8.07 - Saksbehandling av voksne søkere og generering av rettsbrev

Relevant for rollene:

• Skoleleder som administrerer inntak av voksne søkere
• Saksbehandler for voksne søkere

Forutsetter følgende tilganger:

• * se avsnitt om dette: Tilganger

Innhold

• Tilganger
• Nye søknader
• Oppfølging av søknader
• • Etterspør manglende dokumentasjon
  • Send SMS til den voksne søker om manglende dokumentasjon
  • Voksne søker legger til manglende dokumentasjon
• Oppdater søknaden på vegne av den voksne
• Sjekkliste for rettsvurdering
• Sett rettsvurdering og sende ut rettsbrev
• Dersom en søknad ikke skal saksbehandles

Denne artikkelen gjelder saksbehandling av søknader om videregående opplæring for voksne. Den voksne vil selv registrere søknaden i voksenportalen, og søknadene vil automatisk overføres til den enheten som er satt opp som et "VO inntakskontor" når søkeren velger dette inntakskontoret. Søknaden sendes da dit.

• Se artikkel om oppsett av enhet for voksenopplæring og eventuelt funksjon som "VO inntakskontor" her: Kurs 8 - Oppsett og tilganger til videregående opplæring for voksne.
• Se artikkel om søknadsportalen for voksne her: Kurs 8 - Portal for søkere til voksenopplæring.

Tilganger

Egne tilganger er nødvendig for å kunne se menypunktet:

Hovedmeny > Voksenopplæring > Søkere

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se søknader om voksenopplæring
• Tilgang til å saksbehandle søknader om voksenopplæring
• Tilgang til å slette søknader om voksenopplæring
• Tilgang til å sette rettsvurdering og sende enkeltvedtak om rett

Den enkelte bruker må gis nødvendig tilgang avhengig av arbeids- og ansvarsområde. Se gjerne etter aktuelle artikler om hvordan du administrerer roller og tilganger her: Kurs 1 - Del 1: Grunnleggende innstillinger i Visma InSchool. Det er per dags dato ikke lagt inn i vårt standard veiledende oppsett for roller og tilganger. Dette vil variere fra fylke til fylke, om hvordan de legger opp tilgangstyring for dette.

I tillegg trenger du disse to tilgangene for å kunne benytte SMS-tjenesten inne i Visma InSchool:

• Tilgang til å se SMS-meldinger
• Tilgang til å skrive SMS-meldinger

Les mer om dette i artikkelen: Brukertips! Send SMS til voksne søkere.

Nye søknader

Nye søknader vil mottas under menypunktet:

Hovedmeny > Voksenopplæring > Voksne søkere > Nye søknader

Nye søknader vil ha status "Ny":

Saksgangen vil avhenge av organisering ved voksenopplæringssenteret/skolen/enheten som er definert som et VO Inntakskontor. En måte å starte på, er at en person som er ansvarlig for mottak av søknader, sorterer disse på saksbehandler, eller at saksbehandlere for eksempel tildeler nye søknader til seg selv for behandling.

Til informasjon

• Det er kun på inntakskontor at saksbehandler får oversikt over nye søknader, kan sette rettstype og kan sende rettsbrev.

Ved å klikke på handlingsknappen til høyre  for en søknad, vil du få følgende meny:

• Se søknad
• Tildel saksbehandler
• Lås søknaden
• Endre status
• Lag utdanningsplan (ikke mulig å gjøre før rett er satt)
• Deleger (ikke mulig å gjøre før rett er satt)
• Opprett forespørsel om realkompetansevurdering
• Sluttfør realkompetansevurdering (ikke mulig å gjøre før alle fag som er opprettet for realkompetansevurdering er realkompetansevurdert)
• Slett

Til informasjon

• Saksbehandlere kan kun delegere voksne til en skole etter at rettstype er satt.

Valget Tildel saksbehandler gir følgende vindu der du vil se aktuelle saksbehandlere:

Personene på denne listen, er de som har blitt gitt tilganger som beskrevet innledningsvis i denne artikkelen.

