2a.11 - Stillingsplan: Forarbeid – InSchool

Relevant for rollen:

Skoleleder
Admin

Forutsetter følgende tilganger:

Tilgang til Innstillinger - Skoleår
Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang
Tilgang til å se Innstillinger > Funksjoner (Les)
Tilgang til å redigere funksjoner, unntatt kontaktlærerfunksjonen
Lesetilgang til Ansatt-kompetanse for alle lærere
Skrivetilgang til ansattes undervisningskompetanse
Tilgang til å se og begrenset redigering av ansattes stillingsdetaljer

Innhold

Innledning
Klargjøre funksjoner
- Kontaktlærere
- Andre funksjoner
Klargjøre fagtilbud
Klargjøre lærere
Klargjøre klasser og grupper
Korrigere ressursbehovet med stillingsplanaktivitet
Oppsummering
Relaterte artikler

Innledning

For å kunne planlegge neste skoleår i stillingsplanen må skoleeier ha opprettet det aktuelle skoleåret. Før du kan gå i gang med stillingsplanarbeidet, skal du klargjøre datagrunnlaget. Dette forarbeidet er også et forarbeid for videre skoleårsplanlegging, og gjøres i hovedsystemet.

Klargjøre funksjoner

Mange lærere har arbeidsoppgaver utover undervisning som reduserer tiden tilgjengelig for undervisning. Dette må kartlegges og registreres før stillingsplanarbeidet kan starte, men det gjøres ikke i fanen Stillingsplan.

Kontaktlærere

Kontaktlærere: Med utgangspunkt i neste års klassestruktur må skolen:

Identifisere hvilke lærere som skal være kontaktlærere
Registrere disse i Klasser i hovedsystemet

Etter å ha registrert kontaktlærere på klasser åpner du timeplanfila. Den nye informasjonen synkroniseres inn i timeplanfila og berørte lærere får automatisk tildelt kontaktlærerfunksjonen med den prosenten skoleeier har definert i denne funksjonen. Prosenten kan endres under Funksjoner, eller under Fag- og timefordeling på den enkelte lærer, dersom skolen har en lokal avtale som avviker fra prosenten oppgitt av skoleeier.

Redigere kontaktlærerfunksjonen for mange lærere samtidig:

Gå til Skoleårsplanlegging > (åpne timeplanfil) > Funksjoner og filtrer fram kontaktlærerfunksjonen
Klikk på blyanten for å redigere
Endre prosent der dette er påkrevd og husk å lagre (knapp nederst) til slutt. Det er mulig å masseoppdatere ved å velge flere lærere samtidig og endre prosenten for alle under ett.

Redigere kontaktlærerfunksjonen for en enkelt lærer:

Gå til Skoleårsplanlegging > (åpne timeplanfil) > Fag- og timefordeling og filtrer fram aktuell lærer.
Klikk på handlingsknappen (tre prikker) på kontaktlærerfunksjonen og velg Rediger funksjon

Dette vil gjøre at systemet beregner den totale kontaktlærerressursen skolen må avsette i tillegg til hvilke lærere som blir berørt. På dette stadiet er det ikke avgjørende å bestemme hvilken klasse den enkelte skal ha, men det er viktig å vite hvem som får redusert undervisningstid på grunn av kontaktlærerrollen.

Andre funksjoner

Andre funksjoner og reduksjoner: Ta utgangspunkt i inneværende år, og kartlegg og registrer:

Livsfasetiltak for seniorer - inkludert nye som tilkommer
Rådgivere - endringer i bemanning eller stillingsprosent
Fagkoordinatorer - eventuelle endringer
Permisjoner som videreføres eller nye som er kjent
Andre forhold som reduserer undervisningstid

Tildeling av funksjon på en enkelt lærer i fanen Fag- og timefordeling:

Søk opp læreren med filter
Klikk handlingsknappen (tre prikker) til høyre på raden og velg Legg til funksjon
Fyll ut feltene for prosent og eventuelt funksjonstillegg (kronebeløp) og bekreft med Legg til funksjon

Tildeling av samme funksjon til flere lærere samtidig i fanen Funksjoner:

Søk opp funksjonen med filter
Klikk på blyanten for å redigere funksjonen
Velg Legg til lærer, søk opp og velg aktuelle lærere
Fyll ut feltene for prosent og eventuelt funksjonstillegg (kronebeløp) og klikk Legg til

Til toppen

Klargjøre fagtilbud

Før stillingsplanarbeidet kan starte må skolens fagtilbud for neste år være klart. Utfør kontrollene nedenfor i neste skoleår:

