en kommentar, og trykke på Avvis endringer.

Kommentaren som må legges inn ved avvisning vil være synlig på detaljsiden til arket i en oransje melding, slik som vist under. Meldingen som skrives inn av ITO-admin er synlig for både ITO-admin, og lærere som arbeider med arket. 

I rene IOP-fagkoder så er det karakteransvarlig som kan sende inn ark til godkjenning hos deg som ITO-admin. Du ser hvem som er satt som karakteransvarlig i arket, slik som vist under. 

Tilbake til toppen

Varslinger

Arbeidet med IOP i InSchool utløser flere ulike varsler til de som ITO-admin etterspør ark fra, og til ITO-admin selv. Dette er for å tilrettelegge for god informasjonsflyt, og gi påminnelser til de riktige personene inne i systemet om å utføre arbeid i IOP-en.

Når ITO-sak er godkjent i saksbehandling, skal ITO-admin få beskjed om å etterspørre utfylling av ark(ene) i ITO. 

ITO-admin får også varsel når lærer sender et ark til godkjenning etter at arbeidet med utfylling er ferdigstilt. Slik vil det da se ut i varslingene, og du kan herfra trykke deg inn på detaljsiden.

Ved å trykke deg inn på detaljsiden vil du komme direkte inn i arket som ligger klar til godkjenning, og kan derfra velge å enten godkjenne eller avvise endringene øverst i høyre hjørne.

På samme måte vil ditt arbeid utløse en rekke varslinger hos de du har satt som ansvarlige for fagark og ark for sosial kompetanse. De handlingene som skal utløse varsling hos de ansvarlige for arkene er:

• Når en søknad om ITO har blitt registrert på en elev som lærer har faglig ansvar for
• når du har etterspurt ark fra vedkommende
• ved endring av tidsfrist
• ved godkjenning
• ved avvisning av fagark og ark for sosial kompetanse 

Merk! Det vil ikke bli utløst varsel når du har tildelt arket til en ny person, og hvor arket har statusen ikke etterspurt. Det er først i etterkant av at du har satt en ny person som ansvarlig for arket, og endret status til etterspurt at varslinger vil bli koplet til den som nå er ansvarlig for arket. 

Det vil ikke genere et varsel til lærer hvis den har blitt satt som karakteransvarlig på en elev, og dermed har rettigheter til å utarbeide og sende inn ark til godkjenning på eleven. Påfølgende varslinger om elevens IOP vil komme til karakteransvarlig. Eksempelvis hvis ITO-admin setter en ny tidsfrist, eller etterspør et ark etter at karakteransvarlig er satt på eleven. 

Tilbake til toppen

Tidsfrist og statuser

Som ITO-administrator kan du sette tidsfrister for når lærer skal ha fylt ut fagarket. Det gjøres direkte inne i en elevs IOP ved å markere ett eller flere fagark inne i IOP-en. Trykk deretter på Handlinger > Sett tidsfrist. Du kan også trykke direkte på blyantikonet ved siden av Tidsfrist, slik som vist på bildet under. 

Disse fristene er veiledende, og vil ikke sperre videre arbeid i arkene etter at fristen er passert. Du kan enkelt endre tidsfrist ved å trykke på blyantikonet ved siden av fristen du har satt. Da vil du på nytt få opp et datovindu der du kan sette ny frist.

Statuser

Det finnes en rekke statuser for fagark og ark for sosial kompetanse. Hvis du har sendt et fagark til godkjenning, men oppdager at det trengs endringer, kan du trekke det tilbake fra status "til godkjenning". Dette gir deg mulighet til å redigere arket før det sendes inn til godkjenning på nytt. Etter at et ark er godkjent, vil du kun ha lesetilgang til det. Dette sikrer at godkjente planer ikke endres uten at det er felles forståelse blant de involverte om at arbeidet med IOP-en skal gjenopptas.

Det vil også være mulighet til å lage reviderte versjoner av et tidligere godkjent ark, som lagres som en ny versjon i systemet og som igjen kan sendes til ny godkjenning hos ITO-administrator.

