4a.31 - Arkivsøk

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Arkivansvarlige

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til arkivsøk

Innhold

• Bakgrunn
  • Følgende informasjon kan søkes på i arkivsøk per nå:
• Arkivsøk
• Elev
  • Elev: Enkelt-søk
    • Elever med flere elevmapper
  • Elev: Avansert-søk
• Dokument
  • Dokument: Enkelt-søk
  • Dokument: Avansert-søk
• Søkeresultater
• Prosessen som skjer rundt varselbrev og svarbrev fritak
  • Statuskoder
• Skoleadministrasjon
• Arkivsøk: Varselbrev
• Arkivsøk: Fritak (NB! Basert på at arkiv og SvarUt for fritak er påslått.)
• Arkivsøk: Karakter
• Arkivsøk: Kompetansebevis
• Arkivsøk: Vitnemål
• Arkivsøk: Fratrekk av fravær
• Arkivsøk: Elevsamtale
• Arkivsøk: Eksamensplan

Bakgrunn

Funksjonaliteten knyttet til arkivsøk er tilgjengelig for alle som har aktivert det innebygde arkivet i Visma InSchool. 

Viktig presisering!

• Du vil ikke finne informasjon om noen prosesser i arkivsøk før man har fått arkivstøtte på prosessen. Arkivsøk viser det som er blitt arkivert etter at prosessen ble tilgjengeliggjort. Merk! Saker som ble påbegynt før arkivering var skrudd på, vil ikke arkiveres og ikke vises i arkivsøk når støtte i arkivsøk er på plass. Automatisk arkivering starter med at det opprettes en saksmappe når søknad mottas etter at arkivfunksjonalitet er produksjonssatt.

Rektor, lærer, arkivar eller annen bruker hos skole, privatskole eller fylke skal ha tilgang til å benytte arkivsøk. Dette er tilgangsstyrt. Arkivsøk er basert på generell tilgangsstyring i Visma InSchool, hvor brukere kun får se informasjon de har tilgang til å se. Elever og kontaktpersoner skal ikke ha tilgang til å benytte arkivsøk. I de tilfeller hvor bruker ikke har tilgang til en elev sin informasjon, skal søkeresultatet vise 0 treff. 

Du skal kunne se innkommende og utgående dokumenter. 

Følgende informasjon kan søkes på i arkivsøk per nå:

• varselbrev for fravær (overskredet fraværsgrense for fag)
• varselbrev for orden
• varselbrev for atferd
• varselbrev for manglende vurderingsgrunnlag i fag (karakter)
• fritak for opplæring i sidemål
• fritak for vurdering i sidemål
• fritak for opplæring i kroppsøving
• fritak for vurdering i kroppsøving
• karakter
• kompetansebevis
• vitnemål
• fratrekk av fravær
• elevamtaler
• eksamensplan

Til informasjon

• Standard gir deg et søketreff 4 år tilbake i tid via Enkelt-søk.
• I Avansert-søk kan du spesifisere lenger bak i tid ved å filtrere etter skoleår.

Tilbake til toppen

Arkivsøk

Hovedmeny > Arkiv > Arkivsøk

Du vil under menypunktet Arkivsøk enkelt kunne søke etter enten elev eller et dokument. 

Du kan velge mellom å lete etter Elev eller Dokument. 

I begge disse valgene har du mulighet til å søke enten Enkelt eller Avansert. 

Elev

Du har to muligheter for å søke etter elev, enten Enkelt eller Avansert. Resultatet av et arkivsøk tilsvarer innholdet i en tradisjonelt arkivert elevmappe.

Tilbake til toppen

Elev: Enkelt-søk

Velger du Enkelt kan du i søkefeltet skrive inn navn, fødselsdato eller klasse. Her må du skrive inn noe, for å få opp en nedtrekksmeny med valg over elever. Du vil ikke få opp nedtrekkslisten når du trykker deg inn i feltet. Det er først når du begynner å skrive at du får opp en nedtrekksliste med topp 5 forslag og totalen for hvor mange elever som eksisterer med søket du har valgt. 

Merk! Her vil du alltid kun få opp et søk 4 år tilbake i tid. Hver elev får en mappe per skoleår, dermed vil du se en linje per skoleår med elevens navn i arkivsøket. Her ser du at en elev som har gått i tre ulike skoleår i dette arkivet, vil bli listet opp 3 ganger. Det står fullt navn, fødselsdato, klasse og skoleår.  

