8.03 - Inntak av søkere til voksenopplæring

Relevant for rollene:

• Skoleleder
• Administrator for voksenopplæring
• Skoleadministrasjon

Visma InSchool vil i løpet av skoleåret 2022/2023 få full funksjonalitet for inntak og saksbehandling av voksne søkere. Voksne som ønsker voksenopplæring, vil søke gjennom en egen portal for dette. 

Opplæringslovens §4A-3 sier følgende: "Dei som har fullført grunnskolen eller tilsvarande, men som ikkje har fullført vidaregåande opplæring, har etter søknad rett til vidaregåande opplæring for vaksne frå og med det året dei fyller 25 år. Dei som har fullført vidaregåande opplæring i eit anna land, men som ikkje får godkjent opplæringa som studiekompetanse eller yrkeskompetanse i Noreg, har òg rett til vidaregåande opplæring for vaksne. Opplæringa for vaksne skal tilpassast behovet til den enkelte."

Ifølge forskrift til opplæringsloven §6-47 kan voksne søke om inntak uavhengig av fristene som gjelder for ungdom. Det betyr at inntak av voksne til tilpassede løp skjer gjennom hele skoleåret og at det er en kontinuerlig saksbehandling av dette.

Visma InSchool vil ha funksjonalitet for saksbehandling av søknader, veiledning, realkompetansevurdering og oppsett av kurs.

Inntak til voksenopplæring ved bruk av Visma InSchool vil som en midlertidig løsning for skoleåret 2021/2022 være basert på en filoverføring fra VIGO Voksen eller SITS. Søknadsportal for voksne i Visma InSchool vil etter hvert erstatte VIGO Voksen og SITS, og voksne vil kunne bli tatt inn direkte. Saksbehandlingen av voksne søkere vil da foretas i sin helhet i Visma InSchool.

For voksne deltakere i skoleåret 2021/2022 som skal fortsette i 2021/2022, skal flyttes opp til neste skoleår gjennom en egen prosedyre, se artikkel 8.02 om dette.

Tilganger til inntak av voksne

Det er to tilganger som er nødvendig for å kunne håndtere inntak av voksne i Visma InSchool:

• Tilgang til å se utdanningsplan

• Tilgang til å lage og endre utdanningsplan for voksne

Skoleledere eller administrativt personell som skal arbeide med voksenopplæring må derfor ha en av disse to tilgangene. Den første tilgangen er for å kunne lese en utdanningsplan. Den andre tilgangen er for å kunne lage og redigere utdanningsplaner, samt foreta inntak.

Skoleeier bør derfor lage en tilgangsgruppe for dette.

Inntak av voksne

Inntak av voksne vil som en midlertidig løsning være filbasert. For å kunne laste inn en inntaksfil enten fra VIGO Voksen eller fra SITS, må brukeren ha de to tilgangene som beskrevet ovenfor. Det er også mulig å legge til voksne elever manuelt. Se slutten av artikkelen om noen momenter rundt dette.

Man kommer til elevinntak fra hovedmenyen:

Hovedmeny > Elevinntak > Inntak

Du får da opp følgende vindu med en egen fane for inntak av voksne. Klikk på fanen Voksne. 

Ved å trykke på Handlinger kan man velge å importere inntaksfil enten fra VIGO Voksen eller fra SITS.

Merk! Det er viktig at programområdekodene i inntaksfilen er i overenstemmelse med programområdekodene som skolen har. Det er derfor også viktig at skolen har registrert de programområdene som de voksne deltakerne skal tas inn til, som aktive, før inntaket. Det er også viktig at skolenummeret i inntaksfilen stemmer overens med skolenummeret på den aktuelle skolen der den voksne skal tas inn.

Inntaksfilen må inneholde utdanningsprogram og søknadsdato da disse to feltene knyttes til søkerens personnummer og skaper en unik nøkkel for denne søknaden. Hvis det er en voksen der ett eller begge disse feltene mangler, vil det gis en feilmelding og man må registrere manglende data i VIGO Voksen. Deretter må man generere en ny inntaksfil og laste inn denne. Hele filen vil bli avvist inntil manglende data registreres.

