3.23 - Skoleleders vikarbehandling

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å behandle/godkjenne fravær for dem man er leder for
• Tilgang til å behandle/godkjenne ansattfravær
• Tilgang til vikarbehandling for egne ansatte
• Tilgang til vikarbehandling for alle ansatte

(Det er kun nødvendig å tildele to av tilgangene over, og hvilke som velges vil avhenge av om personen skal ha tilgang til å utføre de beskrevne arbeidsoppgavene kun for egne ansatte, eller for alle ansatte.)

Innhold

• Oversikt over vikarbehandling
• VIKTIG! Vikarmodulen og periodebeskjeftigelse
• Trinn 1: Velg vikar(er)
  • Oversikt over skjermbildet
  • Informasjon i listen over foreslåtte vikarer
  • Arbeidsprosessen i trinn 1
  • Muligheten til ikke å sette inn vikar
• Trinn 2: Endre betalingstype
  • Oversikt over skjermbildet
  • Arbeidsprosessen i trinn 2
• Trinn 3: Se gjennom og send forespørsler
• Vikar for vikar

Oversikt over vikarbehandling

Når et ansattfravær har blitt registrert og du ser dette i fraværsoversikten kan du starte vikaradministrasjon. Det er ikke påkrevd å ferdigbehandle fraværet før vikartildeling kan starte. Dette er viktig de gangene en egenmelding eksempelvis blir registrert på morgenen samme dag, og du har behov for raskt å registrere vikarer til de første timene.

Som leder for den fraværende ansatte mottar du systemmelding (1) og når du går til fraværsoversikten vil du se fraværet (2):

Les mer om hvordan fravær håndteres av leder i foregående artikkel.

For å starte vikarbehandlingen går du til Vikar > Vikarbehandling. Oversikten har to faner:

• Vikarbehov
• Ferdigbehandlet

Alle ansattfravær der ikke alle undervisningsøkter har blitt tildelt en vikar vil ligge i den første fanen. Det er kun når alle økter er dekket, eventuelt at økter som hadde flere enn én lærer i utgangspunktet og du har satt at du ikke skal tildele vikar i dem, at fraværet flyttes over til fanen Ferdigbehandlet. 

Du kan imildertid velge å se kun nye vikarbehov ved å slå på glidebryteren øverst merket Skjul tidligere forespørsler. Dette vil skjule tidligere forespørsler, uavhengig av om alle timer har blitt dekket med vikar eller ikke.

1. For å starte vikarbehandling av et ansattfravær, klikk handlingsknappen til høyre på raden.
2. Velg Finn vikar for å starte vikarbehandlingen, eller Endre vikaroppsett for å endre på et tidligere registrert vikaroppsett.
3. Du tas til siden for vikartildeling. Øverste del av vinduet gir deg oversikt over prosessen med informasjon om hvilket fravær som behandles (1), hvor mange timer som skal behandles og hvor mange som gjenstår å behandle (2), og opplysning om hvilket av prosessens tre trinn du står i (3):

Til informasjon

• Når alle timer/aktiviteter i et lærerfravær har fått tildelt vikar er vikarbehovet ferdigbehandlet og det blir da flyttet over i fanen Ferdigbehandlet (se øverste bilde lenger opp).
• Etter hvert som noen timer får tildelt vikar vil dette vises i oversikten. I eksemplet under er 2 timer tildelt til Evelina, og 2 timer er forespurt Dorian slik at til sammen 4 av totalt 17 timer/aktiviteter har foreløpig blitt behandlet. Dersom Dorian takker ja til timene vil disse flytte seg til kolonnen Tildelte vikaroppdrag.

Tilbake til toppen

VIKTIG! Vikarmodulen og periodebeskjeftigelse

Ny funksjonalitet for periodebeskjeftigelse ble lansert i august 2025 (se kurs 2a - Fag- og timeforderling: Periodebeskjeftigelse (ny funksjonalitet)).

Vikarmodulen er foreløpig ikke i stand til å håndtere/foreslå korrekt betalingstype for vikartimer for en lærer som har hele eller deler av sin beskjeftigelse i en annen periode enn Periode 1 (standardperioden - hele skoleåret), herunder lærere som er tilsatt for kortere perioder enn hele skoleåret.

