8.15 - Inntak av søkere til videregående opplæring for voksne

Relevant for rollene:

• Skoleleder
• Administrator for voksenopplæring
• Skoleadministrasjon

Visma InSchool vil få full funksjonalitet for inntak og saksbehandling av voksne søkere. Voksne som ønsker voksenopplæring, vil søke gjennom en egen portal for dette. 

Opplæringslovens §4A-3 sier følgende: "Dei som har fullført grunnskolen eller tilsvarande, men som ikkje har fullført vidaregåande opplæring, har etter søknad rett til vidaregåande opplæring for vaksne frå og med det året dei fyller 25 år. Dei som har fullført vidaregåande opplæring i eit anna land, men som ikkje får godkjent opplæringa som studiekompetanse eller yrkeskompetanse i Noreg, har òg rett til vidaregåande opplæring for vaksne. Opplæringa for vaksne skal tilpassast behovet til den enkelte."

Ifølge forskrift til opplæringsloven §6-47 kan voksne søke om inntak uavhengig av fristene som gjelder for ungdom. Det betyr at inntak av voksne til tilpassede løp skjer gjennom hele skoleåret og at det er en kontinuerlig saksbehandling av dette.

Visma InSchool vil ha funksjonalitet for saksbehandling av søknader, veiledning, realkompetansevurdering og oppsett av kurs.

Tilganger til inntak av voksne

Det er to tilganger som er nødvendig for å kunne håndtere inntak av voksne i Visma InSchool:

• Tilgang til å se utdanningsplan

• Tilgang til å lage og endre utdanningsplan for voksne

Skoleledere eller administrativt personell som skal arbeide med voksenopplæring må derfor ha en av disse to tilgangene. Den første tilgangen er for å kunne lese en utdanningsplan. Den andre tilgangen er for å kunne lage og redigere utdanningsplaner, samt foreta inntak.

Skoleeier bør derfor lage en tilgangsgruppe for dette.

Inntaksprosess

Dersom fylket ikke bruker søknadsportalen i Visma InSchool vil inntaket av voksne deltakere være basert på:

1. Filoverføring fra VIGO Voksen eller SITS 
2. Oppflytting av voksne deltakere fra inneværende skoleår til neste skoleår
3. Manuell registrering av voksne deltakere

Søknadsportalen for voksne i Visma InSchool vil etter hvert erstatte VIGO Voksen og SITS, og voksne vil kunne bli tatt inn direkte. Saksbehandlingen av voksne søkere vil da foretas i sin helhet i Visma InSchool. Voksne deltakere i inneværende skoleår som skal fortsette i neste skoleår, skal flyttes opp til det neste skoleåret. Se mer detaljert beskrivelse om dette i artikkel kurs 8 - Oppflytting av voksne deltakere fra inneværende skoleår til neste skoleår.

Før du kan ta inn voksne deltakere i det kommende skoleåret, må du sjekke at skolen har definert startdato for elever. Gå til hovedmenyen Innstillinger og velg undermenyen Skolerute. Sjekk at startdatoen for elev er riktig i feltet Startdato elev. Standarden er at det står 1. august i dette startfeltet.

Hvis startdato skal være en annen dato, kan du endre dette. Klikk Oppdater for å sette ny startdato for elever.

Merk! Denne datoen gjelder for alle ved skolen, både elever og voksne deltakere. 

Les mer om hvordan du registrerer nytt skoleår og startdato for elever i kurs 1 - Registrere nytt skoleår.

Startdato for programområde
Dersom deltakerne tas inn på skolen i det neste skoleåret før datoen som er satt på Startdato elev, vil de få Startdato elev som startdato på programområdet. Hvis de tas inn på skolen etter denne datoen, vil startdatoen være dagen de ble tatt inn.

Startdato for fag
Dersom deltakerne legges i faggrupper før datoen som er satt på Startdato elev, vil de få Startdato elev som startdato på de aktuelle fagene.
Når de legges i faggrupper etter Startdato elev, vil startdatoen være dagen de ble lagt i faggruppa.
Dette er utgangspunktet for datoene som rapporteres til VIGO. Dersom det skal være andre datoer, må du ta kontakt med Visma InSchool support.

Filoverføring fra VIGO Voksen eller SITS

For å kunne laste inn en inntaksfil enten fra VIGO Voksen eller fra SITS, må brukeren ha de to tilgangene som beskrevet ovenfor. 

