4b.23 - Opprette og sende varsel

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin
• Lærer

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å lese varselbrev
• Tilgang til å bruke nasjonale brevmaler
• Tilgang til å se hovedmenypunktet Undervisning

Innhold

• Innledning
• Manuelt opprettet varselsbrev
• Varselsbrev opprettet via faggruppe 
• Varselsbrev med SvarUt og arkiv
• Nedlasting av varselsbrev

Innledning

I InSchool kan du sende ut fire typer varsler som er i henhold til forskriftene i § 9-7.Varsling om at karakteren kan falle bort eller bli sett ned.

Alle skoler som har aktivert SvarUt-funksjonaliteten kan sende varselbrev direkte til elever og kontaktpersoner gjennom det digitale kommunikasjonssystemet, hvor brev automatisk arkiveres i InSchools innebygde arkiv. 

Fraværsprosenten skal avregnes på årstimeantall i faget gjennom hele skoleåret; fraværsprosenten for H2/Standpunkt baserer seg på årstimer i faget som kommer fra Kodeverk. Det vil derfor kun være mulig å velge varsel for overskredet fraværsgrense for fag i halvår 2 eller standpunkt jamfør det nye fraværsreglementet som trådde i kraft 1. august 2025. 

Til info!

• Av samme grunn er det også kun fraværsprosent utregnet på grunnlag av hele årstimetallet som vises i elevenes visning.

Dette er de fire varslene du kan sende ut til elever i InSchool: 

1. Fravær (Overskredet fraværsgrense for fag): Ved fare for manglende vurderingsgrunnlag og ikke vurdert (IV) som karakter på grunn av høyt fravær eller eventuelt fravær fra flere vurderingssituasjoner.
2. Orden (Nedsettelse av ordenskarakter): 
   Kan bestå av en veldig alvorlig eller flere små anmerkninger (alltid skjønn). 
3. Oppførsel (Nedsettelse av oppførselskarakter): 
   Kan bestå av en veldig alvorlig eller flere små anmerkninger (alltid skjønn).
4. Manglende vurderingsgrunnlag i fag (Karakter): Ved fare for manglende vurderingsgrunnlag og Ikke vurdert (IV) som karakter pga. høyt fravær eller eventuelt fravær fra flere vurderingssituasjoner.

Merk!

• Hvis kontaktlærer prøver å generere varselbrev for fravær eller manglende vurderingsgrunnlag, vil de kun få listet opp faggrupper hvor de er lærer for eleven. Varselbrev for orden og oppførsel kan de sende ut til alle sine kontaktelever, uavhengig av faglærerrelasjon.
• Det er til enhver tid lærerens helhetlige vurdering som avgjør om det skal sendes et varsel til eleven om fare for nedsatt karakter. 
• I fag med 0 årstimer skal det kun sendes ut varsel for manglende vurderingsgrunnlag. 

Det er to ulike måter å opprette og sende varselbrev på:

1. Manuelt opprettet varselbrev
2. Varselbrev opprettet fra faggruppe

Tilbake til toppen

Manuelt opprettet varselbrev

Under hovedmenyen Kommunikasjon, klikker du på Varselbrev for å se en oversikt over alle dine opprettede varselbrev. Du vil se type varsel, elevnavn, fødselsdato, klasse, fagkode, faggruppe, fraværsprosent, karakteransvarlig lærer, avsenders navn, sendt dato og nedlasting.

Hovedmeny > Kommunikasjon > Varselbrev > Opprett nytt

Du kan opprette varselbrevene manuelt hvis en elev står i fare for å få nedsatt karakter i et fag, nedsatt karakter i orden og oppførsel eller står i fare for å få “Ikke vurdert” (IV) på grunn av manglende vurderingsgrunnlag. Både faglærer og kontaktlærer kan til enhver tid sende et varselbrev.

For å opprette og sende et varsel manuelt klikker du på hovedmenyen Kommunikasjon, og velger Varselbrev. Så trykker du på Opprett nytt.

Søk deretter opp aktuell elev. 

Så velger du type varselbrevstype:

• Fravær 
• Orden
• Oppførsel
• Manglende vurderingsgrunnlag i fag

Til slutt velger du faggruppen du ønsker å opprette varsel i. Det er kun varsel for fravær og manglende vurderingsgrunnlag i fag som forutsetter at du må velge hvilken faggruppe det gjelder. 