For elvens del, vil det derimot være slik at kun godkjente versjoner av ark er tilgjengelig i deres Inschool.

Oversikt over statuser på ark

• Ikke etterspurt: Det aktuelle skjemaet/arket er foreløpig ikke etterspurt. Det må etterspørres av ITO-administrator før skriveansvarlig kan begynne utfyllingen.
• Etterspurt: ITO-administrator har sendt en forespørsel om utfylling av skjemaet/arket.
• Under arbeid: Skriveansvarlig er i gang med å fylle ut skjemaet/arket. Til godkjenning: Utfylt skjema/ark er sendt til ITO-administrator for godkjenning.
• Til godkjenning: Arket er sendt til godkjenning hos ITO-ansvarlig.
• Sendt tilbake: Skjemaet/arket er gjennomgått av ITO-administrator, men er ikke godkjent og er returnert til skriveansvarlig med behov for endringer.
• Endringer under arbeid: Skriveansvarlig jobber med revidering etter tilbakemelding fra ITO-administrator.
• Endringer sendt til godkjenning: De reviderte skjemaene/arkene er sendt inn på nytt for vurdering og godkjenning.
• Versjon x godkjent: Den innsendingen som er godkjent av ITO-administrator, angis med versjonsnummer. Dette er den aktive og gjeldende versjonen.
• Fjernet: Denne statusen viser at saksbehandler har fjernet faget fra saksbehandlingsmodulen på denne eleven. 

Tilbake til toppen

Fagdokumentasjon ved ITO

Når ITO innvilges for en elev, vil dette medføre endring til fagstatus (A) Individuelt tilrettelagt opplæring for alle fag det er fattet enkeltvedtak i, og kan medføre endringer i programområde. Det er også utviklet automatikk på karakter VO, FAM05 og vitnemålsmerknader. Det er viktig at de som arbeider med ITO og fagdokumentasjon på skolen er kjent med sammenhengen mellom ITO og fagdokumentasjon på elever med ITO.

Automatikk fagdokumentasjon ITO

Når et enkeltvedtak godkjennes, skal systemet automatisk sette VO som karakter i faget eleven har fått enkeltvedtak om ITO med forutsetning om at vurdering med karakter er satt til Nei eller det er en IOP-fagkode. Er det derimot ikke en IOP fagkode, skal FAM05 settes i det aktuelle faget. I tillegg skal VMM23, VMM26 og VMM27 settes på elevens fagdokumentasjon dersom eleven har fått enkeltvedtak om ITO og vurdering med karakter er satt til Nei og/eller det er en IOP fagkode. Karakteren skal ikke kunne endres av lærere uten at nytt vedtak fattes. 

FAM05 settes altså automatisk når en elev har enkeltvedtak om ITO i et fag med ordinær fagkode, vurdering med karakter er satt til Nei, og karakteren VO samtidig registreres i faget. Dersom et nytt vedtak fattes i samme fag med et utfall hvor vurdering med karakter ikke lenger er satt til Nei, skal FAM05 og VO fjernes i de aktuelle fagene, og tilhørende fagmerknad skal også fjernes. Slutter eleven i faget, fjernes karakter og FAM-kode automatisk. Nedenfor ser dere en illustrasjon over ulike senarioer på bakgrunn av enkeltvedtak som fattes i saksbehandlingsmodulen. 

Illustrasjon av utfall i fagdokumentasjon ved enkeltvedtak i ITO.

Ved å vise to eksempler skal vi se på ulike utfall av koplingene mellom fagdokumentasjon og saksbehandling ITO. Det første eksemplet viser når en elev har ren IOP-fagkode, og det påfølgende viser når elev har ITO i ordinære fagkoder.  

I eksemplet under ser du en elev som har IOP1000. Her ser man at fagstatus (A) er satt i faget, og karakter VO ligger inne. Eleven har derimot ikke FAM05, men har vitnemålsmerknadene VMM26, VMM27 og VMM23. 

