2a.15 - Fag- og timefordeling: Tildele undervisning og funksjoner

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til Innstillinger - Skoleår
• Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
• Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang
• Tilgang til å se Innstillinger > Funksjoner (Les)
• Tilgang til å redigere funksjoner, unntatt kontaktlærerfunksjonen
• Lesetilgang til Ansatt-kompetanse for alle lærere
• Skrivetilgang til ansattes undervisningskompetanse
• Tilgang til å se og begrenset redigering av ansattes stillingsdetaljer

Innhold

• Innledning
• Tildeling av andre oppgaver enn undervisning: Funksjoner
• Ulike tilnærminger til tildeling av undervisning
• Undervisningsgrupper gir opphav til komponenter
  • Opprette ekstra komponent
  • Splitt komponent
• Tildeling i Planlegging
• Tildeling i Fag- og timefordeling
• Tildele flere lærere til de samme timene
• Kontrollere fordeling
• Oppsummering
• Relaterte artikler

Innledning

Tildeling av undervisningsgrupper til lærere er kjernen i fag- og timefordelingen. Du må sikre at hver gruppe får riktig lærer med riktig kompetanse, samtidig som du holder oversikt over lærernes totale beskjeftigelse og elevenes årstimer. Systemet gir flere måter å gjøre dette på, fra enkle tildelinger til mer komplekse masseoperasjoner.

Viktig! Før du begynner på fag- og timefordelingen må du ha fullført forberedelsene beskrevet i artikkelen kurs 2a - Stillingsplan: Forarbeid.

Tildeling av andre oppgaver enn undervisning: Funksjoner

Funksjonstildeling er beskrevet i detalj i avsnittet Klargjøre funksjoner i artikkel kurs 2a - Stillingsplan: Forarbeid.

Ulike tilnærminger til tildeling av undervisning

Visma InSchool tilbyr to hovedtilnærminger til tildeling av undervisning. Du kan arbeide i fanen Fag- og timefordeling, som gir best oversikt over lærernes totale beskjeftigelse, eller i fanen Planlegging, som mange opplever som mer effektiv for selve tildelingen. Det er også mulig å kombinere disse metodene.

I Planlegging har du god oversikt over undervisningsgruppene og kan enkelt masseoppdatere tildelinger. I Fag- og timefordeling ser du derimot tydeligere hvordan tildelingene påvirker lærernes totale arbeidssituasjon.

Det finnes også en mulighet for automatisk lærertildeling. Ved automatisk tildeling vil systemet forholde seg til lærerens gjenstående lønnsprosent og registrerte fagkompetanse. Fagkompetansen kan registreres som formell kompetanse, delvis kompetanse eller realkompetanse. Se nærmere beskrivelse i artikkel kurs 2a - Stillingsplan: Forarbeid.

Til toppen

Undervisningsgrupper gir opphav til komponenter

Enhver undervisningsgruppe gir automatisk opphav til én såkalt "komponent" i timeplanfilen, men som skoleårsplanlegger kan du opprette flere for å imøtekomme spesielle timeplanleggingsbehov. Mer om dette i artikkel kurs 2a - Forberedelser til timeplanlegging.

Komponenter er synliggjort som bokser under Fag- og timefordeling > Undervisningsgruppe - Lærer > Velg aktuell undervisningsgruppe.

Komponenten (boksen) inneholder en undervisningsbeskjeftigelse for læreren/lærerne. Når den har blitt timeplanlagt i fanen Konstruksjon er den dessuten knyttet til et visst antall timeplanlagte timer for både lærer og elev. Oversiktsraden (grå) øverst i bildet viser elevenes årstimetall og ved siden av dette tallet, antall timer som har blitt timeplanlagt med lærer (uavhengig av om timene dekkes med en eller flere lærere samtidig). I eksemplet over har Florence fått 28 timer, mens Pernille har fått de resterende 40. Til sammen dekker de hele faget.

Dersom skolen i dette eksemplet hadde lagt til en lærer nr. 2 på komponenten til venstre (det vil si tolærersystem i disse timene), ville tallet Allokerte timer på oversiktsraden ikke ha endret seg, men skolen hadde i realiteten allokert 96 timer til lærere, altså et økt ressursforbruk. Allokerte timer forteller med andre ord bare hvor mange av elevenes undervisningstimer som blir dekket med en eller flere lærere.

