8.22 - Oppflytting av voksne deltakere fra inneværende skoleår til neste skoleår

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Skoleadministrator med voksenopplæring som arbeidsområde

Voksne vil ofte følge undervisning der undervisningsperioden for en faggruppe avviker fra et ordinært skoleår. De må da flyttes fra ett skoleår til det neste skoleåret, og skal ikke tas inn på nytt.

Et annet eksempel er voksne som har en utdanningsplan der en faggruppe avsluttes til sommeren i ett skoleår og de skal fortsette i en ny faggruppe i det påfølgende skoleåret. Det kan være i samme programområde, eller i et nytt programområde. Her skal de voksne heller ikke tas inn på nytt i det nye skoleåret, men flyttes opp til neste skoleår.

Arbeidsflyt

For inntak av nye voksne deltakere, - se artikkel: Kurs 8 - Bytte skole eller ta fag ved flere skoler for en voksen .

Arbeidsflyten for deltakerne som skal fortsette utdanningsløpet over sommeren, blir følgende:

1. Flytt opp deltakerne til neste skoleår, se detaljert fremgangsmåte nedenfor. Dette kan gjøres når som helst så lenge skoleruta er opprettet, Startdato elev er satt i skoleruta, og dere har fullført karaktersetting på voksne. Hvis dere gjør det i august må dere gå mellom skoleårene.  
2. De voksne som er flyttet opp, blir i det neste skoleåret liggende under: Elevinntak > Inntak > Voksne (under forutsetning at de var opprinnelig importert fra fil fra Vigo voksen eller SITS).
3. Utdanningsplanen bør vedlikeholdes under dette punktet, slik at fag som skal gjennomføres i påfølgende skoleår er registrert. Se følgende artikkel om utdanningsplanen.
4. Det er viktig at fag som skal gjennomføres i løpet av det kommende skoleåret har startterminer innen dette skoleåret i utdanningsplanen. Da vil fagene komme opp som aktuelle i kolonnen Fag som ikke er tilordnet i fanen Voksne under Elevinntak > Undervisning slik at du kan enkelt se hvilke fag den voksne skal ha.
5. Tildele de voksne i klasser
6. Tilordne faggrupper

Skolene skal sette Startdato elev i skoleruta. Merk! Dette skal gjøres før du flytter voksne over til det nye skoleåret. Denne datoen blir startdato på programområdet og fag når voksne og/eller elever tas inn i det nye skoleåret. Det betyr at dersom en voksen blir lagt til i en faggruppe før Startdato elev vil startdato på det faget tilsvare det skolen har definert som Startdato elev. Dersom den voksne blir lagt til i faggruppen etter datoen for Startdato elev vil den få dagens dato som startdato i faget. Dersom en voksen skal ha en annen startdato enn det du har registrert på startdato elev, ta kontakt med support.

Praktisk fremgangsmåte for oppflytting

Fremgangsmåten er som følger:

Hovedmeny > Elever > Elevoversikt

Velg ut de voksne deltakerne som skal flyttes opp til neste skoleår. Her lønner det seg å velge de som skal ha samme programområdekode til neste skoleår, da dette velges samtidig med oppflytting. Her gjelder et par forutsetninger:

• Neste skoleår må være opprettet, noe som i de aller fleste tilfellene er aktuelt da man starter relativt tidlig med neste års skoleårsplanlegging.
• Startdato elev i Skoleruta må være satt
• Programområdene for neste skoleår må være synkronisert (se nedenfor).

I vårt tilfelle velger vi voksne som er i programområdet påbygging til generell studiekompetanse for voksne: PBPBY4VO-- :

Rutinen er følgende, når vi her viser oppflytting fra skoleåret 2024/2025 til 2025/2026:

1. Fra Elevoversikt filtrerer du frem programområdet og velger aktuelle voksne.

2. Klikk på Handlinger og Flytting av elever til neste skoleår.
 

3. Etter å ha valgt Flytting av elever til neste skoleår, fås følgende bilde der du velger programområde for neste skoleår:

4. Klikk Lagre når du har valgt riktig programområde til neste skoleår for utvalget av elever.

Merk! Hvis listen over programområder for neste skoleår er tom, mangler synkronisering av programområdene i dette skoleåret. Hvis du opplever dette, gjøres følgende:

• Velg neste skoleår (Kun meg for denne sesjonen)
• Gå til Innstillinger og velg undermenyen Programområder. 
• Klikk på Synkroniser.

Merk! Du bør gå gjennom listen over programområder for å kontrollere om den er i overensstemmelse med de programområdene man faktisk skal ha til neste skoleår. Hvis det blir opprettet nye programområder ved skolen senere, kan de legges til da.

Etter at de voksne er flyttet opp til neste skoleår, kan du skifte til neste skoleår. Merk! Kun meg, og for denne sesjonen!

Da vil de som er flyttet opp, være de eneste du ser i elevoversikten inntil man flytter opp flere eller foretar elevinntaket for dette nye skoleåret som her er 2025/2026.

5. For å se over og eventuelt gjøre endringer på utdanningsplanen, gå til Elevinntak > Inntak og fanen Voksne. Les mer om utdanningsplanen i kurs 8 - Inntakskontoret oppretter utdanningsplan for voksne deltakere.

6. Deretter kan du legge til den voksne i en klasse. Gå til Klasser og fanen Tilgjengelige elever.

Merk! Dersom du har klassebaserte faggrupper og innstillingen for gruppen under “Legg inn elever automatisk?” er satt til “Ja”, vil de voksne få dagens startdato på disse fagene. 

Dersom du ønsker å legge til elevene i faggrupper selv, må innstillingen for faggruppen under “Legg inn elever automatisk?” være satt til “Nei”. 

Da kan du gå til Elevinntak > Undervisning og fanen Voksne for å tilordne voksne til faggrupper.

Det er også her du tilordner voksne til blokkbaserte faggrupper. Les mer om tildeling av klasser og grupper for voksne i kurs 8 - Hvordan legge voksne inn i klasser og grupper etter inntaket. 
Merk! Startdato på fag vil da være dagens dato. 

(Denne artikkelen har ingen video.)

Neste artikkel