Relevant for rollen:
- Skoleleder
- Admin
Forutsetter følgende tilganger:
- Tilgang til Innstillinger - Skoleår
- Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
- Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang
Innhold
- Innledning
- Global timeplanlegging
- Selektiv timeplanlegging
- Romgrupper
- Gjennomførbarhetskontroll
- Innstillinger og vekting
- Kjøre automatisk timeplanlegging
- Etterarbeid
- Hvordan arbeider automatikken?
- Relaterte artikler
Innledning
Automatisk timeplanlegging kan spare tid og finne optimale løsninger for komplekse timeplaner. Systemet tilbyr to ulike tilnærminger: global timeplanlegging for hele skolen og selektiv timeplanlegging for utvalgte komponenter. Denne artikkelen guider deg gjennom prosessen for begge metoder.
Global timeplanlegging
Global timeplanlegging er utformet for å optimalisere hele skolens timeplan samtidig. Denne tilnærmingen er særlig nyttig i starten av timeplanleggingsprosessen, når du vil få et raskt overblikk over hvor de viktigste utfordringene ligger, det vil si at du vil få forslag til hvordan de største bindingene i din timeplan bør løses for å sannsynliggjøre at du får lagt en fullstendig timeplan.
Denne tilnærmingen kan også brukes senere i prosessen for å bygge videre på en timeplan der du allerede har låst deler av oppsettet. I denne fasen er det dessuten mulig å be den globale timeplanleggingen å tilstrebe at timeplanen skal oppfylle kravet til årstimetall i alle fag og klasser samtidig. Dette kan normalt ikke oppnås gjennom en timeplan som er identisk, uke for uke, gjennom hele skoleåret. Derfor vil du oppdage at global timeplanlegging med denne innstillingen skaper avviksøkter i enkelte grupper/komponenter/uker. Les mer om hvordan automatikken jobber i slutten av artikkelen.
Alt nødvendig forarbeid må være på plass før du starter automatikken:
- Lærere må være tildelt undervisningsgrupper
- Fordeling må være lagt på alle komponenter som skal timeplanlegges
- Eventuelle parallelleggingsgrupper må være definert
- Rompreferanser bør være satt der det er relevant
- Aktiviteter må være registrert med korrekte innstillinger
For å bruke global timeplanlegging:
- Kjør gjennomførbarhetskontroll og rett opp eventuelle feil.
- Gjør nødvendige innstillinger og vekting.
- Start timeplanleggeren.
Selektiv timeplanlegging
Selektiv timeplanlegging lar deg velge nøyaktig hvilke komponenter du vil at den automatiske timeplanleggeren skal behandle. Dette gir større kontroll og er særlig nyttig når:
- Du vil timeplanlegge én avdeling eller ett utdanningsprogram uavhengig av andre
- Du har spesielle hensyn som krever mer kontroll over prosessen
- Du ønsker å teste ulike løsninger for deler av timeplanen
For å bruke selektiv timeplanlegging:
- Velg aktuelle komponenter i Planlegging og merk disse med Handlinger > Legg til i selektiv timeplanlegging
- Verifiser at valgte komponenter har lærer, timer og fordeling
- Velg Handlinger > Legg til i selektiv timeplanlegging
- Kjør gjennomførbarhetskontroll for det spesifikke utvalget
- Gjør nødvendige innstillinger og vekting.
- Start selektiv timeplanlegger
Romgrupper
Innstillingen "romgruppe" på et rom er et nyttig verktøy for deg når du skal timeplanlegge automatisk. Den lar deg si til den automatiske timeplanleggeren at du ønsker at rommene i en spesifikk romgruppe skal holdes av til et utvalg komponenter, uten å faktisk knytte et konkret rom til en konkret gruppe. Når den jobber, vil den dermed passe på at det ikke kan bli romkollisjoner mellom f.eks. kroppsøvingsgrupper som skal ha gymsaler fra samme romgruppe. Den vil også passe på at det er romkapasitet med timeplanen den legger.
