Relevant for rollen:
- Skoleleder
- Admin
Forutsetter følgende tilganger:
- Tilgang til Innstillinger - Skoleår
- Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
- Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang
Innhold
- Innledning
- Arbeide i Konstruksjon
- Timeplanlegge økter
- Timeplanlegge blokker
- Romtildeling
- Andre verktøy for timeplanlegging
- Kvalitetssikring
- Relaterte artikler
Innledning
Manuell timeplanlegging gir deg full kontroll over hvor og når undervisningsøkter plasseres. Dette er særlig nyttig når pedagogiske eller praktiske hensyn krever at timer legges på bestemte tidspunkt. Artikkelen beskriver hvordan du effektivt kan timeplanlegge både enkelte økter og hele blokker.
Arbeide i Konstruksjon
Hovedoversikt og ukesoversikt
I fanen Konstruksjon har du to hovedvisninger som tjener ulike formål.
I hovedoversikten ser du hele skoleåret, og det er her mesteparten av timeplanleggingen bør gjøres. Når du legger økter i hovedoversikten, vil de automatisk plasseres på samme tidspunkt i alle aktuelle uker. Eventuelle senere endringer du gjør på en økt i hovedoversikten vil også gjelde alle ukene der økten er planlagt.
Ukesoversikten viser derimot bare én spesifikk uke, og brukes primært for å kontrollere timeplanen. Her vil du alltid se aktiviteter som er lagt inn. Hvis du gjør endringer i ukesoversikten, vil dette skape såkalte "avviksøkter" som kun gjelder den valgte uken. Dette kan gjøre vedlikehold av timeplanen mer komplisert, siden avviksøkter ikke blir påvirket av senere endringer du gjør i hovedoversikten.
Tabell- og filterinnstillinger
For å gjøre arbeidet mer effektivt kan du velge mellom å vise klasser, lærere eller rom i tabellen.
Du kan også bruke filtrering for å fokusere på spesifikke grupper eller fag. Du kan også fremheve utvalgte lærere, rom eller undervisningsgrupper. For å slippe å sette opp de samme filtrene gjentatte ganger, kan du lagre opptil seks filterutvalg. Dette gjør du ved å klikke "Mine filtre" og "Lagre nytt filter" etter at du har satt opp filtreringen slik du ønsker den. Gi filteret et beskrivende navn, så kan du enkelt veksle mellom ulike visninger senere.
Aktiviteter
Aktiviteter vises alltid automatisk i ukesoversikten. I hovedoversikten vises de i utgangspunktet ikke, men du kan velge å vise dem:
- Enkelthendelser (aktiviteter som skjer én gang)
- Gjentakende hendelser (regelmessige aktiviteter)
- Aktiviteter for klasse
Du aktiverer visning av aktiviteter via tannhjul-menyen i hovedoversikten.
Valideringsinnstillinger
Systemets valideringsinnstillinger påvirker hvordan det kontrollerer kollisjoner når du flytter økter. Med fullstendig validering sjekker systemet alle uker for kollisjoner. Dette gir best kvalitetssikring og anbefales ved ordinær timeplanlegging, men kan være noe tregere når du arbeider med mange økter. Enkeltdagsvalidering sjekker bare den aktuelle dagen og gir raskere respons. Dette kan være nyttig når du skal gjøre mange endringer og har god oversikt over helheten, men krever ekstra kontroll i etterkant. Når valideringen er slått helt av, får du ingen automatisk kollisjonskontroll. Dette må brukes ved timeplanlegging av blokker og kan også være nyttig ved omfattende omlegging av timeplanen, men krever at du er ekstra grundig med kvalitetssikringen etterpå.
Blokkvisning
Programfag på studieforberedende utdanningsprogram planlegges vanligvis i blokker av parallellagte fag, der elever fra samme klasse(r) har undervisning i forskjellige fag samtidig. I denne situasjonen kan hovedoversikten bli krevende å lese når alle grupper i alle parallellagte fag vises på timeplanen til hver av de berørte klassene, som i eksemplet under:
Du har derfor en mulighet til å slå på blokkvisning for å få bedre oversikt:
Med denne innstillingen påslått vil visningen framheve blokknavnet, men detaljene innenfor de enkelte blokkene skjules:
Andre visningsinnstillinger
Menyen under tannhjulet gir også mulighet til å vise/skjule:
- Pauser
- Informasjon innenfor rutene i tabellen som viser undervisningsøktene
Til informasjon
- Når pausevisning er avslått (som i figuren over) vil en eventuell aktivitet som ligger en pause, uten å overlappe med undervisningstimene før og/eller etter pausen, være fullstendig skjult. Ved å slå på pausevisning vil aktiviteten bli synlig.