Dreier det seg om et varsel i orden eller oppførsel vil nedtrekksmenyen for fag bli inaktiv.

Klikk Neste for å komme til neste steg.

Du kommer nå til steget "Input". Her skal du velge termin, og skrive det du ønsker skal komme med i brevet dersom det gjelder varsel om manglende vurderingsgrunnlag, orden eller oppførsel. Deretter kan du forhåndsvise varselsbrevet. 

Gjelder varselet fravær, skal kun H2 eller standpunkt velges, og det er ikke et fritekstfelt der du skal legge til informasjon.

Merk! Fra og med 1. august 2025 skal varsel om overskredet fraværsgrense kun gjelde for H2 eller Standpunkt, da fravær regnes ut fra årstimetallet i faget. Det vil ikke være mulig å sende ut varsel for fravær i H1. 

Legg også til eventuell ekstern mottaker i dette steget. Det er kun i varsel for fravær at du ikke trenger å legge inn friteksfelt. 

Dersom det er behov kan du legge til eksterne mottakere av brevet. Følge stegene:

1. For at jeg som faglærer skal ha vurderingsgrunnlag eller forbedre orden- eller oppførselskarakter må du som elev gjøre følgende: Fritekstfelt som flettes inn i den nasjonale malen med det du ønsker å legge ved varselbrevet. Her kan du skrive det du trenger å informere om til eleven om hva som må gjøres for å få vurderingsgrunnlag.
2. Termin: Velg halvår. For fravær gjelder kun (Standpunkt eller H2).
3. Legg til ekstern mottaker: Legge ved hvilke andre eksterne mottakere av varselbrevet som får dette tilsendt manuelt i tillegg til elev og foresatte for elever under 18 år. Dette er for å synliggjøre for eleven hvem andre som mottar varselbrevet.

Klikk Generer forhåndsvisning for å se hvordan varselet ser ut før du sender det. Du vil altså se varselbrevet slik det utsendes med korrekte flettefelter med elevens navn, klasse, fødselsdato og fag; samt faglærerens navn, utsteder av brevet, samt skolen og dato. Du vil også se en varsling i bunnen i et oransje felt "Varselbrev kan ikke omgjøres. Ønsker du å sende ut dette varselbrevet?". Hvis du er sikker på at du ønsker å sende varselbrevet, kan du nå trykke på Send/Send med SvarUt. 

Øverst ser du mottakere av brevet.

Læreren som vil stå om utsteder av brevet vil være den læreren som er oppført øverst i oversikten over faggrupper når det er oppført mer enn en faglærer.

Når du har sendt ut varselet vil du får en bekreftelsesmelding om at varselbrevet er sendt ut og kommer tilbake til varselbrevoversikten under Kommunikasjon > Varselbrev.

Her vil varselbrev være synlig for faglærer, kontaktlærer og skoleleder med tilgang. Avhengig av hvilke filtere du velger vil se informasjon om type varsel, elev, fødselsdato, klasse, fagkode, faggruppe, fraværsprosent, karakteransvarlig lærer, hvem som har utstedt varselet og dato varselbrevet ble sendt.

Det er her du vil ha mulighet til å laste ned og skrive ut varselet. Trykk på nedlastingsikonet for å laste ned varselbrevet i pdf.

Til informasjon

• Fraværsprosenten du ser i kolonnen Fraværsprosent i oversikten over sendte varselbrev, vil alltid vise oppdatert fraværsprosent.

Tilbake til toppen

Varselbrev opprettet via faggruppe

Hovedmeny > Undervisning > velg en faggruppe > fanen Fravær

Det finnes en forenklet måte for faglærere å holde oversikt på elevenes fravær, og der du kan sende ut varselbrev direkte i hver faggruppe. Når du klikker deg inn på hovedmenyen Undervisning, kan du velge en faggruppe.

Inne i faggruppen må du klikke på fanen Fravær for å se en oversikt over fraværet til alle dine elever i dette faget.

Vi anbefaler at du sorterer elevene etter de med høyest fravær. Da får du en tydelig oversikt over om det er noen som nærmer seg varselsgrensa, eller om noen har passert.