Hovedmeny > Elevinntak > Inntak > Voksne

For å laste opp inntaksfilen gå til  hovedmenyen Elevinntak og undermenyen Inntak. Velg fanen Voksne. Du får da opp følgende vindu med en egen fane for inntak av voksne:

Ved å klikke på Handlinger kan du velge å importere inntaksfil enten fra VIGO Voksen eller fra SITS. Du kan velge mellom:

1. Importer fra fil (sits)
2. Importer fra fil (vigovoksen)

Merk! Det er viktig at programområdekodene i inntaksfilen er i overenstemmelse med programområdekodene som skolen har. Det er derfor også viktig at skolen har sjekket at programområdene som de voksne deltakerne skal tas inn til er satt som aktive i kodeverket og er synkronisert i hovedmenyen Innstillinger under undermenyen Programområder i det nye skoleåret før inntaket gjøres. Det er også viktig at skolenummeret i inntaksfilen stemmer overens med skolenummeret på den aktuelle skolen der den voksne skal tas inn. Les mer om hvordan du kontrollsjekker kommende skoleårs programområder her: Kurs 1 - Synkroniser programområder.

Inntaksfilen må inneholde utdanningsprogram og søknadsdato, da disse to feltene knyttes til søkerens personnummer og skaper en unik nøkkel for denne søknaden. Hvis det er en voksen der ett eller begge disse feltene mangler, vil det gis en feilmelding og du må registrere manglende data i VIGO Voksen. Deretter må du generere en ny inntaksfil og laste inn denne. Hele filen vil bli avvist inntil manglende data registreres.

Når importen er gjennomført, vil den voksne deltaker ligge i fanen Venter:

Du kan ta inn alle eller markere foran alle de voksne deltakere du ønsker å massehåndtere, slik som bildet ovenfor, og deretter trykke Ta inn i det feltet ovenfor som viser hvor mange du har valgt. Det er også mulig å filtrere et spesielt programområde, og så ta inn alle eller et utvalg av disse.

Eventuelt kan du også ta inn en og en voksne deltaker, ved å trykke på handlingsknappen med de tre prikkene og velge Ta inn, for hver enkelt voksen.

Da blir de voksne deltakerne liggende under fanen Tatt inn. Dersom deltakere er tatt inn før datoen for Startdato elev, vil de får startdato elev som startdato på programområdet. Tas deltakerne inn etter denne datoen har passert, vil de få dagens dato som startdato på programområdet.

I fanen Tatt inn kan du også redigere utdanningsplanen for den voksne:

Når den voksne deltaker er tatt inn, vil du ved å trykke på Handlinger kunne redigere den voksnes utdanningsplan. Du kan også skrive denne ut ved å velge Eksporter til PDF og deretter skrive ut.

Når du redigerer den voksnes utdanningsplan, vil du få en liste over fagene til den voksne, - sortert på programområder. Det er mulig å redigere listen, og legge til fag:

Du velger da fagkode og status, og fyller inn de øvrige feltene. Klikk Lagre når du er ferdig.

Etter at de voksne deltakerne er lest inn, og utdanningsplan eventuelt er justert, kan du starte arbeidet med å legge dem inn i klasser og faggrupper. Dette kan du lese mer om i kurs 8 - Hvordan legge voksne inn i klasser og grupper etter inntaket. 

Merk! Deltakere som finnes i inneværende skoleår og skal fortsette til neste skoleår, må flyttes over til det neste skoleåret. Se mer informasjon om hvordan du rykker opp de voksne i artikkelen: Kurs 8 - Oppflytting av voksne elever fra inneværende skoleår til neste skoleår.

Manuell registrering av voksne deltakere

Du kan også registrere voksne deltakere manuelt. 

Elevinntak > Inntak > Vigo og lagt til manuelt > Legg til ny elev

Gå til hovedmenyen Elevinntak og velg undermenyen Inntak. Klikk Legg til ny elev.

Merk! Uavhengig av hvilke faner du er i (Vigo og lagt til manuelt eller Voksne), vil de manuelt tillagte plasseres inn under fanen Vigo og lagt til manuelt.

Registrer nødvendig informasjon rundt den voksne. Felt som har rød stjerne er obligatoriske felt og må fylles ut for å kunne legge til deltakeren.

Når du legger inn voksne deltakere må du velge Voksen i feltet Elevstatus. Klikk deretter Registrer ny elev.

Generer utdanningsplan

Deltakeren er nå tatt inn på skolen og du kan starte arbeidet med for eksempel utdanningsplanen. For å opprette utdanningsplan gå til Elever > Utdanningsplan og klikk Generer.

For mer informasjon om dette se egen artikkel om dette i kurs 8 - Utdanningsplan for voksne deltakere.

Deretter kan du tildele klasse og faggrupper for deltakeren.

Merk!

En elevsøknad regnes som unik ut fra personnummer, søknadsdato og utdanningsprogram. Hvis en voksen søker på nytt med et annet utdanningsprogram, regnes det som en ny søknad.

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)

Neste artikkel