Alle saksbehandlere vil kunne se alle søknader uavhengig av hvem som er saksbehandler. Det å tildele saksbehandler vil derfor være en måte å fordele søknadene mellom ulike saksbehandlere. Ved behov kan det derfor være mulig for en saksbehandler å saksbehandle søknader på vegne av noen andre. 

Dersom du har behov for å endre saksbehandler på et senere tidspunkt, kan dette gjøres ved å klikke på handlingsknappen og Tildel saksbehandler.

Saksbehandlere kan få oversikt over sine nye søknader ved å skrive inn sitt eget navn i kolonnen Saksbehandler.

For å se søknaden, klikk Se søknad. Det første du ser er sjekklisten for rettsvurdering og interne notater for saksbehandlere. Merk! Disse notatene vil ikke være tilgjengelige for den voksne søker, men vil være synlig for andre saksbehandlere.

Velg "Ja", "Nei" eller "Ikke bekreftet" på sjekklisten for rettsvurdering av disse punktene:

• Alder (over 19 år)
• Folkeregistrert adresse
• Fullført grunnskole
• Ikke fullført videregående opplæring
• Oppholdstillatelse

Ved å bla lenger ned i søknaden ser du detaljene til søknaden og informasjonen fra CVen som søkeren har lagt til i voksenportalen, samt eventuelle dokumenter søkeren har lastet opp. For å åpne dokumenter, må du logge inn med sikker autentisering (ID-porten).

Straks du starter saksbehandlingen og lagrer underveis, vil status på søknaden endres til Under behandling og automatisk låses for søkeren. 

Oppfølging av søknader

Det er flere kolonner du kan gjøre synlig eller skjule som ikke ligger som standard. Dette må justeres per fane man er i, men vil bli værende slik du har valgt for hver fane tross for at du går fra en fane til en annen. Her kan du få den visningen som passer best for det arbeidet du skal foreta deg i hvert ledd for hver fane; Nye søknader, Under behandling, Rettighet bestemt og Ferdigbehandlet.

Velg hvilken fane du ønsker å justere visningen på. Deretter klikker du på tannhjulet for å få frem hvilke kolonner du ønsker å legge til eller fjerne.

Deretter velger du om du vil se alle eller ingen ved å klikke på glidebryteren ved Vis/skjul alle kolonner. Du kan også bruke "drag & drop" ved å dra i de ulike kolonnenavnene der du ser svarte prikker og dra opp eller ned og sortere visningen slik du ønsker.

Eller eventuelt klikke på glidebryteren for å skru av eller på hver enkel kolonne. Her ser du at disse feltene legges til i visningen ved at de er på:

Og da er disse kolonne synlige i den fanen du har valgt at dette skal være synlig for:

Merk! De kolonnene som tidligere het "Programområde" og "Programområdenavn" har fått ny navngiving og heter nå "Valgt sluttkompetanse" og "Navn på valgt sluttkompetanse".

• Valgt sluttkompetanse: Her ser du programområdekode på valgt sluttkompetanse i utdanningsplan, som også blir tilbudt sluttkompetanse.
• Navn på valgt sluttkompetanse: Her ser du programområdenavnet på valgt sluttkompetanse i utdanningsplan, som også blir tilbudt sluttkompetanse.

Etterspør manglende dokumentasjon

Oppdager du at det mangler informasjon eller dokumenter i søknaden til den voksne, kan du be den voksne om å legge dette til. Det er ingen varsling i systemet som er knyttet til voksenportalen. Du kan ta kontakt med den voksne via SMS-tjeneste inne i Visma InSchool eller ved deres eksisterende SMS/e-post/telefon-løsning utenfor Visma InSchool og be de legge inn informasjonen som mangler. Her er det viktig at du informerer den voksne søkeren om hva som er mangelfullt. Dette må den voksne legge inn i voksenportalen.

