3.22 - Skoleleders håndtering av fraværsmelding og permisjonssøknad

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å behandle/godkjenne fravær for dem man er leder for
• Tilgang til å behandle/godkjenne ansattfravær

Den nederste gir full tilgang til å behandle fravær for alle ansatte.

Innhold:

• Innledning
• Mottak av melding om fravær/søknad om permisjon
• Skoleleders behandling av fravær/permisjon
• Vikarbehandling kan starte før fraværet er "godkjent"

Innledning

Fraværshåndtering i Visma InSchool baserer seg på at den ansatte selv melder sitt fravær og at vedkommendes leder mottar varsel om dette. Varselet gis som en systemmelding som blir synlig øverst i skjermbildet.

Mottak av melding om fravær/søknad om permisjon

1. Klikk på varselbjella for en oversikt over de siste systemmeldingene.
2. Når du åpner en melding om fravær tilbys du en lenke som tar deg til fraværsoversikten der du kan behandle fraværet.

Til toppen

Skoleleders behandling av fravær/permisjon

Fraværsoversikten viser fraværet til ansatte som har deg som personalleder fordi kolonnen Min ansatt har forhåndsinnstillingen Ja. Dette kan du endre for å se andre ansattes fravær ved behov, og forutsatt at du har nødvendige tilganger for å kunne se dette.

Noen fraværstyper, som egenmelding, overføres automatisk til skolens HR-system. Unntak: Skoler som ikke har en integrasjon via FINT til skoleeiers HR-system. For slike fraværstyper overføres også navnet på den ansatte som godkjente fraværet, og dato for godkjenning.

Andre fraværstyper er skoleinterne og overføres ikke til HR-systemet. Eksempel: Utdanningspermisjon. (Navnet kan variere mellom skoleeiere.) Slike fraværstyper benyttes typisk for å dokumentere at en lærer er borte fra sin undervisning, men fortsatt på jobb med andre oppgaver.

Godta / avslå / be om mer informasjon

I kolonnen Valg (se figur over) kan du velge å godta eller avslå fraværet. Når du godkjenner et fravær vil det enten:

• forsvinne fra listen og flyttes over i fanen Ferdigbehandlet, dersom det er en fraværstype som ikke skal overføres til HR-systemet, eller
• få en status Avventer godkjenning (figur under) i påvente av en bekreftelse fra HR-systemet på at fraværet er registrert og godkjent.

Du kan også be om mer informasjon. Dersom du vil be om mer informasjon får du en dialogboks for å skrive en melding som sendes til læreren når du bekrefter:

Til info

• Privatskoler, som ikke har en integrasjon mot et HR-system, har kun interne fraværstyper og får dermed ikke denne muligheten til validering.

Redigere eller slette fraværet

Som Skoleder har du tilgang til både å redigere og eventuelt slette fraværet som er lagt inn. Dette gjør du ved å klikke på handlingsknappen (tre prikker) til høyre på raden:

Til toppen

Vikarbehandling kan starte før fraværet er "godkjent"

Når et fravær er registrert kan det noen ganger av tidsmessige hensyn, for eksempel når en egenmelding blir registrert samme dag, være viktigere å sikre vikarer før fraværsbehandlingen er gjort. Dette er fullt mulig og beskrives i neste artikkel.

Merk!

• Den nye vikar for vikar funksjonaliteten (se kurs 3 - Skoleleders vikarbehandling) følger ikke denne logikken. Vikarens fravær må godkjennes før vikarmodulen kan benyttes til å sette inn en ny vikar. Se neste artikkel for nærmere forklaring.

Til toppen

Neste artikkel