2a.17 - Fag- og timefordeling: Periodebeskjeftigelse (ny funksjonalitet)

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til Innstillinger - Skoleår
• Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
• Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang
• Tilgang til å se Innstillinger > Funksjoner (Les)
• Tilgang til å redigere funksjoner, unntatt kontaktlærerfunksjonen
• Lesetilgang til Ansatt-kompetanse for alle lærere
• Skrivetilgang til ansattes undervisningskompetanse
• Tilgang til å se og begrenset redigering av ansattes stillingsdetaljer

Innhold

• Innledning
• Hvordan beregnes periodebeskjeftigelse i InSchool?
• Arbeidsflyt - oversikt
• Steg 1: Opprett periode for læreren
• Steg 2: Forbered komponenter/aktiviteter med lærerens undervisning
  • Komponenter
    • Fordeling av allokering ved splitt:
  • Aktiviteter
• Steg 3: Legg til eventuelle funksjoner
• Steg 4: Flytt komponenter, aktiviteter og funksjoner inn i den opprettede perioden
• Steg 5: Publiser timeplanen
• Forlengelse av vikariat - ny periode

Innledning

De fleste tilsettinger i videregående skole gjøres for et helt skoleår eller lenger. Årsrammene for de forskjellige fagkodene (se Avtaleverket for undervisningspersonalet i videregående skole) bygger nettopp på denne erkjennelsen. Årsrammen angir det antall timer en lærer skal undervise i en bestemt fagkode i løpet av et helt skoleår for å fylle en full stilling (altså en beskjeftigelse på 100 % for hele skoleåret).

Periodebeskjeftigelse

Ikke sjelden forekommer det likevel at lærere blir tilsatt for perioder på minst én måned, men kortere perioder enn et helt skoleår, som i henhold til avtaleverket fordrer fast avlønning. 

I slike tilfeller må beregningen av beskjeftigelse tilpasses den kortere perioden. Når beregningen blir justert på denne måten kaller vi dette for "periodebeskjeftigelse". 

Beregning av periodebeskjeftigelse i InSchool må håndteres med en av to tilgjengelige metoder. I denne artikkelen beskrives den gjeldende, nye, metoden for håndtering av slike tilfeller som baserer seg på definering av periode(r) for den enkelte læreren under Fag- og timefordeling > Lærer - undervisningsgruppe.

Den tidligere, eldre, metoden er beskrevet i etterfølgende artikkel. Disse to metodene må ikke blandes, hverken for samme ansatt, eller innenfor samme skole.

Formelen for beregning av beskjeftigelsen har ikke endret seg. Denne er lik for begge metodene. Det er brukergrensesnittet, altså hvordan du setter dette opp i systemet, som er endret for å gjøre det mer intuitivt og lettere å håndtere for deg som bruker. Formelen er gjengitt nedenfor.

Korte vikariater - løpende vikartimer - håndteres gjennom vikarmodulen

For kortere vikariater som ikke overstiger en måned, benytt vikarmodulen (se Kurs 3 - Skoleleders vikarbehandling).

Til toppen

Hvordan beregnes periodebeskjeftigelse i InSchool?

Beregning av periodebeskjeftigelse baserer seg på periodens relative lengde, sett i forhold til hele skoleåret, slik dette framkommer av skoleruta. Periodens og skoleårets lengde måles i antall undervisningsdager etter skoleruta.

Formel for periodebeskjeftigelse

Du finner også informasjon om dette under Fag- og timefordeling > Lærer - undervisningsgruppe, når du klikker på en lærers navn. Øverst på siden, klikk på Gjennomgå kalkulasjoner for allokering.

Vi viser nedenfor det samme regnestykket, satt opp litt annerledes enn det som vises når du klikker på knappen over. De to oppsettene er likeverdige.

Til toppen

Arbeidsflyt - oversikt

Arbeidsflyten som beskrives under tar utgangspunkt i læreren som skal tilsettes for en begrenset periode, uavhengig av hvor timene vedkommende skal ha blir tatt fra. Dersom hen eksemplevis skal være vikar for en langtidssykemeldt lærer er det fra denne læreren undervisningen skal hentes (i punkt 2 under). Perioden skal imidlertid bare opprettes for vikaren.