Obs! Den automatiske timeplanleggeren knytter ikke rom til grupper for deg, dette må du gjøre i etterkant. Men den passer på at du har nok rom.
Gjennomførbarhetskontroll
Før du starter må du kjøre en gjennomførbarhetskontroll ved å gå til Konstruksjon > Handlinger > Kontroller gjennomførbarhet.
Denne kontrollen verifiserer at det ikke finnes åpenbare konflikter og at det er tilstrekkelig romkapasitet, men den er ikke i stand til å kontrollere alle tenkelige forhold som kan gjøre det vanskelig å få timeplanlagt samtlige timer ved skolen.
Eventuelle feilmeldinger fra gjennomførbarhetskontrollen må rettes opp før automatisk timeplanlegging kan benyttes.
Innstillinger og vekting
Når du skal bruke den automatiske timeplanleggeren har du valget mellom to hovedmoduser:
Normaløktmodus:
- Timeplanlegger basert på definert fordeling og uker
- Legger økter på samme tidspunkt hver uke
- Gir mer forutsigbar timeplan
Årstimetallsmodus:
- Forsøker å oppnå korrekt årstimetall for alle grupper
- Starter på samme måte som normaløktmodus, men kan så variere tidspunkt fra uke til uke for å oppnå årstimetallet
- Kun tilgjengelig for global timeplanlegging
Deretter kan du justere fire viktige vektinger:
- Unngå flere økter i samme undervisningsgruppe på samme dag
- Høy vekting sprer fagene bedre utover uka
- Lav vekting gir mer fleksibilitet
- Unngå hull i timeplanen
- Prioriterer kompakte timeplaner for elever
- Kan justeres etter skolens behov
- Unngå økter over pauser
- Systemet vil alltid prøve å unngå økter over lunsj, forutsatt at du har markert skillet mellom formiddag og ettermiddag i timeplanoppsettet
- Andre pauser vektes etter lengde
- Unngå økter fra samme gruppe på påfølgende dager
- Bidrar til bedre spredning av fag
- Kan være viktig for enkelte fag
For å justere disse innstillingene, gå til Konstruksjon:
- Velg Handlinger > Innstillinger for automatisk timeplanlegger
- Angi ønsket vekting og Lagre
De fire nevnte vektingsmulighetene er allerede innebygget i den automatiske timeplanleggeren. Dette betyr at systemet forsøker i noen grad å ta hensyn til alle fire, med en gunninnstilling for hver av disse.
Når du som bruker setter en høyere eller lavere vekting av en av disse justerer du den relativt til grunninnstillingen. Du vil kunne oppnå forskjellig resultat fra den automatiske timeplanleggeren dersom du har forskjellige innstillinger på disse fire vektingene, relativt til hverandre. Dersom du derimot setter en vekting som er lik for alle fire vil dette i praksis føre til at systemet benytter den innebygde vektingen, fordi du i realiteten bare har fortalt systemet at alle fire er like viktige. Dette gjelder uavhengig av om du har vektet dem opp eller ned, så lenge du har vektet dem likt.
De tre siste vektingene er også mulige å slå helt av.
Kjøre automatisk timeplanlegging
Når du starter timeplanleggeren, vil den nullstille alle ulåste økter. Prosessen viser fremgang som prosentandel av timeplanlagte timer. Selv når prosenten ser ut til å stå stille, fortsetter systemet å optimalisere løsningen gjennom flere runder.
Start timeplanleggeren ved å:
- Gå til Konstruksjon
- Velg:
- Timeplanlegg økter > Start global timeplanlegger, eller
- Timeplanlegg økter > Start selektiv timeplanlegger
Timeplanleggeren vil:
- Plassere ut økter basert på innstillingene
- Optimalisere plasseringen i flere omganger
- Stoppe etter 30 minutter eller når optimal løsning er funnet
Det er fullt mulig å stoppe timeplanleggeren før den er ferdig. Dessuten, ettersom timeplanleggeren jobber i skyen, er det mulig å starte timeplanleggeren og deretter logge ut av Visma InSchool. Den vil fortsette å jobbe til den er ferdig, eller til du logger på på nytt og stopper den.
