4a.24 - Kommunikasjon: Opprette maler

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

I Visma InSchool har vi ulike maler som kan brukes til meldinger, sms og utsending av dokumenter. Skoleeiere og skoleledere med tilgang, har muligheten til å opprette maler som skal brukes for meldinger, sms og dokumentmaler. Stort sett har lærere kun lesetilgang på disse malene, men har muligheten til å bruke disse om de har tilgang til de ulike funksjonalitetene som å sende ut meldinger, sms og dokumentmaler. 

Hovedmeny > Kommunikasjon

Alle disse malene ligger under en av de tre undermenyene du finner i hovedmenyen Kommunikasjon. 

Du har tre ulike undermenyer hvor du kan opprette maler:

1. Maler
2. SMS-maler
3. Dokumentmaler

Maler

I undermenyen Maler finner du meldingsmaler. Oversikten av maler inneholder en direkte kopi av det du finner i dokumentmaler, men med en funksjonalitet som er koblet til det interne meldingssystemet. Alle malene du finner vil du kunne bruke ved å klikke på navnet.

Ved å klikke på navnet blir du videreført inn til Meldinger med den valgte malen og kan nå redigere malen i teksteditoren før du sender ut. Ønsker du å endre eller legge til flere flettefelter kan du bruke de du ser i ruten til høyre for teksten. Når du er klar for å sende meldingen med utvalgt mal kan du velge mottakere og skrive inn et emne. Som skoleleder har du også tilgang til å sende ut meldinger som enveismeldinger ved å huke for Melding kan ikke besvares. Trykk Send for å sende ut malen som en melding til valgte mottakere. Se mer informasjon om dette i kurs 4b.

For å opprette en ny meldingsmal kan du direkte fra undermenyen Maler trykke Opprett mal.

Her kan du skrive inn navn på mal og kategori. Dette står du helt fri til å velge selv, men viktig å passe på å ha kategorier som forklarer brukere hva dette gjelder. Under “Dokumenttype” velger du alternativ fra nedtrekksmenyen. Dokumenttypene du kan velge i mellom er: Brukerinfo, Elev, Undervisningsgrupper, Klasse, Vaktrapport, Eksamensrom, Eleveksamen eller Sensorpartier. Hver dokumenttype har et sett med flettefelter du kan bruke som variabel i malteksten når du utformer innholdet. Du kan formatere innholdet i teksten slik du måtte ønske og bruke teksteditoren som er tilgjengelig for å sette sammen en mal. Dette vil alltid lagres i standard språk. Ønsker du å legge til en oversettelse i for eksempel sidemål, samisk eller engelsk, må du trykke på + Legg til valgte oversettelse og velge språk fra nedtrekksmenyen. Deretter fyller du inn oversettelsen i tekstfeltet og formatere den slik du ønsker.

Merk! Dette er annerledes enn dokumentmaler. Hvis du oppretter en mal via Maler, vil meldingsmalen kun brukes for interne meldinger. Dette er da ikke noe som kan brukes for å sende ut dokumenter til elever eller ha den funksjonaliteten dokumentmaler har. Ønsker du at malen skal brukes både som meldingsmal og dokumentmal bør du opprette malen via undermenyen Dokumentmaler. Da vil du kunne benytte deg av malen på begge områder.

SMS-maler

I undermenyen SMS-maler finner du sms-maler opprettet av skoleeier eller skoleledere med tilgang. Disse kan du bruke når du ønsker å velge en mal som skal brukes i sammenheng med sms. Oversikten av sms-maler viser navn og innhold, og kan enkelt brukes ved å klikke på navnet på sms-malen.

Ved å klikke på en av sms-malene blir du videresendt til SMS med den valgte malen. Velg mottakere og eventuelt rediger før du sender ut. Du kan som skoleleder velge å sende ut disse sms-ene som en enveis sms. Dette gjør du ved å huke av for SMS kan besvares. Du kan også velge å kun sende til kontaktpersoner til elevene, og det gjøres ved å huke for Send kun til kontaktpersoner. Trykk Send for å sende ut sms til mottakere.

For å lage en ny sms-mal, klikker du på Opprett SMS-mal.

Skriv inn et emne og legg til tekst. Du kan bruke flettefeltene for å velge ut standardiserte felter fra løsningen, slik at dette blir automatisk lagt til hver utsendte sms. Du vil alltid se eksempelet på sms-malen via visningen direkte på siden.

