Relevant for rollen:
- Skoleeier
- Skoleleder
- Admin
- Lærer
Forutsetter følgende tilganger:
- Tilgang til å lese varselbrev
- Tilgang til å bruke nasjonale brevmaler
- Tilgang til å se hovedmenypunktet Undervisning
I Visma InSchool kan du sende ut fire typer varsler som er i henhold til forskriftene i Forskrift til Opplæringsloven § 3-8.Varsling i Lovdata.
Et for høyt udokumentert fravær, et for manglende vurderingsgrunnlag, samt et varsel for at eleven står i fare for å gå ned i ordenskarakter og et for fare for å gå ned i atferdskarakter.
- Fravær (Overskredet fraværsgrense for fag): Ved fare for manglende vurderingsgrunnlag og Ikke vurdert (IV) som karakter pga høyt fravær eller eventuelt fravær fra flere vurderingssituasjoner.
-
Orden (Nedsettelse av ordenskarakter):
Kan bestå av en veldig alvorlig eller flere små anmerkninger (alltid skjønn). -
Atferd (Nedsettelse av atferdskarakter):
Kan bestå av en veldig alvorlig eller flere små anmerkninger (alltid skjønn).
- Manglende vurderingsgrunnlag i fag (Karakter): Ved fare for manglende vurderingsgrunnlag og Ikke vurdert (IV) som karakter pga høyt fravær eller eventuelt fravær fra flere vurderingssituasjoner.
Merk! Husk at det til enhver tid er lærerens helhetlige vurdering som avgjør om det skal sendes et varsel til eleven om fare for nedsatt karakter.
Det er to ulike måter å opprette og sende varselbrev:
Til info
- Alle som har aktivert utsending av varselbrev via SvarUt kan lese mer om hvordan dette sendes ut i avsnittet her: Varselbrev sendt med SvarUt
Merk! Den eneste forskjellen mellom de som har SvarUt aktivert eller ikke, er at knappen for utsending heter "Send med SvarUt" og ikke lenger "Send". - Fraværsprosenten i varselbrev for fravær beregnes ut fra timeplanlagte timer for H1, mens fraværsprosenten for H2/Standpunkt baserer seg på årstimer i faget som kommer fra Kodeverk.
Manuelt opprettet varselbrev
Under hovedmenyen Kommunikasjon klikker du på Varselbrev for å se en oversikt over alle dine opprettede varselbrev. Du vil se type varsel, elevnavn, fødselsdato, klasse, fagkode, faggruppe, fraværsprosent, karakteransvarlig lærer, avsenders navn, sendt dato og nedlasting.
Hovedmeny > Kommunikasjon > Varselbrev > Opprett nytt
Du kan opprette varselbrevene manuelt hvis en elev står i fare for å få nedsatt karakter i et fag, nedsatt karakter i orden og atferd eller står i fare for å få “Ikke vurdert” (IV) på grunn av manglende vurderingsgrunnlag. Både faglærer og kontaktlærer kan til enhver tid sende et varselbrev.
For å opprette og sende et varsel manuelt klikker du på hovedmenyen Kommunikasjon og velger Varselbrev. Så trykker du på Opprett nytt.
Info: Fraværsprosenten du ser i kolonnen Fraværsprosent i oversikten over sendte varselbrev vil alltid vise oppdatert fraværsprosent.
Nå velger du type varselbrev:
- Fravær
- Orden
- Atferd
- Manglende vurderingsgrunnlag i fag
Søk opp aktuell elev.
Dersom det er et varsel i et fag må det velges hvilken faggruppe varselet gjelder for.
Dreier det seg om et varsel i orden eller atferd vil nedtrekksmenyen for fag bli inaktiv.
Klikk Neste for å komme til neste steg.
Du kommer nå til steget "Input" her skal du som faglærer skrive det du ønsker skal komme med i brevet om manglende vurderingsgrunnlag.