Listen inneholder kun 5 foreslåtte treff med elever og ikke søkeresultat ved f. eks. søk av navn, klasse eller fødselsnummer. Hvis det er flere enn 5, kan du klikke på Last inn mer-knappen og få opp 5 av de neste med det søkresultatet du har skrevet inn i søkefeltet. Det vil være mulig å få opp opptil 5 om gangen. Eventuelt kan du bruke Avansert-søk.

Hvis du søker på fødselsdato må du skrive hele fødselsdato for å få treff på elever. Merk! Du må skrive dette i riktig format, dvs. dd.mm.åååå. Da vil den vise en liste over elever som har den gitte datoen.

Her ser du at du får opp 18 elever totalt for et søk på "alex" hvor du kan klikke deg inn på en av de 5 foreslåtte elevene. Klikk Last inn mer for å få fem nye foreslåtte treff, eller skrive videre i søkefeltet for å spesifisere det mer. 

Når du begynner å skrive inn noe, vil det komme et resultat med elever som tilsvarer søket i en nedtrekksliste. Du vil få treff på fornavn og etternavn, og elevene vil listes opp i alfabetisk rekkefølge. I eksempelet under ser du at ved å skrive inn begynnelsen på et fornavn, vil du få opp en liste med de elevene der navnet inneholder det du har skrevet inn i søkefeltet:

I tilfellet ovenfor skriver vi inn "alexandru fossberg", og det kommer 3 tilfeller. Vi klikker på Alexandru Fossberg for skoleår 2024/2024 som er den eleven vi ønsker å søke opp.

Du kan nå eventuelt navigere deg med å bla i nedtrekksmenyen for Endre skoleår og velge tilgjengelig skoleår fra arkivet.

Du kan nå enkelt navigere deg til elevmappen til samme elev fra et annet skoleår. Her ser vi samme elevs elevmappe i arkivsøk for skoleåret 2023/2024:

Elever med flere elevmapper

Hvis eleven har vært elev i flere skoleår, vil du se navnet på eleven listet opp lik antall skoleår de har gått på skolen. Det vil si du får se en elev med samme navn og fødsesdato, men med ulik klasse og skoleår.  Merk! Det dannes en elevmappe per skoleår, dermed må du velge den eleven i det skoleåret du er på jakt etter i arkivsøk.

Velg den elevmappen du ønsker å se på.

Når du klikker på eleven nå, så vil du ha valgt et skoleår som dermed viser deg elevmappen til den eleven du har valgt i det skoleåret du valgte. Dette ser du i oversikten:

Naviger deg videre til ønsket skoleår med å bla i nedtrekksmenyen Endre skoleår:

Da ser du elevmappen for denne eleven i skoleåret 2023/2024:

Tilbake til toppen

Elev: Avansert-søk

Velger du Avansert for elever, får du opp flere valg for egendefinerte søkeverdier.

1. Fornavn: Skriv inn ønsket fornavn du ønsker å søke etter og velg fra nedtrekkslisten som viser forslag etter skrevet søketekst. Det er alfabetisk sortering.
2. Etternavn: Skriv inn ønsket etternavn du ønsker å søke etter og velg fra nedtrekkslisten som viser forslag etter skrevet søketekst. Det er alfabetisk sortering.
3. Skoleår: Velg skoleår fra nedtrekksmenyen. Du vil kun se skoleår som er aktuelt for arkiv, ikke alle akademiske skoleår. Det er alfabetisk sortering. Første aktuelle skoleår er 2021/2022. Merk! Du kan spesifisere hvilket skoleår du ser etter ved å filtrere et skoleår, hvis det er mer enn 4 år tilbake i tid.
4. ID-nummer (FNR/DNR): Skriv inn ønsket søk for fødselsnummer eller D-nummer. Merk! Her er det ingen nedtrekksliste, men du må skrive inn hele ID-nummeret.
5. Fødselsnummer: Velg en enkel fødselsdato: Ved å klikke på feltet får du en kalender hvor du kan velge den datoen du søker etter. 
6. Klassetilhørighet: Velg klasse fra nedtrekkslisten. Dette vil gi deg en liste som er tilknyttet andre øvrige søkekriterier du har brukt. 
7. Tittel: Skriv inn tekst.