Timeplanlegge økter
Før du begynner selve timeplanleggingen, må du forsikre deg om at det nødvendige forarbeidet er gjort i Planlegging. Dette innebærer at økter er opprettet med riktig fordeling, lærere er tildelt, og eventuelle rompreferanser er satt.
Bruk av Hovedoversikt og Ukesoversikt
Timeplanlegging bør fortrinnsvis foregå i Hovedoversikt og kun i spesielle tilfeller i Ukesoversikt.
Årsaken er at timer lagt i hovedoversikt genererer såkalte "normaløkter", det vil si økter som gjentar seg på samme dag og tidspunkt, uke etter uke, i alle uker komponenten er definert i. Ved senere behov for endring av tidspunkt for en økt vil du da kunne gjøre dette i én operasjon i Hovedoversikt og derved oppnå at alle ukene samtidig oppdateres med denne endringen gjennom denne éne operasjonen.
Når du jobber i Ukesoversikt vil enhver økt som timeplanlegges generere en såkalt "avviksøkt". En avviksøkt vil ikke bli påvirket av endringer som gjøres på den samme økta i Hovedoversikt. Dessuten vil alle økter som legges i ukesoversikten kun bli lagt i den til enhver tid gjeldende uka. Dette betyr at timeplanlegging av en økt som gjentar seg hver uke i 10 uker vil måtte gjøres i 10 operasjoner istedenfor én, dersom arbeidet gjøres i Ukesoversikt.
Du bør derfor gjøre arbeidet i Hovedoversikt unntatt når du skal:
- Endre på noe i en spesifikk uke uten å endre noe i de øvrige ukene.
- Timeplanlegge en komponent som er opprettet for én individuell uke, fordi bildet da ikke blir forstyrret av timer som ligger i andre uker gjennom året og dette gjør det lettere å se hvor du kan legge økta.
Det kan ofte være behov for endringer i en spesifikk uke når tidspunktet nærmer seg underveis i skoleåret. Endringen trenger ikke være en flytting av økta, men kan også handle om å bytte rom, eller legge til eller bytte lærer. Slike endringer vil også generere en avviksøkt når de gjøres i Ukesoversikt.
Husk!
- Når timeplanendringer gjøres underveis i skoleåret vil den publiserte timeplanen kun vise endringer fra og med dagen etter datoen for publisering av timeplanendringen.
- Endringer som gjøres timeplanfila i Hovedoversikt vil alltid berøre alle normaløkter i en komponent, både framover og bakover i tid og derved kunne skape uoverensstemmelse mellom timeplanfila og den publiserte timeplanen.
- For å unngå uoverensstemmelse, følg anbefalte metoder for løpende vedlikehold.
Slik timeplanlegger du økter:
Se eksemplet lenger ned som illustrerer punktene her:
- Jobb med én, eller noen få, klasser om gangen ved å benytte filterinnstillingene øverst.
- Finn øktene under "Tilgjengelige økter" nederst i skjermbildet.
- Dra økten til ønsket tidspunkt eller bruk "Flytt"-funksjonen og klikk på timen økta skal starte i.
- Ved bruk av dra-og-slipp funksjonaliteten vil undervisningsøkta bli lagt fra og med den timen musepekeren peker på når den slippes, uavhengig av hvor mange timer økta består av. For en økt bestående av flere timer vil den vises sentrert rundt musepekeren, men uansett vil ingen timer bli lagt til venstre for pekeren.
- Når validering er påslått vil systemet etter noen øyeblikk vise:
- Grønn bakgrunn: Tidspunktet er ledig
- Gul bakgrunn: Bryter med preferanser
- Rød bakgrunn: Kollisjoner vil oppstå
Eksempel:
Her timeplanlegges faget BAT1005 i klasse 1BAA. En tretimersøkt flyttes med dra-og-slipp funksjonalitet og vil bli lagt fra 1. til 3. time tirsdag dersom musepekeren slippes i dette øyeblikket:
Økter som timeplanlegges manuelt vil automatisk bli låst. Dette vises med en svart tegnestift på økta (se figur nedenfor). Dette sikrer at den ikke blir flyttet på av den automatiske timeplanleggeren senere, dersom du skulle velge å benytte den. Du kan låse opp en økt ved å klikke på økten og velge "Lås opp" i menyen som kommer opp. Den svarte tegnestiften på økten endrer da farge til grå, som for øktene nederst, under "Tilgjengelige økter". En økt som ikke er låst vil kunne bli flyttet på av den automatiske timeplanleggeren.
