2a.05 - Forberede fagvalg

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å administrere fagvalg

Innhold

• Innledning
• Fagsett og fagsettgrupper
• Statisk blokkstruktur
• Dynamisk blokkstruktur
• Kontrollere forutsetninger
• Reserveønsker 
  • Reserveønsker i dynamisk fagvalg
  • Reserveønsker i statisk fagvalg
  • Opprettelse av eget fagsett som tilhører en egen fagsettgruppe kun for reserveønsker
• Gjennomføre prøvevalg i Inschool
• Oppsummering
• Relaterte artikler

Innledning

Når du skal forberede elevenes fagvalg, må du sette rammene for fagvalget. Dette gjør du ved å legge opp til at systemet enten finner blokkstrukturen for deg (dynamisk blokkstruktur) eller gjenskaper de blokkene du allerede har planlagt på forhånd (statisk blokkstruktur). Du må også avgjøre om det skal avholdes et prøvevalg i forkant, og sette et tidsrom for når fagvalget skal holdes. 

Forberedelsen består av å fortelle systemet hvilken blokkstruktur du skal ha, og dette gjøres ved å registrere tilbudte fag og programområder ulikt avhengig av ønsket struktur. Du forteller systemet dette ved å utføre to hovedoppgaver:

• Organisere tilbudte fag og programområder i fagsett
• Knytte fagsettene til fagsettgrupper

Forberedelsen utføres i fagvalgsmodulens første steg - Fagtilbud

Hovedmeny > Fagvalg > Fagtilbud

Fagsett og fagsettgruppe

Før du har opprettet det første fagsettet eller fagsettgruppen, vil du komme til denne siden. Klikk på Forbered fagvalg for å komme i gang. 

Den innebygde standard fagsettgruppen gjør at du står fritt til å starte med enten fagsett eller faggsettgruppe. Denne standardgruppen er permanent, og kan ikke slettes. For å opprette en ny fagsettgruppe, klikk på plusstegnet, navngi og trykk Lagre. 

Hvis du ønsker å starte med å opprette et fagsett, trykk på plusstegnet øverst til høyre i visningen, navgi og trykk Lagre. 

Fagsett og fagsettgrupper

Hva er et fagsett?

Et fagsett er grunnenheten i fagvalget og representerer ett konkret valg elevene skal gjøre. Du kan tenke på et fagsett som en meny av fag som eleven skal velge fra. For hvert fagsett bestemmer du:

• Hvilke fag elevene kan velge mellom
• Hvor mange ønsker eleven skal registrere (f.eks. første-, andre- og tredjeønske)
• Hvor mange av disse ønskene eleven skal få innfridd
• Hvorvidt fagsettet skal være valgfritt eller ikke
• Hvilke programområder som skal kunne velge fra dette fagsettet

For eksempel kan du ha et fagsett for matematikkvalg på Vg2 der elevene må velge ett av fagene R1, S1 eller 2P. Her vil du typisk be elevene registrere to ønsker, men bare ett ønske skal innfris.

Samme fag kan være med i flere fagsett. Dette er spesielt nyttig når både Vg2- og Vg3-elever skal velge fra delvis overlappende fagtilbud. For eksempel kan du ha ett fagsett for Vg2 med bare programfag på nivå 1, og ett for Vg3 som inneholder både nivå 1-fag og fordypningsfag.

Legg til fag

For å legge til fag, klikk på blyanten under Fag som nå er kommet til syne. Fagene som kommer opp, er de som er tilbudt i kodeverket i neste skoleår.

Skriv inn fagkode eller fagnavn. Fagkode er det mest effektive, da kan du bare klikke enter mellom hver gang du skriver inn. Klikk eventuelt på faget som kommer opp i nedtrekksmenyen. Når du er ferdig, klikk haken til høyre for å lagre.

Valgfritt/obligatorisk fagsett

Videre skal du registrere hvorvidt fagsettet er valgfritt eller obligatorisk.

Dersom elevene ikke er nødt til å registrere fagønsker i dette fagsettet, huker du av for Ja under Valgfritt fagsett.