I tillegg er det mulig å starte timeplanleggeren i to eller flere forskjellige timeplanfiler samtidig. På denne måten kan du på en effektiv måte prøve ut forskjellige innstillinger og sammenligne resultater av disse.
Ønsker du å forstå automatikken bedre, se avsnittet Hvordan arbeider automatikken?
Etterarbeid
Etter at automatisk timeplanlegging er fullført, må resultatet kontrolleres grundig:
- Gå til Planlegging og kontroller:
- Differanse mellom årstimer og timeplanlagte timer
- At alle komponenter har fått timer som forventet
- Undersøk timeplanen i Konstruksjon:
- Se etter uheldige plasseringer
- Vurder om økter bør flyttes
- Kontroller at blokkstrukturer er intakte
- Når du er fornøyd med resultatet:
- Lås økter du vil beholde
- Tildel rom der dette mangler
- Dokumenter eventuelle avvik som må følges opp
Det er ofte lurt å ta kopi av timeplanfilen før du låser økter, slik at du har mulighet til å gå tilbake til tidligere versjoner ved behov.
Hvordan arbeider automatikken?
Når du bruker den automatiske timeplanleggeren, vil den alltid følge fordelingen du har satt opp for hvert fag. Det betyr at hvis du for eksempel har angitt at et 5-timersfag skal ha to dobbeltimer og en enkelttime per uke, vil automatikken prøve å finne tidspunkter der denne fordelingen kan gjennomføres. Den vil ikke på egen hånd endre dette til for eksempel en dobbeltime og en trippeltime, selv om det kanskje hadde vært lettere å få timeplanen til å gå opp med en slik fordeling.
Dette er viktig å være klar over, fordi det ofte er hovedgrunnen til at automatikken ikke klarer å timeplanlegge alle timene. For å få timeplanlagt de siste timene må du da enten:
- Endre fordelingen i en eller flere komponenter, eller
- Gjøre andre endringer i timeplanen som gir mer fleksibilitet
Teknisk sett fungerer dette ved at automatikken tar utgangspunkt i alle fag (komponenter) som har fått definert en fordeling. Dette gjelder enten:
- Alle fag i hele timeplanen hvis du bruker global automatikk, eller
- De fagene du spesifikt har valgt hvis du bruker selektiv automatikk
Fag som ikke har fått definert noen fordeling vil ikke bli timeplanlagt av automatikken, siden systemet da ikke vet hvordan timene skal fordeles utover uka.
Når timeplanleggeren begynner å lage timeplanen, starter den vanligvis med de lengste undervisningsøktene først. Dette er fordi det kan bli vanskelig å finne plass til lange økter hvis man først har fylt opp timeplanen med korte økter. Deretter fortsetter planleggeren trinn for trinn med å legge til flere og flere undervisningsøkter. Underveis vurderer den hvor god timeplanen er blitt så langt. Denne vurderingen tar hensyn til både faste regler i systemet og de ønskene (blant annet under Preferanser) du som bruker har lagt inn.
Underveis i arbeidet vil den synlige timeplanen i Konstruksjon oppdatere seg. Der ser du det til enhver tid beste resultatet den så langt har oppnådd.
Timeplanleggeren jobber til den ikke lenger klarer å legge flere timer ut fra de gitte kriteriene. Deretter starter den helt på nytt, og dette skjer flere ganger i prosessen før den til slutt gir opp å finne en bedre løsning. Når den starter på nytt vil fortsatt det siste, og hittil beste oppnådde resultatet være det som vises i brukergrensesnittet. Dersom du stopper timeplanleggeren manuelt, er det dette resultatet som blir stående, selv om den kan være halvveis gjennom en ny runde med timeplanlegging.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.