Timeplanlegge blokker
En blokk består av flere undervisningsgrupper som skal ha undervisning samtidig.
Timeplanlegging av blokker krever en litt annen fremgangsmåte enn enkeltøkter. For å timeplanlegge blokker:
- Skru av valideringer
- Aktiver blokkvisning med glidebryteren
- Velg blokkmodus under "Tilgjengelige økter", nederst
- Dra hele blokken til ønsket tidspunkt
Når du skal plassere blokken, er det viktig at du tar tak i det grå feltet (pil i figuren over) som representerer hele blokken, ikke enkeltøktene inni den.
Ved blokkplanlegging er det særlig viktig å være systematisk i kontrollen av timeplanen. Du må forsikre deg om at alle nødvendige rom er tilgjengelige, at ingen lærere får kollisjoner, og at de involverte klassene ikke har andre timer samtidig. Dette er spesielt viktig siden valideringen må være slått av under selve timeplanleggingen av blokker.
Romtildeling
Rom kan tildeles i Planlegging eller i Konstruksjon.
Tildel romgruppe på en komponent
Hvis du skal benytte automatisk timeplanlegging, kan du det være nyttig å bruke romgrupper på undervisningsgrupper/komponenter som skal få et rom fra romgruppen senere. Ved å tildele romgruppe først, låser du ikke rom fra romgruppen før du timeplanlegger, men forsikrer deg om at du har nok rom fra romgruppa med den timeplanen som foreslås.
I eksemplet nedenfor får alle kroppsøvingsgrupper romgruppe Idrettshallen som inneholder flere gymsaler. Dette gjøres i Planlegging, enten på en enkeltkomponent via blyanten eller ved å huke av flere komponenter og Rediger valgte komponenter.
Tildel/endre rom på alle økter i en komponent
I Planlegging:
- I Planlegging før timeplanlegging. (Ekstrarom kan også velges, som vist her
- Klikk på blyant ved komponent.
- Legg til rom i feltet Hovedrom, og ev. ekstrarom i feltet Flere rom.
- Lagre
I Konstruksjon:
- I Konstruksjon finn ønsket økt i Hovedoversikt
- Klikk på økt og velg blyant ved feltet Rom.
- Velg rom i feltet Hovedrom og ev. ekstrarom i feltet Flere rom ved behov.
- Lagre
Til info
- Når endringer gjøres på denne måten på komponent i Planlegging, vil dette berøre alle normaløkter i komponenten.
- Når endringen gjøres på en bestemt økt i Konstruksjon, vil dette berøre ukentlige forekomster av denne spesifikke økta, uavhengig av andre økter i komponenten.
Tildel eller endre rom på en enkeltøkt
I Planlegging:
- I Planlegging, klikk på navnelenken på aktuell komponent i kolonnen Undervisningsgruppe
- Finn aktuell økt i Årsoversikt for komponent og klikk på blyanten for å redigere økta. (Mer om Årsoversikt for komponent i neste avsnitt.)
- Velg ønsket rom og lagre.
I Konstruksjon:
- I Konstruksjon, gå til Ukesoversikt
- Naviger til ønsket uke og klikk på ønsket økt
- Framgangsmåte for øvrig er som for endring av rom på økt i Hovedoversikt (over).
Merk!
- Endring av rom på en økt i en bestemt uke, uavhengig av om dette skjer i Planlegging eller i Konstruksjon, skaper en avviksøkt.
Systemet vil automatisk validere romtildelingen mot flere kriterier. Det kontrollerer at rommets kapasitet er tilstrekkelig for gruppestørrelsen, at rommet er tilgjengelig i det valgte tidsrommet, og at tildelingen er i tråd med eventuelle rompreferanser som er satt.
Andre verktøy for timeplanlegging
I fanen Planlegging finner du flere spesialiserte verktøy som kan forenkle timeplanleggingen.