1. Opprett periode for læreren
2. Forbered komponenter/aktiviteter med lærerens undervisning
3. Legg til eventuelle funksjoner
4. Flytt komponenter og funksjoner inn i den opprettede perioden
5. Publiser timeplanen

Merk!

• Det er ikke avgjørende å definere perioden først. Steg 1 kan også utføres senere i prosessen, men må være gjort før steg 4.

Til toppen

Steg 1: Opprett periode for læreren

1. Gå til Fag- og timefordeling > Lærer - undervisningsgruppe, søk opp ønsket lærer og klikk på lærerens navn.
2. Siden du kommer til viser periode 1: Standardperiode. Til venstre i hver periode synes en samlet stillingsoversikt for perioden. Klikk på knappen Legg til periode til høyre, fyll ut start- og sluttdato på perioden og Lagre.
   
   

Den nye perioden legges som en egen fane. Les mer om hvordan du får en samlet oversikt over de ulike periodene i eget avsnitt lenger ned.

Merk!

• Nye komponenter, funksjoner og aktiviteter som opprettes vil automatisk bli lagt i standardperioden for hele skoleåret (periode 1). Denne perioden kan ikke fjernes.
• For lærere som er tilsatt for en kortere periode enn hele skoleåret må det defineres en periode som samsvarer med denne tilsettingen. For slike tilfeller flyttes alt innhold fra standardperioden over til ønsket periode. Dette er beskrevet i steg 4.

Til toppen

Steg 2: Forbered komponenter/aktiviteter med lærerens undervisning

Komponenter

De aktuelle undervisningskomponentene og eventuell undervisning som skal timeplanlegges med aktivitet, må klargjøres først. I steg 3 blir så komponentene overført til den riktige perioden.

Opprett ønskede komponenter for læreren

Først må du opprette de ønskede komponentene som inneholder lærerens undervisning. Dette kan gjøres på forskjellige måter, avhengig av utgangspunktet: 

• Hvis utgangspunktet er en lærer som skal ha et lengre fravær, splitt aktuelle komponenter for å skille ut undervisningen som skal overføres til vikaren.
• Hvis utgangspunktet er undervisning som skal opprettes fra grunnen av for å tildeles til læreren må dette gjøres på vanlig måte. Nyopprettede komponenter blir alltid lagt i standardperioden og må deretter eventuelt overføres til ønsket periode som beskrevet i steg 4, under.

Når læreren skal inn i et vikariat av minst 1 måneds varighet, gjør som følger for hver komponent som skal overføres til vikaren:

1. Gå til Planlegging og filtrer fram den fraværende læreren.
2. På aktuell komponent, klikk på splitt-ikonet.
3. Velg ukene som skal skilles ut i en ny komponent og overfør disse til boksen til høyre.
4. Velg hvordan beskjeftigelse skal fordeles mellom opprinnelig og ny komponent (se nedenfor).
5. Bekreft med Splitt
6. Rediger så den nyopprettede komponenten og sett ønsket lærer på denne.

Fordeling av allokering ved splitt:

Ved splitting av komponent opprettes en ny komponent uten allokert lærer. Timeplanlegging berøres ikke, slik at alle timer blir liggende der de lå før splitt. Det gis 4 valg for fordeling av beskjeftigelse mellom ny og gammel komponent, som vist i figuren her. For nærmere forklaring av disse valgene, se under figuren.

1. Systemet sjekker antall timeplanlagte timer i begge komponenter etter splitt og justerer beskjeftigelsen i samsvar med dette timetallet i begge.
2. Den opprinnelige komponentens allokering beholdes slik den var før splitt, på tross av ukene/timene som har blitt fjernet gjennom splitten, og den nye komponenten tildeles en allokering som er i samsvar med det timeplanlagte timetallet i ukene som ligger i denne.
3. Opprinnelig allokering fra komponenten, slik denne var før splitt, blir overført til den nye komponenten i sin helhet og den opprinnelige komponenten blir stående med 0% allokering.
4. Dette valget er det motsatte av valget over, det vil si at allokeringen i den opprinnelige komponenten ikke endres, mens den nye får 0%.