Du må skrive begrunnelse (1) og velge riktig halvår (2). Dersom det er behov kan du legge til eksterne mottakere av brevet. Følge stegene:
- For at jeg som faglærer skal ha vurderingsgrunnlag må du som elev gjøre følgende: Fritekstfelt som flettes inn i den nasjonale malen med det du ønsker å legge ved varselbrevet. Her kan du skrive det du trenger å informere om til eleven om hva som må gjøres for å få vurderingsgrunnlag.
- Termin: Velg termin (standpunkt, H1 eller H2).
- Legg til ekstern mottaker: Legge ved hvilke andre eksterne mottakere av varselbrevet som får dette tilsendt manuelt i tillegg til elev og foresatte for elever under 18 år. Dette er for å synliggjøre for eleven hvem andre som mottar varselbrevet.
Klikk Opprett for å se en forhåndsvisning. Du vil altså se varselbrevet slik det utsendes med korrekte flettefelter med elevens navn, klasse, fødselsdato og fag; samt faglærerens navn, og utsteder av brevet, samt skolen og dato. Du vil også se en varsling i bunnen i et oransje felt "Varselbrev kan ikke omgjøres. Ønsker du å sende ut dette varselbrevet?". Hvis du er sikker på at du ønsker å sende varselbrevet, kan du nå trykke på Send/Send med SvarUt.
Øverst ser du mottakere av brevet.
Læreren som utsteder brevet vil stå om utsteder av brevet. Faglærer vil være den læreren som er hovedfaglærer i faggruppen dersom det er flere lærere i faggruppen.
Du får da en bekreftelsesmelding om at varselbrevet er sendt ut og kommer tilbake til varselbrevoversikten under Kommunikasjon > Varselbrev.
Her vil varselbrev være synlig for faglærer, kontaktlærer og skoleleder med tilgang. Du vil se informasjon om type varsel, elev, fødselsdato, klasse, fagkode, faggruppe, fraværsprosent, karakteransvarlig lærer, hvem som har utstedt varselet og dato varselbrevet ble sendt.
Det er her du vil ha mulighet til å laste ned og skrive ut varselet. Trykk på nedlastingsikonet for å laste ned varselbrevet i pdf.
Merk! Alle varselbrev som er sendt ut vil bli liggende under Varselbrev i hovedmenyen Kommunikasjon. Varselbrev som sendes fra Visma InSchool vil nå være basert på om SvarUt-funksjonaliteten er koblet til eller ikke. Dette betyr at skoler som trykker 'Send' og ikke har SvarUt aktivert, vil ikke få varselbrevet sendt ut via SvarUt eller vanlig brevpost. Husk at du derfor må laste ned og skrive ut varselbrevet manuelt og følge krav til varsling som vanlig inntil Visma InSchool får et innebygd arkiv på plass. Informasjon om krav til varsling finnes i Regelverkstolkninger på Udir.no om varsling til elever/foreldre på e-post eller læringsplattformer. Hvis du derimot trykker 'Send med SvarUt' og har SvarUt aktivert, vil dette følge automatiske prosesser med utsending via SvarUt i tillegg til at det kommer en systemmelding som varsler mottakere inne i Visma InSchool.
Varselbrev opprettet direkte fra faggruppe
Hovedmeny > Undervisning > velg en faggruppe > fanen Fravær
Det er nå en forenklet måte for faglærere å holde oversikt på elevenes fravær og sende ut varselbrev direkte i hver faggruppe. Når du klikker deg inn på hovedmenyen Undervisning, kan du velge en faggruppe.
Der må du klikke på fanen Fravær for å se en oversikt over fraværet til alle dine elever i dette faget. Vi anbefaler at du sorterer elevene etter de med høyest fravær enten med kolonnen UDOK. % H1 eller UDOK. % SKOLEÅR. Da får du en tydelig oversikt over om det er noen som nærmer seg varselgrensa eller om noen har passert. Du kan også bla deg mellom alle faggruppene du har. Dette vil automatisk holde på den samme sorteringen, slik at du kan se alle de med høyest fravær i alle dine faggrupper med noen enkle tastetrykk.
