2a.19 - Forberedelser til timeplanlegging – InSchool

Relevant for rollen:

Skoleleder
Admin

Forutsetter følgende tilganger:

Tilgang til Innstillinger - Skoleår
Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang
Tilgang til Innstillinger - Rom
Tilgang til Innstillinger - Bygninger
Gi ansatt tilgang til å oppgi foretrukkede fag og fagområder, samt undervsiningsfri tid
Tilgang til å se lærers ønsker om undervisingstid, fagområder og fag.

Innledning

Før selve timeplanleggingen kan begynne må en rekke forberedelser på plass. Dette inkluderer å sette opp preferanser som styrer hvordan timer kan legges, definere tilgjengelige rom og romgrupper, samt registrere aktiviteter som påvirker timeplanen. God forberedelse er nøkkelen til en vellykket timeplanlegging.

Preferanser og regler

Preferanser i InSchool brukes for å definere regler som den automatiske timeplanleggeren skal følge. Ved manuell timeplanlegging bruker systemet preferansene til å gi brukeren påminnelser i form av advarsler når preferanser brytes.

Det finnes flere typer preferanser som kan settes:

Lærerpreferanser:
- Undervisningsfri på bestemte dager eller tidspunkt
- Maksimalt antall undervisningsøkter per dag
- Preferanse for spesifikke rom
Rompreferanser:
- Utelukke rom på bestemte tidspunkt
- Knytte rom til spesifikke fag eller aktiviteter
Gruppepreferanser:
- Utelate undervisningsgrupper fra bestemte tidspunkt
- Definere foretrukne undervisningstider

For å registrere preferanser:

Gå til modulen Skoleårsplanlegging og velg fanen Preferanser
Klikk på "Lag regel"
Velg type regel fra nedtrekkslisten
Fyll ut nødvendige detaljer basert på regeltypen
Lagre regelen

Når preferanser er lagt inn vises de i oversikten under fanen Preferanser og regler. Eksempel:

Til toppen

Rom og romgrupper

God oversikt over skolens romressurser er essensielt for effektiv timeplanlegging. Hvert rom må ha definert for å kunne benyttes i Skoleårsplanlegging:

Kapasitet (antall elever rommet kan ta imot)

Dersom du ønsker å bruke automatisk timeplanlegging, kan det være en god idé å benytte romgrupper, som brukes for å skille spesialrom fra andre klasserom i kapasitetsberening. Les mer om dette forberedelsesarbeidet i Kurs 1 - Registrering av rom og bygninger.

Til toppen

Aktiviteter

InSchool er bygget med tanke på å skape og vedlikeholde en timeplan som gir et korrekt bilde av skolens undervinsing ned til hver enkelt dag og time gjennom året.

Den vanligste situasjonen på skolene er at timeplanen i større eller mindre grad gjentar seg likt fra uke til uke, med noen avvik. Noen typer avvik, som at timene i et fag ikke ligger på nøyaktig samme dager i alle uker gjennom skoleåret, kan håndteres hensiktsmessig med komponenter. Andre avvik kan ikke løses på denne måten. Aktivitet er navnet på verktøyet som benyttes i InSchool for å timeplanlegge slike avvik.

Aktiviteter vises under Skoleårsplanlegging > Aktiviteter. Du kan filtrere oversikten for å finne aktiviteter som berører en bestemt klasse, undervisningsgruppe, eller lærer.

Bruksområder:

Aktiviteter brukes når undervisning eller andre hendelser avviker fra det ordinære timeplanoppsettet, det vil si at start- og/eller sluttidspunktet til hendelsen avviker fra de vanlige start- og sluttidspunktene til timene i timeplanoppsettet. Dette kan være:

Praksisutplassering
Ekskursjoner
Tverrfaglige prosjekter
Planleggingsdager
Andre arrangementer utenfor normal timeplan

Aktivitet benyttes også når en undervisningsøkt skal ha en tidsberegning som avviker fra det normale. Det normale er at følgende tre størrelser har samme verdi:

Varighet i timeplanen (fra starttidspunkt til sluttidspunkt)
Undervisningstid for elevene i faget
Undervisningstid for lærer

Eksempel på avvik kan være:

Et teaterbesøk der skolen ønsker å synliggjøre i timeplanen total tid fra og med avreisetidspunkt fra skolen, men der undervisningstiden for elevene og læreren kun regnes fra tidspunktet teaterstykket starter.
Yrkesfaglig fordypning: Utplassering der elevene tilbringer tid i en bedrift uten lærer til stede, og læreren likevel skal få godskrevet noe undervisningstid knyttet til besøk/oppfølging av elever på praksisplassen, dog mindre enn totaltiden elevene tilbringer der.
Aktiviteten består av mer enn ett fag, der det kan være ulik undervisningtid for hvert av fagene.

