7.02 - Inntak av studenter

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Innhold:

• Introduksjon
• Import av inntaksfil fra Samordna Opptak
  • Forberedelser
  • Opplasting i Visma InSchool
  • Kontrollere opplastingen
• Venteliste
  • Opprette ventelistefil
  • Last opp ventelistefilen
  • Forvalte ventelisten
• Manuell innlegging av studenter
  • Når brukes manuell innlegging?
  • Hvordan gjøre det?
• Vanlige spørsmål og svar

Introduksjon

Innlegging av nye studenter til offentlige fagskoler er en viktig del av den administrative oppgaven ved enhver skole. Visma InSchool tilbyr to ulike måter å registrere nye studenter på:

1. Import av inntaksfil fra Samordna Opptak: Denne metoden brukes hovedsakelig ved oppstart av nye studieår, både høst og vår. Ved å importere en ferdig utfylt fil fra Samordna Opptak, kan du raskt og effektivt registrere et stort antall nye studenter.
2. Manuell innlegging av studenter: Denne metoden brukes for enkeltstående studenter eller for studenter som ikke kommer inn via Samordna Opptak. Det kan også være aktuelt å bruke denne metoden ved løpende opptak gjennom året.

Denne artikkelen gir deg en detaljert oversikt over begge metodene, med fokus på import av inntaksfil fra Samordna Opptak. Vi vil gå gjennom hele prosessen, fra forberedelse av filen til opplasting i Visma InSchool.

I de følgende avsnittene går vi nærmere inn på:

• Hvordan forberede inntaksfilen fra Samordna Opptak
• Steg-for-steg guide for opplasting i Visma InSchool
• Hva du skal gjøre hvis det oppstår feil
• Hvordan håndtere ventelister
• Manuell innlegging av studenter (kort oversikt)

Til toppen

Import av inntaksfil fra Samordna Opptak

Slik laster du opp inntaksfilen:

Forbered tilbudsfilen:

• • Logg inn på Samordna Opptak og gå til tilbudslisten.
  • Viktig: Sørg for at du bare tar med studenter som har akseptert plass.
  • Last ned filen i CSV eller Excel-format.
  • Sjekk følgende:
    • Alle nødvendige kolonner er med. (Se neste punkt.)
    • Kolonneoverskriftene stemmer nøyaktig med kravene fra Visma InSchool. De påkrevde kolonnene er (forklaringer i parentes: disse skal ikke være med i kolonneoverskriften): 
      • firstname (fornavn)
      • lastname (etternavn)
      • fnr (fødselsnummer)
      • gender (kjønn)
      • email (epost)
      • mobilePhone (mobil)
      • address (adresse)
      • postalCode (postnummer)
      • postalArea (poststed)
      • birthDate (fødselsdato)
      • qualificationBasis (opptaksgrunnlag)
      • teachingLocation (studiestedets geografiske navn)
      • isFulltime (fulltidsstudent: Ja eller Nei)
      • courseCode (tilbudskoden = koden for studiet)
      • points (poengsum)
    • Studentnavnene er formatert riktig (f.eks. bare stor forbokstav istedenfor kun store bokstaver). 
    • Adresseinformasjonen er korrekt.

Husk!

• Formatering av studentnavn kan ikke endres inne i Visma InSchool etter opplasting og vil framstå på samme måte alle steder i systemet, inkludert på studentens dokumentasjon/fagskolevitnemål etter endte studier.

Last opp filen i Visma InSchool:

Gå til Innstillinger > Studentopplasting.

• • Velg Last opp fagskole inntaksfil.
  • Klikk på Velg fil og finn filen du har forberedt.
  • Klikk på Last opp.

Kontroller opplastingen:

• • Sjekk at kolonnene Vellykket opplasting og Vellykket opplasting av filformat har grønne haker (se figur over).
  • Hvis det er feil, vil du se en feilmelding som beskriver problemet.

Tips!

• Lag en mal for inntaksfilen: Dette gjør det lettere å sikre at alle nødvendige kolonner er med og at formatet er korrekt hver gang.
• Test opplastingen med en liten fil først: Dette kan hjelpe deg med å identifisere eventuelle problemer før du laster opp hele filen.

Hva skjer hvis opplastingen mislykkes?

• Vanlige årsaker: Feil i filformatet, manglende data eller duplikate studenter.
• Løsninger: Sjekk filen for feil, prøv å laste opp filen på nytt, eller kontakt Support.
• Se også nederst i artikkelen under "Vanlige spørsmål og svar".

Til toppen

Venteliste

Finnes det søkere som ikke fikk plass ved første ordinære opptak? Dette kan du håndtere ved å laste opp en ventelistefil.