Når du ser at det er noen elever som har passert varselgrensen, ser du fargen oransje og trekant-ikon. Hvis eleven har passert fraværsgrensa 10 % vil du se den i fargen rød med fare-ikon. Klikk på knappen Opprett varselbrev ved gjeldende elev du ønsker å sende varselbrev på.
Du vil nå se første steg i opprettingen av varselbrev
Du kommer til neste steg hvor du skal legge input. Velg termin: standpunkt, H1 eller H2.
Legg til ekstern mottaker ved behov. Dette er mottakere av varselbrev som ikke er knyttet til Visma InSchool eller SvarUt forsendelsen, men som får varselbrevet tilsendt manuelt.
Når du har lagt til ekstern mottaker, kan du også slette med å klikke på Fjern. Eventuelt kan du legge til flere. Klikk Opprett når du har fylt ut alle input-felter.
Du vil nå se en forhåndsvisning:
Øverst ser du mottakere av brevet.
Læreren som utsteder brevet vil stå som utsteder. Faglærer vil være den læreren som er hovedfaglærer i faggruppen dersom det er flere lærere i faggruppen.
For de offentlige videregående skoler, vil du se en automatisk innhenting av nasjonal mal for varselbrev for høyt fravær ferdig utfylt. Vær oppmerksom på at det nå er en tekst som minner deg på at varselbrev som sendes ikke lenger kan omgjøres. Hvis du ønsker å sende ut varselbrevet, trykker du da på Send med SvarUt.
Du vil nå få en bekreftelsesmelding på at det er sendt. Når du oppdaterer vinduet vil du nå se en dato for når dette varselet er blitt sendt under kolonnen “Siste varsel sendt”.
Merk!
- Du kan sende flere varselbrev om fravær for den samme eleven fra faggruppen. Kolonnen for når siste varsel er sendt vil oppdateres til å vise den siste utsendingen.
For privatskoler, vil du se en automatisk innhenting av mal for varselbrev for høyt fravær, som din skole har laget som mal, ferdig utfylt. Fraværsprosenten i varselbrevet som da genereres, vil være den samme som er oppgitt i fraværsoversikten. Se over at all informasjon er riktig og legg inn eventuelle kommentarer i kommentarfeltet. Vær oppmerksom på at det nå er en tekst som minner deg på at varselbrev som sendes ikke lenger kan omgjøres. Hvis du ønsker å sende ut varselbrevet, trykker du da på Send/Send med SvarUt. Les mer om hvordan opprette dokumentmaler i Kurs 4a - Kommunikasjon: Opprette maler.
Varselbrev sendt med SvarUt
Merk! Funksjonalitet knyttet til SvarUt er tilgjengelig for alle som aktiverer dette.
Når din skole har aktivert SvarUt-funksjonaliteten, vil du kunne sende ut varselbrev med SvarUt. Du trenger ikke lenger å ha en rutine for å laste ned varselbrevet. Dette vil nå automatisk arkiveres i Visma InSchools innebygde arkiv og sendes ut direkte til elev og kontaktpersoner til elever under 18 år via SvarUt når du sender ut et varselbrev. Forskjellen vil kun være synlig i knappen du trykker for å sende ut, dvs. istedenfor Send så må du trykke på Send med SvarUt-knappen.
Merk! Du kan ikke omgjøre utsendinger når du har trykket på Send med SvarUt. Dette vil stå som en tekst i det oransje feltet nederst på samme linje som Send med SvarUt. I teksten står det "Varselbrev kan ikke omgjøres. Ønsker du å sende ut dette varselbrevet?".
For å opprette et varselbrev må du fortsatt følge samme rutine som ovenfor. Det betyr at du har to valg:
- Opprette varselbrev i fravær direkte fra faggruppens Fravær-fane
- Opprette varselbrev manuelt via hovedmenyen Kommunikasjon > Varselbrev > Opprett varselbrev
På begge disse måtene er det kun det siste steget som er annerledes. Når du sender ut varselbrev via SvarUt, så er den siste knappen du bruker for å utføre denne handlingen ikke lenger Send, men Send med SvarUt.