Kontroller at fylket har tatt opprykk av fagområder:
- Gå til Innstillinger > Fagområder og bekreft at tabellen ikke er tom.
Sjekk at alle fag skolen skal tilby er tilgjengelige i kodeverket og merket som tilbudt:
- Gå til Kodeverk > Fag og sett filter 'Ja' på kolonnene Aktiv og Tilbudt. Kontroller at ingen fag mangler.
- Rett opp eventuelle mangler ved å sette på filter 'Alle' i kolonnen Tilbudt, søke opp aktuell fagkode og huke av for tilbudt.
Verifiser at fagene er knyttet til riktige fagområder:
- Gå til Innstillinger > Fagområder
- Søk opp aktuell fagkode med filter i kolonnen Fagkoder og verifiser at fagkoden er knyttet til et (eller flere) fagområder

For fag som kan tilhøre flere fagområder er det spesielt viktig å kontrollere at riktig fagområde er valgt, da dette påvirker ressursberegningen.

Til toppen

Klargjøre lærere

Under Ansatt - Stilling må du kontrollere lærerinformasjonen:

Ajourføre stillinger

Kontrollere stillingsprosenter
Registrere kjente endringer for neste skoleår

Begge disse operasjonene utføres i HR-systemet.

Håndtere permisjoner

Registrere kjente permisjoner i HR-systemet
Alternativt bruke funksjon for å ta høyde for redusert tilgjengelighet

Dersom det brukes en funksjon for å redusere tilgjengeligheten må du være oppmerksom på at når permisjonen etter hvert blir registrert i HR-systemet må funksjonen fjernes for å unngå dobbel reduksjon av lærerens tilgjengelighet.

Oppdatere kompetanse

Dette gjør du under Ansatt > Kompetanse.

Kontrollér at all kompetanse er korrekt registrert
Særlig viktig for fag som kan ligge i flere fagområder

Lærernes kompetanse kan registreres på 3 forskjellige nivåer. Framgangsmåten er beskrevet i artikkel kurs 1 - Registrere fagkoder i læreres kompetanse. De forskjellige nivåene på kompetanse blir synlig under Skoleårsplanlegging > Preferanser > Lærervalg og under Skoleårsplanlegging > Fag- og timefordeling > Lærer - undervisningsgruppe med følgende fargekoder:

Grønn - formell kompetanse
Oransje - delvis kompetanse
Rød - realkompetanse

Lærer Niclas Andersen i figuren nedenfor har formell kompetanse i alle fagkoder unntatt NAB1005, der han har delvis kompetanse.

Dersom en lærer som ikke har formell kompetanse i fagkoden tilordnes en gruppe i denne fagkoden vil det oppstå et varsel om at lærervalg-preferanser ikke er fulgt. Varselet får ordlyden 'denne læreren er satt med prioritet "Prøv ikke å bruke" for denne gruppen' når hen er satt med delvis kompetanse, eller 'er satt med prioritet "Ikke bruk" for undervisningsgruppe XXX' når hen er satt med realkompetanse i fagkoden.

Innstilling for inkludert i skoleårsplanlegging / inkludert i timeplan

Denne innstillingen gjøres på to forskjellige steder:

Ansatt > Personalia > Hanglinger > Inkluder/ekskluder i timeplan
Ansatt > Stilling > [velg stilling ved avhuking] > Handlinger > Inkluder (eller ekskluder) fra skoleårsplanlegging

Inkludering må være slått av på begge disse stedene for at en ansatt ikke skal bli hentet inn i skoleårsplanlegging. Når personen først har blitt inkludert vil det ikke være mulig å fjerne personen fra personallista i Skoleårsplanlegging det skoleåret. Personalet bør derfor gjennomgås og innstillingene kontrolleres før første timeplanfil åpnes når planlegging av nytt skoleår starter.

En person som ekskluderes underveis i et skoleår, for eksempel som følge av å ha sluttet i stillingen, vil ikke lenger være synlig under Skoleårsplanlegging > Preferanser > Lærervalg, men vil fortsatt vises under Skoleårsplanlegging > Fag- og timefordeling > Lærer - undervisningsgruppe, men fagene hen har hatt vil vises med rød farge i denne oversikten:

Til toppen

Klargjøre klasser og grupper

Undervisningsgruppene utgjør grunnlaget for ressursbehovet i stillingsplanen. Dette må derfor være på plass i det nye skoleåret:

Klasser:

Klasser for neste skoleår kommer via opprykk eller manuelt (for nye klasser)
Kontrollere at klassestrukturen er komplett
Registrere kontaktlærere

Faggrupper og undervisningsgrupper:

Kommer via opprykk av relevante grupper fra inneværende år
Overføre grupper fra fagvalget hvis dette er gjennomført
Opprette nye faggrupper og undervisningsgrupper ved behov.

