1.27 - Registrering av rom og bygninger

Relevant for rollen: 

• Skoleleder

For å kunne bruke de forskjellige funksjonene i Visma InSchool er det viktig at skolens bygninger og rom er registrert i systemet. 

• Eksamen er avhengige av at bygninger og rom er registrert riktig.
• Skoleårsplanlegging er avhengige av at rom er registrert med riktig kapasitet. Dersom et rom har for lite kapasitet i forhold til maks antall elever på undervisningsgruppen, vil ikke den automatisk romtildelingen tildele rommet til den gruppen. Disse verdiene er absolutte.

Hovedmeny > Innstillinger > Bygninger og rom

Under Innstillinger skal du registrere og ajourholde skolens bygninger og rom.

 

Registrere og ajourholde bygninger

Hovedmeny > Innstillinger > Bygninger og rom > fanen "Bygninger"

Her finner du en oversikt over skolens registrerte bygninger. Du kan redigere, slette eller legge til flere bygninger. For å se flere detaljer om bygningene, kan du klikke på handlingsknappen til høyre for bygningen og deretter klikk Detaljer.

Merk! Det er viktig at adressen til bygningene er fylt ut riktig ettersom eksamensmodulen er avhengige av denne informasjonen. Her kan du også redigere noen av feltene. Ønsker du å slette bygninger, klikk Slett bygning. Husk at det ikke er mulig å slette en bygning dersom det er knyttet til et rom.

Ønsker du å legge til flere bygninger, kan du klikke på Legg til bygning. Du får da opp et vindu hvor du skriver inn navn, beskrivelse, adresse, fylke og postnummer før du lagrer.

Når du har fylt ut alle de obligatoriske feltene markert med en rød stjerne kan du klikke på Lagre.

 

Registrere og ajourholde rom

Hovedmeny > Innstillinger > Bygninger og rom > fanen "Rominnstillinger"

Ved oppstart av Visma InSchool er rom hentet inn fra dagens skolesystem. Det er viktig å gå over rommene etter at de har kommet inn i Visma InSchool.

Du kan nå sjekke:

• Kapasitet til rommene: Altså hvor mange elever det er plass til i rommet. Dette er viktig fordi Skoleårsplanlegging bruker kapasiteten på rommet sammen med maks antall elever definert i undervisningsgrupper til å koble rom sammen med undervisningsøkter i timeplanen.
  Merk! Systemet behandler kapasiteten du definerer på rommene som absolutt, slik at et rom med plass til 30 elever ikke vil kunne benyttes av den automatisk romtildeleren til en undervisningsgruppe med 31 elever, selv om dette vil la seg løse rent praktisk ved å sette inn en ekstra pult. 
• Bygningen rommet er i: Eksamensmodulen er avhengige av at alle rom som skal brukes til eksamen er registrert med riktig bygning. I eksamensmodulen har du også mulighet til å tildele eksamensvakter til bygninger i tillegg til rom. Les mer om dette i  kurs 5a - Allokering av eksamensrom og vakter.
• Skal rommet brukes i modulen Skoleårsplanlegging? Dersom rommet er merket med hake på Brukes i Skoleårsplanlegging vil rommet komme inn i Skoleårsplanlegging og kan tildeles til undervisningsøkter og aktiviteter. Når timeplanen er publisert vil lærere kunne bytte rom på sine økter dersom rommet er ledig.
• Skal rommet kunne brukes til Eksamen? Dersom du huker av for at rommet skal brukes som eksamensrom er det noen ekstra innstillinger som må på plass: Fyll inn rommets kapasitet ved eksamen. Velg deretter eventuelt hvilke eksamensformer rommet skal kunne benyttes for, samt om et rom skal låses til eksamen i bestemte fag. Dette kan være ønskelig ved for eksempel eksamen i naturfag eller programfag med krav til utstyr. I kalenderoversikten Eksamensrom utilgjengelig kan du også angi om rommet er utilgjengelig for eksamen på spesifikke tidspunkter og/eller dager.
  Merk! Du behøver ikke å velge verken eksamensform eller eksamensfag - i dette tilfellet vil rommet kunne bli brukt til alle eksamener. Les mer om dette i kurs 5a - Eksamensrom.
• Skal rommet brukes til Avtaler og skal lærere kunne bytte til rommet i timeplanen? Dersom det er huket av for Gjør rom tilgjengelig for avtaler og rombytte i timeplanen betyr dette at når rommet ikke blir brukt i timeplanen vil den være tilgjengelig for personer som ønsker å booke en avtale med et rom. Når timeplanen er publisert vil lærere kunne bytte rom på sine økter dersom rommet er ledig.