Når du trykker Søk vil du få opp treff etter det du har valgt som søkeverdier. Du får opp en liste med søkeresultater og kan klikke Mer info eller pilen for å se mer detaljert informasjon. Merk! Du vil også se skoleår på søkeresultater. Dette gjør det enklere for deg å klikke på den arkivmappen du ønsker å se for gjeldende elev.

Tilbake til toppen

Dokument

Du har under Dokument også to muligheter å søke etter dokumenter, enten Enkelt eller Avansert.

Dokument: Enkelt-søk

Velger du Enkelt kan du i søkefeltet skrive inn sakstittel eller saksnummer.

Her må du skrive inn noe, for å få opp en nedtrekksmeny med valg over dokumenter. Du vil ikke få opp nedtrekkslisten når du trykker deg inn i feltet. Det er først når du begynner å skrive at du får opp en nedtrekksliste med topp 5 forslag og totalen for hvor mange dokumenter som eksisterer med søket du har valgt. Merk! Det er ikke mulig å laste inn flere for å utvide totalen. Bruk da heller Avansert-søk for å spesifisere flere søkekriterier.

Velg i vinduet over foreslåtte treff for det aktuelle dokumentet du leter etter. Når du får opp flere søkeresultater kan du sortere disse etter Nyeste først eller Eldste først. Eventuelt kan du klikke på Nytt søk hvis du ikke har funnet det du leter etter. 

Du kan se hvilken status den har: “Avsluttet”, "Utgår" eller “Under behandling”. Hvis saksstatus er "Under behandling", vil det tilsi at arkivering ikke er fullstending. For å se mer informasjon kan du trykke på Se tidslinje. Denne gir deg et sidevindu med mer informasjon. Trykk Lukk eller x for å komme tilbake til søkeresultatene dine.

Tilbake til toppen

Dokument: Avansert-søk

Velger du Avansert får du opp flere valg for egendefinerte søkeverdier.

1. Saksnummer: Skriv inn saksnummer i riktig format åååå/xxxxxxxx som du ønsker å søke etter.
2. Skoleår: Velg skoleår fra nedtrekksmenyen. Du vil kun se skoleår som er aktuelt for arkiv, ikke alle akademiske skoleår. Det er alfabetisk sortering. Første aktuelle skoleår er 2021/2022.
3. Saksstatus: Velg saksstatus (Under behandling, Avsluttet eller Utgår) fra nedtrekkslisten.
4. Sakstittel: Skriv inn ønsket tekst for den sakstittelen du ønsker å søke etter.
   
5. Dokumenttittel: Skriv inn ønsket tekst for dokumenttittel å søke etter.
   
6. Dokumentdato: Velg å skrive inn dato for enten Dato eller Periode (fra-til).
7. Navn på korrespondansepart: Skriv inn ønsket navn du ønsker å søke etter og velg fra nedtrekkslisten som viser forslag etter skrevet søketekst. Korrespondansepart gjelder avsender og mottakere av et dokument/journalpost. Velg aktuelt navn.

Merk! I en sak er det en sakstittel som skal være dekkende for alle dokumentene i saksmappen. Det er i tillegg en dokumenttittel for hvert brev i saksmappen. Forskjellen på saks- og dokumenttittel ved arkivering er at sakstittel skal være dekkende for hele saken og dokumenttittel skal være dekkende for det enkelte dokument. I prosesser med kun ett dokument vil ikke behovet for forskjell være så stort, det er viktigere i prosesser med mange inngående og utgående dokumenter. Prosess for utsendelse av varselbrev har kun ett dokument i saken.

Her ser du eksempler på spesifiserte saks- og dokumenttitler for varselbrev hvor det i to av de er valgt samme tittel på sak og dokument og på en av de valgt å flette inn mer detaljert informasjon:

Sakstittel: Varsel om høyt fravær 
Dokumenttittel: Varsel om høyt fravær i fagkode (variable) fagtittel (variable)

Sakstittel: Varsel om fare for manglende vurderingsgrunnlag 
Dokumenttittel: Varsel om fare for manglende vurderingsgrunnlag

Sakstittel: Varsel om fare for nedsatt orden/atferd 
Dokumenttittel: Varsel om fare for nedsatt orden/atferd

Tilbake til toppen

Søkeresultater

Ved å søke f. eks "Avsluttet" på Saksstatus, så vil du få opp en liste med alle søkeresultatene som har statusen avsluttet.

