2a.22 - Kvalitetssikring, publisering og vedlikehold – InSchool

Relevant for rollen:

Skoleleder
Admin

Forutsetter følgende tilganger:

Tilgang til Innstillinger - Skoleår
Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang
Tilgang til å publisere timeplan
Tilgang til Innstillinger - Rom
Tilgang til Innstillinger - Bygninger
Tilgang til å se Innstillinger > Funksjoner (Les)
Tilgang til å redigere funksjoner, unntatt kontaktlærerfunksjonen
Lesetilgang til Ansatt-kompetanse for alle lærere
Skrivetilgang til ansattes undervisningskompetanse
Tilgang til å se og begrenset redigering av ansattes stillingsdetaljer

Innledning

Før timeplanen kan publiseres må den kvalitetssikres grundig. Etter publisering vil det være behov for løpende vedlikehold gjennom skoleåret. Denne artikkelen beskriver hvordan du systematisk kontrollerer timeplanen, håndterer avvik og vedlikeholder den publiserte timeplanen.

Kontrollere timeplan

En systematisk kontroll av timeplanen er avgjørende før publisering. Dette arbeidet bør starte i Planlegging, der du kan få en god oversikt over timefordelingen gjennom hele året. I kolonnen Differanse ser du avviket mellom årstimer og timeplanlagte timer for hver undervisningsgruppe. En grundig gjennomgang her vil avdekke om noen grupper mangler timer eller har fått for mange timer. De fleste av punktene nedenfor kontrolleres i Planlegging, mens enkelte best undersøkes i Konstruksjon.

For klassene bør du kontrollere:

At alle fag har fått riktig timetall
At det ikke er unødige hull i timeplanen
At fordeling av fag gjennom uka er pedagogisk forsvarlig
At eventuelle blokkstrukturer er intakte

For lærerne er viktige kontrollpunkter:

At beskjeftigelsen stemmer med lønnsprosenten
At undervisningstiden er jevnt nok fordelt
At det er tatt hensyn til deltidsstillinger
At alle funksjoner er korrekt registrert
At lærerønsker som skal imøtekommes er ivaretatt

Romtildelingen må verifiseres med fokus på:

At alle økter har rom
At alle økter har tilstrekkelig romkapasitet
At spesialrom brukes til riktige fag
At det er tatt hensyn til avstand mellom rom ved rombytte

Til toppen

Håndtere avviksøkter

I Visma InSchool skiller vi mellom normaløkter og avviksøkter. En normaløkt følger det faste mønsteret definert i hovedoversikten, mens en avviksøkt er en økt som avviker fra dette mønsteret i en eller flere uker.

En avviksøkt kan oppstå av flere grunner:

Endring av rom for enkelte uker
Flytting av undervisningstid
Bytte av lærer
Tilpasning rundt aktiviteter

Avviksøkter synliggjøres i Konstruksjon når visning av avviksøkter er påslått. Det gjøres via tannhjulet øverst i bildet. Klikk på ønsket økt for å se hvilke uker som er berørt av avvik. Du kan deretter klikke på ukenummeret for å bli tatt direkte til ukesvisning for å se nøyaktig hva slags avvik det handler om.

avviksøkter.png

Når du oppretter et avvik, er det viktig å være klar over at denne økten ikke lenger vil påvirkes av endringer du gjør i hovedoversikten. Dette kan gjøre vedlikehold mer komplisert, så avvik bør bare opprettes når det er nødvendig.

For å tilbakestille en avviksøkt som opprinnelig var en normaløkt:

Gå til Planlegging.
Klikk på aktuell komponent for å få fram Årsoversikt for komponent.
Søk opp aktuell avviksøkt ved å filtrere i kolonne Økttype og slett denne med søppelikonet.
Velg deretter fanen Detaljer og finn den slettede økten der ved å filtrere i kolonne Økttype.
Gjenopprett økten ved å klikke på resirkuleringssymbolet.

Økten gjenopprettes da som normaløkt slik den opprinnelig var planlagt.

Til toppen

Kontroll av advarsler og feilmeldinger

Systemets feilmeldinger og advarsler må gjennomgås systematisk før publisering. Det kan filteres i meldingene med filterfeltet over oversikten (1) eller med filterverktøyet (2).

Filterverktøyet for feilmeldinger er et kraftig hjelpemiddel i dette arbeidet. Her kan du filtrere på både type melding (feil eller advarsel) og på hvilken kontroll som har generert meldingen. Dette gir deg mulighet til å arbeide systematisk med én type problem om gangen.

Når du filtrerer på en bestemt feilmelding eller advarsel, vil systemet vise hvilken validering som har avdekket problemet. Dette gir verdifull informasjon om bakgrunnen for meldingen og kan hjelpe deg å vurdere alvorlighetsgraden og hva som må gjøres for å utbedre problemet.

Kritiske feilmeldinger krever særlig oppmerksomhet. Disse indikerer forhold som gjør at timeplanen ikke kan publiseres, for eksempel manglende romtildeling der dette er påkrevd, eller brudd på blokkstrukturer. Ved slike feil vil systemet gi spesifikk informasjon om hva som må utbedres. Det er viktig å behandle disse feilene først, siden timeplanen ikke kan publiseres før alle kritiske feil er løst.