Redigere/slette rom

I fanen “Rominnstillinger” ser du en rad for hvert rom. Helt til høyre for hver rad har du en handlingsknapp der du kan velge å redigere eller slette rommet.

Klikker du på Rediger kan du endre alle feltene.

1. Sjekk om kapasiteten på rommet er riktig. 
2. Sjekk at rommet er i riktig bygning.
3. Sjekk om rommet skal brukes som eksamensrom, til skoleårsplanlegging og/eller til romreservasjon i avtalebooking. Dersom rommet skal brukes som eksamensrom vil du få opp innstillinger som vil gjelde inne i eksamensmodulen. Les mer om dette i kurs 5a - Eksamensrom.  Det er også mulig å opprette virtuelle rom. Merk! Virtuelle rom følger ikke de samme reglene som andre rom og brukes dersom du har undervisning som ikke skal skje i fysiske rom, for eksempel noe undervisning som skal gjennomføres i et nettmøte. Les mer om dette lenger ned i artikkelen.

Når du er fornøyd med endringene klikker du Lagre.

Legg til nytt rom

Innstillinger > Bygninger og rom > fanen “Rominnstillinger” > Handlinger > Legg til rom

Har du behov for å legge til et nytt rom kan du klikke på Handlinger og Legg til rom.

Skriv navnet på rommet og fyll inn resten av innstillingene til det nye rommet.

• Navn: Det du velger å kalle rommet vil være navnet elevene og lærerne vil se i sin timeplan.
• Kapasitet: Hvor mange er det plass til i rommet. Merk at dette er absolutte grenser for systemet. Så vet du at du får plass til 32 i et rom beregnet til 30, kan det være lurt å skrive inn 32 her.
• Romgruppe: Vanligvis skal dette feltet være tomt, men dersom dette er et spesielt rom slik som auditorium eller laboratorium burde det tilhøre en egen romgruppe.
• Bygning: Her skal du velge hvilken bygning rommet er i. Dette er spesielt viktig ettersom eksamensmodulen bruker denne informasjonen når den skal tildele rom til eksamenspartier.
• Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrive av rommet dersom du ønsker det. Denne beskrivelsen vil være synlige i eksamensmodulen når du skal tildele rom til eksamenspartier.
• Prioritet: (se bort fra dette feltet ettersom det vil utgå)
• Utstyr: Dette er en fritekstfelt der du kan beskrive utstyret rommet har. Dette vil være synlig når ansatte skal booke et rom til en avtale.
• Eksamensrom: Hvis rommet skal brukes som eksamensrom må det hukes av for dette her. Du vil få beskjed om å legge inn ekstra innstillinger som vil kun gjelde for eksamen. Når du har huket av for inkluder i eksamen og lagret vil du finne dette rommet i eksamensmodulen.
• Brukes i Skoleårsplanlegging Når du huker av for dette vil rommet komme inn i modulen for skoleårsplanlegging og du kan tildele rommet til undervisningsøkter. Når timeplanen er publisert vil lærere kunne bytte rom på sine økter dersom rommet er ledig.
• Skal rommet brukes til Avtaler og skal lærere kunne bytte til rommet i timeplanen? Dersom det er huket av for Gjør rom tilgjengelig for avtaler og rombytte i timeplanen betyr dette at når rommet ikke blir brukt i timeplanen vil den være tilgjengelig for personer som ønsker å booke en avtale med et rom. Når timeplanen er publisert vil lærere kunne bytte rom på sine økter dersom rommet er ledig.

