2b.06 - Legge til elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen

Relevant for rollen:

• Skoleleder 

Dersom en elev ikke står på venteliste, men skal begynne på skolen må eleven hentes inn i systemet.

Hovedmeny > Elevinntak > Inntak > Legg til ny elev

Du kommer så til siden nedenfor:

Herfra finner du eleven, enten ved å skrive inn fødselsnummeret eller ved å skrive inn personalia. Dersom det finnes flere elever med samme navn, vil disse bli listet opp og du får mulighet til å legge til aktuell elev.

Hvis eleven ikke finnes i systemet må du skrive inn fødselsnummer eller navn, alt etter som hvilken informasjon du allerede har fylt inn for å søke opp eleven. Videre fyller du inn: 

• Telefonnummer
• E-post
• Eventuelle aktive fritak
• Programområde eleven skal knyttes til (obligatorisk)
• Elevens elevstatus (blir Elev dersom ikke noe velges)
• Huk av dersom eleven skal ha særskilt vurdering (elevene med denne avhukningen kan da filtreres i Elevoversikt)
• Huk av for Gjest om eleven er gjesteelev (elevene med denne avhukningen kan da filtreres i Elevoversikt)
• Huk av for Enkeltvedtak om eleven er har enkeltvedtak (elevene med denne avhukningen kan da filtreres i Elevoversikt)
• Inntaksdato (elevens reelle startdato)
• Huk ev. av for Ajourholdskode I (kun aktiv i ajourholdsperioden):  Registrer ajourholdskoden I på aktuelle personer, iht til rutine for rapportering til VIGO. Du vil i ajourholdskode få muligheten til å registrere ajourholdskode I på aktuelle personer i henhold til rutiner for rapportering til VIGO. Dette gjelder f.eks. alle elever som ikke er tatt inn via inntaket og som naturlig hadde kommet inn under VIGO sitt inntak dersom de hadde søkt innen fristen

 

Les mer om rett bruk av ajourholdskoder (inkl ajourholdskoden I) i UDIRs registreringshåndbok.

Fyll til slutt inn adressen og klikk Registrer ny elev. Eleven hentes nå inn i systemet, og kan finnes i Klasser (undermenyen) for å tildele en klasse, og dermed også fellesfag og kontaktlærer, og valgbare fag som vanlig.

Legge til elev uten gyldig fødselsnummer eller D-nummer

Dersom eleven som skal legges til mangler gyldig fødselsnummer eller D-nummer, må skoleeier, ofte inntakskontoret, kontaktes for å få på plass et fiktivt fødselsnummer . Registrer så eleven som vanlig med det fiktive fødselsnummer . 

Endre fra fiktivt til reelt fødselsnummer

Dersom eleven i løpet av tiden på skolen får et reelt fødselsummer kan skolen selv oppdatere denne informasjonen.

Elevens personalia -> Handlinger -> Redigere fiktivt fødselsnummer

 

Skriv deretter inn det reelle fødselsnummeret og klikk Lagre for å bekrefte:

Eleven ligger nå inne med reelt fødselsnummer. 

 

Etter at eleven er lagt inn i systemet kan eleven tildeles en klasse, og dermed også fellesfag og kontaktlærer samt valgbare fag som vanlig.