Kartlegge spesielle ressursbehov:

Identifisere grupper som skal deles
Kartlegge behov for økt lærerressurs (eks: tolærersystem)
Noter andre forhold som påvirker ressursbehovet

Uavklarte forhold rundt gruppestrukturen:

Tidlig i prosessen er det ikke uvanlig at du vet det er behov for å slå sammen et visst antall grupper i et fag, eller at det blir behov for deling av grupper i et annet fag, men det er fortsatt ikke avklart akkurat hvilke grupper som skal slås sammen eller deles. Skoler som benytter Stillingsplan kan håndtere dette ved å opprette en eller flere stillingsplanaktiviteter som beskrevet i etterfølgende artikler her.

Korrigere ressursbehovet med stillingsplanaktivitet

Stillingsplanen forutsetter at hver undervisningstime for en elevgruppe dekkes av undervisning fra én lærer. Når du slår sammen, eller deler opp, grupper fraviker du dette prinsippet. Stillingsplanen har et verktøy for å håndtere disse avvikene: stillingsplanaktivitet.

En stillingsplanaktivitet kan ha 2 funksjoner:

Korrigere ressursbehov når forholdet mellom undervisningstimer for elevgrupper og undervisningstimer for lærer ikke er 1 : 1.
Korrigere ressursbehovet (som i punkt 1) og dessuten danne utgangspunkt for en aktivitet i timeplanen når timeplankonstruksjon skal gjøres.

Stillingsplanaktiviteter opprettes i Skoleårsplanlegging, i timeplanfila, under Aktiviteter.

Opprettelsen gjøres i 5 trinn:

Når stillingsplanaktiviteten kun skal ha funksjonen nevnt i punkt 1 over, gjør følgende:

Fyll ut feltet Navn.
Velg en tilfeldig dato i skoleåret (kun én). Varighet: Det timetallet sammenslåingen/delingen skal gjelde.
Søk opp og merk aktuelle undervisningsgrupper:
- For sammenslåing, velg grupper i faget som skal slås sammen. Trenger ikke være de faktiske gruppene som skal slås sammen, men det må være grupper i riktig fagkode for å sikre anvendelse av korrekt årsramme og at dette registreres på korrekt fagområde.
- For deling av gruppe, velg en gruppe med riktig fagkode, i riktig fagområde.
Oppgi årstimetallet som sammenslåingen/delingen skal gjelde for hver gruppe som har blitt valgt.
Oppgi lærertimetallet som skal brukes. Ved sammenslåing er dette likt med timetallet sammenslåingen skal gjelde, mens ved deling av gruppe vil det være høyere (2x for tolærersystem, 3x for tre lærere, osv)

Eksempel 1

To yrkesfaglige grupper i kroppsøving slås sammen i hele årstimetallet og undervises av samme lærer.

Varighet: 56 timer
1HSA/KRO1017: 56 timer
1HSB/KRO1017: 56 timer
Lærertid: 56 timer

Eksempel 2

En engelskgruppe deles i to i 20 av fagets årstimer og det settes inn ekstra lærerer i den ene gruppa.

Varighet: 20 timer
1STA/ENG1007: 20 timer
Lærertimer: 40 timer

Dersom stillingsplanaktiviteten senere skal gi opphav til en aktivitet som skal timeplanlegges må du i tillegg oppgi rom i første steg, samt antall faktiske datoer den skal berøre i andre steg. Når du ved en senere anledning skal opprette en vanlig aktivitet basert på denne klikker du på aktivitetsnavnet i oversikten. Du får da en dialogboks:

Huk av for Lag en timeplanaktivitet basert på denne stillingsplanaktiviteten og følg de vanlige trinnene for opprettelse av aktvitet. Aktivitetsnavnet og rom vil være forhåndsutfylt.

Til toppen

Oppsummering

Før du starter stillingsplanleggingen, kontroller at:

Alle nødvendige funksjoner er registrert
Fagtilbudet er komplett og korrekt definert
Lærerinformasjon er oppdatert
Gruppe- og klassestruktur er på plass

Vanlige fallgruver å unngå:

Manglende registrering av reduksjoner i undervisningstid
Ufullstendig kartlegging av lærerkompetanse
Feil fagområdetilknytning for fag
Ufullstendig gruppestruktur

Når disse forberedelsene er gjort, kan du gå videre med å kartlegge samsvaret mellom ressursbehovet og ressurstilgjengeligheten i stillingsplanen.

Til toppen

Relaterte artikler

Neste artikkel