Innledning
Fraværshåndtering i Visma InSchool baserer seg på at den ansatte selv melder sitt fravær og at vedkommendes leder mottar varsel om dette. Varselet gis som en systemmelding som blir synlig øverst i skjermbildet.
Mottak av melding om fravær/søknad om permisjon
- Klikk på varselbjella for en oversikt over de siste systemmeldingene.
- Når du åpner en melding om fravær tilbys du en lenke som tar deg til fraværsoversikten der du kan behandle fraværet.
Skoleleders behandling av fravær/permisjon
Fraværsoversikten viser fraværet til ansatte som har deg som personalleder fordi kolonnen Min ansatt har forhåndsinnstillingen Ja. Dette kan du endre for å se andre ansattes fravær ved behov, og forutsatt at du har nødvendige tilganger for å kunne se dette.
Noen fraværstyper, som egenmelding, overføres automatisk til skolens HR-system. Unntak: Skoler som ikke har en integrasjon via FINT til skoleeiers HR-system. For slike fraværstyper overføres også navnet på den ansatte som godkjente fraværet, og dato for godkjenning.
Andre fraværstyper er skoleinterne og overføres ikke til HR-systemet. Eksempel: Utdanningspermisjon. (Navnet kan variere mellom skoleeiere.) Slike fraværstyper benyttes typisk for å dokumentere at en lærer er borte fra sin undervisning, men fortsatt på jobb med andre oppgaver.
Godta / avslå / be om mer informasjon
I kolonnen Valg (se figur over) kan du velge å godta eller avslå fraværet. Når du godkjenner et fravær vil det enten:
- forsvinne fra listen og flyttes over i fanen Ferdigbehandlet, dersom det er en fraværstype som ikke skal overføres til HR-systemet, eller
- få en status Avventer godkjenning (figur under) i påvente av en bekreftelse fra HR-systemet på at fraværet er registrert og godkjent.
Du kan også be om mer informasjon. Dersom du vil be om mer informasjon får du en dialogboks for å skrive en melding som sendes til læreren når du bekrefter:
Til info
- Privatskoler, som ikke har en integrasjon mot et HR-system, har kun interne fraværstyper og får dermed ikke denne muligheten til validering.
Redigere eller slette fraværet
Som Skoleder har du tilgang til både å redigere og eventuelt slette fraværet som er lagt inn. Dette gjør du ved å klikke på handlingsknappen (tre prikker) til høyre på raden:
Vikarbehandling kan starte før fraværet er "godkjent"
Når et fravær er registrert kan det noen ganger av tidsmessige hensyn, for eksempel når en egenmelding blir registrert samme dag, være viktigere å sikre vikarer før fraværsbehandlingen er gjort. Dette er fullt mulig og beskrives i neste artikkel.
Merk!
- Den nye vikar for vikar funksjonaliteten (se kurs 3 - Skoleleders vikarbehandling) følger ikke denne logikken. Vikarens fravær må godkjennes før vikarmodulen kan benyttes til å sette inn en ny vikar. Se neste artikkel for nærmere forklaring.
Det er laget en ny artikkel i kurs 3:
3.12B - Skoleleders mottak av fraværsmelding og permisjonssøknad - nytt grensesnitt våren 2021.
Artikkelen viser et nytt grensnitt for behandling av fraværsmeldinger og permisjonssøknader, og den vil erstatte artikkel 3.12 når endringen settes i verk.
Artikkel 3.12 er oppdatert i henhold til nytt grensesnitt for ansattes fravær og vikaradministrasjon. Ny video er lagt til artikkelen.
Oppdatering 15.09.2024 - Hele kurs 3 er omarbeidet og publisert i ny versjon.
Oppdatering 02.04.2025 - Lagt til merknad på slutten om at vikar-for-vikar funksjonaliteten krever at den opprinnelige vikarens fravær godkjennes.
Oppdatering 09.07.2025 - Lagt til info om at fraværstyper som overføres til HR-systemet nå overføres med opplysning om navn på godkjenner og dato for godkjenning av fraværet.