For å synliggjøre for den voksne at det mangler noe informasjon i søknaden, må du gå tilbake til den åpne søknaden ved å klikke på handlingsknappen på aktuell søknad og velg Se søknad.

Inne i selve søknaden, må du gå ned til den delen som heter "Søknad". Der vil du finne en knapp Etterspør dokumentasjon.

Klikk på Etterspør dokumentasjon og få opp et sidevindu hvor du kan fylle ut en tekst om hva som mangler. Skriv inn det du etterspør. 

Når du har skrevet inn en tekst, vil du se at knappen Etterspør dokumentasjon blir aktiv. Klikk Etterspør dokumentasjon når du har skrevet det du ønsker den voksne skal se.

Status vil da endre seg til "Mangler info", som du kan se på toppen av søknaden.

Også i oversikten over Voksne søkere, vil du se at status er "Mangler info".

Send SMS til den voksne søker om manglende dokumentasjon

Tips!

• Vi anbefaler at saksbehandleren tar kontakt med søkeren, enten via SMS-funksjonalitet eller telefon/e-post utenfor Visma InSchool, for å informere om hva søknaden mangler av dokumentasjon. Det er ingen varslingssystem knyttet til voksenportalen. Dermed vil ikke den voksne søker bli varslet om endret status.
• SMS-tjenesten inne i Visma InSchool er en tilleggstjeneste.

For å sende SMS til søkeren må du huke av for søkeren, klikk på Handlinger og velg Send SMS til valgte mottakere.

Voksne søker legger til manglende dokumentasjon

Dette være synlig for den voksne søker i voksenportalen. Da vil søknaden bli låst opp, slik at søkeren kan gjøre endringer i CVen og søknaden. Den voksne vil nå se status "Søknaden mangler dokumentasjon" og se hva som er manglende informasjon tilsvarende det som saksbehandleren har skrevet. 

Når den voksne søker har oppdatert manglende informasjon vil statusen endre seg. I voksenportalen ser det slik ut:

Straks søkeren har oppdatert søknaden, vil statusen på søknaden endres til Oppdatert og vil automatisk låses igjen. Dette vil da være synlig for saksbehandler i oversikten med endring av status til "Oppdatert".

Merk! Hvis du har simuleringstilgang og etterligner den voksne, vil ikke statusen endre seg fra "Mangler info" til "Oppdatert" automatisk. Dette vil kun være mulig når en voksen logger seg inn via ID-porten og gjør endringene selv. Hvis du ønsker å endre status når du har fått lagt inn det som mangler av dokumentasjon, så kan du bruke handlingsknappen Endre status. Du har da mulighet til å velge Under behandling og Ikke kvalifisert.

Til informasjon

• Når søknaden er låst for den voksne vil de ikke kunne redigere CVen eller søknaden, men de kan fremdeles trekke søknaden.

Oppdater søknaden på vegne av den voksne

Når en saksbehandler ser på en søknad, vil de i enkelte tilfeller ha behov for å endre noen felter i søknaden uten å trenge å simulere brukerne inne i voksenportalen. Saksbehandlere gis muligheten til å redigere visse felter inne i søknaden til den voksne søker inne i Visma InSchool. Søknaden må være åpen og brukeren vil måtte ha tilgangen “Tilgang til å redigere søknader fra voksne søkere”. Hvis søknaden er ferdigbehandlet, kan ikke dette endres.  Les mer om hvordan du redigerer åpne søknader i Brukertips! Redigering av åpne søknader for saksbehandlere med tilgang.

Hovedmeny > Voksenopplæring > Voksne søkere > handlingsknapp > Se søknad

Når de har denne tilgangen kan de finne en åpen søknad fra menypunktet Voksne søkere. Klikk på handlingsknappen ved den åpne søknaden du ønsker å redigere. Inne i selve søknaden vil du i feltet “Søknad” se detaljer fra den voksnes søknad. 

