2a.18 - Fag- og timefordeling: Periodebeskjeftigelse (gammel funksjonalitet) – InSchool

Innledning

De fleste tilsettinger i videregående skole gjøres for et helt skoleår eller lenger. Årsrammene for de forskjellige fagkodene (se Avtaleverket for undervisningspersonalet i videregående skole) bygger nettopp på denne erkjennelsen. Årsrammen angir det antall timer en lærer skal undervise i en bestemt fagkode i løpet av et helt skoleår for å fylle en full stilling (altså en beskjeftigelse på 100% for hele skoleåret).

Periodebeskjeftigelse

Ikke sjelden forekommer det likevel at lærere blir tilsatt for perioder på minst én måned, men kortere perioder enn et helt skoleår, som i henhold til avtaleverket fordrer fast avlønning.

I slike tilfeller må beregningen av beskjeftigelse tilpasses den kortere perioden. Når beregningen blir justert på denne måten kaller vi dette for "periodebeskjeftigelse".

Beregning av periodebeskjeftigelse må håndteres med en av to tilgjengelige metoder. I denne artikkelen beskrives den eldre, men fortsatt tilgjengelige, metoden for håndtering av slike tilfeller som baserer seg på kalkulatoren som er tilgjengelig på undervisningsgruppekomponentene under Fag- og timefordeling.

Den gjeldende, nye, metoden er beskrevet i forrige artikkel. Disse to metodene må ikke blandes, hverken for samme ansatt, eller innenfor samme skole.

Formelen for beregning av beskjeftigelsen er gjengitt i forrige artikkel. Den er lik for de to metodene. I begge tilfeller baserer formelen seg på det antall undervisningsdager skolen har satt opp i sin skolerute (Innstillinger > Skolerute).

Korte vikariater - løpende vikartimer - håndteres gjennom vikarmodulen

For kortere vikariater som ikke overstiger en måned, benytt vikarmodulen (se Kurs 3 - Skoleleders vikarbehandling).

Arbeidsflyt - Oversikt

Den eldre metoden omfatter 4 steg. Disse gjentas for hver berørte komponent, og for hver eventuell nye periode en lærer blir engasjert for innenfor et skoleår.

Splitt og tilpass komponenter, beregn beskjeftigelse for perioden. (Starten av perioden)
Publiser timeplan (Starten av perioden)
Null ut/fjern periodebeskjeftigelsen (Slutten av perioden)
Publiser timeplan (Slutten av perioden)

Steg 1: Splitt og tilpass komponenter og beregn beskjeftigelse for perioden (Starten av perioden)

Undervisningen som skal tildeles den periodetilsatte læreren kan i prinsippet enten i utgangspunktet være avgrenset til en mindre del av skoleåret, eller utgjøre en mindre del av undervisning som strekker seg gjennom hele skoleåret (eller i hvert fall en lengre periode enn den aktuelle læreren skal ha denne undervisningen).

I førstnevnte tilfelle oppretter du en komponent på vanlig måte for den aktuelle undervisningen, angir det timetallet læreren skal ha i løpet av perioden og timeplanlegger denne i den aktuelle perioden. Deretter hopper du til punkt 7, under Fag- og timefordeling nedenfor, og benytter kalkulatoren for å korrigere beskjeftigelsen.

I sistnevnte tilfelle må lærerens timer først skilles ut fra annen undervisning. Dette gjøres ved å splitte en (eller flere) komponent(er) for å skille ut ønsket periode i en ny(e) komponent(er). Denne operasjonen kan gjøres på to steder (i fanen Fag- og timefordeling, eller i fanen Planlegging) og prosessen for hver av de aktuelle komponentene er som følger:

Fag- og timefordeling

Det er mulig å splitte komponenten og gjøre beskjeftigelsesberegningen i fanen Fag- og timefordeling. Da gjør du som følger:

Gå til Fag- og timefordeling > Undervisningsgruppe - Lærer og klikk på ønsket undervisningsgruppe.
På ønsket komponent, notér først allokeringen (i timer og minutter) til læreren som opprinnelig er tildelt denne undervisningen. Hvis denne læreren ikke skal miste beskjeftigelse som følge av at en annen overtar undervisningen i en periode vil du trenge dette tallet for å gjenopprette korrekt beskjeftigelse på denne læreren etter splitting.
Velg så Handlinger > Splitt komponent
I dialogboksen vises listen over framtidige uker som ligger i komponenten (boksen til venstre). Velg de av ukene du ønsker å skille ut i en ny komponent og klikk på pilen for å flytte disse over i boksen til høyre, som etter splitting vil danne den nye komponenten. Du kan flytte enkeltuker fram og tilbake til du er fornøyd. Bekreft med Splitt.
Dersom den opprinnelige læreren ikke skal få redusert sin beskjeftigelse må du nå gjenopprette den på den opprinnelige komponenten. Velg Handlinger > Rediger komponentallokering og legg inn lærerens timetall som du noterte under punkt 2, og Lagre.
På den nye komponenten, velg Handlinger > Rediger allokert lærer og sett inn ønsket lærer.
Beregn korrekt beskjeftigelse for perioden med Handlinger > Rediger komponentallokering > Kalkulator.
1. Påse først at det allokerte timetallet i komponenten samsvarer med de timeplanlagte timene: Gå til fanen Planlegging, søk opp komponenten og kontroller at timetallet i kolonnene Allokerte og Timeplanlagte samsvarer. Hvis det er avvik korrigerer du dette som beskrevet i neste punkt.
2. Rediger komponenten ved å klikke på blyanten. Før inn det timeplanlagte timetallet i feltene Timer og Minutter og lagre endringene med Oppdater komponent.
3. Gå tilbake til Fag- og timefordeling > Undervisningsgruppe - Lærer og klikk på den aktuelle undervisningsgruppa. På periodekomponenten, klikk Handlinger > Rediger komponentallokering. Velg så Kalkulator. Kontrollér at start- og sluttdato er slik du ønsker og gjør justeringer om nødvendig. Klikk deretter Beregn og så, Lagre.
  
