4b.06 - Registrering av oppmøte i undervisningstimer

Relevant for rollen:

• Lærere

Som lærer kan du komme til oppmøteregistreringen ved å klikke inn på aktuell undervisningsøkt i timeplanen på startsiden (eller Ansatte > Timeplan) og klikk Registrer oppmøte:

Den røde sirkelen med utropstegn betyr at du ikke har registrert oppmøte for denne økten enda. Når du har registrert oppmøte vil dette utropstegnet forsvinne for den undervisningsøkten. Merk! Utropstegn som varsel for manglende registrering av oppmøte, vil kun vises på økter der sluttidspunktet har passert. Utropstegnet vil ikke vises på pågående eller fremtidige økter.

Eksempel på hvordan en inneværende dag ser ut:

1. Økter (undervisningstimer / aktiviteter) som har passert og ikke vært registrert oppmøte på, vil ha et rødt utropstegn-ikon.
2. Økter (undervisningstimer / aktiviteter) som er frem i tid vil ikke ha det røde utropstegn-ikonet.
3. Det er den røde streken som indikerer tidspunktet du befinner deg i. Merk! Den blå linjen på dag viser til hva som er inneværende dag.

Merk! Ingen brukere kan registrere oppmøte i fremtiden. 

Du vil nå komme til den nye visningen for oppmøteregistreringen.

Som standard vil alle elever være markert med Til stede. Hvis det er flere sammenkoblede timer i økten vil du se hver undervisningstime per rute med tidspunktet øverst i hver kolonne for hver undervisningstime. Dette vil være uavhengig av pauser og er satt i skoleårsplanleggingen.

1. Navn på fag, undervisningsgruppe og antall elever.
2. Dato for undervisningsøkten.
3. Status for oppmøteregistreringen.
4. Søk elever-felt: Her kan du søke etter elever.
5. Vis elevfoto: Av/På glidebryter for om du vil se elevfoto.
6. Vis udokumentert fravær: Av/På glidebryter for om du vil se udokumentert fravær på elever.

Her vil du også se informasjon som navn på undervisningsgruppe, antall elever og dato for økten. I tillegg vil du se statusteksten “Oppmøte ikke registrert” i rødt. Under vil du se et søkefelt hvor du kan søke opp elev ved å skrive inn navn. Elevlisten er sortert etter fornavn (dermed er fornavnet uthevet med fet skrift). Du kan trykke på pilene for å sortere fra A-Å eller fra Å-A.

På samme linje som søkefeltet vil du se to glidebrytere:

• Vis elevfoto
• Vis udokumentert fravær

Som standard vil disse to være av. 

Vis elevfoto

Ved å bruke glidebryteren for “Vis elevfoto” har du muligheten til å se elevfoto under kolonnen "Elev" i tillegg til navn når du registrerer oppmøte av en undervisningstime og en aktivitet. Klikk da på glidebryteren Vis elevfoto for å skru på muligheten til å se et bilde av elevene i undervisningsgruppen. Standard viser deg en oversikt uten elevfoto. 

Vis udokumentert fravær

Du har nå også muligheten til å se fraværsprosenten til elevene i gjeldende undervisningsgruppe knyttet undervisningsøkten. Denne kolonnen vil vise elevens udokumenterte fraværsprosent i faget. Standardvisningen er uten denne fraværsprosenten, dvs. at glidebryteren “Vis udokumentert fravær” står på som “Av” og du ser ikke fraværsprosenten. Trykk Vis udokumentert fravær for å skru på visning av fraværsprosenten. Den blir aktiv og endrer farge til blå, samt at du ser teksten “På”.

Her vil du se tre ulike fargevalg på prosentene:

• Grå: Dette er fraværsprosent fra 0% til det som er satt som varselgrense.
  
  
• Gul/oransje (trekant advarselsikon): Passert varselgrensen som er satt under Innstillinger > Fraværsinnstillinger > Varselgrense for fag-fane.
  
  
• Rød (sirkel advarselsikon): Passert 10% fraværsgrense.

Merk! Fraværsprosenten måles i forhold til timeplanlagte timer i 1. halvår, og årstimetallet fra kodeverket for den omfangsbærende fagkoden for 1. + 2. halvår. 

Informasjon om dagsfravær

Hvis eleven har fått dagsfravær fra kontaktlæreren eller en med tilgang, vil du som faglærer kunne se en informasjon om dette når du gjør oppmøteregistreringen. Du vil se teksten "Dagfravær registrert" og ved å holde musen over informasjonsikonet kan du se hvilken lærer som har registrert dette.

I tillegg vil alle felter få den fraværskoden som kontaktlærer har satt på dagsfraværet, dermed vil du se at rutene er ferdig utfylt med riktig fraværskode.

Informasjon om fremtidig fravær

Hvis en elev har registrert et fremtidiv fravær, så vil det komme en informasjonsikon med teksten "Fremtidig fravær registrert". Holder du musen over vil du kunne se hvem som har registrert dette fremtidige fraværet.