De feltene som kan redigeres er:

• Ønsket sluttkompetanse 1: Nedtrekksmeny med alle sluttkompetanser i kodeverk som du kan endre til for sluttkompetanse 1.
• Ønsket sluttkompetanse 2: Nedtrekksmeny med alle sluttkompetanser i kodeverk som du kan endre til for sluttkompetanse 2.
• Ønsket sluttkompetanse 3: Nedtrekksmeny med alle sluttkompetanser i kodeverk som du kan endre til for sluttkompetanse 3.
• Ønsket kurstype: Endre med å fjerne eller legge til en av kurstypene: Dag, Kveld eller Nett.
• Ønsket skole: Endre ønsket skole til en av skolene markert med skoletype “Voksenopplæring” knyttet til fylket.
• Realkompetansevurdering: Endre mellom Ja eller Nei.
• Veiledning: Endre mellom Ja eller Nei.

Du vil se et eget felt “Sist redigert av” hvor du kan se “Ikke endret” eller navn på den siste som har redigert her. 

Når du gjør noen endringer og trykker Lagre endringer, vil endringene lagres i en redigeringslogg. Klikk på forstørrelsesglass-ikonet for å se hva slags endringer som har vært gjort. 

Du vil se hva som ble endret, hva det er endret fra og hva det er endret til, samt hvem det er endret av. Redigeringsloggen vil være synlig i et sidevindu:

Merk!

• Disse redigeringene vil speiles tilbake til voksenportalen. Det kan være lurt at dette gjøres i samråd med den voksne, slik at det ikke blir en overraskelse.

Sjekkliste for rettsvurdering

For å hjelpe med saksbehandlingen er det en sjekkliste for rettsvurdering på alle søknader.

Saksbehandler kan da gå gjennom sjekklisten og klikke på riktig svar. 

Det er mulig å skrive notater i feltet til høyre. Notatene vil ikke være synlig for søkeren. Husk å klikke på Lagre endringer når du skal lagre det du har gjort av endringer.

Du kan få følgende bilde hvis det er en søker som allerede har gjennomført videregående opplæring:

Klikk Lagre endringer når informasjonen er utfylt.

Etter du har klikket Lagre endringer blir søknaden flyttet til fanen Under behandling. Her ser du at søknaden er låst. Det betyr at søkeren ikke kan gjøre endringer i søknaden.

Sett rettsvurdering og send ut rettsbrev

Når du er klar til å sette rettstype, klikk på Sett rettsvurdering.

Til informasjon

• Sjekklisten er kun et hjelpeverktøy for saksbehandling. Du trenger ikke huke av på feltene for å kunne sette rett og generere rettsbrev.

Du kommer nå til vinduet der du skal sette rettstype og generere rettsbrev. For å sette rett, klikk på nedtrekksmenyen for Rettstype. Her ser du tre alternativer:

• Voksenrett
• Fullføringsrett
• Ikke rett

Voksenrett

Velg Voksenrett hvis den voksne har rett til videregående opplæring for voksne.

Fullføringsrett

Velg Fullføringsrett hvis den voksne har rett til å fullføre tidligere påbegynt videregående opplæring for voksne. 

Ikke rett

Dersom du skal sette rettstypen Ikke rett, vil du få opp enda en nedtrekksmeny "Påbyggingsrett" der du kan velge mellom:

• Blank
• § 5-7 påbygningsrett
• § 18-7 påbygningsrett

Blank

Når den voksne søker ikke har rett til gratis videregående opplæring for voksne, velger du rettstype "Ikke rett" og blank under "Påbygningsrett". Den voksne søker vil likevel få beskjed i brevet at de med fullført grunnskole eller tilsvarende, vil kunne få et tilbud om opplæring hvis det er ledig plass etter at søkere med rett er tatt inn. 

§ 5-7 påbygningsrett

Når den voksne søker har rett til påbygg til generell studiekompetanse etter bestått fag– og yrkesopplæring etter § 5-7, velger du rettstype "Ikke rett" og § 5-7 påbygningsrett under "Påbygningsrett".

