Rapportering: Innhenting (registrering) av elevers programområder og fag per 1. oktober

Relevant for rollen:

• Skolene
• Fylkesansvarlig SAS
• VIGO (Inntak)

Denne artikkelen vil gi en god oversikt over hva som må gjøres for korrekt VIGO-rapportering som er knyttet til rapporteringen for elevers programområder og fag per 1. oktober med all data knyttet til elever. Eksportfilen vil også inkludere startdato, sluttdato på startere og sluttere.

I tillegg til oversikt over relevante artikler for korrekt bruk av Visma InSchool vil du også finne lenker til relevante sider fra Novari IKS og UDIR.

Per nå blir alle elever rapportert til VIGO fire ganger i et skoleår:

• Ajourhold i august
• Elever med programområder og fag pr 01.oktober
• Elever med programområder, fag, karakter og FAM-koder etter 1. termin
• Elever med programområder, fag, karakter, FAM-koder, VMM-koder, fravær, orden/oppførsel, fullførtkode og bevistype ved skoleårets slutt.

Merk! Denne artikkelen handler om det du må kontrollsjekke til rapporteringen knyttet til "Elever med programområder og fag pr 01.oktober".

Novari IKS har satt frister for disse leveringene. Datoene finner du på novari.no under Kvalitetssikring av elevdata og Årshjul VIGO Opplæring. Det enkelte fylke vil sette tidligere frister enn det som ligger i årshjulet. 

Skolene sin frist for å ha data på plass i Visma InSchool: 2. oktober 2024. Fylket vil ha en intern frist for kvalitetssikring og overføring av data til VIGO. Den endelige fristen for fylkene å hente ut data er 11.oktober 2024. 

Rapporteringsfil

Fil som skal lastes ned og brukes for rapportering:

• Eksportfil med alle elever

Til informasjon

Alle skoler som er markert med skoletype "Eksamensskole" vil få opp et ekstra spørsmål under nedtrekksmenyen. De som kun er skoletype "Videregående", vil ikke lenger få dette opp et som et alternativ. Da vil det ikke ekskludere noe, men ta med alt uansett. 

1. Velg skoleår
2. Velg Ekskluder eksamensresultater fra halvår 1? = Velg "Nei"
   Merk! Eksportfilen vil aldri hente eksamensresultater fra begge terminer samtidig.

Viktig for skolene å ha på plass:

1. Riktig fagstatus på fagene
2. Påføre elevtimer for gitte fagkoder
3. Videregående opplæring for voksne, § 18-3
4. Vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5
5. Sekundærskole for elever som tar noen fag på en annen skole
6. Fag hvor eleven har fått fritatt for opplæring eller vurdering med karakter (kan gjøres)
7. Fag hvor eleven har fått godkjent fag fra tidligere skoleår (kan gjøres)
8. Siste steg: Eksportere ut fil for rapportering

1) Riktig fagstatus på fagene

Kontroller at elevene og de voksne deltakerne er registrert med korrekt fagstatus. Det anbefales at du leser gjennom alle artiklene og sørger for at skolen din har og har hatt korrekt praksis gjennom hele skoleåret. Har det skjedd feil og noe ikke har blitt registrert riktig, vil du stort sett se hvordan du kan endre dette i ettertid i våre opplæringsartikler.

Relevante opplæringsartikler:

• Eksport: Hvordan du endrer fagstatus manuelt
• Kurs 6 - Legge inn fag manuelt i fagdokumentasjon

Les også mer om relevante områder i Udirs Registreringshåndbok, søk:

• Fagstatus

2) Påføre elevtimer for gitte fagkoder

Relevante opplæringsartikler:

• Eksport: Hvordan du setter årstimer i fagkoder der det skal registreres elevtimer
• Kurs 1 - Opprette og redigere faggrupper
• Kurs 1 - Opprette og redigere undervisningsgrupper
• Kurs 6 - Legge inn fag manuelt i fagdokumentasjon

Les også mer om relevante områder i Udirs Registreringshåndbok, søk:

• Elevtimer

3) Videregående opplæring for voksne, § 18-3

Kontroller at alle voksne er avhuket for Videregående opplæring for voksne, § 18-3, slik at du ser i den voksnes Personalia at det står "Ja" ved dette.

4) Vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5

Kontroller at alle som har vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5 er avhuket for dette i Personalia. Du vil se "Ja" ved Vedtak om særskilt språkopplæring § 6-5.