Komponenter er også synlige i fanen Planlegging, men framstår der som enkeltrader, eller "underrader" (når en undervisningsgruppe har flere komponenter). En undervisningsgruppe som kun har én komponent vises som en enkelt rad som ikke er utvidbar (1). Foreligger det flere komponenter i en undervisningsgruppe vil denne vises som en utvidbar rad, det vil si med en hake til venstre på raden (2).

Når du klikker på haken vil underrader, én per komponent, komme til syne.

Opprette ekstra komponent

Komponenter kan opprettes både i Fag- og timefordeling > Undervisningsgruppe - Lærer og i Planlegging.

Alternativ 1:

1. Gå til Fag- og timefordeling > Undervisningsgruppe - Lærer
2. Søk opp ønsket undervisningsgruppe og klikk på lenken (navnet)
3. Klikk på handlingsknappen (tre prikker) og velg Legg til undervisningsgruppekomponent
4. En ny, tom komponent opprettes. Den kan så redigeres via handlingsknappen.

Under Fag- og timefordeling kan allokering kan redigeres enten ved å tildele timer, eller ved å tildele stillingsprosent direkte. Vi anbefaler å benytte timer såfremt mulig.

Alternativ 2: 

1. Gå til Planlegging
2. Søk opp ønsket undervisningsgruppe
3. Klikk på '+' ikonet på raden
4. Fyll ut ønskede verdier for
   • Allokering i timer
   • Ukesmal, eller konkrete uker
   • Fordeling
   • Rom
   • Lærere
   • Parallelleggingsgruppe
5. Bekreft med Legg til komponent

For mer om funksjonen til komponenter, se artikkel kurs 2a - Forberedelser til timeplanlegging.

Til toppen

Splitt komponent

I noen tilfeller kan det være hensiktsmessig å splitte en komponent. Dette gjør du typisk når:

• en undervisningsgruppe skal bytte lærer i en begrenset periode.
• du ønsker å gjøre endringer i timeplanen og vil sikre at det blir samsvar mellom det som vises i timeplanfila og den publiserte timeplanen i både fortid og framtid.

Å splitte en komponent vil si å skille ut en eller flere uker fra en eksisterende komponent og legge disse i en ny komponent som opprettes ved splitting. Når en ferdig timeplanlagt komponent splittes vil timene i den nye komponenten allerede være timeplanlagt. Det er derfor lurt å gjøre timeplanleggingen før splitting for å unngå å måtte gjøre denne operasjonen to ganger.

For å splitte en komponent, gå til Skoleårsplanlegging > Planlegging og gjør som følger:

1. Finn fram ønsket komponent og klikk på splitt ikonet.
2. I dialogboksen, velg ukene som skal skilles ut i en ny komponent. Du kan velge flere uker med å enten klikke på enkeltukene, en etter en, mens du holder <ctrl> tasten nede, eller ved å klikke på den første uken i en sammenhengende periode, holde <shift> tasten nede og klikke på siste uke i perioden. Velg deretter pil til høyre for å flytte disse over i den nye komponenten.
3. Velg deretter hvordan beskjeftigelsen skal fordele seg mellom opprinnelig og ny komponent. Til slutt, velg Splitt.

Undervisningsgruppekomponenten får nå en hake til venstre på raden som indikerer at det foreligger underrader. Du kan klikke på haken for å utvide og å se underradene. En av disse vil være den nyopprettede komponenten som vil være uten lærer, selv om den opprinnelige eventuelt hadde fått tildelt lærer.

Til toppen

Tildeling i Planlegging

Planleggingsfanen gir en effektiv måte å tildele undervisning på:

1. Velge grupper for tildeling:
   • Filtrer fram aktuelle undervisningsgrupper
   • Merk gruppene som skal tildeles samme lærer
   • Alternativt: arbeid med én komponent om gangen ved å klikke på blyanten:
2. Tildele lærer:
   • Klikk på blyantsymbolet for komponenten
     • Velg lærer fra nedtrekksmenyen, eller
   • Bruk masseoppdatering for flere komponenter:
     • Merk aktuelle komponenter
     • Velg Rediger valgte på den blå raden over
     • Velg lærer som skal tildeles
     • Bekreft tildelingen
3. Kontrollere tildeling:
   • Sjekk at alle komponenter fikk riktig lærer
   • Verifiser at fordelingen er komplett
   • Kontroller eventuelle advarsler fra systemet

 Automatisk lærertildeling

Systemet kan også tildele lærere automatisk for deg, basert på kompetansen du har definert for dem, og preferanser du har registrert under Skoleårsplanlegging > Preferanser. Automatisk lærertildeling vil ikke berøre tildelinger du har gjort manuelt på forhånd. For å benytte denne funksjonen, gå til Skoleårsplanlegging > Planlegging > Handlinger og velg Tildel lærere automatisk.