Antall ønsker/ Skal tildeles

For hvert programområde du velger, må du oppgi et antall ønsker eleven skal legge inn (førstevalg, andrevalg, tredjevalg osv.) og hvor mange av disse ønskene eleven skal få innfridd under Skal tildeles. Antall "skal tildeles" bestemmer minstetallet for hvor mange blokker som vil bli opprettet. Organiserer du fagvalget statisk, vil du ha 1 i begge verdiene her, dynamisk derimot vil ha et høyere tall.

For å slette et fagsett, klikk på den røde knappen Slett, og bekreft deretter i advarselsboksen som kommer opp.

Endre navnet på fagsettet ved å klikke Gi nytt navn. Endre navnet i tekstboksen og klikk Lagre.

Når du er fornøyd med fagsettene du har opprettet, kan du kontrollere at du har knyttet riktig programområde til fagsettene. Klikk deg over i fanen Oversikt programområder til høyre i Steg 1. Fagtilbud for å se oversikten.

Hva er fagsettgrupper?

Fagsettgrupper brukes for å organisere fagsettene og fortelle systemet hvordan blokkstrukturen skal bygges opp. En fagsettgruppe samler:

• Ett eller flere fagsett som skal behandles sammen
• Fagvalg som skal resultere i samme blokk(er)

Hvis du for eksempel har en fast matematikkblokk, som vist i bildet nedenfor, kan du opprette en egen fagsettgruppe for matematikk og knytte matematikkfagsettene for både Vg2 og Vg3 til denne. På den måten sikrer du at matematikkfagene havner i samme blokk.

For å knytte et fagsett til en fagsettgruppe, eller endre kobling til fagsettgruppe, trykk på Endre fagsettgruppe øverst til høyre i hvert fagsett og velg den fagsettgruppen du ønsker å knytte fagsettet til.

Man kan enkelt endre navn på fagsettgruppen. Klikk på blyantikonet ved Endre navn på fagsettgruppe for å legge inn nytt navn til fagsettgruppen. Herfra kan du redigere navn på alle fagsettgrupper som du har opprettet. 

Ønsker du å slette en fagsettgruppe, eller redigere rekkefølgen på dem, klikk blyantikonet hvor det står Rediger rekkefølge/Slett fagsettgrupper. Endring av rekkefølgen bestemmer i hvilken rekkefølge nedover fagsettene vises på elevens fagvalgsside.

Hvordan fagsett og fagsettgrupper henger sammen

Ett fagsett definerer hvilke fag elevene kan velge mellom, mens fagsettgrupper styrer hvordan disse valgene skal organiseres i blokker i timeplanen.

La oss ta et konkret, forenklet eksempel. Elever på Vg3 KDA kan velge blant færre fag enn elever på Vg3 SSP i blokk A:

1. Du oppretter et fagsett for KDA-elevene:
   Fysikk 1
   Kjemi 1 
   Matematikk R2 
   Matematikk S2 
   Biologi 2
   Psykologi 1 
   Samfunnsøkonomi 1 
   Rettslære 1
   Foto og grafikk 2 
   Sosialkunnskap 
    
2. Du oppretter et annet fagsett SSP-elevene:
   Fysikk 1
   Kjemi 1 
   Matematikk R2 
   Matematikk S2 
   Biologi 2
   Psykologi 1 
   Samfunnsøkonomi 1 
   Rettslære 1
   Foto og grafikk 2 
   Sosialkunnskap
   Historie og filosofi 2
   Markedsføring og ledelse 2
    
3. Fordi du vil at disse to fagsettene skal resultere i blokk A, lager du en fagsettgruppe du kaller "Blokk A" og legger disse to fagsettene inn i den.
4. Systemet vil da sørge for at alle fagene i begge fagsett blir lagt i samme blokk

Hvordan du organiserer fagsett i fagsettgrupper avhenger av om du velger dynamisk eller statisk blokkstruktur, som forklares i de neste avsnittene.

Tilbake til toppen

Statisk blokkstruktur

Tilfeller der man bør ha statisk struktur

Statisk blokkstruktur er riktig valg når du:

• Har en eksisterende blokkstruktur som fungerer godt
• Må ta spesielle hensyn til lærerressurser eller romkapasitet
• Har fag som må ligge parallelt av praktiske årsaker
• Ønsker full kontroll over hvilke fag som kan velges sammen

Eksempel på fagsett i en fagsettgruppe når du har statisk blokkstruktur

Nedenfor vises et eksempel på et komplett statisk fagvalg i systemet. Legg merke til bruk av egen fagsettgruppe koblet til eget fagsett dedikert til reserveønsker. Les lenger ned om reserveønsker.