§ 18-7 påbygningsrett

Når den voksne søker har rett til påbygg til generell studiekompetanse etter bestått fag– og yrkesopplæring etter § 18-7, velger du rettstype "Ikke rett" og § 18-7 påbygningsrett under "Påbygningsrett".

Begrunnelse for vedtak

Velg rettstype og skriv begrunnelse for vedtaket som skal komme med i rettsbrevet.

Når begrunnelsen er ferdig, kan du klikke Lagre og forhåndsvis for å lagre og se hvordan brevet ser ut. Brevet vil da bli liggende som et utkast som du kan komme tilbake til på et senere tidspunkt for å fullføre. Eller klikk Mellomlagre dersom du ønsker å lagre utkastet, men ikke se forhåndsvisningen.

Du vil da få beskjed om at rettstypen og rettsbrevet ble lagret.

Du kan nå se over brevet og enten gjøre endringer ved å klikke på Tilbake for å komme tilbake til rettstype og begrunnelse, eller Avbryt dersom du ønsker å fullføre brevet på et senere tidspunkt.

Dersom du er klar til å generere brevet, kan du klikke på Generer enkeltvedtak. Merk! Du kan ikke redigere brevet etter at du har generert det.

Dersom du klikker Lukk eller Tilbake, kan du når som helst gå tilbake til brevet for å ferdigstille det. For å generere dette, går du tilbake til den voksnes søknad ved handlingsknappen Se søknad og deretter knappen Endre rettstype.

Du kommer da tilbake til redigeringsvinduet for rettstype og begrunnelse for rett, og kan fortsette redigeringen og generere enkeltvedtaket. Her har du muligheten til også å endre rettype, om du har gjort en feil. For å se en forhåndsvisning av brevet som skal genereres, klikk Lagre og forhåndsvis.

Du vil nå se en forhåndsvisning av rettsbrevet og kan klikke Generer enkeltvedtak.

Tips!

• Vi anbefaler at du ikke trykker last ned ikonet på forhåndsvisningen. Avvent frem til du har generert enkeltvedtaket før du laster ned. Dette er for å unngå å ha uferdige rettsbrev liggende. Sørg for å ha en god rutine og praksis for håndtering av overgangsrutine med eksisterende arkiv- og SvarUt systemer. Det er viktig at det er de ferdiggenererte brevene som arkiveres og sendes ut til den voksne. 

Du får nå beskjed om at enkeltvedtaket er generert vellykket. Etter at vedtaket er generert, vil du nå kun ha tilgang til å se og laste ned vedtaket. Dette gjør du ved å klikke på knappen Se rettsbrev. Denne finner du inne i søknaden til den voksne. 

Du kan nå laste ned rettsbrevet og laste det opp i eksisterende arkivsystemer i det fylket du tilhører. Følg fylkets arkivrutiner for arkivering og utsending av brev. Merk! Når rettsbrevet er generert, er den kun i lesevisning uten redigeringsmuligheter. Du kan lese rettsbrevet ved å klikke på Se rettsbrev. Den vil da lastes ned på din pc og du kan åpne pdf, som da legger seg i en ny fane. Her kan du velge om du ønsker å laste ned eller skrive ut.

Vær oppmerksom!

• Den voksne vil ikke få dette rettsbrevet synlig i voksenportalen. Dette vil foreløpig være tilsendt den voksne med eksisterende arkivsystemer. Det er ikke koblet til SvarUt eller det innebygde arkivsystemet i InSchool.
• Når du klikker på Se rettsbrev, vil det genererte rettsbrevet som er opprettet lastes ned på din pc. Følg fylkets sletterutiner for disse når det lastes ned. 

Søknaden blir flyttet til fanen Rettighet bestemt og får status "Rettstype er satt, men opplæringstilbud vurderes fortsatt". Statusen til søkeren blir også oppdatert i voksenportalen med "Rettstype avklart, avventer mulig tilbud om utdanning".