5) Sekundærskole for elever som tar noen fag på en annen skole

Det er viktig å passe på at elevene som tar noen fag på en annen skole sjekkes grundig med å "Hovedskole" markert på den som skal rapportere inn alle fagene, og "Sekundærskole" på de skolene hvor de tar noen fag. 

For noen elever vil det være aktuelt å ha opplæring på to skoler samme skoleår.

• Hovedskole = skolen hvor eleven har sin hovedopplæring
• Sekundærskole = skolen/-ene hvor eleven få opplæring i ett eller flere fag (f. eks.
  fremmedspråk)

Merking av hovedskole skal komme automatisk for elever som er tatt inn fra VIGO.

Ved overføring av data fra ViS til VIGO vil alt rapporteres fra hovedskolen. Dvs hovedskolen
rapporterer opplæringen på egen skole og i tillegg den opplæring som gis på sekundærskolen.
Dersom eleven ikke blir markert med sekundærskole (skolen ligger blank) vil eleven
rapporteres til VIGO også fra denne skolen. Dvs eleven vil vise i VIGO med to rader med
samme programområdekode, men med forskjellig skolenummer. Det blir en dublett.

Viktig å kontrollere om elever som er:

• inntatt fra venteliste
• bytter programområde på samme skole
• bytter skole
• registreres manuelt
• har fått påført riktig hovedskole

Tilsvarende må det påføres sekundærskole for elever som får opplæring i ett eller flere fag på
en sekundærskole. En elev kan ha flere sekundærskoler.

Hovedskolen ser alle elevens data som kommer fra sekundærskolen. Sekundærskolen ser kun
elevens data fra sin skole. 

Obs!

• Det er viktig å sjekke at programområdet på hovedskole samsvarer med programområde som er satt på sekundærskoler. 

Relevante opplæringsartikler:

• Kurs 2b - Registrere en elev som går på to skoler
• Kurs 2b - Legge til elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen
• Kurs 4a - Ajourhold av elevopplysninger

6) Fag hvor eleven har fått fritatt for opplæring eller vurdering med karakter

Det er viktig å kontrollere at FAM-koder følges slik som beskrevet i Utdanningsdirektoratet sine sider.
Les mer om dette under del 3 Merknader til vitnemål og kompetansebevis under "Føring av vitnemål og kompetansebevis for videregående opplæring i Kunnskapsløftet – 2024". Der vil du finne oversikt over FAM-koder og utfyllende informasjon på hvordan FAM-kode nummer to skal føres.

Merk!

• I noen tilfeller vil det være aktuelt med to FAM-koder på samme fag. For noen elever kan det på fagdokumentasjon vise "Fagmerknadskonflikt". Det kan være i de tilfeller der det er to fagmerknader som er aktuelle for dette faget. Eksempel FAM33 (fordi faget skal ha H2-karakter) og FAM51. Fag med "Fagmerknadskonflikt" må rettes opp før data overføres til VIGO. Dersom det ikke blir løst opp vil det mangle FAM-kode i overføringen til VIGO.

Relevante opplæringsartikler:

• Kurs 4a - Behandle søknad om fritak (NB! Uten SvarUt/nasjonal mal funksjonalitet påslått)
• Kurs 4a - Behandle søknad om fritak (med nasjonale maler)
• Kurs 4a - Hvordan registrere dispensasjon fra kravet om vurdering med karakter i fremmedspråk
• Kurs 6 - Legge til fagmerknad manuelt

Les også mer om relevante områder i Udirs Registreringshåndbok, søk:

• FAM-kode
• FAM-merknad

7) Fag hvor eleven har fått godkjent fag fra tidligere skoleår

Relevante opplæringsartikler:

• 4a.18 - Behandle søknad om godkjenning av tidligere beståtte fag

8) Siste steg: Eksportere ut fil for rapportering

Når punktene over er utført på riktig måte er dataene i Visma InSchool klare for å bli eksportert og sendt til VIGO. Det gjør du ved å hente en eksportfil med alle elever som brukes for rapportering her.

Merk!

Her er det viktig at du følger fylkets interne rutiner på hvem som skal hente ut endelig eksportfil.

• Eksport: Uklar og klar sti
• Kurs 4a - Eksport av data til Vigo/WIS avsnittet om "Eksportfil med alle elever"

Neste artikkel