Dokumentmaler

I undermenyen Dokumentmaler vil du finne alle dokumentmalene som brukes for å sende ut dokumentasjon skriftlig på f. eks. vedtak som må sendes ut på eksternt papir eller formelle dokumenter som skal sendes/skrives ut til elever. Dokumentmal kommer i dokumentformat og egner seg bedre til arkiveringsformål. 

Du som skoleeier/skoleleder med tilgang vil alltid kunne opprette nye dokumentmaler. Trykk Opprett og følg hvert steg for å opprette ny dokumentmal. 

Merk! Dette er annerledes enn meldingsmaler. Hvis du oppretter en mal via Maler, vil den ikke kunne brukes på lik linje som en dokumentmal. Dokumentmaler derimot kan brukes både som meldingsmal og som dokumentmal. 

Utforming av mal

1) Navn på mal: Skriv navn du ønsker for dokumentmalen.
Første steg for utforming av mal begynner med å skrive navn på mal. Skriv navn du ønsker for dokumentmalen. Navn på mal-feltet er obligatorisk.

2) Velg dokumenttype: Velg en av de ulike standardiserte dokumenttypene. 

Deretter velger du en av de ulike standardiserte dokumenttypene fra nedtrekksmenyen. Dokumenttypene du kan velge i mellom er: Ingen type, Elev, Undervisningsgrupper, Klasse, Vaktrapport, Eksamensrom, Eleveksamen eller Sensorpartier. Hver dokumenttype har et sett med flettefelter du kan bruke som variabel i malteksten når du utformer innholdet.

3) Mal-kategori: Skriv inn kategorien du ønsker for denne dokumentmalen. Denne kategorien lagrer seg i systemet og du vil kunne bruke dette som et filter for å raskere finne igjen dine dokumentmaler.

Nå kan du skrive inn en tekst under “Mal-kategori” som blir kategorien du ønsker for denne dokumentmalen. Denne kategorien lagrer seg i systemet og du vil kunne bruke dette som et filter for å raskere finne igjen dine dokumentmaler.

4) Inkluder topptekst og bunntekst: Huk av for at du ønsker å ha med topptekst og bunntekst. Velg deretter fra nedtrekkmenyen hvilken topp- og bunntekst du ønsker fra det som finnes.

Her har jeg valgt:

• Header-LOGO-ADDRESS-0: Her ser du en topptekst med skolens logo og adresse.
• Footer-Date-0: Her ser du en bunntekst med dato.

Nå kan du velge om du skal inkludere topptekst og bunntekst med å huke av ruten “Inkluder topptekst og bunntekst”. Ved avhuking vil du få opp to ekstra nedtrekksfelter hvor du kan velge alternativ for hva du ønsker som topptekst og bunntekst. For topptekst er alternativene: Header-Student-2, Header-STUDENT-1, Header-STUDENT-0 og Header-LOGO-ADDRESS-0. For bunntekst er alternativene: Footer-2, Footer-1, Footer-0 og Footer-DATE-0. Disse kommer som standard fra Visma InSchool.

Forhåndsvisning av topptekst og bunntekst:

1) Header-LOGO-ADDRESS-0

2) Footer-DATE-0

3) Header-STUDENT-0

4) Footer-0

5) Header-STUDENT-1

6) Footer-1

7) Header-STUDENT-2

8) Footer-2

5) Ensidig dokument: Huk av for dette feltet om du ønsker at dokumentet skal være ensidig.

Siste valg i utformingen er om du ønsker det skal være et ensidig dokument. Hvis du ønsker det, huker du av for ruten “Ensidig dokument”. Dette medfører at dokumentet er ensidig.

Det er lagt ut et brukertips med et konkret eksempel på hvordan man oppretter dokumentmal. Se gjerne dette eksempelet i kurs 4a - Opprett dokumentmaler selv. For å se en forhåndsvisning av disse må du gå helt til det tredje steget for å kunne se hvordan dette ser ut i dokumentet.  Trykk deretter på Neste.

