2b.06 - Legge til elev som ikke har kommet inn via VIGO-import/inntaksfil

Relevant for rollen:

• Skoleleder 

Dersom en elev ikke står på venteliste, men skal begynne på skolen, må eleven legges inn i systemet manuelt.

Hovedmeny > Elevinntak > Inntak > Legg til ny elev

Klikk på Legg til ny elev

Du kommer så til en side hvor du skriver du inn fødselsnummeret. 

Kun fødselsdato og kjønn vil bli autoutfylt. Utover dette, vil alle feltene være blanke, og du må fylle ut opplysningene selv, minimum alle felter markert med rød asterisk (*). Synkroniseringen mot FREG (Folkeregisteret) gjøres senere, forutsatt at denne er skrudd på i elevens konto-innstillinger.

Videre fyller du inn: 

• Telefonnummer
• E-post
• Eventuelle aktive fritak
• Programområde eleven skal knyttes til (obligatorisk)
• Elevens elevstatus (Dersom noe ikke velges blir fagstatus i fagdokumentasjon satt som Elev (E))
• Huk av dersom eleven skal ha særskilt vurdering (elevene med denne avhukningen kan da filtreres i Elevoversikt)
• Huk av for Gjest om eleven er gjesteelev (elevene med denne avhukningen kan da filtreres i Elevoversikt)
• Huk av for Enkeltvedtak om eleven er har enkeltvedtak (elevene med denne avhukningen kan da filtreres i Elevoversikt)
• Inntaksdato (elevens reelle startdato)
• Huk av Sekundærskole dersom denne eleven har en annen skole som hovedskole, f.eks dersom eleven kun skal ta ett fag på din skole. Les mer om dette her: kurs 2b - Registrere en elev som går på to skoler.

Merk!

Elever som har blitt importert inn i InSchool via VIGO-integrasjonen vil få ajourholdskode "I" (Ikke importert fra VIGO (som inntatt), men er tatt inn som elev ved skolen i august måned) hvis eleven blir manuelt registrert på en ny skole i ajourholdsperioden, eksempelvis ved å ha blitt importert inn på skole A, sluttet på skole A for så å bli manuelt registrert inn på ny skole B. Les mer om rett bruk av ajourholdskoder (inkl ajourholdskoden I) i UDIRs registreringshåndbok.

Fyll til slutt inn adressen og klikk Registrer ny elev.

Eleven hentes nå inn i systemet, og kan finnes i undermenyen Klasser > Tilgjengelige elever for å tildele en klasse, og dermed også fellesfag og kontaktlærer, og valgbare fag som vanlig.

Legge til elev uten gyldig fødselsnummer eller D-nummer

Dersom eleven som skal legges til, mangler gyldig fødselsnummer eller D-nummer, må skoleeier, ofte inntakskontoret, kontaktes for å få på plass et fiktivt fødselsnummer. Registrer så eleven som vanlig med det fiktive fødselsnummeret.

Merk!

• Elever med fiktive fødselsnummer vil ha F foran og * bakerst (eks; F42059199203*), med teksten "Fiktiv fødselsnummer". 
• Det er ikke lenger mulig å redigere elever med fiktiv fødselsnummer. Hvis du skal endre fiktive fødselsnummer på elever, må du ta kontakt med support. Se mer informasjon om rutine i Guide - Brukerportalen Visma InSchool under "Del 4 Spesiell informasjon til fylket".

Etter at eleven er lagt inn i systemet kan eleven tildeles en klasse, og dermed også fellesfag og kontaktlærer samt valgbare fag som vanlig. Les mer om dette her: 

kurs 2b - Administrere elever i klasser og tilknytte en kontaktlærer.

Neste artikkel