5a.03 - Tilrettelegging av eksamen

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder

Innhold

• Behandle søknad om tilrettelegging
• Opprette (søknad om) tilrettelegging på vegne av en elev
• Endre utvidet tid for kandidater allerede i parti
• Arkivering
• Tilrettelegge i annen eksamensform

Eleven skal selv søke om tilrettelegging av eksamen og kan legge ved dokumentasjon til søknaden. Skoleadministrator behandler deretter søknaden og godkjenner eller avslår denne. Det er mulig for skoleleder å søke på vegne av elever, eller å opprette tilrettelegging direkte. 

Behandle søknad om tilrettelegging

Hovedmeny > Elevsøknader > Særskilt tilrettelegging av eksamen

For å behandle søknader om tilrettelegging, gå til Elevsøknader og velg fanen Særskilt tilrettelegging av eksamen. Her får du opp en oversikt over nye søknader fra elever, tilrettelegginger opprettet på vegne av elever, og allerede behandlede søknader om tilrettelegging.

 Du kan bruke filteret for status og velge “Ny søknad” for å kun vise søknader som trenger behandling.

Klikk på forstørrelsesglasset ved siden av søknaden du ønsker å behandle. Du kommer da til søknaden.

Se dokumentasjon

For å se dokumentasjonen dersom eleven har lastet opp det, klikk på lenken til vedlegget under "Vedlegg". 

Du må deretter identifisere deg med ID-porten.

Når du har identifisert deg, får du åpnet vedlegget.

Etterspørre dokumentajon

Du kan også etterspørre dokumentasjon om noe mangler. Trykk på knappen Etterspør dokumentasjon. Status på søknaden endres til Mangler informasjon. Eleven vil få  mulighet til å redigere søknaden sin igjen og kan legge ved relevant dokumentasjon. Når dette er gjort endres status tilbake til Under behandling.

Gyldighetsperiode

En innvilget søknad som kommer fra en elev vil automatisk gjelde for inneværende skoleår fra datoen den blir godkjent og ut skoleåret. Dersom tilretteleggingen skal vare i en mindre periode, kan dette endres (se under).

Endre tilrettelegging

For å gjøre endringer i tilretteleggingen før du godkjenner, klikk på Endre tilrettelegging.

Nå kan du endre eksamensform eller fag, tilretteleggingstype og start- og sluttdato. Dersom fylket har opprettet noen tilretteleggingstyper som er skjulte for elevene, men som dere kan tildele, vil de komme opp i nedtrekksmenyen her. Gjør endringene du trenger og klikk Lagre når du er ferdig. Du kan også velge Lagre og godkjenn om du vil godkjenne med en gang.

Godkjenne/Avslå

Hvis du ønsker å godkjenne søknaden, klikk på Godkjenn. Ønsker du å avslå søknaden, velger du Avslå. 

Trykk Bekreft for å bekrefte avgjørelsen.

Varsle elev og utstede brev

Svar på søknad om tilrettelegging er et enkeltvedtak som kan påklages. Klikk på Varsle elev for å varsle eleven om utfallet av søknaden. Klikk deretter på Bekreft for å sende varsel til eleven. 

Eleven blir nå varslet via en systemmelding.

Husk at dette er et enkeltvedtak, og du må derfor også sende dette som et brev til eleven. Det er foreløpig en separat prosess. For å utstede brev klikker du enten på "Generer svarbrev" på selve søknaden du nettopp godkjente i Elevsøknader,

eller du kan gå inn på eleven, Mine søknader og Eksamenstilrettelegging, klikke på handlingsknappen (de tre prikkene) og velge Utsted brev.

Du kan bruke dokumentmaler til å utstede brev - se Kurs 4b - Kommunikasjon: maler.

Oppheve resultatet

Du kan oppheve resultatet av søknaden ved å klikke på Opphev. 

Endringslogg

I bunnen av søknaden finner du en endringslogg hvor alle handlinger som blir gjort med søknaden logges, med tidspunkt og hvem som har gjort det. 

Tilbake til toppen

Opprette (søknad om) tilrettelegging på vegne av en elev

Du har mulighet til å opprette tilrettelegging på vegne av en elev, eller å opprette søknad om tilrettelegging på vegne av en elev.

Elever > Mine søknader > Eksamenstilrettelegging > Handlinger > 
Opprett tilrettelegging eller Søknad om tilrettelegging

Til info

• Skal du opprette tilrettelegging for en NUS-elev som har sluttet på skolen? Da må du gå tilbake til det skoleåret eleven gikk på skolen og gjøre det der.

Søk opp aktuell elev og velg Mine søknader i hovedmenyen. Klikk deg videre til fanen “Eksamenstilrettelegging”. Her kan du klikke på Handlinger. Velg enten Opprett tilrettelegging eller Søknad om tilrettelegging. Uansett må du videre velge om tilretteleggingen dreier seg om en eksamensform eller i bestemte fag.