Innhold i mal

Du kommer da til neste steg som er selve innholdet i malen. Her får du opp et tekstfelt med teksteditor hvor du kan skrive inn tekst og formatere etter behov. Hver dokumenttype har et sett med flettefelter du kan bruke som variabel i malteksten når du utformer innholdet. Derfor er det du ser i feltet til høyre basert på hvilken dokumenttype du valgte i forrige steg. Du kan formatere innholdet i teksten slik du måtte ønske og bruke teksteditoren som er tilgjengelig for å sette sammen en mal. Dette vil alltid lagres i standard språk. Merk! I motsetning til meldingsmaler, får du ikke opprettet en oversettelse av dokumentet før du har lagret en versjon. 

Trykk Forrige om du ønsker å gå tilbake til første steg for å endre på dokumenttype, slik at du får flettefelter du ønsker. Eventuelt trykker du på Neste når du er ferdig med å lage dokumentmalen. 

Forhåndsvisningen

Da kommer du til siste steg, som er forhåndsvisningen. Her ser du hvordan dokumentet vil bli seendes ut og kan gå tilbake til Forrige om det er endringer du ønsker å gjøre.

Hvis du er fornøyd, så trykker du på Lagre. Du får da en bekreftelsesmelding på at dokumentmalen din er lagret. Trykk x for å gå tilbake til oversikten over alle dine dokumentmaler. Du vil nå se den dokumentmalen du akkurat opprettet og kan eventuelt trykke på handlingsknappen Rediger for å redigere eller Slett for å slette. 

Denne er som sagt opprettet i standard språk og du må derfor gå tilbake via redigeringsknappen for å legge til oversettelser på dokumentmalene. Gå direkte til innhold i mal ved å klikke på Neste, og du vil nå se “Standard språk” og en egen knapp + Legg til valgte oversettelse.

Trykk + Legg til valgte oversettelse og velge språk fra nedtrekksmenyen under. Valgene du får er sidemål, samisk og engelsk. Når du har valgt hvilket språk du oversetter dokumentmalen til, vil du se at tekstfeltet nedenfor blank. Her må du da legge til oversettelsen av teksten for dokumentmalen og formatere den tilsvarende som det du hadde for standard språk.

Du finner to knapper: Slett oversettelse for å slette og Lagre oversettelse for å lagre. Når du har lagret oversettelsen må du følge de samme stegene med å trykke Neste, deretter Lagre i forhåndsvisningen, og helt til slutt trykke x for å komme tilbake til oversikten. Du vil alltid få en bekreftelse på at malen er oppdatert når du lagrer.

I oversikten vil du nå se at dokumentmalen din har fått det språket du har oversatt dokumentet til under kolonnen “Tilleggsspråk”.

Hvordan bruke dokumentmalene?

Du kan nå bruke denne dokumentmalen ved generering av svarbrev som gjøres i sammenheng med søknadsbehandlinger. Les mer om de ulike søknadsbehandlingene i kurs 4a (Behandle søknad om fritak og Behandle søknad om godkjenning av tidligere beståtte fag). 

Eventuelt kan du bruke disse dokumentmalene via Maler for å sende ut interne meldinger med denne dokumentmalen, eller via Elevoversikt fra hovedmenyen Elever. Du markerer da den eller de elevene som skal få tilsendt et dokument og trykker på handlingen Skriv ut/send dokument til valgte elever.

Du vil da bli videreført til Dokumentmal og kan velge dokumentmalen du ønsker å bruke. Når du klikker på handlingsknappen kan du velge Utskrift, Send, Send versjon med sidemål eller Rediger før send/utskrift. Vi anbefaler at du velger Rediger før send/utskrift for å se at dokumentet er slik du forventer før du sender ut. 

Hvis du velger Utskrift vil du få dokumentet lastet ned på din pc i pdf-format, som du kan skrive ut og sende i papirformat.

Velger du Send blir dokumentet sendt direkte til de utvalgte elevenes meldingsinnboks i standard språk.

Velger du Send versjon med sidemål blir dokumentet sendt direkte til de utvalgtes innboks i sidemål.

Merk! Utskrift - English, Utskrift - Sidemål og Utskrift - Samisk vil dukke opp for å laste ned dokumentmalen i gjeldende språk for valgte elever hvis du har lagt til oversettelse for å få en av disse tre som et tilleggsspråk. Dermed vil knappene variere ut i fra om du har opprettet oversettelse på dokumentmalen.

(Video er utdatert - ny kommer fortløpende)

Neste artikkel