Til toppen

Tildeling i Fag- og timefordeling

Fag- og timefordelingsfanen er særlig nyttig for å:

• Kontrollere lærernes totale beskjeftigelse
• Håndtere komplekse delinger av grupper
• Sikre balansert fordeling av oppgaver

For å tildele i denne fanen, velg underfanen Undervisningsgruppe - Lærer:

1. Søk fram og klikk på navnet til aktuell undervisningsgruppe
2. Velg Handlinger > Legg til allokert lærer
3. Velg lærer fra oversikten over lærere som har definert kompetanse i fagkoden
   • Se lærerens gjenstående kapasitet
   • Sjekk eventuelle fagønsker (se Ansatte > Preferanser for aktuell lærer)
   • Klikk Gå tilbake når du er ferdig
4. Angi eventuelt allokering i undervisningstimer, dersom dette avviker fra årstimene som er oppgitt i komponenten
   • På komponenten, velg Handlinger > Rediger komponentallokering
   • Angi lærers beskjeftigelse som enten undervisningstimer i klokketimer (som vist under), eller som prosent av full stilling.
5. Lagre tildelingen

Merk!

• Dersom ønsket lærer ikke vises når du skal tildele lærer til komponent er mulige årsaker:
  • Oversikten går over flere sider og du må bla videre eller filtrere.
  • Læreren har ikke fått definert kompetanse i fagkoden.
  • Læreren er ikke satt som inkludert i Skoleårsplanlegging.

• Å angi undervisningstimer som avviker fra årstimene i komponenten (punkt 4 over) påvirker ikke elevenes årstimer. Dette berører kun lærerens beskjeftigelse.

  Til toppen

Tildele flere lærere til de samme timene

Når lærerne skal undervise på samme klasserom, i samme timer og med samme beskjeftigelse, håndteres dette enkelt enten:

• I fanen Fag- og timefordeling:
  • På aktuell komponent, etter tildeling av den første læreren som beskrevet over, velg Handlinger > Legg til flere lærere
  • Velg aktuell(e) lærer(e)
  • Gå tilbake og kontroller at de har blitt lagt til 
• I fanen Planlegging:
  • På raden for aktuell undervisningsgruppekomponent, klikk på blyanten
  • I feltet Lærere, søk opp og legg til aktuell(e) lærer(e)
  • Klikk utenfor feltet for at valget skal bli lagret

Ved deling er det spesielt viktig å kontrollere:

• At summen av årstimer blir korrekt
• At hver lærers beskjeftigelse beregnes riktig
• At eventuelle bindinger i timeplanen kan oppfylles

Vær også oppmerksom på at to lærere som plasseres på samme komponent automatisk får lik beskjeftigelse i denne komponenten, og de får alle komponentens timeplanlagte timer i sin timeplan når timeplanlagging er gjort.

Til toppen

Kontrollere fordeling

Uansett hvilken tilnærming du velger, må tildelingene kontrolleres grundig:

I Fag- og timefordeling:

• Kontroller total beskjeftigelse per lærer
• Sjekk balansen mellom ulike fag

I Planlegging:

• Kontroller at alle grupper har fått lærer
• Verifiser at eventuelle bindinger er mulige

Til toppen

Oppsummering

Best praksis for effektiv tildeling er å:

• Bruke Planlegging for enkle tildelinger og masseoppdateringer
• Benytte Fag- og timefordeling for komplekse delinger og totaloversikt
• Kontrollere jevnlig i begge faner for å sikre kvalitet
• Være særlig nøye med kontroll av delte grupper

Vanlige utfordringer:

• Manglende kontroll av total beskjeftigelse
• Feil i timefordeling ved delte grupper
• Ubalansert fordeling av oppgaver
• Oversette bindinger som påvirker timeplanen

Når fordelingen er gjort og kontrollert, kan du gå videre med den detaljerte timeplanleggingen.

Til toppen

Relaterte artikler

• Introduksjon til fag- og timefordeling
• Kontroll og justering
• Kurs 3 - Sammenheng mellom Skoleårsplanlegging og Oversikt over beskjeftigelseærerbeskjeftigelse

Neste artikkel