Velg for eksempel Eksamensform og hvilken eksamensform det gjelder, for eksempel “Skriftlig”. Velg også hvilken tilretteleggingstype, for eksempel “Eget rom” hvis skoleeier har opprettet en slik tilretteleggingstype. Har du valgt å opprette tilrettelegging for en elev, skal du også velge dato for når tilrettelegging er gyldig. Klikk på Lagre for å registrere.

Merk at kolonnen søknad differensierer mellom elevsøknader og tilrettelegginger opprettet manuelt av skolen. Både søknader opprettet av eleven selv eller opprettet av skolen (handlingsknappen søknad om tilrettelegging av eksamen) vises som grønn hake i oversikten over tilrettelegging da begge regnes som elevsøknader.

Når admin manuelt oppretter en tilrettelegging ved bruk av handlingsknappen opprett tilrettelegging av eksamen på vegne av en elev vil det vises som et rødt kryss i kolonnen. 

Dette for å skille mellom søknader og manuelt opprettet tilrettelegging.

Merk at når admin har opprettet en søknad eller opprettet tilrettelegging må begge variantene behandles av skoleledere på lik måte som søknader som er registrert av eleven selv, fra Elevsøknader i hovedmenyen.

Tilbake til toppen

Endre utvidet tid for kandidater allerede i parti

Dersom du allerede har lagt til kandidater i parti, og skal vise at disse har utvidet tid, eller andre får utvidet tid av andre grunner, kan du legge dette til manuelt i kandidatlisten. Marker kandidatene som skal ha utvidet tid, og klikk Handlinger>Endre utvidet tid

Du får nå opp en dialogboks. Huk av boksen og klikk Lagre for å bekrefte valget.

 

I kolonnen ser du hvilke kandidater som har fått utvidet tid. 

Merk her at det for deg som eksamensplanlegger, for sensorer, vakter og de kandidatene som har utvidet tid, står den fulle lengden av eksamen med utvidet tid. For eksempel seks timer i stedet for fem på skriftlig eksamen. For de andre kandidatene er den normale varigheten synlig. Dette for at det skal kunne planlegges med riktig varighet på rom og vakter/sensorer. 

Tilbake til toppen

Arkivering

Når en søknad om særskilt tilrettelegging opprettes av elev eller admin vil informasjon om denne søknaden også automatisk arkiveres som: navn på elev, hva det er søkt om og eventuelle vedlegg til søknaden. Videre arkiveres nye vedlegg hvis admin etterspør dokumentasjon, og utfallet av søknaden (godkjent/avslått) vil arkiveres så snart admin trykker Godkjenn/Avslå. 
Hvis dere genererer svarbrev og sender ut via InSchool vil ikke selve vedtaksbrevet bli arkivert p.t. Eleven vil få systemmelding om at den har et dokument (pdf) til nedlasting i InSchool.

Tilrettelegge i annen eksamensform

Endring av eksamensform skal bare gjøres etter gjeldende regler fra Udir. Les mer på Udir om særskilt tilrettelegging av eksamen 

I tilfeller hvor elever har fått innvilget endret eksamensform som særskilt tilrettelegging er det mulig å endre eksamensform inne i et opprettet parti uten å endre fagkode på selve partiet. Da vil du få et varsel om at eksamensformen avviker fra eksamenskodens eksamensform. På denne måten vil det bli korrekt eksamensform i fagdokumentasjonen og ikke nødvendig å redigere her i etterkant. Siden alle ordinære fagkoder nå følger samme publiseringsdato er dette løsningen vi anbefaler.

OBS!

For fagkoder  som ikke følger samme publiseringsdatoer som ordinære fagkoder på vgs, men fortsatt har fast dato for skriftlig og 48-timers publisering før ikke-skriftlig, anbefaler vi at dere endrer partiet til eleven i eksamensmodulen til den formen eksamen skal holdes i, og at dere i etterkant endrer dette til korrekt fagkode i fagdokumentasjonen til eleven. 

Eksempel: En elev har fått innvilget å endre skriftlig eksamensform til muntlig eller muntlig-praktisk eksamensform, og er trukket opp til engelsk skriftlig (ENGV010). Dere kan da slette eleven fra partiet ENGV010, og opprette et muntlig parti i engelsk manuelt (ENGV011). Videre legger dere eleven i dette partiet. Se Kurs 5a - manuell registrering av eksamenspartier .

Eleven kan også legges til i et eksisterende ENGV011-parti om det fins.

Eksamen avholdes videre som et ordinært muntlig parti, og etter partiet er avholdt er det viktig at dere endrer fagkoden tilbake til den skriftlige koden (ENGV010) i fagdokumentasjonen til den aktuelle eleven. Slik at eksamensresultatet blir registrert som en skriftlig eksamen.

Samme prinsipp som over gjelder også ved tilrettelegginger der det endres fra muntlige eksamensformer til skriftlig eksamensform. 

På denne måten vil også publiseringen av partiet bli i henhold til retningslinjer for hhv skriftlige parti og muntlige, muntlig-praktiske og praktiske parti. 

Tips!

• For å se hvor mange tilrettelegginger en elev har fått innvilget, kan du slå på kolonnen "Eksamenstilrettelegginger" i Elever > Elevoversikt.

Tilbake til toppen

Neste artikkel