Viktig presisering: Alle må følge overgangsrutiner for arkivering i eget fylke inntil det foreligger midlertidig godkjenning.
Nedlastning av varselbrev
I tillegg kan du finne dette varselbrevet sammen med alle de andre i varselbrevoversikten under hovedmenyen Kommunikasjon og deretter undermenyen Varselbrev. Klikk på ikonet under “Nedlastning”. Du vil nå få en pdf-fil av varselbrevet som du kan arkivere og sende ut etter fylkets rutiner.
Merk! Krav til varsling må følges som vanlig inntil Visma InSchool får et innebygd arkiv og SvarUt på plass. Informasjon om krav til varsling finnes i Regelverkstolkninger på Udir.no om varsling til elever/foreldre på e-post eller læringsplattformer. For å kunne skrive ut varselbrev som er opprettet i automatisk genererte, manuelt opprettede varselbrev og de du oppretter direkte fra faggruppen, må du hente varselbrevet under Kommunikasjon > Varselbrev under kolonnen "Nedlastning".
(Video er utdatert - ny kommer fortløpende)
Kommentarer
12 kommentarer
Oppdatering: 24.11.21 - Informasjon om hvordan man oppretter varselbrev direkte fra en undervisningsgruppe er nå et eget avsnitt.
Oppdatering: 29.11.21 - Ny video som viser hvordan man oppretter varselbrev direkte fra undervisningsgruppe. I tillegg lagt en tydelig merknad om krav til varsling. Den må følges som vanlig inntil Visma InSchool får en innebygd arkiv og SvarUt på plass. Informasjon om krav til varsling finnes i Regelverkstolkninger på Udir.no om varsling til elever/foreldre på e-post eller læringsplattformer. For å kunne skrive ut varselbrev som er opprettet i automatisk genererte, manuelt opprettede varselbrev og de du oppretter direkte fra undervisningsgruppen, må du hente varselbrevet under Kommunikasjon > Varselbrev under kolonnen "Nedlastning".
Oppdatering: 13.01.2022 - Automatisk generering av varselbrev under Systeminnstillinger er nå fjernet. Artikkelen er derfor oppdatert med at det kun er to ulike måter å opprette og sende varselbrev:
Oppdatering: 23.08.2022 - Nytt avsnitt om "Varselbrev sendt med SvarUt".
Når din skole er aktivert SvarUt-funksjonaliteten, vil du kunne sende ut varselbrev med SvarUt. Du trenger ikke lenger å ha en rutine for å laste ned varselbrevet. Dette vil nå automatisk arkiveres i Visma InSchools innebygde arkiv og sendes ut direkte til elever under 18 og kontaktpersoner via SvarUt når du sender ut et varselbrev. Forskjellen vil kun være synlig i knappen du trykker for å sende ut, dvs. istedenfor Send så må du trykke på Send med SvarUt-knappen.
Merk! Du kan ikke omgjøre utsendinger når du har trykket på Send med SvarUt. Dette vil stå som en tekst i oransjefelt nederst på samme linje som Send med SvarUt. I teksten står det "Varselbrev kan ikke omgjøres. Ønsker du å sende ut dette varselbrevet?".
For å opprette et varselbrev må du fortsatt følge samme rutine som ovenfor. Det betyr at du har to valg:
I begge disse måtene er det kun det siste steget som er annerledes. Når du sender ut varselbrev via SvarUt, så er den siste knappen du bruker for å utføre denne handlingen ikke lenger Send, men Send med SvarUt.
Oppdatering: 24.08.2022 - Rettelse i oppdatert tekst. Det er kun to måter å sende ut et varselbrev. Info som da angår pilotskolene om hvordan dette fungerer når SvarUt er aktivert står i et eget avsnitt.
Til info for pilotskoler:
Det er et eget avsnitt på slutten av denne artikkelen som forklarer hvordan pilotskolene skal forholde seg til utsending av varselbrev når SvarUt er aktivert. Les mer om dette i avsnittet her: Varselbrev sendt med SvarUt.