Aktiviteter benyttes dessuten til å timeplanlegge møtetid for lærere.

Opprette aktivitet (standardmodus)

For å opprette en aktivitet:

Gå til fanen Aktiviteter i Skoleårsplanlegging
Velg Handlinger > Opprett aktivitet
Gå gjennom de suksessive stegene og fyll ut:
- Navn og beskrivelse
- Rom (hvis relevant)
- Om aktiviteten skal være Ikke timeplanlagt (dersom dato og tid ikke er kjent ennå)
- Dato og tid (alt. antall hendelser, dersom Ikke timeplanlagt ble valgt i forrige steg)
- Berørte undervisningsgrupper (ev. ingen dersom det er møtetid for lærere)
- Undervisningstid per undervisningsgruppe
- Involverte lærere
- Undervisningstid per lærer
I siste steg setter du innstillinger for hvordan aktiviteten skal påvirke automatisk timeplanlegging
Lagre

Info-ikon Til informasjon

I steget Dato og tid er det mulighet til å legge inn gjentagende hendelser, om ønskelig.

Aktiviteten har nå blitt opprettet i standardmodus.

Endre aktivitet til avansert modus

Enkelte ganger kan det være behov for å endre detaljer på enkelthendelser i en gjentagende aktvitet. Dette kan du gjøre ved først å omgjøre aktiviteten til avansert redigeringsmodus.

I aktivitetsoversikten, gå til høyre på raden for ønsket aktivitet og velg handlingsknapp > Endre til avansert redigeringsmodus.

Klikk så på aktivitetsnavnet for å åpne den for redigering. Dette gir deg en annerledes visning enn standardmodus, der du kan endre på detaljer i enkelthendelser, og legge til eller fjerne hendelser (fram i tid). Aktivitetshendelser tilbake i tid vil aldri kunne endres.

Venstre side av bildet viser en oppsummering av hele aktiviteten med alle hendelser, mens detaljer om enkelthendelser vises i oversikte i høyre del av bildet.

Nye hendelser kan legges inn ved å velge Legg til hendelse øverst i bildet.

Til toppen

Aktiviteter for klasse

I noen tilfeller, for eksempel for klassens time, ønsker skolen å timeplanlegge en aktivitet for en elevgruppe uten at tiden i aktiviteten skal godskrives som undervisningstid i noe bestemt fag. Da benyttes Aktivitet for klasse.

Gå til fanen Aktiviteter i Skoleårsplanlegging
Velg Handlinger > Opprett aktivitet for klasse
Gå gjennom de suksessive stegene og fyll ut:
- Navn og beskrivelse
- Rom (hvis relevant)
- Dato og tid
- Klasser
- Lærere
I siste steg setter du innstillinger for hvordan aktiviteten skal påvirke automatisk timeplanlegging
Lagre

Til toppen

Arbeide i Planlegging

Fanen Planlegging i Skoleårsplanlegging består av seks underfaner: Undervisningsgrupper, Klasser, Lærere, Rom, Ukesmal, og Parallellegging. Den viktigste fanen er Undervisningsgrupper, hvor du definerer hvordan undervisningen skal fordeles gjennom året.

Som standard vises følgende informasjon i fanen Undervisningsgrupper:

Fag, Ukeliste, Kl., Lærere, Rom, Fordeling, Årstimer, Allokerte, Timepl. aktivitet, Timeplanlagte, Differanse og Blokk

Du kan aktivere flere eller færre kolonner etter behov. Ditt oppsett vil bestå til neste innlogging fra samme enhet.

Undervisningsgrupper-fanen

Hver rad i tabellen viser én komponent fra en undervisningsgruppe. I standardvisningen ser du følgende kolonner:

Undervisningsgrupper: Viser komponentens navn og gir tilgang til redigering via handlingsknapper
- Blyant-ikonet: Åpner redigeringsvindu for komponenten
- Pluss-ikonet: Lar deg legge til nye komponenter
Ukeliste: Viser hvilke uker komponenten er aktiv
Klasser: Oversikt over klassene som inngår i komponenten
Blokk: Viser eventuell blokktilhørighet
Lærere: Viser tildelte lærere for komponenten
Rom: Viser tildelte rom eller rompreferanser
Fordeling: Viser hvordan undervisningstimene er fordelt per uke
Årstimer: Totalt antall timer som skal undervises i faget
Allokerte: Timer allokert til komponenten (undervisningsbeskjeftigelse)
Aktiviteter: Timer avsatt til aktiviteter i undervisningsgruppen
Planlagte timer: Teoretisk antall undervisningstimer basert på fordeling og ukeliste
Ikke planlagte timer: Differansen mellom Årstimer og (Planlagte + Planlagte i aktivitet)
Timeplanlagte timer: Faktisk timeplanlagte timer i Konstruksjon
Differanse: Avvik mellom Årstimer og summen av Timeplanlagte timer + Aktiviteter