Andre advarsler kan være akseptable ut fra lokale forhold. For eksempel kan en advarsel om at en lærer har for mange timer på én dag være akseptabel hvis dette er avtalt med læreren. Det er likevel viktig å være klar over at selv advarsler som ikke har praktisk betydning, vil forbli i systemet. Den eneste måten å fjerne en advarsel på er å utbedre forholdet som utløser den. Dette betyr at du må vurdere hver gjenværende advarsel og dokumentere de tilfellene der du bevisst har valgt å ikke gjøre endringer, slik at dette er kjent ved senere kvalitetskontroller.

Til toppen

Publisering

Publisering av timeplanen påvirker kun fremtidige datoer. Det vil si at datoer i fortid, samt dagens dato, påvirkes ikke. Før publisering bør du:

Gjennomføre alle kontroller beskrevet over
Ta backup ved å kopiere timeplanfilen
Sjekke at alle rom er tildelt der det er nødvendig
Verifisere at lærertildelinger er korrekte
Kontrollere at eventuelle aktiviteter er riktig registrert

Ved første publisering er det spesielt viktig å være oppmerksom på at timeplanoppsettet blir låst. Dette betyr at du ikke kan endre på skoledagens inndeling i timer og pauser etter første publisering.

Advarsel-ikon Advarsel!

I Skoleårsplanlegging (inne i en timeplanfil) er det fullt mulig å gjøre endringer på en dato i fortid. Dette vil imidlertid ikke komme ut i timeplanen ved publisering, ettersom publisering kun påvirker framtidige datoer. På denne måten kan det skapes avvik mellom det som vises i timeplanfila og det som vises i den publiserte timeplanen. Dette kan skape usikkerhet omkring hvilken versjon som stemmer med virkeligheten.
Løsning: Når du gjør endringer på en komponent anbefaler vi at du splitter komponenten først, og deretter kun gjør endringer på den nye komponenten som omfatter datoer i framtid.

Framgangsmåte ved publisering

Gå til Skoleårsplanlegging > Konstruksjon.
Velg Handlinger > Publiser timeplan.
Systemet validerer for kritiske feil som vil hindre publisering og varsler om eventuelle slike feil:
Dersom ingen kritiske feil foreligger får du meldingen under og klikker Fortsette:
Du får nå mulighet til å gjøre innstillinger for kopiering og for varsling av berørte brukere, det vil si de som har fått endringer i sin timeplan innenfor tidsvinduet som er angitt. Brukerne får varselet i form av en systemmelding. Tidsvinduet kan du justere ved behov. Endringer vil i denne sammenheng si alle endringer som kan gjøres på en undervisningsøkt, inkludert å avlyse økta. Varslingene omfatter ikke endringer i aktiviteter. Klikk så Publiser timeplan.

Info-ikon Til info!

SMS varsling forutsetter at skolen har tegnet avtale om SMS tjeneste.

Dersom du har fått en kritisk feil (punkt 3 over) vil du kunne se denne i vinduet for feilmeldinger og advarsler (1). Åpne opp vinduet (2) og søk opp feilen for å se en nærmere forklaring av hva feilen dreier seg om, slik at du kan rette dette opp for å få publisert.

Søk ved å klikke på filterikonet og velg Kritiske feil i Type feltet.

Til toppen

Løpende vedlikehold

God versjonshåndtering er essensielt for effektivt vedlikehold av timeplanen. Noen beste praksis-råd:

Behold alltid én versjon av den publiserte timeplanen som backup
Arbeid i en kopi når du skal gjøre større endringer
Dokumenter alle vesentlige endringer
Begrens antall timeplanfiler til maksimalt 20 for å opprettholde god ytelse

Ved behov for endringer i publisert timeplan:

Tilstreb en likhet mellom timeplanfilen og den publiserte timeplanen ved å splitte en komponent når endring gjøres. (Se forklaring over.)
Vurder om endringen kan vente til neste publisering
Test endringer i en kopi først
Informer berørte parter i god tid. (Bruk systemets varslingsmulighet ved publisering, som beskrevet over.)
Publiser endringer på et tidspunkt som gir minst mulig forstyrrelser

Når en komponent endres (ved å bytte lærer eller rom, eller flytte en normaløkt til et nytt tidspunkt) vil dette i timeplanfilen påvirke timer også i fortid. Når filen publiseres vil imidlertid timer i fortid bli oversett, slik at faktisk historikk blir bevart. Dette vil føre til forskjeller mellom den publiserte timeplanen og timeplanfilen i Skoleårsplanlegging. Slike forskjeller kan fort skape tvil om hva som er korrekte tall, for eksempel på timeplanlagte timer. Slike vanskeligheter kan unngås ved å konsekvent splitte komponent når det gjøres vesentlige endringer.

Vanlige utfordringer inkluderer:

Komponent splittes ikke og det oppstår forskjeller mellom timeplanfil og publisert timeplan.
Håndtering av vikarer ved lengre sykdomsfravær
Endringer i romtildeling
Periodiske justeringer av timeplanen
Koordinering av større arrangementer

Ved alle endringer er det viktig å vurdere ringvirkningene. En endring for én klasse eller lærer kan påvirke mange andre, særlig i blokkstrukturer eller ved romdeling.

Til toppen

Relaterte artikler

Neste artikkel