Dette gjelder uavhengig av om skolen har benyttet ny funksjonalitet for periodebeskjeftigelse, eller den eldre kalkulatoren for periodebeskjeftigelse (se kurs 2a - Fag- og timefordeling: Periodebeskjeftigelse (gammel funksjonalitet))

I slike tilfeller må skolen selv holde rede på, og ved behov manuelt korrigere, betalingstype for vikaroppdraget. Alle andre sider ved funksjonaliteten knyttet til vikarmodulen (tildeling av vikarlærer, oppdatering av timeplan, melding til lærere osv.) vil fungere normalt uavhengig av dette. 

Trinn 1: Velg vikar(er)

Oversikt over skjermbildet

Vinduet i prosessens første trinn inneholder svært mye informasjon. Se forklaring under figuren!

1. Lærerens undervisningsgrupper og aktiviteter innenfor fraværsperioden. I bildet er alle valgt, men du kan klikke på disse for kun å jobbe med et mindre utvalg, dersom du ønsker dette, som vist under. Listen over foreslåtte lærere vil da automatisk oppdatere seg.
2. Dag- eller ukesvisning.
3. Innstilling for å slå på/av søk etter vikar med kompetanse i fagkoden. Med innstillingen i bildet vises kun lærere med kompetanse.
4. Innstilling for å slå på/av skjuling lærere som er opptatt på aktuelt tidspunkt. Med innstillingen i bildet skjules lærere som er opptatt i alle timer innenfor fraværsperioden.
5. Innstilling for å slå på/av skjuling av timer/aktiviteter som er timeplanlagt kun med fraværende lærer. Knappen blir kun synlig dersom minst én time/aktivitet innenfor aktuell periode er timeplanlagt med mer enn én lærer. Med innstillingen i bildet vil alle timer som kun er timeplanlagt med den fraværende læreren vises med mer dus visning, mens timer som har flere lærere vil være framhevet. (Ingen er framhevet i bildet.)
6. Filterfelt for lærernavn.
7. Prioritert liste over lærere systemet har funnet med de gjeldende innstillingene øverst i vinduet. (Se nærmere forklaring lenger ned.)
8. Oversikt over timeplan med angivelse av hvor aktuelle lærere er tilgjengelige og hvor de har kompetanse i fagkoden.
9. Tegnforklaring for timeplanoversikten i punkt 8.

Tilbake til toppen

Informasjon i listen over foreslåtte vikarer

Nærmere forklaring av informasjonen i oversikten over lærere systemet har listet opp.

1. Venstre tall angir antall timer/aktiviteter hvor læreren har kompetanse i fagkoden. Høyre tall angir antall timer/aktiviteter hvor lærere er ledig innenfor fraværsperioden, uavhengig av kompetanse.
2. Venstre tall angir lærerens sum beskjeftigelse, det vil si fast beskjeftigelse + påløpte vikartimer med betalingstype bruk av undertid, før tildeling av timer knyttet til dette lærerfraværet. Høyre tall angir lærerens lønnsprosent for inneværende skoleår.
3. Tallet i denne kolonnen oppdaterer seg når du merker av timer for tildeling til vikaren, slik at du til enhver tid kan se hvor mye den nye totalbeskjeftigelsen til vikaren vil bli dersom du tildeler timene du har satt opp.

Viktig!

• Funksjonen til venstre tall i kolonne 2 er kun å synliggjøre for leder om en lærer som i starten av året hadde teknisk undertid, fortsatt har det når dette vikariatet skal planlegges. Tallet påvirkes ikke av eventuelle timer læreren har fått tildelt med betalingstype variabel lønn eller overtid.
• Konsekvens: Dersom læreren har lønnsprosent som er lavere enn 100%, eks. 80%, men skolen har gitt læreren en planlagt beskjeftigelse som ligger over dette, eks. 81%, vil venstre tall i kolonne 2 bli 81% og dette vil ikke påvirkes i det hele tatt av vikartimer læreren får tildelt, ettersom disse alltid vil få betalingstype enten variabel lønn eller overtid.