Aktiviteter

Aktiviteter kan også knyttes til perioder, og beskjeftigelse for lærerens undervisningstid i aktiviteten blir da omregnet på samme måte som for komponenter, basert på periodenøkkelen (se over).

Håndtering av aktiviteter blir likevel i første omgang noe forenklet, sammenlignet med komponenter, ettersom det ikke foreligger noen tilsvarende splitt-funksjonalitet som for komponenter. Dette betyr at en gjentagende aktivitet der kun noen av hendelsene ligger innenfor ønsket periode, vil kreve noe arbeid.

Eksempel 1

Nedenfor vises et eksempel der man har splittet ut en komponent i undervisningsgruppa Biologi 2/REA3036. I tillegg er det en aktivitet i januar. Disse havner automatisk i standardperioden (Periode 1) og må deretter flyttes til ønsket periode (se steg 4)
 

Gjentagende aktivitet der kun deler av aktiviteten ligger innenfor perioden

Aktiviteter kan opprettes og knyttes til en annen periode enn standardperioden og dermed få lærerens beskjeftigelse beregnet i henhold til ønsket periode. Aktiviteten opprettes da som beskrevet i artikkelen kurs 2a - Forberedelser til timeplanlegging.

Den nye støtten for periodebeskjeftigelse gjør det dessuten mulig for forskjellige lærere som er knyttet til samme aktivitet å få sin beskjeftigelse beregnet ut fra forskjellige forutsetninger. Dermed kan en fast lærer i en aktivitet få sin beskjeftigelse beregnet på årsbasis, mens en som skal vikariere for vedkommende over en lengre periode kan få dette beregnet ut fra gjeldende periode for vikariatet.

Den enkleste måten å håndtere slike tilfeller er som beskrevet under.

1. Gå til Skoleårsplanlegging > Aktiviteter og søk opp ønsket aktivitet.
2. Gjør om til avansert redigeringsmodus hvis det ikke allerede er gjort: Handlingsknapp (tre prikker) > Endre til avansert redigeringsmodus
3. Åpne aktiviteten (ved å klikke på navnet)
4. Rediger aktuelle hendelser og legg til vikaren på disse. (Fraværende lærer fjernes ikke, da dette vil medføre at hen taper beskjeftigelse.)
5. Under Lærertid angir du lærerens allokerte undervisningstid per hendelse.
6. Lagre endringene.

Beskrivelsen over tar utgangspunkt i et eksempel der en fast lærer (her kalt “fraværende lærer”) erstattes av en vikar i en lengre periode. 

Situasjonen og framgangsmåten vil være tilnærmet identisk hvis en lærer helt enkelt skal byttes ut med en annen i en periode. Forskjellen i at i sistnevnte eksempel skal opprinnelig lærer miste beskjeftigelsen for timene som hen ikke lenger skal ta i denne aktiviteten. Dette oppnås ved å bytte ut opprinnelig lærer med den nye i punkt 4 over. 

Til toppen

Steg 3: Legg til eventuelle funksjoner

Følg vanlig framgangsmåte som beskrevet i artikkel kurs 2a - Fag- og timefordeling: Tildele undervisning og funksjoner dersom læreren skal tildeles en eller flere funksjoner. Beskjeftigelsesprosenten til en funksjon påvirkes ikke av flytting mellom perioder (se steg 4). Den eneste effekten er at funksjonen knyttes til perioden den skal gjelde for, slik at dette blir synlig i Skoleårsplanlegging og i lærerens oversikt over beskjeftigelse.

Til toppen

Steg 4: Flytt komponenter, aktiviteter og funksjoner inn i den opprettede perioden

1. Gå til Fag- og timefordeling > Lærer - undervisningsgruppe, søk opp ønsket lærer og klikk på lærerens navn
2. Komponentene og funksjonene du har opprettet befinner seg i standardperioden. For hver av disse, klikk på overføringsikonet og angi perioden de skal flyttes til.

Eksempel 2

Her tar vi utgangspunkt i Eksempel 1, over, og startet flyttingen av komponenter til den nye perioden (Periode 2).