Klikk på Se tidslinje for å se mer informasjon i et sidevindu. Her ser du informasjon om eleven; navn på elev, fødselsnummer, fødselsdato og klasse. Du kan også trykke på Mer info for å se alle dokumenter knyttet til elev. Datoen viser til sendt-dato av dokumentet og man ser mottakere av brevet. Selve dokumentet kan åpnes i nettleseren (den lastes ikke ned):

Saksbehandler er den som er ansvarlig for selve dokumentet. Saksansvarlig kan være samme person, avdelingsleder eller rektor, avhengig av den gjeldende prosessen og rutinene i fylkeskommunen.

Trykk Lukk eller x for å komme tilbake til oversikten over søkeresultater.

Tilbake til toppen

Prosessen som skjer rundt varselbrev og svarbrev fritak

1. Saksbehandler klikker Send med SvarUt (manuell hendelse). For varselbrev er saksbehandler og saksansvarlig samme person.
2. Sak blir opprettet i arkiv med status “Under behandling” (automatisk hendelse)
3. Journalpost blir opprettet i arkiv med status “Ferdig” (automatisk hendelse)
4. Når alle forsendelser i journalpost er vellykket, endres status til “Ekspedert” (automatisk hendelse)
5. Når enkeltvedtak er ekspedert, lukkes saken ved at:
• Status på alle journalposter i saken settes til “Arkivert” (automatisk hendelse) når vellykket konvertering til gyldig arkivformat.
• Status på saken settes automatisk til “Avsluttet” (automatisk hendelse) når alle journalposter i saken har fått status “Arkivert”.

Statuskoder

Status sak	Forklaring
Under behandling	Sak er opprettet i arkivet, men prosessen (saken) er ikke avsluttet.
Avsluttet	Alle dokumenter (brev) i saken er sendt med SvarUt og arkivert. Prosessen (saken) er avsluttet.

Saksstatus dokument	Forklaring
Ferdig	Dokument (brev) er registrert i arkiv og kart til ekspedering.
Ekspedert	Dokument (brev) er registrert i arkiv og sendt med SvarUt.
Arkivert	Dokument (brev) sendt med SvarUt og arkivert.

Tilbake til toppen

Skoleadministrasjon

Du har nå en egen fane SKOLEADMINISTRASJON for å søke i arkivsøket for arkivdel for skoleadministrasjon. Denne vil kun ha mulighet for å søke etter dokumenter. Likevel vil du på samme måte som ELEV ha mulighet for å søke Enkelt eller Avansert.

Enkelt-søk i SKOLEADMINISTRASJON

I søkefeltet kan du skrive inn saksnummer eller tittel på det du ønsker å søke etter.

Her må du velge en av de som listes opp og kommer da til det søkeresultatet. Klikk på pilen for å utvide og se all informasjon som ligger knyttet den eksamensplanen du har valgt.

Eller klikk på Nytt søk for å søke igjen.

Da ser du alle som ligger under den eksamensplanen du har valgt og kan trykke på Se detaljer for mer informasjon om hver enkel eksamensgruppe.

Her vil du se hvilken type eksamen, dato for eksamen, rom, sensorer, vakter og elever som er lagt i eksamensgruppen.

Avansert-søk i SKOLEADMINISTRASJON

Her kan du søke etter noen egendefinerte søkeverdier.

1. Saksnummer: Skriv inn saksnummer du søker etter.
2. Skoleår: Velg hvilket skoleår i nedtrekksmenyen.
3. Type: Velg hvilken type. Merk! Foreløpig er det kun "Eksamensplan" som er mulig per dags dato.
4. Tittel: Skriv inn tekst på tittel-søk.

Ved å for eksempel søke etter et skoleår:

Da vil du få opp flere søkeresultater enn om du kun hadde brukt Enkelt-søk.

Tilbake til toppen

Arkivsøk: Varselbrev

Da får vi et detaljbilde for Sindre som ser slik ut:

Ved å klikke på Se tidslinje, vil du se detaljer for tidslinjen for dette varselbrevet, slik neste bilde viser:

Her kan du klikke på navnet på pdf-filen og se det aktuelle varselbrevet.

Les mer om flyten for utsending av varselbrev og hvordan dette automatisk arkiveres i kurs 4b - Opprette og sende varsel.

Tilbake til toppen

Arkivsøk: Fritak (NB! Basert på at arkiv og SvarUt for fritak er påslått.)

