2b.09 - Tildeling av elever i klasse, fag- og undervisningsgrupper

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Innhold

• Innledning
• Grunnleggende om klasser, faggrupper og undervisningsgrupper
• Viktige forutsetninger før du starter
• Innstillinger for automatisk tildeling i fag- og undervisningsgrupper
• Tildeling av elever til klasser
• Manuell tildeling til faggrupper
• Tildeling fra faggrupper til undervisningsgrupper

Innledning

Elevtildeling følger en logisk arbeidsflyt hvor elever først legges i klasser, deretter tildeles faggrupper, og til slutt undervisningsgrupper. Denne artikkelen veileder deg gjennom hele prosessen.

Grunnleggende om klasser, faggrupper og undervisningsgrupper

Eleven skal ligge i en klasse, i en faggruppe for hver fagkode hen skal ha og i alle undervisningsgrupper som reflekterer elevens timeplan.

En klasse (også kalt basisgruppe av noen skoler) er knyttet til et eller flere programområder.

Faggrupper representerer faget som helhet og brukes til fagdokumentasjon, rapportering og eksport. Det finnes to typer faggrupper:

• Klassebaserte faggrupper fylles automatisk når elever legges i klasser, forutsatt at innstillingen for automatisk tildeling er aktivert (se lenger ned). Disse gjelder vanligvis fellesfag som hele klassen skal ha.
• Blokkbaserte faggrupper
  • brukes vanligvis for valgfag som kun deler av klassen skal ha, gjerne sammen med elever fra andre klasser
  • fylles ikke automatisk. For disse gruppene kan du
    - Overføre elever fra fagvalg (gå til kurs 2b - Overføring av elever fra vårens fagvalg)
    - Legge til elever manuelt (gå ned til aktuell del)

Undervisningsgrupper representerer selve undervisningen og undervisningsøkter på timeplanen knyttes til disse. En faggruppe kan ha flere undervisningsgrupper, og en undervisningsgruppe kan være knyttet til flere faggrupper dersom elevene i gruppa skal ha ulike fagkoder.

Tilbake til toppen

Viktige forutsetninger før du starter

Husk!

• Hver elev må være tilknyttet en klasse og kan ikke være medlem av flere klasser samtidig
• Elever skal ikke være medlem i flere enn én faggruppe i hver fagkode. Dette forårsaker følgefeil som duplikat av fag i fagdokumentasjon og eksport, samt feil ved fraværsberegning
• For at elever skal få faget opp i timeplanen og være tilgjengelig for oppmøteregistrering, må de være medlem av både faggruppe og tilhørende undervisningsgruppe(r)

Tilbake til toppen

Innstillinger for automatisk tildeling i fag- og undervisningsgrupper

Før elever tildeles klasser er det viktig å sjekke at klassebaserte faggrupper og tilhørende undervisningsgrupper har riktig innstilling for om elever skal automatisk legges inn i gruppene.

Hvor kan du kontrollere innstillingen

Gå til Undervisning > Faggrupper og se kolonnen Autoinnmelding. Sjekk den samme kolonneni fanen Undervisningsgrupper.

Hvordan det fungerer

For faggrupper

Dersom innstillingen "Legg inn elever automatisk?" er satt til Ja før elever tildeles klasser, vil elever automatisk legges inn i fagruppen når elevene blir lagt til i klasser. Automatisk innlegging av elever i faggrupper skjer kun når elever legges til i klasser.

For undervisningsgrupper

Automatisk innlegging av elever fra faggruppen til undervisningsgruppen(e) skjer kun når elevene kommer inn i faggruppen, dersom innstillingen "Legg inn alle elever fra faggruppe(r) automatisk?" er satt til Ja på undervisningsgruppene.

Viktig om endring av innstillinger i ettertid

Dersom du endrer innstillingene for automatisk tildeling etter at elever allerede er lagt til i klasser og faggrupper, vil endringen ikke ha tilbakevirkende kraft. Elevene blir ikke automatisk overført basert på den nye innstillingen. Dette gjelder også hvis du oppretter nye faggrupper med automatisk tilleggelse etter at elevene er tildelt klasser.

Tilbake til toppen

Tildeling av elever til klasser

Hva skjer automatisk når elever legges i klasser

Når elever legges til i en klasse, blir de umiddelbart lagt til i alle tilknyttede klassebaserte faggrupper som har innstilling for automatisk innlegging av elever satt til Ja.

Manuell klassetildeling

Elever kan tildeles klasser manuelt.

Elevinntak > Klasser

1. Gå til fanen «Tilgjengelige elever» for elever som ikke er tildelt klasser
2. Huk av for de elevene (må være innenfor samme programområde) som du vil legge i samme klasse
3. Klikk på Handlinger og velg Legg i/Bytt klasse i nedtrekksmenyen
   
4. Velg klassen elevene skal flyttes til
5. Klikk Masseoppdatering for å bekrefte

Bytte klasse innenfor samme programområde

Elever som allerede er tildelt klasse, kan flyttes til en ny klasse ved samme fremgangsmåte som ovenfor fra fanen «Tildelte elever».