Tilbake til toppen

Arbeidsprosessen i trinn 1

1. Gjør nødvendige innstillinger for lærersøket ved å velge hvilke grupper du skal konsentrere deg om og hvilke utvalgskriterier du ønsker for lærerne systemet skal foreslå.
2. Velg om du vil bruke dagsvisning eller ukesvisning.
3. Tildel en vikar til alle timer der læreren er ledig ved å huke av i kolonnen Tildel (1). Dette gjør at læreren tildeles til samtlige timer der vedkomende ikke er opptatt (2). Du kan også tildele timer individuelt ved å klikke i boksene en etter en (3)
4. Gå videre til neste trinn med knappen Neste nederst, eller ved å klikke på trinn 2 øverst i bildet.

Til informasjon

• Det er mulig å velge mer enn én vikar til den samme timen. Dette vil føre til at systemet i siste trinn vil sende en forespørsel til disse istedenfor å tildele timen direkte. Det vil da være den første forespurte som bekrefter timen som vil få den, og den/de andre vil ikke lenger kunne bekrefte den.

Tilbake til toppen

Muligheten til ikke å sette inn vikar

Så lenge ikke alle timer/aktiviteter knyttet til et lærerfravær har fått tildelt vikar vil vikarbehovet forbli i listen over ubehandlede vikarbehov. Det er først når alle behov er dekket at dette flyttes over i listen over ferdigbehandlede vikarbehov.

I enkelte tilfeller har du mulighet til å registrere at du ikke trenger vikar og likevel få vikarbehovet registrert som ferdigbehandlet. Dette er i de tilfellene der en time eller aktivitet er timeplanlagt med mer enn én lærer. Da er det mulig å registrere at du ikke skal sette inn vikar for den fraværende læreren. Fraværet/vikarbehovet vil bli ansett som ferdigbehandlet fordi alle timer/aktiviteter knyttet til det har en lærer.

For å registrere at du ikke skal sette inn vikar for en lærer i en time med flere lærere, gjør som følger:

1. I arbeidsprosessens trinn 1, slå på innstillingen for skjuling av timer/aktiviteter med kun én lærer.
2. Klikk på timer/aktiviteter som vises framhevet (1) og velg Ingen vikar (2)

Obs!

• Å registrere at du ikke skal bruke vikar er kun mulig når det i utgangspunktet er flere lærere knyttet til samme time/aktivitet, ettersom Visma InSchool er bygget slik at kravet om en lærer til stede i enhver undervisningsøkt skal være ivaretatt.

Tilbake til toppen

Trinn 2: Endre betalingstype

Oversikt over skjermbildet

Skjermbildet i dette trinnet viser en oversikt sortert på vikarens navn. For hver vikar du har valgt i trinn 1 vil det komme opp en tabell. Her vil det først vises noen nøkkeltall for vedkommende vikar (1) og under dette en liste over vikartimene du har valgt for vedkommende (2). Tabellen inneholder blant annet informasjon om hvor stor stillingsprosent hver enkelt time utløser, samt en kolonne som viser foreslått betalingstype.

Til informasjon

• Når vikaren har gjenstående teknisk undertid før tildeling av timene vil det alltid foreslås betalingstype Fyll opp undertid uavhengig av om timene ligger innenfor eller utenfor planfestet arbeidstid.
• Dersom vikaren har lavere lønnsprosent enn full stilling, og vedkommendes totale beskjeftigelse er lik lønnsprosenten, (det vil si at eventuell teknisk undertid er opparbeidet) vil systemet foreslå betalingstype Variabel lønn. Dette gjelder uansett om total beskjeftigelse etter hvert overstiger 100%. 
• Når vikarens lønnsprosent er 100% og eventuell teknisk undertid er opparbeidet, vil systemet foreslå betalingstype Overtid.

Tilbake til toppen

Arbeidsprosessen i trinn 2

1. Se over og vurder om foreslått vikartype og betalingstype stemmer.
2. For å endre vikartype (valgmuligheter er vikar eller tilsyn), eller for å endre betalingstype for en time/aktivitet, velg denne ved avhuking (1) og velg Handlinger > Endre vikartype eller Handlinger > Endre betalingstype.
3. Du kan redigere konteringsinformasjon eller dele opp en time for å angi forskjellige betalingstyper ved hjelp av handlingsknappen til høyre på raden:
4. Om du ønsker å redigere konteringsinformasjonen vil du få opp en boks som viser gjeldende innstillinger basert på konteringen som er definert for undervisningsgruppa. Klikk Lagre når du har gjort dine endringer.   
5. Om du ønsker å dele opp timen for å angi forskjellige betalingstyper får du dialogboksen nedenfor. Gjør dine endringer og lagre.
6. Gå videre til trinn 3 ved å klikke på Neste nederst i bildet, eller på trinn 3 øverst i bildet.