Nå kan du søke etter dokumenter fra arkivet relatert til fritak via Arkivsøk. Du kan søke informasjon rundt fritak over flere skoleår direkte i arkivet. Trykk på hovedmenyen Arkiv og velg undermenypunktet Arkivsøk.

Hvis du har en elev som har fritak, vil du se en egen fane for Fritak.

Når du søker opp en elev med et arkivert fritak, vil du få opp en fane ‘Fritak’ i resultatene i søket med følgende informasjon:

• Tittel på søknad
• Saksnummer
• Antall dokumenter i saken - her vil du se antall registreringer i saken.
  Merk! Dette er ikke antall filer som er vedlagt i saken, men for hver delprosess (søknad, vedtak og klage).
• "Se tidslinje" (lenke-knapp)
• Status

På samme måte som for varselbrev, klikker du på Se tidslinje på fritakssøknaden du ønsker å se mer detaljer på.

Når du trykker på "Se tidslinje" vil du få opp et sidevindu med følgende informasjon for hvert dokument i saken:

• Tittel
• Dokumentstatus
• Dokumentnummer
• Mottakere
• Elevens/Saksbehandlers kommentar ved “Merknad” (Avhengig av om dokumentet er inngående/utgående)
  
  Merk! Når det gjelder elevens/saksbehandlerens kommentar vil det i løsningen stå “Merknad”. Merknad er hoveddokumentet representert av virksomhetsspesifikke metadata. Eventuelle filer som er lagt ved på samme dokument (journalpost) er vedlegg.

Unntak er enkeltvedtak. Enkeltvedtak har ikke merknadsfelt. Hoveddokumentet er en PDF-fil som er et brev på skolens brevmal iht. nasjonale maler som er sendt med SvarUt.

I tillegg vil du alltid se navn på saksansvarlig og saksbehandler i sidevinduet når du åpner detaljene i tidslinjen. Merk! Per nå velger de automatiske arkiveringsreglene første rektor i listen i Visma InSchool på skolen som saksansvarlig og saksbehandler. Det vil forbedres på sikt som en del av saksbehandlingsendringen som det jobbes med nå.

Dette er tilgangsstyrt med at brukere kun får tilgang til den informasjon de ellers ville ha hatt tilgang til i Visma InSchool.

Les mer om hvordan flyten er for fritaksprosessen og hvordan fritak arkiveres i artikkelen kurs 4a - Behandle søknad om fritak (med nasjonale maler).

Tilbake til toppen

Arkivsøk: Karakter

Det er nå også mulig å søke etter karakterer i arkivsøk. Dette vil vise deg informasjon rundt karakterer fra arkivet.

Dersom du har søkt opp en elev med en arkivert karakter, vil du i arkivsøket på denne eleven få opp en egen fane Karakter som viser deg resultat over søket og se følgende informasjon:

• Fullt fagnavn
• Fagkode
• Vurderingstype = Halvår 1, Halvår 2, Standpunkt og Eksamen
• Karakter 
• Dato = Dato for når den er arkivert.

Det er to måter du kan filtrere for å se nærmere på elevens karakterer:

1. Du kan filtrere etter vurderingstype ved å klikke på nedtrekksmenyen “Alle vurderingstyper”. Her vil du se alle de vurderingstypene som er tilgjengelig av arkiverte karakterer for valgte elev.
2. I tillegg kan du filtrere etter fag ved å skrive inn fagkode eller fagnavn i søkefeltet. 

Merk! Du vil kun ha tilgang til informasjon du ellers ville hatt i Visma InSchool. 

Les mer om automatisk arkivering av termin-, standpunkt- og eksamenskarakter i artikkel kurs 4a - Oppfølging av sluttvurdering, fastsettelse av halvårskarakterer eller standpunktkarakterer og kurs 5a - Registrering av eksamensresultater (lokalgitt).

Tilbake til toppen

Arkivsøk: Kompetansebevis

Hovedmeny > Arkiv > Arkivsøk > Kompetansebevis-fane

Når du har søkt deg etter en elev og klikket deg videre til det som finnes under Arkivsøk, vil du få en egen fane Kompetansebevis som viser deg alle kompetansebevis eleven har.

Klikk Se tidslinje for å se mer informasjon.

Du vil nå se informasjon om at dette er utgående med teksten "Utgående" og at det er journalført med teksten "Arkivert". Du vil også se mottakere og fil. I tillegg vil du kunne laste ned dokumentet hvis det er ønskelig. Klikk Lukk eller x for å lukke sidevinduet.