Merk! Når en elev bytter klasse, sluttføres eleven i den tidligere klassens fellesfagsgrupper og legges automatisk inn i den nye klassens fellesfag (klassebaserte faggrupper). Merk at dersom faggruppene er de samme, eksempelvis ved sammenslåtte klasser, vil det ikke skje noen endring. Eventuelle nye valgbare fag må legges til som tidligere.

Automatisk klassetildeling

Elever kan fordeles i klasser automatisk ved å klikke på Handlinger og Automatisk fordeling.

Velg deretter om fordelingen skal ta utgangspunkt i balanse i kjønn eller inntakspoeng, samt om fordelingen skal gå automatisk for alle eller kun enkelte programområder.

Det anbefales å vurdere nøye hvilke programområder du ønsker å benytte automatisk fordeling for. For eksempel er det naturlig å videreføre klassesammensetning fra 1STA til 2STA osv., noe den automatiske fordelingen ikke tar hensyn til.

Tilbake til toppen

Manuell tildeling til faggrupper

Tildele elever til faggrupper med utgangspunkt i elevene (via Elevinntak)

Hovedmeny > Elevinntak > Undervisning > fanen "Elever"

1. Søk opp og/eller filtrer frem ønsket resultat. Merk at noen kolonner ikke vises som standard her, så aktiver disse ved behov
2. Huk av for aktuelle elever. (Du kan huke av for alle treff ved å huke av i den øverste avhukningsboksen)
3. Et vindu nederst i skjermbildet vises. Søk opp og velg ønsket faggruppe. 
4. Klikk Legg i faggruppe
   
   

Legg til spesifikke elever i faggruppe (via Undervisning)

Hovedmeny > Undervisning > Faggrupper

Du kan legge til spesifikke elever i en faggruppe direkte i Undervisning. Denne metoden er praktisk når du skal legge inn få navngitte elever. På rad for aktuell faggruppe, klikk på handlingsknappen (tre prikker) og Legg til elever.

Skriv inn navnet til eleven (Du må skrive inn minimum tre bokstaver for å få opp resultater i nedtrekksmenyen) og klikk på navnet. Gjenta dersom du skal legge til flere. Klikk så Legg til elever.

Bytte til faggruppe med samme fagkode

For faggrupper med samme fagkode, kan du bytte faggruppe på dem fremfor å først fjerne, så tildele i to separate prosesser.

Hovedmeny > Undervisning > Faggrupper > Klikk på aktuell faggruppe

1. Huk av for aktuelle elever

2. Gå til Handlinger > Endre valgte medlemskap

3. Velg den nye faggruppa

4. Klikk Legg elev til i valgte gruppe

Tilbake til toppen

Tildeling fra faggrupper til undervisningsgrupper

Automatisk tildeling til undervisningsgrupper

Når elevene tilhører en faggruppe, vil de også automatisk tilhøre undervisningsgrupper som er koblet til faggruppen hvis innstillingen "Legg inn alle elever fra faggruppe(r) automatisk?" er satt til Ja på disse undervisningsgruppene når elevene legges inn i faggruppen. Da vil de også få aktuelle undervisningsøkter i sin timeplan.

Manuell tildeling og bytte av elever i undervisningsgrupper

Dersom du har undervisningsgrupper der innstillingen "Legg inn alle elever fra faggruppe(r) automatisk?" er satt til Nei, må du selv tildele elever fra faggruppen(e) til undervisningsgruppen(e). Denne fremgangsmåten benytter du dessuten også for å bytte elever mellom undervisningsgrupper innad i samme gruppe.

Fremgangsmåte:

1. Søk opp faggruppen du ønsker å jobbe med
2. Klikk på handlingsknappen og velg Elevadministrasjon i undervisningsgrupper
   
   
3. Du kommer til en side der du ser elevene i faggruppen til venstre og undervisningsgruppene som er koblet til faggruppen til høyre
4. All innlegging av elever skjer fra venstre mot høyre i oversiktsbildet
5. For å legge til elever i undervisningsgrupper kan du søke opp elever ved å søke opp navn eller klasse
6. Velg et utvalg elever ved å huke av for enkelte elever
7. Søk opp undervisningsgruppen eller læreren til gruppen i søkefeltet til høyre
8. For å legge til eleven klikk på Legg til valgte i aktuell undervisningsgruppe
   
9. Når elevene er tildelt i undervisningsgrupper, klikk på Neste
10. Få oversikt over endringene du har gjort og klikk Lagre for å fullføre

Når endringene er lagret, blir elevene lagt til i undervisningsgruppene og vil få tilhørende økter i sin timeplan dersom timeplanen er publisert.

Tilbake til toppen

Fjerning av elever i grupper

Når du fjerner elever fra fag- eller undervisningsgrupper, må du være klar over konsekvensene dette medfører. Vi har en egen artikkel som beskriver prosedyren i detalj.

Neste artikkel