Nå vil du også se rettstype i kolonnen Rettstype, og eventuelt påbyggingsrett i kolonnen Påbyggingsrett, i tillegg til at rettsbrev er sendt under kolonnen Rettsbrev sendt med "Ja" og dato for når rettsbrevet ble sendt ut i kolonnen Rettsbrev sendt dato.

• Rettstype: Nedtrekksmeny med de ulike rettstypene.
• Påbyggingsrett: Nedtrekksmeny med de ulike påbyggingsretttypene.
• Rettsbrev sendt: Nedtrekksmeny med Ja eller Nei for om rettsbrevet er sendt ut. Du kan ha sendt rettsbrev med funksjonaliteten Generer enkeltvedtak eller manuelt ved å markere en voksne søker, klikke på Handlinger og velger Rettsbrev sendt. 
• Rettsbrev sendt dato: Datoen for når du utfører handlingen med å generere enkeltvedtaket eller manuelt velger handlingsknappen for at rettbrev er sendt.

Det neste steget i prosessen vil være å lage utdanningsplan, opprette forespørsel om realkompetansevurdering og/eller delegere til VOV skole. Det er ingen låst rekkefølge for disse oppgavene i systemet.

Dersom en søknad ikke skal saksbehandles

Dersom en voksen for ulike årsaker ikke skal ha sin søknad behandlet, kan du endre statusen til søknaden til Ikke kvalifisert. Dette er ikke det samme som å sette rettstype Ikke rett.

Ikke kvalifisert kan brukes dersom søknaden av ulike årsaker ikke skal saksbehandles. Når statusen endres til “Ikke kvalifisert”, vil den voksne se at søknadsprosessen er avsluttet i voksenportalen. Nå vil den voksne også ha mulighet til å sende inn en ny søknad.

For å endre status til “Ikke rett”, kan du på aktuell søknad klikke på handlingsknappen og velge Endre status.

For å endre status til “Ikke kvalifisert”, velger du status Ikke kvalifisert i nedtrekkmenyen.

Deretter må du skrive en kommentar. Klikk deretter Endre.

Merk! Per i dag er ikke denne kommentaren synlig i løsningen.

Du får nå beskjed om at statusendringen er vellykket.

 Søknaden er nå flyttet til fanen Ferdigbehandlet med status Ikke kvalifisert.

Når den voksne logger seg inn i voksenportalen, vil de se at søknadsprosessen er avsluttet. Da vil de igjen kunne opprette og sende inn en ny søknad om opplæring og realkompetansevurdering.

Merk!

• Den voksne ser ingen begrunnelse for at søknadsprosessen er avsluttet. Saksbehandler må følge fylkets rutiner for å ta kontakt med den voksne og informere om dette. 

Tips!

• Send gjerne SMS til den voksne. Les Brukertips! Send SMS til voksne søkere for mer informasjon om hvordan dette gjøres. Eventuelt ta kontakt med den voksne på e-post, telefon eller sms utenfor Visma InSchool.

Dersom saksbehandleren har endret status til “Ikke kvalifisert” ved en feil, kan søknaden til den voksne gjenåpnes. Dette gjøres fra menypunktet Voksenopplæring i undermenyen Voksne søkere, i fanen Ferdigbehandlet. Klikk på handlingsknappen og Endre status.

Velg Gjenåpnet.

Skriv deretter inn en kommentar til gjenåpningen og klikk Endre. Merk! Denne kommentaren er per i dag ikke synlig i løsningen.

Du får nå beskjed om at statusendringen er vellykket.

Søknaden blir gjenåpnet og flyttet til fanen Nye søknader. Du vil nå se at søknaden har status Gjenåpnet.

Nå kan søknaden saksbehandles og rettstype kan settes. Når en søknad gjenåpnes, vil søknaden igjen være aktiv i voksenportalen. Den voksne vil ikke kunne sende inn ny søknaden så lenge det er en aktiv søknad som behandles.

Når den voksne logger seg inn i voksenportalen, vil de se at søknaden er gjenåpnet og under behandling.

(Det er ikke laget video til denne artikkelen.)

Neste artikkel