Opprette romgrupper

Merk! Den automatiske romtildeleren i modulen Skoleårsplanlegging henter rom fra den generelle romlista (dvs. rom som ikke er lagt i noen spesifikk romgruppe) unntatt når skoleårsplanlegger selv har angitt at komponent skal hente rom fra en bestemt romgruppe.

Romgrupper er et verktøy som den automatiske romtildeleren i Skoleårsplanlegging bruker for å skille spesialrom fra andre klasserom. For eksempel skolens gymsaler eller laboratorium. Disse rommene burde legges i en egen romgruppe slik at den automatiske romtildeleren eksempelvis ikke vil legge en norsktime på kjemilaben. Ved å legge et rom i en romgruppe, tar du også rommet ut av den generelle romlisten. Det betyr at du må selv tildele denne spesielle romgruppen til de undervisningsgruppene som skal få et av rommene i denne romgruppen. Les mer om hvordan du kan tildele romgrupper til spesielle undervisningsgrupper i kurs 2a - Tilordne rompreferanser til undervisningsgrupper og klasser.

Hovedmeny > Innstillinger > Bygninger og rom > Rominnstillinger > Handlinger > Romgrupper

Klikk på Legg til romgruppe.

Du får da opp et vindu hvor du skriver inn rekkefølgen romgruppen skal være på, navn på romgruppen i feltet for "Navn" og eventuelt beskrivelse.

Klikk Lagre for å bekrefte. Når dette er gjort, vil romgruppen være tilgjengelig under feltet Romgruppe når du senere legger til et nytt rom eller redigere innstillingene til et rom.

Merk! Det er ikke nødvendig å bruke romgrupper, men dersom du skal bruke den automatiske romtildeleren i Skoleårsplanlegging burde du opprette egne romgrupper for:

• Laboratorier
• Gymsaler 
• Verksteder
• Kjøkken (dersom undervisning skal finne sted på slike rom)

Les mer om den automatiske romtildeleren i kurs 2a - Romtildeling.

Dersom du har behov for å få oversikt over alle rom som tilhører den generelle romlisten, altså alle rom som ikke er i en spesiell romgruppe, kan du filtrere for Generell romliste. Det er rom i den Generelle romlisten den automatiske romtildeleren bruker for å tildele rom til undervisningsøkter.

Virtuelle rom 

Virtuelle rom brukes dersom du har undervisning som ikke skal skje i fysiske rom, for eksempel noe undervisning som skal gjennomføres i et nettmøte. For å kunne bruke slike "rom" i modulen Skoleårsplanlegging kan du opprette et virtuelt rom. Virtuelle rom følger ikke de samme reglene som andre rom. De er tatt ut av romvalideringen, noe som betyr at du kan legge det samme virtuelle rommet på flere undervisningsøkter som går parallelt uten at dette genererer feilmeldinger. Virtuelle rom har heller ikke kapasitet.

For å opprette et virtuelt rom klikk på Handlinger og Legg til rom.

Hver gang du oppretter et nytt rom, vil det som standard være huket av for at rommet kan brukes i Avtaler.

Når du skal opprette et virtuelt rom, anbefaler vi at du huker av for Avtaler. Virtuelle rom er et verktøy for skoleårsplanlegging. I Eksamensmodulen og Avtaler vil virtuelle rom oppføre seg som et ordinært rom, det er kun i modulen Skoleårsplanlegging at virtuelle rom oppfører seg annerledes.

Når du velger virtuelt rom, skal du ikke legge til kapasitet, romgruppe eller bygning, disse feltene er derfor låst.

Skriv inn navn og eventuelt beskrivelse. Navnet er synlig i lærers og elevers timeplaner. Klikk så Lagre.

 

 

 

Neste artikkel