Årsoversikt for komponent
Årsoversikt for komponent gir deg detaljert innsikt i hvordan en komponent er planlagt gjennom hele skoleåret. Her kan du se og redigere både normaløkter og eventuelle avvik i enkeltøkter. Du kan også legge til ekstraøkter her. Dette er særlig nyttig når du trenger å gjøre endringer som bare skal gjelde for bestemte uker, eller når du vil ha full oversikt over hvordan en komponent er timeplanlagt gjennom året.
Du åpner årsoversikten ved å klikke på komponentnavnet i Planlegging, kolonnen Undervisningsgruppe. Vinduet er delt i to hoveddeler:
Venstre del brukes til endringer som påvirker hele komponenten:
- Velg hvilke uker komponenten skal ha undervisning
- Tildel eller endre lærer
- Juster prosentandel av totalen hvis komponenten er en del av en større helhet
- Sett rompreferanser
Høyre del har tre faner - Alle økter, Normaløkter, og Detaljer:
- I Alle økter ser du hver enkelt økt gjennom året.
- I Normaløkter kan du redigere økter som gjelder alle uker samtidig
- I Detaljer ser du ytterligere detaljer om øktene, herunder om de har blitt timeplanlagt manuelt eller automatisk.
Legge til ekstraøkt
For å legge til en ekstra undervisningstime, klikk på Legg til økt i aktuell uke. For å tidfeste denne ekstratimen må du deretter gå til Konstruksjon i aktuell uke og timeplanlegge den der.
Endringer i enkeltøkter skaper "avviksøkter". Dette gjelder uavhengig av hvilken endring som foretas, være det seg tidspunkt for økta, hvilke lærere som skal undervise, eller hvilket rom eller romgruppe som skal benyttes, og om det skal være ekstrarom i økta.
En avviksøkt kan tilbakestilles til en normaløkt som følger:
- Slett avviksøkta ved å klikke på søppelikonet til høyre på linja.
- Gå til fanen Detaljer.
- Klikk på resirkuleringsikonet.
Ukesmaler
For å skape mer fleksibilitet i timeplanleggingen kan du bruke ukesmaler. En ukesmal definerer hvilke uker en komponent skal ha undervisning i. Dette er spesielt nyttig når du skal lage A- og B-uker eller fagdagsuker. Du kan opprette ulike ukesmaler for å tildele bestemte uker til en eller flere komponenter samtidig. Dette gjør det enkelt å for eksempel organisere undervisning som skal alternere mellom ulike uker.
En ukesmal inneholder et sett med forhåndsvalgte uker. Når ukesmalen tilordnes til en komponent gjør dette at alle uker unntatt de forhåndsvalgte blir deaktivert. Dette gjør at når komponenten timeplanlegges vil timene kun bli lagt i de forhåndsvalgte ukene.
Illustrert med et konkret eksempel betyr dette at når en yrkesfagklasse har definerte utplasseringsperioder i et skoleår hvor de ikke mottar undervisning i fellesfag, og skolen ønsker å gi fellesfagene et økt ukestimetall gjennom de resterende ukene, kan det lages en ukesmal som inneholder ukene hvor elevene er på skolen. Alle fellesfagene tildeles denne samme ukesmalen, uavhengig av hvilken ukedag og hvilke timer det enkelte faget kommer til å bli timeplanlagt på. Ukesmalen sikrer bare at timene som timeplanlegges kun havner på ukene hvor elevene er på skolen, og ikke på utplasseringsukene.
For å opprette en ukesmal:
- Gå til fanen Ukesmal i Planlegging
- Klikk Lag ny mal
- Gi malen et beskrivende navn
- Velg hvilke uker som skal inngå
- Lagre malen
For å bruke ukesmalen:
- Velg komponenter i Planlegging
- Klikk Rediger valgte komponenter
- Velg ukesmalen fra nedtrekksmenyen
- Bekreft valget
Dette er særlig effektivt for å lage:
- A- og B-uker
- Fagdagsuker
- Periodeundervisning
Viktig!
- Ukesmalen er et redskap som aktiverer utvalgte uker for en komponent (og deaktivrer resten). Dette skjer i tilordningsøyeblikket.
- Ukesmalen er ikke knyttet til komponenten.
- Dette betyr at hvis du tilordner en ukesmal til en komponent og senere endrer på ukene i ukesmalen, vil endringen ikke påvirke komponenten. For at komponenten skal få korrigert ukefordelingen må den samme ukesmalen på nytt tilordnes til komponenten.