Tilpasse visningen

Du kan tilpasse hvilke kolonner som vises ved å klikke på tannhjul-ikonet. Nyttige tilleggskolonner inkluderer:

Fag: Fagets navn
Størrelse: Maksimalt antall elever i gruppen
Rompreferanse: Preferanse for romtildeling (Nødvendig/Foretrukket)
Romgruppe: Tilknyttet romgruppe
Parallelleggingsgruppe: Eventuell parallelleggingsgruppe
Prosentdeling: Prosentvis fordeling av årstimetallet
Timeplanlagte timer per uke
Ikke timeplanlagte timer per uke
Planlagte timer per uke

Filtrering og sortering

Alle kolonner har filtreringsmuligheter via en boks under kolonnetittelen. Mange kolonner tilbyr også sortering via piler ved siden av kolonnetittelen. Dette gjør det enkelt å finne og organisere spesifikke komponenter.

Lagring av innstillinger

Merk at hvis du legger til eller fjerner kolonner, vil systemet huske dette så lenge du forblir innlogget i samme nettleserfane. Ved utlogging må kolonnevalg gjøres på nytt med mindre du logger inn igjen i samme fane.

Denne strukturen gir deg full oversikt over planlagt og faktisk undervisning, og lar deg enkelt identifisere eventuelle avvik som må håndteres før publisering av timeplanen.

Til toppen

Sette fordeling på komponentene

I fanen Planlegging, kontroller kolonnen Ford. (fordeling). Dersom det forekommer rader som mangler verdi i denne kolonnen, som vist i figuren nedenfor, vil disse komponentene ikke kunne timeplanlegges.

Fordelingen er en opplysning til systemet om hvordan timene skal grupperes innenfor en gitt kalenderuke. Hvis timeplanens grunntimelengde (se Timeplanoppsett) er 45 minutter, og det er oppgitt verdiene "2,3" i kolonnen Ford. betyr dette at du ønsker å plassere én dobbeltime (2 * 45 min) og en tretimersøkt (3 * 45 min) innenfor hver kalenderuke som komponenten skal timeplanlegges i.

Angi fordeling på enkeltkomponent

For å angi fordeling på en enkeltkomponent:

Klikk på blyanten
I redigeringsboksen som åpnes, angi fordeling i riktig felt
Bekreft
Lukk redigeringsboksen

legg_til_komp¨.png

Til toppen

Masseoppdater fordeling

Dette gjør du ved å:

Huke av for ønskede komponenter
Velg Rediger valgte komponenter
I redigeringsboksen som åpnes, angi fordeling
Bekreft
Lukk redigeringsboksen

Til toppen

Kolonnene Planlagte og Ikke planlagte

Vinduet Planlegging har to kolonner som hjelper deg å sikre at du vil kunne oppnå årstimetallet i komponentene når du legger timeplanen. Systemet beregner verdien i kolonnen Planlagte på følgende måte:

(Timeplanens grunntimelengde) * (sum fordeling for komponent) * (Antall uker)

der:

Sum fordeling for komponent er summen av tallene i kolonnen Ford.
Antall uker er antallet kalenderuker komponenten skal timeplanlegges i (som vist i ukelista til komponenten)

Det oppnådde tallet (i klokketimer) er det maksimale antall timer du vil kunne oppnå med gjeldende fordeling på komponenten. Når du har timeplanlagt komponenten vil du normalt oppdage at du ikke oppnår dette tallet for de fleste komponenter.

Grunnen er at når du har lagt timene i timeplanen og derved bestemt hvilke ukedager de skal ligge på, viser det seg ofte at en eller annen uke har en fridag som havner på en ukedag du har valgt å legge timene på. I den uken vil det derfor ikke bli lagt noen timer på denne dagen, og det reelt oppnådde antall timeplanlagte timer vil følgelig bli lavere enn overslaget i kolonnen Planlagte.

Det er derfor lurt å sikre at kolonnen Planlagte viser et tall som er minst like høyt som årstimetallet du ønsker å oppnå.

I eksemplet under ser vi at det er sannsynlig at vi vil kunne oppnå årstimetallet i de to komponentene med 140 årstimer, mens det vil være umulig med gjeldende fordeling å oppnå årstimetallet i komponenten med 337 årstimer.

Kolonnen Ikke planl. viser differensen (årstimer - (planlagte + planlagte i aktivitet)). Denne verdien bør derfor være 0 - null - eller negativ om du skal være sikker på å oppnå årstimetallet i komponenten.

Når du har gjennomgått og korrigert fordeling i alle komponenter til verdier som sannsynliggjør at du oppnår årstimetallet er du klar til å starte selve timeplanleggingen.

Til toppen