Rapportering til VIGO/WIS ved skoleårets slutt

Relevant for rollen:

• Skolene
• Fylkesansvarlig SAS
• VIGO (Inntak)
• Inntakskontor VOV

Innhold

Innledning

Frist

Rapporteringsfil

Viktig for skolene å ha på plass

Rapportering RKV og opplæring for videregående opplæring for voksne (VOV)

Innledning

Denne artikkelen vil gi en god oversikt over hva som må gjøres for korrekt VIGO-rapportering av elever ved skoleårets slutt.

Merk! Ny, utsatt og særskilt prøve skal håndteres manuelt. Se denne artikkelen for konkret informasjon om hvordan dette skal gjøres her: Brukertips: Eksport av data for NUS-eksamen til VIGO 

I tillegg til relevante artikler for korrekt bruk av InSchool som vi viser til under, er det viktig at dere forholder dere til Føringsskrivet, Udirs registreringshåndbok og VIGOs brukerveiledning (brukerveiledningen finner du nederst på nettsiden i lenken til VIGO). 

Per nå blir alle elever rapportert til VIGO fire ganger i et skoleår:

• Ajourhold i august
• Elever med programområder, fag (elevetimer og fagstatus) pr 01.oktober
• Elever med programområder, fag, karakter og FAM-koder etter 1. termin
• Elever med programområder, fag, karakter, FAM-koder, VMM-koder, fravær, orden/oppførsel, fullførtkode og bevistype ved skoleårets slutt

Denne artikkelen handler om det du må kontrollsjekke til rapporteringen om "Elever med programområder, fag, karakter, FAM-koder, VMM-koder, fullførtkode og bevistype ved skoleårets slutt".

Frist

Novari IKS har satt frister for disse leveringene. Datoene finner du på novari.no under Kvalitetssikring av elevdata og Årshjul VIGO Opplæring. 

Endelig frist for inneværende skoleår: 26. juni 2026.

Viktig presisering!

Fylket vil ha en intern frist for kvalitetssikring og overføring av data til VIGO. Denne vil være tidligere enn den endelige fristen og det er denne fristen skolen må følge. Ta kontakt med inntakskontoret i fylket for din skole ved behov. 

Rapporteringsfil

Fil som skal lastes ned og brukes for rapportering:

• Eksportfil med alle elever

Alle skoler som er markert med skoletype "Eksamensskole" vil få opp et ekstra spørsmål under nedtrekksmenyen. De som kun er skoletype "Videregående", vil ikke lenger få dette opp et som et alternativ. Da vil det ikke ekskludere noe, men ta med alt uansett. 

1. Velg skoleår
2. Hvis dere er markert med skoletype Eksamensskole: Velg Ekskluder eksamensresultater fra halvår 1? = Velg "Nei" 
   Merk! Eksportfilen vil aldri hente eksamensresultater fra begge terminer samtidig.

Viktig for skolene å ha på plass:

1. Riktig fagstatus på fagene
2. FAM-koder og fagmerknadskonflikter
3. Fag hvor eleven har fått fritatt for opplæring eller vurdering med karakter
4. Fag hvor eleven har fått godkjent fag fra tidligere skoleår
5. Påføre elevtimer for gitte fagkoder
6. Sekundærskole for elever som tar noen fag på en annen skole
7. Karakterer etter 1. termin, standpunkt og evt. eksamen
8. Fravær
9. Fullførtkoder
10. Bevistype
11. Siste steg: Eksportere ut fil for rapportering

1) Riktig fagstatus på fagene

Kontroller at elevene og de voksne deltakerne er registrert med korrekt fagstatus. Det anbefales at du leser gjennom alle artiklene og sørger for at skolen din har og har hatt korrekt praksis gjennom hele skoleåret. Har det skjedd feil og noe ikke har blitt registrert riktig, vil du stort sett se hvordan du kan endre i ettertid i artiklene.