Slik fungerer det:

Opprett ventelistefil:

På samme måte som for inntaksfilen, laster du ned en fil fra Samordna Opptak med informasjon om studentene på ventelisten. Denne filen må inneholde et ekstra felt for ventelistenummer. Kolonnetittel for ventelistenummer skal være "waitingListNumber".

Last opp filen:

Følg den samme prosedyren som for inntaksfilen for å laste opp ventelistefilen til Visma InSchool.

Forvalte ventelisten:

Du kan når som helst se hvilke studenter som står på venteliste og i hvilken rekkefølge. Når det blir ledig plass, kan du enkelt flytte en student fra ventelisten til studieprogrammet.

• Gå til Studentinntak > Inntak og velg fanen Venter
• Velg ønsket studium (1) i kolonnen for dette, og sorter ventelistenummer ved å klikke på pilene i kolonnen for ventelistenummer (2)

Viktig å huske:

• Ventelistenummer: Dette nummeret angir plasseringen på ventelisten.
• Oppdateringer: Sørg for å oppdatere ventelisten regelmessig, spesielt hvis det skjer endringer i søknadsmassen.

 Tips!

• Prioriteringsregler: Hvis du har flere studenter med samme antall poeng, kan du definere egne prioriteringsregler.
• Kommunikasjon: Hold studentene på ventelisten informert om deres plassering og muligheten for opptak.

Ved å bruke ventelistefunksjonen i Visma InSchool sikrer du en rettferdig og transparent opptaksprosess.

Til toppen

Manuell innlegging av studenter

Når bør du bruke manuell innlegging?

Manuell innlegging brukes typisk for:

• Enkeltstående studenter: Studenter som ikke kommer inn via Samordna Opptak, for eksempel internasjonale studenter eller studenter som søker direkte til skolen.
• Løpende opptak: Hvis du trenger å ta inn studenter utenfor ordinær opptaksrunde.
• Korrigeringer: For å rette opp feil eller mangler i data som er lastet opp fra Samordna Opptak.

Hvordan gjøre det?

For en detaljert beskrivelse av hvordan du legger inn en student manuelt, se artikkelen Kurs 2b - Legge inn elev som ikke har kommet inn via inntaksfilen (les "student" der det står "elev" i denne artikkelen.).

Viktige punkter å huske på:

• Registrering starter med innlegging av fødselsnummer. Deretter åpnes et skjema for utfylling av annen informasjon.
• Obligatoriske felt: Pass på at alle obligatoriske felt (angitt med asterisk) er utfylt korrekt!
• Merk: Det er egne nedtrekksmenyer for studiested og opptaksgrunnlag.

Til toppen

Vanlige spørsmål og svar

1. Hva gjør jeg hvis en student mangler informasjon i inntaksfilen fra Samordna Opptak?

• Svar: Hvis det mangler kritisk informasjon som fødselsnummer eller navn, kan ikke studenten lastes opp. Du må kontakte Samordna Opptak for å få korrigert informasjonen. For mindre vesentlige mangler kan du legge inn informasjonen manuelt etter opplasting.

2. Kan jeg oppdatere informasjon om en student etter at de er lastet opp?

• Svar: Ja, du kan oppdatere de fleste felter for en student etter opplasting. Gå inn på studentens profil for å gjøre endringer.

3. Hva skjer hvis jeg laster opp samme student flere ganger?

• Svar: Forutsatt at den nye opplastingen er et rent duplikat av den første så vil kun den første opplastingen bli registrert. I slike tilfeller vil altså ikke påfølgende opplastinger  overskrive den første. Men hvis den nye fila inneholder annen informasjon enn den opprinnelige for denne studenten, f.eks. et annet studium, vil dette skape problemer. I verste fall kan det føre til tap av all historikk som er skapt i systemet etter første opplasting og fram til ny fil ble lastet opp.

4. Hva gjør jeg hvis en student har takket ja til et tilbud, men ikke kommer til oppstart?

• Svar: Du må manuelt fjerne studenten fra studieprogrammet ved å sette studenten som sluttet ved skolen. 

5. Hva gjør jeg hvis jeg oppdager en feil i inntaksfilen etter at den er lastet opp?

• Svar: Hvis feilen er alvorlig, kan du kontakte Support for å få hjelp med å rette opp feilen. For mindre feil kan du kanskje rette opp informasjonen manuelt.

6. Kan jeg bruke samme inntaksfil for flere fagskoler?

• Svar: Nei, hver fagskole henter sin egen inntaksfil fra Samordna opptak.

7. Hva skjer hvis en student har søkt flere fagskoler?

• Svar: Studenten kan tas inn på alle skoler hen har søkt på.

8. Hvordan kan jeg se en oversikt over alle studenter som er lastet opp?

• Svar: Gå til Studentinntak > Klasser og klikk på fanen Tilgjengelige studenter. Oversikten viser studenter som er tatt inn, men ikke tildelt klasse ennå.

Til toppen

Neste artikkel