  Merk!
  
  Beregningen vil gi korrekt beskjeftigelse i prosent, men timetallet vil bli feil (se under). Det er også dette timetallet som vil vises i lærerens oversikt over beskjeftigelse når timeplanen blir publisert.

Planlegging

Det er også mulig å gjøre splitt-operasjonen og beregning av beskjeftigelse i fanen Planlegging. Du gjør da som følger:

Gå til Planlegging og filtrer fram ønsket undervisningsgruppe.
Klikk på splitt-ikonet.
Velg ukene som skal skilles ut i en ny komponent.
I den samme dialogboksen (over), velg hvordan beskjeftigelse skal fordeles mellom opprinnelig og ny komponent. Dette velger du ved avhuking ved ønsket alternativ øverst i dialogboksen. Klikk deretter på Splitt.

For nærmere forklaring av de forskjellige alternativene for fordeling av allokering, se omtalen i forrige artikkel.

Når du gjør disse operasjonene i Planlegging slipper du å kontrollere manuelt og justere hvor mange timeplanlagte undervisningstimer som ligger i komponenten, ettersom systemet gjør det for deg.

Varsel-ikon Merk!

Hvis læreren skal ha flere komponenter i samme periode er det viktig at du setter inn samme start- og sluttdato på alle komponenter læreren skal ha i den aktuelle perioden før du beregner beskjeftigelse med kalkulatoren. Dette gjelder uavhengig av om enkelte av disse komponentene kanskje ikke dekker alle uker i perioden. Hvis du ikke overholder dette, vil den resulterende totale beskjeftigelsen bli feil.

Håndtering av aktiviteter

Når den periodetilsatte læreren skal ha noe av sin undervisning timeplanlagt med aktivitetsverktøyet (Skoleårsplanlegging > Aktiviteter) må disse håndteres separat.

Læreren må legges inn i en aktivitet (eventuelt i ønskede hendelser i en aktivitet) uten å tildele beskjeftigelse inne i selve aktiviteten. Dette gjør du ved å ikke føre opp timer i steget Lærertid i aktiviteten.

Du må likevel notere deg lærerens totale undervisningstid i aktiviteten. For å inkludere denne tiden i lærerens beskjeftigelse må du legge den til manuelt i en komponent i den aktuelle undervisningsgruppa, og deretter beregne beskjeftigelse i denne komponenten med kalkulatoren, som beskrevet i punkt 7 under Fag- og timefordeling over. Dersom du benytter en komponent som du fra før har splittet ut som beskrevet over, må du legge til aktivitetstimene før du benytter kalkulatoren for å unngå feil i beregningene. Undervisningstimene i komponenten skal altså være summen av de reelle timene i selve komponenten og timene i aktiviteten før du benytter kalkulatoren.

Steg 2: Publiser timeplanen (Starten av perioden)

Publisering av timeplanen bør ideelt sett skje ved periodens starttidspunkt, men kan også gjerne skje før perioden starter. Det som er viktig å merke seg er følgende:

Publiseringen gjør at timeplanen blir oppdatert. Dette blir ivaretatt såfremt publiseringen skjer i forkant av endringene som er gjort, og senest før kl. 23.59 kvelden før den første datoen med endring.
Publiseringen gjør også at lærerens oversikt over beskjeftigelse blir oppdatert med tallene som er beregnet i komponentene hen er lagt inn i. Beskjeftigelsestallene blir synlige fra publiseringsdatoen, selv om de formelt sett ikke er gjeldende før perioden starter.

Steg 3: Null ut/fjern periodebeskjeftigelsen (Slutten av perioden)

Beskjeftigelsen som ble beregnet for perioden vil fortsette å være synlige, både i Skoleårsplanlegging og i lærerens oversikt over beskjeftigelse, etter perioden er avsluttet dersom de ikke nulles ut og ny publisering av timeplanen finner sted.

Dette er spesielt viktig i tilfeller der læreren får en ny periode med mer undervisning etter utløpet av forrige periode. Dersom forrige periode ikke har blitt nullet ut vil ny beskjeftigelse bli summen av tidligere og ny beskjeftigelse, hvilket blir feil/kunstig høyt.

Gjør derfor som følger ved periodens slutt:

Gå til Fag- og timeforedeling > Undervisningsgruppe - lærer og velg Handlinger > Rediger komponentallokering på aktuell komponent.
Sett allokeringen til 0 timer (0%).

Denne operasjonen kan også gjøres i Planlegging ved å redigere aktuell komponent og sette 0 timer og 0 minutter på den.

Handlingene som er beskrevet over vil ikke fjerne noen undervisningstimer som er timeplanlagt, men de vil gjøre at oversikt over beskjeftigelse viser korrekte tall når timeplanen har blitt publisert på nytt.

Steg 4: Publiser timeplanen på nytt (Slutten av perioden)

Når beskjeftigelse fra den avsluttede perioden er nullet ut publiserer du timeplanen på nytt.

Neste artikkel