Relevante opplæringsartikler:

• Eksport: Hvordan du endrer fagstatus manuelt
• Kurs 6 - Legge inn fag manuelt i fagdokumentasjon

Les også mer om relevante områder i VIGOs brukerveiledning og Udirs Registreringshåndbok, søk:

• Fagstatus

2) FAM-koder og fagmerknadskonflikter

Det er viktig å kontrollere at FAM-koder følges slik som beskrevet i føringsskrivet.
Les mer om dette under del 3 Merknader til vitnemål og kompetansebevis. Der vil du finne oversikt over FAM-koder og utfyllende informasjon på hvordan FAM-kode nummer to skal føres. Les også i VIGOs brukerveiledning.

Det er viktig å løse fagmerknadskonflikter før eksport. Dersom det ikke blir løst opp vil det mangle FAM-kode i overføringen til VIGO. I tilfeller hvor det er aktuelt med 2 FAM-koder i et fag: Eksempel FAM33 (fordi faget skal ha H2-karakter) og FAM51, finner dere prioritering i VIGOS brukerveiledning s. 50 da bare en kode overføres. 

Hvis dere ser det mangler en FAM-kode på eleven i eksportfila fra InSchool, og årsaken ikke er at dere har glemt å legge på en FAM-kode, må dere manuelt inn på elevens fagdokumentasjon og åpne denne for å synke inn FAM-koden. 

Merk! InSchool kjører script for å gjøre en slik fagdok synk for dere frem mot rapporteringen. For våren 2025 gjøres denne synken 18 juni - 20 juni. For alle endringer dere gjør etter denne datoen må dere åpne fagdok til eleven manuelt selv.

Relevante opplæringsartikler:

Kurs 6 - legge til fagmerknad manuelt

3) Fag hvor eleven har fått fritatt for opplæring eller vurdering med karakter

Husk å sjekke FAM-koder og løse eventuelle fagmerknadskonflikter.

Relevante opplæringsartikler:

• Kurs 4a - Behandle søknad om fritak (NB! Uten SvarUt/nasjonal mal funksjonalitet påslått)
• Kurs 4a - Behandle søknad om fritak (med nasjonale maler)
• Kurs 4a - Hvordan registrere dispensasjon fra kravet om vurdering med karakter i fremmedspråk
• Kurs 6 - Legge til fagmerknad manuelt

Les også mer om relevante områder i Udirs Registreringshåndbok, søk:

• FAM-kode
• FAM-merknad

4) Fag hvor eleven har fått godkjent fag fra tidligere skoleår

Relevante opplæringsartikler:

• 4a.18 - Behandle søknad om godkjenning av tidligere beståtte fag

5) Påføre elevtimer for gitte fagkoder

Relevante opplæringsartikler:

• Eksport: Hvordan du setter årstimer i fagkoder der det skal registreres elevtimer
• Kurs 1 - Opprette og redigere faggrupper
• Kurs 1 - Opprette og redigere undervisningsgrupper
• Kurs 6 - Legge inn fag manuelt i fagdokumentasjon

Les også mer om relevante områder i Udirs Registreringshåndbok, søk:

• Elevtimer

6) Sekundærskole for elever som tar noen fag på en annen skole

Det er viktig å passe på at elevene som tar noen fag på en annen skole sjekkes grundig med å "Hovedskole" markert på den som skal rapportere inn alle fagene, og "Sekundærskole" på de skolene hvor de tar noen fag. 

For noen elever vil det være aktuelt å ha opplæring på to skoler samme skoleår.

• Hovedskole = skolen hvor eleven har sin hovedopplæring
• Sekundærskole = skolen/-ene hvor eleven få opplæring i ett eller flere fag (f. eks.
  fremmedspråk)

Merking av hovedskole skal komme automatisk for elever som er tatt inn fra VIGO.

Ved overføring av data fra ViS til VIGO vil alt rapporteres fra hovedskolen. Dvs hovedskolen
rapporterer opplæringen på egen skole og i tillegg den opplæring som gis på sekundærskolen.
Dersom eleven ikke blir markert med sekundærskole (skolen ligger blank) vil eleven
rapporteres til VIGO også fra denne skolen. Dvs eleven vil vise i VIGO med to rader med
samme programområdekode, men med forskjellig skolenummer. Det blir en dublett.