Parallellegging
Når du har undervisningsgrupper som skal ha timer samtidig, kan du bruke parallellegging. Dette er særlig aktuelt for klassebaserte undervisningsgrupper, for eksempel når en klasse skal deles i grupper for språkundervisning. Ved å legge undervisningsgruppene i samme parallelleggingsgruppe, vil den automatiske timeplanleggeren sørge for at disse får undervisning på samme tid. Dette skiller seg fra blokker ved at parallellegging primært brukes for få, klassebaserte grupper, mens blokker brukes for valgfag der elever fra flere klasser kan velge mellom ulike fag.
For å sette opp parallellegging:
- Gå til fanen Parallellegging i Planlegging
- Klikk Legg til parallelleggingsgruppe
- Gi gruppen et beskrivende navn
- Velg undervisningsgruppene som skal parallellegges
- Lagre oppsettet
Du kan også legge til grupper i en parallelleggingsgruppe direkte fra hovedvisningen i Planlegging. Paralelleggingsgruppen må være opprettet (som over) fra før:
- Merk aktuelle undervisningsgrupper
- Velg Rediger valgte komponenter
- Velg parallelleggingsgruppe fra nedtrekksmenyen
- Bekreft valget
For vellykket parallellegging må du sørge for at:
- Gruppene har samme årstimetall
- Timefordelingen er lik
- Gruppene ikke har samme rompreferanse
Planleggingsvinduet
Fra fanen Planlegging, der du har tilgang til alle disse verktøyene, får du også en samlet oversikt over timefordelingen. Ved å tilpasse kolonnevisningen kan du enkelt se informasjon som er relevant for ditt arbeid, for eksempel årstimer, timeplanlagte timer, aktiviteter og differanser. Dette gjør det enklere å holde oversikt over at alle grupper får riktig antall timer gjennom året.
For effektiv bruk:
- Tilpass kolonnevisningen via tannhjulet:
- Velg relevante standardkolonner
- Legg til spesialkolonner etter behov
- Lagre oppsettet
- Bruk filtermulighetene for å:
- Fokusere på bestemte klasser eller fag
- Identifisere grupper med avvik
- Kontrollere timefordeling
- Hold særlig øye med kolonnene:
- Årstimer (definert timetall)
- Timeplanlagte timer (faktisk lagt ut)
- Differanse (avvik mellom plan og virkelighet)
Tips: Åpne gjerne to vinduer - ett med Planlegging og ett med Konstruksjon - for mest effektiv arbeidsflyt. Husk å oppdatere vinduene når du gjør endringer i det andre vinduet.
Kvalitetssikring
Etter at timeplanleggingen er gjennomført, er det viktig med en grundig kvalitetskontroll. Start med å sammenligne antall timeplanlagte timer mot årstimetallet. Kontroller at alle økter er plassert og at fordelingen er riktig per uke. Se spesielt etter hull i elevers og læreres timeplaner, og forsikre deg om at alle blokkstrukturer er intakte. Oppsummer bør kvalitetskontrollen inneholde:
- Se etter hull i elevers og læreres timeplaner
- Kontroller at blokkstrukturene er intakte
- Verifiser at rom har tilstrekkelig kapasitet
- Sjekk at spesialrom brukes til riktige fag
- Kontroller timeplanlagte timer for å bekrefte at elevene har fått fullt årstimetall i alle fag
Romtildelingen må også kontrolleres nøye. Verifiser at alle rom har tilstrekkelig kapasitet for gruppene som skal bruke dem, og at spesialrom brukes til de fagene de er ment for.
Timeplanlagte timer kontrolleres i Planlegging. For å unngå å forveksle kolonner bør du først gå på tannhjulet og deaktivere kolonnene Planlagte og Ikke planl. slik at kun kolonnene Timeplanlagte og Differanse vises.
Hvis du oppdager feil eller problemer, bør du bruke feilmeldingslisten systematisk for å identifisere og løse disse. Kollisjoner bør løses én etter én, og det er lurt å dokumentere eventuelle avvik som må håndteres på et senere tidspunkt. En slik systematisk kvalitetssikring er avgjørende for å sikre en timeplan som fungerer godt for både elever og lærere.
Kommentarer
0 kommentarer
Artikkelen er stengt for kommentarer.