Overtid og avspasering

• Noen skoler gjør avtale om uttak av avspasering som alternativ til overtidsbetaling. Dette kan for eksempel gjøres ved å endre betalingstype fra overtid til uten lønn for aktuelle timer. Systemet vil da ikke holde noe eget regnskap over dette, men timer som er behandlet på denne måten er sporbare under Variabel lønn, der de blir liggende i kategorien Ingen utbetaling kreves. Slike timer kan da gjerne fortsatt ha lønnsart og art for overtid, som vil gjøre dem lettere sporbare, da disse uansett ikke vil bli overført til HR-systemet.
• Avspasering kan så registreres på avtalt tidspunkt ved å legge inn dette som fravær på aktuell lærer og registrere det på skoleeiers fraværstype som skal brukes til avspasering.

Tilbake til toppen

Trinn 3: Se gjennom og send forespørsler

Dette trinnet viser en oversikt over de valg du har gjort i de foregående to trinnene. Kontrollér at alt stemmer og gå eventuelt tilbake til tidligere trinn for å justere ting som er feil.

I dette trinnet har du mulighet til å (tallene henviser til figuren under):

1. Skrive en melding til vikaren.
2. Velge timer for å ...
3. omgjøre innstillingen for Forespør eller Tildel som vises i høyre kolonne, eller
4. Gjøre om denne innstillingen for en enkelt time direkte i høyre kolonne.
5. Når du er ferdig klikker du Varsle vikarer nederst.

Obs!

• Dersom du velger å forespørre en eller flere vikarer istedenfor å tildele timer direkte vil systemet ikke varlse deg når vikaren aksepterer/avviser forespørselen. For å se dette må du selv gå til Vikar > Vikarbehandling for å undersøke status.

Tilbake til toppen

Vikar for vikar

Enkelte ganger kan det oppstå et uforutsett fravær på en planlagt vikar. Skolen vil da ha behov for å skaffe en ny vikar i vedkommendes plass. Dette løser du på følgende måte:

1. Vikaren registrerer sitt fravær på vanlig måte. Som leder kan du også gjøre dette i vedkommendes plass, dersom vikaren er indisponert.
2. Når fraværet er registrert skjer følgende:
   • Lønnsradene som ble generert for vikaren for de planlagte vikartimene forblir urørt, uavhengig av betalingstype. Disse vil være synlige for vikaren selv under Ansatte > Variabel lønn, og for deg under hovedmenypunktet Lønn.
   • Vikartimene vedkommende hadde fått tildelt blir borte fra vikarens timeplan og gjenopprettes som et vikarbehov på opprinnelig fraværende lærer i vikarmodulen.
   • I vikarmodulen er det nå:
     • En oppføring på opprinnelig fraværende lærer som har fått tilbake timene som først ble tildelt til vikaren som deretter registrerte eget fravær på datoen.
     • En ny oppføring på vikaren selv, som inneholder denne lærerens egne timer på aktuell dato.
3. For begge disse fraværende lærerne følger du nå for øvrig framgangsmåten som er beskrevet i denne artikkelen (trinn 1 til 3) for å sette inn vikar.

Avhengig av hvor lang tid i forveien vikarens fravær blir kjent, og avhengig av hvilken avtale skolen har med vikaren som uteblir, kan det enten være snakk om at vikaren skal få betaling likevel for økten som ikke blir avholdt, eller eventuelt ikke. Begge disse situasjonene kan håndteres fordi lønnsradene som ble generert for den opprinnelige vikaren har blitt bevart, selv om timene forsvant fra vedkommendes timeplan. Disse timene kan ved behov slettes under Lønn av en person med aktuell autorisasjon.

Merk!

• Hvis vikartimene først ble merket som bruk av undertid, kan du ikke slette dem i lønnsmodulen. Men du kan endre betalingstypen til uten lønn hvis du likevel ikke ønsker at timene skal trekkes fra lærerens undertid.

Neste artikkel