Viktig å kontrollere om elever har fått påført riktig hovedskole ved:

• inntatt fra venteliste
• bytter programområde på samme skole
• bytter skole 
• registreres manuelt

Tilsvarende må det påføres sekundærskole for elever som får opplæring i ett eller flere fag på
en sekundærskole. En elev kan ha flere sekundærskoler.

Hovedskolen ser alle elevens data som kommer fra sekundærskolen. Sekundærskolen ser kun
elevens data fra sin skole. 

Obs!

• Det er viktig å sjekke at programområdet på hovedskole samsvarer med programområde som er satt på sekundærskoler. 

Relevante opplæringsartikler:

• Kurs 2b - Registrere en elev som går på to skoler
• Kurs 2b - Legge til elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen
• Kurs 4a - Ajourhold av elevopplysninger

7) Karakterer etter 1. termin, standpunkt og evt. eksamen

Det er viktig å kontrollsjekke at alle lærere har lagt inn karakterer på elevene sine i både fag og karakter i orden og oppførsel. Merk! Alle karakterer i hver faggruppe må være bekreftet og publisert. Og eksamenskarakterer må være publiserte.

Eksamenskarakterer for elever med IV i standpunkt vil ikke komme med i VIGO-rapporten. 

Dere kan bruke vurderingsrapporten og orden- og oppførselsrapporten under Rapporter i InSchool for å filtrere og sjekke om karakterer eks. mangler, eller er satt riktig. Karakterene må ikke være publiserte for å kunne bruke rapportene. Les mer om dette i artiklene under.

Obs!

Voksne som tar videregående opplæring skal ikke ha karakterer i orden- og oppførsel. Det finnes ingen måte for skolen selv å slette dette i systemet. Vi anbefaler derfor god kommunikasjon ut til de lærerne som underviser voksne om å unngå føring. Ved feilføring må dere ta kontakt med support for sletting.

For skoleledere, admin og brukere som har tilgang til å følge opp karaktersetting med administratormodus:

• Kurs 4a - Oppfølging av karakterer i orden og oppførsel
• Kurs 4a - Oppfølging av sluttvurdering, fastsettelse av halvårskarakterer eller standpunktkarakterer

For lærere:

• Kurs 4b - Registrere halvårs- og standpunktvurderinger
• Kurs 4b - Registrere karakter av karakterer i orden og oppførsel

For sensorer og eksamensadministratorer:

• Kurs 5a - Registrering av eksamensresultater (lokalgitt)
• Kurs 5a - Kommunikasjon med PAS (eleveksamen)

8) Totalfravær og dokumentasjonsfravær

Det skal rapporteres total fravær per elev og fravær i timer og dager på elevens dokumentasjon. Dette kommer automatisk med i eksportfila. Det må sjekkes at begge disse fraværene samsvarer.

InSchool kjører synk hver helg for fravær, og dere kan også manuelt oppdatere fravær i fraværsoversikten over elever:

 

9) Fullførtkoder

Alle elever og privatister skal ha fullførtkode ved skoleslutt etter at alle karakterer er ført. Det er viktig med en kontroll av at riktige fullførtkoder er ført. 

Les mer om fullførtkoder i VIGOs brukerveiledning. Se også reglene for fullførtkoder i eget dokument nederst på lenken til VIGO. 

Relevant opplæringsartikkel:

Kurs 6 - Utstede vitnemål og kompetansebevis 

10) Bevistype

Bevistype vil automatisk følge med i eskportfilen med alle elever, men for at feltene skal populeres må dere utstede fagdokumentasjonen. Det er viktig å utstede flest mulig vitnemål innen rapporteringsfristen pga retten til yrkesfaglig rekvalifisering. Les mer i VIGOs brukerveiledning.

Relevant opplæringsartikkel:

Kurs 4 - Eksport av data til Vigo/WIS

Kurs 6 - Utstede vitnemål og kompetansebevis

11) Siste steg: Eksportere ut fil for rapportering

Når punktene over er utført på riktig måte er dataene i Visma InSchool klare for å bli eksportert og sendt til VIGO. Det gjør du ved å hente en eksportfil med alle elever som brukes for rapportering her.