Hvis eleven derimot skal ha ordinære fagkoder, men ikke ha karakter i faget, vil det se slik ut: 

Her ser vi at eleven har fått fagstatus (A) i alle fag det er fattet vedtak om ITO i, at karakter VO automatisk kommer opp og at FAM05 blir registrert på faglinjene som det er ITO i. I tillegg får eleven VMM23, VMM26 og VMM27. Det er godkjent vedtak i ny saksbehandlingsmodul som utløser disse endingene i fagdokumentasjonen for eleven. 

Tilbake til toppen

Endring av programområde 

I noen tilfeller, men ikke alle, vil programområdet måtte endres. Når det gjelder fagstatus, så vil den automatisk bli endret i InSchool når et fagark er godkjent av ITO-admin i ITO-modulen. Slik ser det ut i elevens fagdokumentasjon når fagstatus er endret til (A). 

Da programområde må endres for noen elever med ITO, er det lagt inn en generell påminnelse om at når ITO er innvilget for en elev, så kan dette medføre endringer i programområde. Her er det laget en sti via en informasjonsboks som vist under. 

Trykker du på informasjonsboksen med Hvordan endre så vil denne sidemodalen dukke opp. 

Her kan du enten gå direkte til elevens "klasser og grupper" hvor du kan endre programområde selv på eleven via handlingsknappen som vist nedenunder: 

Eventuelt kan du sende et varsel til den du ønsker å delegere arbeidet med å endre programområde til via sidemodalen. Velg riktig person i nedtrekksmenyen, og send varsling. Det er kun de med tilgang til å endre programområde som dukker opp i nedtrekksmenyen. 

Personen som du har sendt varsling til vil så få en systemmelding som vist under, hvor vedkommende kan gå direkte til klasser og grupper for eleven for å endre programområde via lenke i meldingen. 

Tilbake til toppen

 

Årsrapport

Årsrapporten er inndelt på samme måte som IOP-en i fagark, og ark for sosial kompetanse. Når et fagark har blitt godkjent av deg som ITO-admin opprettes det et lignende ark i fanen for Årsrapporter. Slik ser oversikten i fanen Årsrapporter ut for deg som er administrator. Her kan du på samme måte sette tidsfrister til lærerne som i fanen for IOP. 

For hvert enkelt ark må lærerne fylle ut årsrapport for sitt fag. Nedenfor ser du hvordan arket ser ut før lærer har påbegynt utfylling. 

Tilbake til toppen

Arkivering av IOP

Arkivfunksjonen i InSchool er koplet til IOP, men det er kun bekreftede og godkjente versjoner av fagark og ark for sosial kompetanse som IOP-en består av, som arkiveres. Det finnes ingen begrensninger for hvor mange versjoner av arkene som kan godkjennes, og dermed også arkiveres. 

Det vil opprettes en egen mappe i elevmappen per skoleår med tittelen Individuell opplæringsplan samt skoleår. I arkivsøket er dette synlig som en egen fane kalt IOP. 

Arkivering av IOP er i produksjon. og arkivsøket er aktivt. Du kan lett søke opp eleven det gjelder i arkivsøket, og få infomasjon fordelt på fagark og ark for sosial kompetanse. Arkivsøk for enkeltvedtak er ikke i produksjon enda, men informasjonen er tilgjengelig i arkivuttrekk. 

Personer med tilgang til arkivsøk kan søke opp eleven slik. Trykk så på eleven det gjelder.  

Da vil du få frem denne visningen over elevens ITO-mappe i Arkivsøk under fanen IOP. Statusene på arkene finner du helt til høyre som anvist nedenfor. Der ser du alle publiserte versjoner, og de som er utgått. Du kan enkelt velge om du ønsker en visning med nyeste, eller eldste først. 

Trykk på de arkene du ønsker å utvide for å se innholdet som er registrert av faglærer. 

Ønsker du å søke opp IOP-en til en annen elev, så gjøres dette enkelt ved å trykke på 1) Nytt søk. I tillegg kan du velge 2) skoleår. 

Tilbake til toppen

Relaterte artikler

• Kurs 4b - Individuell opplæringsplan (IOP) i InSchool for lærere
• Kurs 4a - Ny saksbehandlingsmodul: Søknad om ITO

Neste artikkel