Når importen er gjennomført, vil den voksne deltaker ligge i fanen Venter:

Du kan ta inn alle eller markere foran alle de voksne deltakere du ønsker å massehåndtere, slik som bildet ovenfor, og deretter trykke Ta inn i det feltet ovenfor som viser hvor mange du har valgt. Det er også mulig å filtrere et spesielt programområde, og så ta inn alle eller et utvalg av disse.

Eventuelt kan du også ta inn en og en voksne deltaker, ved å trykke på handlingsknappen med de tre prikkene og velge Ta inn, for hver enkelt voksen.

Da blir de voksne deltakerne liggende under fanen Tatt inn. Her kan du også redigere utdanningsplanen for den voksne:

Når den voksne deltaker er tatt inn, vil man ved å trykke på Handlinger kunne redigere den voksnes utdanningsplan og skrive denne ut ved å velge Eksporter til PDF og deretter skrive ut:

Når man redigerer den voksnes utdanningsplan, vil man få en liste over fagene til den voksne, - sortert på programområder. Det er mulig å redigere listen, og legge til fag:

Man velger da fagkode, status, og fyller inn de øvrige feltene og trykker Lagre når ferdig.

Etter at de voksne deltakerne er lest inn, og utdanningsplan eventuelt er justert, vil man kunne ta inn de voksne og håndtere disse som ordinære elever ved fordeling på klasser og undervisningsgrupper, se mer informasjon i artikkelen kurs 2b - Administrere elever i klasser og tilknytte en kontaktlærer.

Merk! Alle voksne deltakere som i skoleåret 2020/2021 er registrert ved skolen skal flyttes opp til aktuelt programområde for skoleåret 2021/2022. Prosedyre for dette er beskrevet i artikkelen kurs 8 - Oppflytting av voksne elever fra inneværende skoleår til neste skoleår.

Merk! Elevene tas alltid inn til et bestemt skoleår. Når man foretar inntaket, må det skoleåret være valgt, som inntaket gjelder for. Det er dagens dato som settes som inntaksdato, og dette kan redigeres her:

Elever > Velg elev > Personalia > Redigere personalia > sett riktig inntaksdato under "Startdato"

Inntaksdato (Startdato) må være innenfor aktuelt skoleår for å få riktig rapportering til Vigo, og kan settes frem i tid.

Manuell registrering av voksne deltakere

Du kan gjerne registrere voksne deltakere manuelt. 

Elevinntak > Inntak > Legg til ny elev

Registrer nødvendig informasjon rundt den voksne. Nærmere informasjon ligger i artikkelen her: kurs 2b - Legge til elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen.

Du må krysse av for feltet Voksen i utdanningstilbud tilpasset voksne:

Elever > Velg elev > Personalia > Rediger skoleinformasjon 

Deretter kan den voksne deltaker legges i riktig klasse.

Man bør sette elevstatus = "Voksen" for å kunne finne disse voksne i søk etter voksne ved fordeling av elevene i klasser.

Deretter legges den voksne i aktuelle undervisningsgrupper. Hvis det er klassebaserte grupper, vil den voksne automatisk legges i undervisningsgruppene knyttet til klassen.

Man må man settes fagstatus = "Voksen" på hvert fag som legges på den voksne:

Elever > Velg elev > Klasser og grupper > handlingsknapp > Fagstatus

Disse tre feltene er viktig for riktig rapportering av voksne til Vigo.

Utdanningsplan blir generert automatisk ved det filbaserte inntaket. Ved manuelt inntak vil man kunne opprette en utdanningsplan manuelt. Se egen artikkel om dette i kurs 8 - Utdanningsplan for voksne deltakere.

Merk: 

En elevsøknad regnes som unik ut fra personnummer, søknadsdato og utdanningsprogram. Hvis en voksen søker på nytt med et annet utdanningsprogram, regnes dette som en ny søknad.

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)