Merk! Her er det viktig at du følger fylkets interne rutiner på hvem som skal hente ut endelig eksportfil.

• Eksport: Uklar og klar sti
• Kurs 4a - Eksport av data til Vigo/WIS avsnittet om "Eksportfil med alle elever"

Rapportering RKV og opplæring for videregående opplæring for voksne (VOV)

For voksne er det også viktig å få rapportert realkompetansevurdering i tillegg til opplæringen.

Premisset for å få med RKV i eksporten er at programområde og hovedskole må være satt. Det betyr at enheten som skal rapportere RKV må ta den voksne inn. For at RKV skal komme over i fagdokumentasjonen (og videre eksporteres) er det også viktig at RKV er sluttført og enkeltvedtaket om RKV er utstedt. 

Deltager som kun skal ha RKV:

Det er veldig viktig at deltageren tas inn på enheten som skal utføre RKV. 

Det er ulike rutiner fra fylke til fylke mtp hvilken enhet som utfører RKV. Hos noen ligger ansvaret hos inntakskontoret, mens hos andre blir deltager delegert til skole for RKV.  Det skal ikke føres avbruddskoder på deltagere når RKV er fullført, men det er mulig å legge deltagere inn i egne klasser merket RKV for bedre oversikt over dem.

Hvis inntak gjør RKV: må inntak ta deltageren inn for å få RKV med i eksporten. Inntak må også ha rutiner for å rapportere disse til VIGO.

Hvis deltager delegeres til skole for RKV: kan inntak sette rettstype uten å ta inn deltager, og delegere til skole som tar inn deltageren for RKV.  Skolen er da hovedskole og må rapportere RKV til VIGO. 

Deltager som både skal ha RKV og opplæring samme skoleår på samme enhet:

Inntak må sette rettstype og videre delegere deltageren til opplæringsenheten. Skolen må ta deltageren inn, og er nå hovedskole og skal rapportere både RKV og opplæringen ved VIGO-rapporteringen.

RKV gjøres på inntakskontor, mens opplæring er på en skoleenhet innenfor samme skoleår:

Inntakskontor kan utføre RKV og utstede enkeltvedtaket uten å ta inn deltageren. VIdere kan inntak sette rettstype og delegere til skole. Skole må ta inn deltager og legge inn i klasser og fag. Skolen vil nå få med både RKV og opplæring i VIGO-rapporten. 

Merk! Hvis inntak velger å ta inn deltager for å gjøre RKV, må de markere seg som sekundærskole slik at de får delegert videre til en hovedskole for opplæring.

RKV gjøres på inntakskontor ett skoleår, og deltager skal ha opplæring på skole neste skoleår

Dette vil være en to-trinnsprosess, hvor RKV skal rapporteres aktuelt skoleår av inntakskontoret, og opplæring skal rapporteres neste skoleår av skole.

Inntak må ta inn deltager manuelt for å kunne delegere den voksne til en skole senere. Videre må inntakskontoret utføre og sluttføre RKV (utstede brev) og har ansvar for rapporteringen av RKV dette skoleåret. Deltager skal ikke delegeres til skole for opplæring før rapporteringen for RKV er gjort. Da vil rapporteringen bli feil og vise opplæring et år deltageren ikke har hatt opplæring.

Ved skolestart neste år (ev. i god tid etter rapporteringen forrige skoleår) må inntak delegere den voksne til skolen. VI anbefalte over manuelt inntak på inntakskontoret siden inntakskontoret allerede har tatt inn deltageren og vært markert som hovedskole for å kunne rapportere RKV forrige skoleår, Ved manuelt inntak er det fortsatt mulig å delegere til en annen skole senere. 

Skole tar inn den voksne og må registreres som hovedskole. Skole legger deltageren inn i klasser og fag, og vil nå kunne rapportere for opplæringen. 

 

 

 

 

Neste artikkel