Les mer om automatisk arkivering av kompetansebevis i artikkelen kurs 4a - Automatisk arkivering av vitnemål og kompetansebevis.

Tilbake til toppen

Arkivsøk: Vitnemål

Hovedmeny > Arkiv > Arkivsøk > Vitnemål-fane

Når du har søkt deg etter en elev og klikket deg videre til det som finnes under Arkivsøk, vil du få en egen fane Vitnemål som viser deg alle vitnemål eleven har.

Klikk Se tidslinje for å se mer informasjon.

Du vil nå se informasjon om at dette er utgående med teksten "Utgående" og at det er journalført med teksten "Arkivert". Du vil også se mottakere og fil. I tillegg vil du kunne laste ned dokumentet hvis det er ønskelig. Klikk Lukk eller x for å lukke sidevinduet.

Les mer om automatisk arkivering av vitnemål i artikkelen kurs 4a - Automatisk arkivering av vitnemål og kompetansebevis.

Tilbake til toppen

Arkivsøk: Fratrekk av fravær

Du har nå mulighet til å lett kunne søke opp informasjon rundt fratrekk av fravær fra arkivet.

Hovedmeny > Arkiv > Arkivsøk > Fratrekk av fravær-fane

Når du skal søke etter elevsøknader for fratrekk av fravær i arkivsøk, kan du enten søke etter Elev (1) eller Dokument (2). Og i begge disse underfanene kan du velge om du skal bruke Enkelt (3) eller Avansert (4) søk. Resultatet for arkivsøket for fratrekk av fravær skal vise:

• Tittel på søknad
• Saksnummer
• Antall dokumenter i saken
• "Se tidslinje"-knapp

Dokument

I underfanen Dokument kan du søke etter tittel eller saksnummer. Her ser vi at vi har skrevet "fratrekk" for å søke opp treff på dette:

Ved å klikke på et av de foreslåtte treffene, vil du komme videre til søkeresultatet og kan nå klikke på Se tidslinje for å se mer informasjon.

Her ser du et sidevindu med tidslinje og informasjon.

For at du skal se all relevant informasjon rundt søknaden, vil du se følgende i tidslinjen rundt søknad om fratrekk av fravær:

• Elevnavn
• Kontaktlærer
• Dato for søknad
• Grunnlag for søknad
• Tilleggsinformasjon
• Antall dager søknaden gjelder for

Du vil også se avgjørelsen rundt fratrekket av fravær med skoleleders kommentar. I tillegg vil du se eksisterende vedlegg, hvis det foreligger. Merk! Det er ikke obligatorisk med vedlegg i søknadsprosessen, men om det finnes skal det vises.

Elev

Her ser du at vi er i underfanen Elev og søker etter en bestemt elev:

Etter å ha søkt deg frem til en elev og videreklikket deg til det som finnes under Arkivsøk for dette, vil du få en egen fane Fratrekk av fravær som viser deg alle elevsøknader for fratrekk av fravær som eleven har.

Ulike status for elevsøknader om fratrekk av fravær

Du vil tydelig se om det er en elevsøknad for fratrekk av fravær som er under behandling eller avsluttet. 

Avsluttet

De som er avsluttet vil være markert med "Avsluttet" og du vil se at det står at det er "2 dokumenter".

Klikk Se tidslinje på den du ønsker å se mer informasjon om.

Her ser du all relevant informasjon rundt søknaden i tidslinjen, dvs. saksansvarlig, saksbehandler, saksnummer, mottakere, dato og grunnlag for søknad, tilleggsinformasjon, antall dager søknaden gjelder for og avgjørelsen for om det er godkjent eller ikke med skoleleders kommentar. Du ser også status-tagg for at det er "Inngående" og "Arkivert" på hver del av sak som er blitt arkivert. I tillegg vil du se eksisterende vedlegg, hvis det foreligger. Merk! Det er ikke obligatorisk med vedlegg i søknadsprosessen, men om det finnes skal det vises.

Under behandling

De som er under behandling er markert med "Under behandling" og du vil se at det står det er "1 dokument". 

Klikk Se tidslinje på den du ønsker å se mer informasjon om.