I tillegg vil du som faglærer se fraværskoden M hvis det kun er meldt ifra uten at man har gjort noen endringer med fraværskoden. Hvis kontaktlærer har gjort endringer med fraværskoden, vil du se fraværskoden oppført der du ser M.

Rediger fraværskode

Du har to muligheter for valg av undervisningstimer i hver økt:

1) Huk av for ruten foran den enkelte elevs navn - Dette markerer da alle timene for den økten på gjeldende elev.

2) Klikk på hver av de undervisningstimene på ulike elever i listen som skal ha samme fraværskode - Dette markerer da kun den valgte timen for den eleven du valgte å klikke på. Her kan du velge mer enn én time og for mer enn en elev.

Merk! Velg kun de som skal ha den samme fraværskoden.

Merk! Dersom en elev har meldt om fremtidig fravær vil dette være synlig her ved at eleven har fått fraværskode M. Har kontaktlærer endret fraværskoden på det fremtidige fraværet vil det for eksempel være registrert fraværskode D. Dersom eleven likevel er tilstede i din time kan du endre dette i denne oppmøte registreringen.

Når du har markert de timene for de elevene som skal ha den samme fraværskoden, så ser du hvor mange elever som er valgt og antall timer som en tekst i den øverste blå linjen ved Rediger fraværkode-nedtrekksmenyen på toppen. 

Deretter kan du trykke på nedtrekksmenyen Rediger fraværskode og velge den fraværskoden som disse elevene skal få i de valgte timene du har market. Her vil du se alle standard fraværskoder som er i systemet (X - Udokumentert fravær, M - Udokumentert fravær, melding gitt, D - Dokumentert fravær, R - Rettighetsfravær, ! - Eleven har opplæring i andre fag og Hake - Til stede). Merk! Eventuelle underkategorier av fraværskoder vil også vises her.

Merk! Det er ikke lenger mulig å legge inn notater/egne kommentarer i et fritekstfelt i sammenheng med oppmøteregistreringen. 

Når du har valgt riktig fraværskode, vil du se statusteksten endre seg til "Oppmøte redigert" og alle feltene du har markert har nå fått endret ruten fra en grønn hake til en rød, hvor du ser hvilken fraværskode som er satt. Informasjon om de ulike fraværskodene finner du i kurs 4b - Forklaring på fraværskoder.

Klikk Registrer oppmøte for å lagre. Du vil nå komme tilbake til startsiden og se en bekreftelsesmelding "Oppmøte registrert".

Nå er oppmøte registrert og utropstegnet har forsvunnet for den undervisningsøkten i timeplanen.

Merk! Husk at du må registrere oppmøte på alle avholdte timer, selv om alle deltakere er til stede. Ditt antall undervisningstimer blir ikke registrert dersom ikke oppmøte er registrert, og vil da ikke telle opp mot årstimer. Dette gjelder også for vikarer, som ikke får registrert sine vikartimer med mindre de registrerer oppmøte. Les mer om rapport over årstimer her: Kurs 4a - Rapport over årstimer.

Endre på registrert oppmøte eller fravær

Hvis du har registrert feil eller har behov for å endre på en fraværskode, gjøre om fravær til tilstedeværende, eller gjøre om til stede til fraværende, så er det samme rutine som å registrere oppmøte.

Merk! Du kan redigere innenfor lærers frist for å registrere oppmøte i forhold til de fraværsinnstillinger som er satt på hvor mange antall dager maksimalt en lærer kan registrere oppmøte tilbake i tid. Hvis ikke noe tall er spesifisert på skole, vil frist satt av skoleeier gjelde. Hvis skoleeier ikke har satt en frist, kan lærer fritt føre oppmøte og fravær uten tidsfrist.

Klikk på gjeldende undervisningstime fra timeplanen. Den vil ikke lenger ha utropstegnet, men du kan fortsatt klikke på undervisningsøkten for å gjøre endringer. Trykk Registrer oppmøte.

Du vil nå se at oppmøte allerede er registrert med en grønn boble med teksten "Oppmøte registrert".

Klikk på den timen du ønsker å endre på ved gjeldende elev. Du vil nå få opp nedtrekksmenyen Rediger fraværskode og kan velge å redigere koden som er satt til noe annet. Ved endringer vil teksten endre seg til "Oppmøte redigert" og bli gul. 

Klikk så på Registrer oppmøte for å lagre endringer.

Registrere oppmøte i fremtiden

Ingen brukere kan registrere oppmøte i fremtiden. 

Det er mulig for elev å melde ifra om fremtidig fravær, hvis tilgangen er aktivert for elever. I slike tilfeller legges M-kode på elev i de tidspunktene det er undervisningstime/aktivitet hvor det er meldt om fremtidig fravær. Denne vil da faglærer se når de kommer til gjeldende tidspunkt og kan da oppdatere som de ønsker. Det er også mulig å tilgangsstyre muligheten for at ansatte og kontaktpersoner kan melde ifra om fremtidig fravær på vegne av elev. Les mer om hvordan man melder ifra om fremtidig fravær i kurs 4a - Elevers fremtidige fravær.

Neste artikkel