I fanen for Periode 2 har denne komponenten fått omregnet beskjeftigelsesprosenten fra det opprinnelige i Eksempel 1 (6,05 %) til 28,73  % basert på årsramme, periodens varighet, og antall undervisningstimer.

Når alle aktuelle komponenter, aktiviteter og funksjoner har blitt flyttet, kan du gå videre til steg 5.

Til toppen

Steg 5: Publiser timeplanen

Publiser timeplanen som beskrevet i kurs 2a - Kvalitetssikring, publisering og vedlikehold.

Dette vil gjøre at:

• Timeplanen blir oppdatert.

• Oversikt over beskjeftigelse blir oppdatert med grupper, funksjoner og tilhørende beskjeftigelsestall slik du har satt dette opp i Skoleårsplanlegging, inkludert opprettelse av en egen fane for den nye perioden.
   

  Merk!

• Endringene som er beskrevet her utløser behov for lønnskjøring for den/de du har endret beskjeftigelse for. Det er viktig at forhold rundt dette er samkjørt med skolens lønnsmedarbeider som må generere fastlønn på nytt etter at timeplanen er publisert.

Få oversikt over vikarens stilling i de ulike periodene

I periodeoversikten inne på en lærer, får du oversikt over hver periode i form av faner som ligger horisontalt. Til venstre i skjermbildet finner du følgende oppsummerende opplysninger:

• Periodebeskjeftigelse:  Totalt allokert stillingsprosent for perioden) for komponenter, aktiviteter og funksjoner
• Komponenter, Aktiviteter og Funksjoner: Samlet allokert stillingsprosent i hver av disse
  
  

Nedenfor er et søylediagram som viser lønnsprosent sammenlignet opp mot den totale periodebeskjefigelsen (den totale allokerte stillingprosenten) for perioden. Fargene i søylen til høyre viser prosentfordelingen for komponenter (grønn), aktiviteter (blå) og funksjoner (gul).

Forlengelse av vikariat - ny periode

Ved forlengelse av vikariat, er framgangsmåten den samme som beskrevet ovenfor, altså at man oppretter en ny periode. Komponenter og aktiviteter som vikaren skal ha innenfor denne nye perioden, må splittes fra den opprinnelige læreren og knyttes til den nye perioden.

Første utgave av denne nye funksjonaliteten støtter ikke fullt ut alle sider av en forlengelse av vikariat. Konkret handler dette om funksjoner på den ene siden, og om generering av lønn på den andre.

• Per i dag kan en funksjon bare tildeles en lærer én gang innenfor samme skoleår, og den kan bare tilhøre én periode. Når en ny periode opprettes og læreren skal ha samme funksjon i den nye perioden må denne flyttes til den nye perioden før generering av lønn. Den gamle perioden vil miste funksjonen når den flyttes til den nye, og vil dermed se mangelfull ut for læreren i oversikten over beskjeftigelse. Ved å klikke på Handlinger > Historikk beskjeftigelse, vil læreren få se det fullstendige bildet for den gamle perioden.
• Generering av fastlønn skjer foreløpig uten at systemet baserer seg på start- og sluttdato for periode, slik disse er satt opp i Skoleårsplanlegging og framkommer i Oversikt over beskjeftigelse. Det er derfor nødvendig å korrigere start- og sluttdato på slike lønnsrader før attestering og anvisning.

Til toppen

Opprette periode tilbake i tid

Det er mulig å opprette en periode tilbake i tid. Du kan imidlertid ikke splitte en komponent tilbake i tid. Dette er fordi publisering av timeplanlagte timer kun skjer fra og med morgendagen.

Framgangsmåten blir dermed som følger:

1. Splitt komponent for aktuelle fremtidige uker som gjenstår i vikariatet.
2. Tell antall timer vikaren allerede har hatt i det aktuelle faget for perioden. Dette tallet må du selv vite.
3. Legg sammen tallet fra steg 2 sammen med det timeplanlagte tallet du finner i den utsplittede komponenten og legg dette summerte tallet inn som allokerte timer for komponenten ("Timer og minutter").
4. Tildel vikaren til komponenten. 
5. Opprett periode tilbake i tid for vikaren.
6. Flytt komponenten til riktig periode.

Neste artikkel