Her ser du all relevant informasjon rundt søknaden som er under behandling i tidslinjen, dvs. saksansvarlig, saksbehandler og saksnummer. Du ser også status-tagg for at det er "Inngående" og "Arkivert". Så ser du et punkt med dato og info om selve elevsøknaden med navn på mottakere, dato og grunnlag for søknad, tilleggsinformasjon og antall dager søknaden gjelder for. I tillegg vil du se eksisterende vedlegg, hvis det foreligger. Merk! Det er ikke obligatorisk med vedlegg i søknadsprosessen, men om det finnes skal det vises.

Les mer informasjon om hvordan flyten er for fratrekk av fravær og hvordan selve arkiveringen skjer i artikkelen kurs 4a - Behandle søknad om fratrekk av fravær på vitnemål/kompetansebevis.

Tilbake til toppen

Arkivsøk: Elevsamtale

Du har nå mulighet til å finne elevsamtaler i arkivsøk. Det vil si at det er funksjonalitet for søk og resultatvisning for elevsamtaler i arkivsøk. Det vil gi muligheten til å enkelt søke opp informasjon rundt elevsamtaler fra arkivet.

Hovedmeny > Arkiv > Arkivsøk > søk etter elev > Elevsamtale-fane

For å finne elevsamtaler må du søke opp elever som har dette. Ved å gå inn på eleven, vil du klikke på fanen Elevsamtale for å se en oversikt over alle elevens elevsamtaler i arkivsøket for det skoleåret du valgte Utvid den elevsamtalen du ønsker å se mer informasjon om ved å klikke på utvid-pilen.

Her vil du kunne se informasjon om elevsamtalen i arkivet. Du vil se følgende informasjon:

• Tittel: Elevsamtale
• Halvår: Halvår 1/Halvår 2
• Opprettet dato
• Mappenummer
• Registreringsstatus: Publisert/Utgår

Når du utvider en elevsamtale vil du i tillegg se:

• Andre deltakere: Navn på kontaktpersoner knyttet til gjeldende elev som har vært lagt inn i elevsamtalen.
• Lærer: Navn på kontaktlærer som har opprettet elevsamtalen.

Merk!

• Informasjon som læreren har lagt ved i feltet for faglig tilbakemelding, orden og oppførsel og sosial utvikling er ikke arkivverdig informasjon som arkiveres. Dermed ser du heller ikke dette i arkivsøket. Per dags dato arkiverer vi fortsatt dette, men det skal fjernes. 

Elevsamtaler med status Utgår pga omgjort publisering

Hvis det har vært en endring ved at man har gjort om på publiseringen, så vil det bli en ny registrering i saken med status Utgår.

I arkivsøket vil du se:

• Status
• Redigert av
• Redigert dato
• Andre deltakere
• Lærer

Slik ser det ut hvis en elev har flere elevsamtaler registrert for de ulike halvår. Hver elevsamtale kommer i en tidslinje med en knapp som viser dato for når den er opprettet.

Merk! Dette er tilgangsstyrt med at brukere kun får tilgang til den informasjon de ellers ville ha hatt tilgang til i Visma InSchool.

Les mer om hvordan du bruker elevsamtaler i egen artikkel i kurs 4b - Halvårsvurderinger uten karakter i orden og atferd (elevsamtaler).

Tilbake til toppen

Arkivsøk: Eksamensplan

Det er nå laget en arkivdel for SKOLEADMINISTRASJON. Per dags dato inneholder arkivsøket for denne delen kun eksamensplaner. Brukere med tilgang til arkivsøk vil nå få mulighet til å lett kunne søke opp informasjon rundt tidligere eksamenstrekk fra arkivet.

Her vil du kunne søke på:

1. Saksnummer
2. Skoleår
3. Type (Merk! Per dags dato er det kun "Eksamensplan" som kan velges som type.)
4. Tittel

Du vil på en enkel og rask måte se følgende i søkeresultater for eksamensplan:

• Tittel
• Saksnummer
• Opprettet arkivert
• Eksamensgrupper

Klikk på utvid-knappen for å se mer informasjon per eksamensgruppe fra tidslinjen for arkivsøk eksamensplan.

Klikk deretter på Se detaljer.

Her vil du få innblikk i alle eksamener som er avholdt i eksamensperioden. Du vil finne følgende informasjon:

• Gruppetittel
• Form: Muntlig/Skriftlig/Praktisk
• Sensorer
• Dato for eksamen
• Rom
• Vakter
• Elever

Les mer om hvordan du eksamensplaner arkiveres i artikkelen her: Kurs 4a - Arkivering av eksamensplan.

Tilbake til toppen

(Denne artikkelen har ingen video.)

Neste artikkel