Du kan også bla deg mellom alle faggruppene du har helst øverst til høyre. Dette vil automatisk holde på den samme sorteringen, slik at du kan se alle de med høyest fravær i alle dine faggrupper med noen enkle tastetrykk.

Merk! Det er kun verdien for UDOK % Skoleår som skal følges med tanke på fravær. 

Klikk på knappen Opprett varselbrev ved gjeldende elev du ønsker å sende varselbrev på.

Deretter følger du samme prosedyre som i avsnittet over om: "Manuelt opprettet varselsbrev".

Merk!

• Du kan sende flere varselbrev om fravær for den samme eleven fra faggruppen. Kolonnen for når siste varsel er sendt vil oppdateres til å vise den siste utsendingen. 

For privatskoler, vil du se en automatisk innhenting av mal for varselbrev for høyt fravær, som din skole har laget som mal, ferdig utfylt. Fraværsprosenten i varselbrevet som da genereres, vil være den samme som er oppgitt i fraværsoversikten. Se over at all informasjon er riktig og legg inn eventuelle kommentarer i kommentarfeltet. Vær oppmerksom på at det nå er en tekst som minner deg på at varselbrev som sendes ikke lenger kan omgjøres. Hvis du ønsker å sende ut varselbrevet, trykker du da på Send/Send med SvarUt. Les mer om hvordan opprette dokumentmaler i Kurs 4a - Kommunikasjon: Opprette maler.
 

Tilbake til toppen

Varselsbrev med SvarUt og arkiv

SvarUt for varselsbrev er tilgjengelig for alle skoler. Når din skole har aktivert SvarUt-funksjonaliteten, vil du kunne sende ut varselbrev med SvarUt. Du trenger ikke lenger å ha en rutine for å laste ned varselbrevet.

Varselsbrevet vil da automatisk arkiveres i InSchools innebygde arkiv, og sendes ut direkte til elev og kontaktpersoner til elever under 18 år via SvarUt når du sender ut et varselbrev. Måten du kan se om varselsbrev er koplet til SvarUt vil kun være synlig i knappen du trykker for å sende ut. Hvis tjenesten ikke er aktivert, vil det kun stå Send. Er tjenesten aktivert, vil det stå Send med SvarUt som vist nedenfor. 

Alle varselbrev som er sendt ut blir også lagret i brukergrensesnittet. Du finner frem til oversikten over varselsbrev i ved å gå til Kommunikasjon i hovedmenyen, og velge Varselsbrev. Varselbrev som sendes fra InSchool er basert på om SvarUt-funksjonaliteten er koblet til eller ikke. Dette betyr at skoler som trykker 'Send' og ikke har SvarUt aktivert, vil ikke få varselbrevet sendt ut via SvarUt eller vanlig brevpost. Husk at du derfor må laste ned og skrive ut varselbrevet manuelt, og følge krav til varsling inntil SvarUt er påkoplet. Hvis du derimot trykker 'Send med SvarUt' og har SvarUt aktivert, vil dette følge automatiske prosesser med utsending via SvarUt i tillegg til at det kommer en systemmelding som varsler mottakere inne i InSchool.

Merk! Du kan ikke omgjøre utsendinger når du har trykket på Send med SvarUt. Dette vil stå som en tekst i det oransje feltet nederst på samme linje som Send med SvarUt. I teksten står det "Varselbrev kan ikke omgjøres. Ønsker du å sende ut dette varselbrevet?". 

Arkivsøk er også utviklet for alle fire typer varselsbrev. For brukere med tilgang til arkivsøk, følg stien Arkiv > Arkivsøk. Søk på relevant elev, og trykk på elevens navn i nedtrekksmenyen. Les mer om dette i kurs 4a - Arkivsøk: Varselbrev.

Du vil da få opp en oversikt over de varselsbrevene som er registrert på eleven. 

Tilbake til toppen

Nedlasting av varselbrev

Ved behov for nedlastning av varselsbrev, kan du finne dette varselbrevet i oversikten over varselsbrev under hovedmenyen Kommunikasjon og deretter undermenyen Varselbrev. Klikk på ikonet under “Nedlastning”. Du vil nå få lastet ned en pdf-fil av varselbrevet. 

Tilbake til toppen

Neste artikkel