Merk! Alle varselbrev som er sendt ut vil bli liggende under Varselbrev i hovedmenyen Kommunikasjon. Varselbrev som sendes fra Visma InSchool vil nå være basert på om SvarUt-funksjonaliteten er koblet til eller ikke. Dette betyr at skoler som trykker 'Send' og ikke har SvarUt aktivert, vil ikke få varselbrevet sendt ut via SvarUt eller vanlig brevpost. Husk at du derfor må laste ned og skrive ut varselbrevet manuelt og følge krav til varsling som vanlig inntil Visma InSchool får en innebygd arkiv på plass. Informasjon om krav til varsling finnes i Regelverkstolkninger på Udir.no om varsling til elever/foreldre på e-post eller læringsplattformer. Hvis du derimot trykker 'Send med SvarUt' og har SvarUt aktivert, vil dette følge automatiske prosesser med utsending via SvarUt i tillegg til at det kommer en systemmelding som varsler mottakere inne i Visma InSchool.
Oppdatering: 24.08.2022 - Viktig presisering uavhengig om du piloterer SvarUt eller ikke: Alle må følge overgangsrutiner i eget fylket inntil det foreligger midlertidig godkjenning. Dette innebærer at du må fortsatt laste ned varselbrevet manuelt og arkivere i henhold til eksisterende rutiner. Avsnittet "Nedlastning av varselbrev" er derfor lagt nederst i artikkelen ettersom dette må følges av alle frem til det gis informasjon om at dette ikke lenger er nødvendig.
Oppdatering: 02.09.2022 - Ny, oppdatert video "Kurs 4b - Opprette og sende varselbrev manuelt" er lagt til .
Oppdatering: 07.09.2022 - Formuleringsfeil er rettet.
"Dette vil nå automatisk arkiveres i Visma InSchools innebygde arkiv og sendes ut direkte til elev og kontaktpersoner til elever under 18 år via SvarUt når du sender ut et varselbrev."
Oppdatering: 14.09.2022 - Det er nå kommet inn nye kolonner for oversikten under menypunktet Varselbrev. Du vil se: Type varsel, Elevnavn, Fødselsdato, Klasse, Fagkode, Undervisningsgruppe, Fraværsprosent, Karakteransvarlig lærer, Avsenders navn, Sendt dato og Nedlasting.
I tillegg er det fjernet en steg i prosessen. Flyten er dermed oppdatert for begge metodene å sende varselbrev på. Det vil si at:
Oppdatering: 06.10.2023 - Informasjon om hvilke tilganger som forutsetter er lagt til.
For å opprette varselbrev manuelt fra hovedmenyen Kommunikasjon > Varselbrev, trenger du:
For å opprette varselbrev i fanen direkte fra en faggruppe i hovedmenyen Undervisning > Grupper: Faggrupper > velg en faggruppe > i fanen 'Fravær' trenger du også tilgangen:
Oppdatering: 13.11.2023 - Feltet i kolonnen "Siste varsel sendt" viser nå korrekt datoformat i forhold til det språket du har valgt å bruke i Visma InSchool. Du vil nå alltid se datoen for når varselbrevet ble sendt.
Artikkelen viser nå også flyten knyttet til nasjonal mal med ekstra steg for input-felt som flettes inn i malen. Skjermbilder viser flyten med Send med SvarUt-knapp. Merk! Du vil se at knappen heter Send hvis du ikke har aktivert SvarUt for varselbrev.
Du vil også se at vi snakker om "faggrupper" og ikke lenger "undervisningsgrupper", ettersom varselbrev er knyttet til faggruppe nå med undervisningsgruppe 2.0.
Oppdatering: 14.02.2024 - Tilgangsnavnet "Tilgang til å opprette varselbrev" er endret til "Tilgang til å bruke nasjonale brevmaler" for å tydeliggjøre at dette ikke bare handler om varselbrev, men er tilgangen som benyttes generelt for å kunne bruke nasjonale brevmaler og sende dette ut via SvarUt.
Artikkelen er stengt for kommentarer.