Detaljert oppsett av statisk struktur

La oss ta et konkret eksempel med tre blokker (A, B og C):

1. Opprett tre fagsettgrupper - én for hver blokk
2. For hver blokk:
   • Opprett ett fagsett for Vg2-elever med aktuelle fag
   • Opprett ett fagsett for Vg3-elever med aktuelle fag
   • Sett antall ønsker til 1 og antall som skal innfris til 1
   • Knytt fagsettene til riktig fagsettgruppe

For eksempel kan A-blokken inneholde:

• Fagsett for Vg2: Matematikk R1, Matematikk S1
• Fagsett for Vg3: Matematikk R2, Matematikk S2

Håndtere utfordringer i statisk struktur

Vanlige utfordringer og løsninger:

• For mange elever velger samme fag: Juster gruppestørrelser eller opprett flere grupper
• Elever får ikke registrert valg: Sjekk at alle aktuelle programområder er knyttet til fagsettene
• Feil i blokkstruktur: Kontroller at fagsett er knyttet til riktige fagsettgrupper
• Lag en ekstra blokk med reserveønsker i tilfelle du må gjøre elevprioriteringer senere i prosessen. 

Tilbake til toppen

Dynamisk blokkstruktur

Tilfeller der man bør ha dynamisk struktur

Dynamisk blokkstruktur er best egnet når du:

• Vil la systemet finne den mest optimale måten å organisere fagene på
• Ikke har sterke føringer for hvilke fag som må ligge i samme blokk
• Ønsker å maksimere antall elever som får oppfylt sine førstevalg
• Er åpen for at blokkstrukturen kan endres fra år til år basert på elevenes ønsker

Hvordan sette opp dynamisk struktur

Ved dynamisk struktur trenger du vanligvis bare å opprette ett fagsett per trinn. For eksempel for Vg2 studiespesialisering:

1. Opprett ett fagsett med alle programfag elevene kan velge mellom
2. Sett antall ønsker eleven skal registrere til 4-5 (inkludert reservevalg)
3. Sett antall ønsker som skal innfris til 3 (antall programfag eleven skal ha)
4. Knytt fagsettet til standard fagsettgruppe

Systemet vil da:

• Analysere alle elevenes valg
• Generere blokker som gir flest mulig elever sine førstevalg
• Fordele fagene slik at færrest mulig elever må benytte reservevalgene

Merk!

• Man kan ikke omgjøre et dynamisk valg til et statisk senere i prosessen.

Eksempel på fagsett for VG2 studiespesialisering og fagsettgruppe når du har dynamisk blokkstruktur. 

Spesialtilfeller i dynamisk struktur

Hvis du har enkelte fag som må ligge i faste blokker (for eksempel matematikk), kan du:

1. Opprette et eget fagsett for disse fagene
2. Opprette en egen fagsettgruppe for blokken
3. La resten av fagene ligge i standard fagsettgruppe

Nedenfor ser du et eksempel på et dynamisk valg med ett fagsett med matematikkfag som er knyttet til en egen fagsettgruppe. 

Tilbake til toppen

Kontrollere forutsetninger

Systemtekniske krav

Før du begynner må disse være på plass:

1. Nytt skoleår er opprettet av skoleeier
2. Skoleåret må være åpnet for skolene
3. Sørg for nødvendig tilgang til fagvalgsmodulen

Fagkoder og programområder

Kontroller at:

1. Alle fag dere skal tilby er registrert i kodeverket for neste skoleår
2. Fagene er lagt til i riktige fagområder i neste skoleår
3. Programområdene som skal tilbys er registrert

Validering av oppsett

Gå gjennom denne sjekklisten:

1. Alle fagsett har:
   • Riktige fag tilknyttet
   • Korrekt antall ønsker definert
   • Riktig antall ønsker som skal innfris
   • Alle aktuelle programområder tilknyttet
2. Fagsettgrupper er:
   • Opprettet i henhold til ønsket struktur
   • Har riktige fagsett tilknyttet
3. Test oppsettet ved å:
   • Kontrollere at riktige fag vises for hvert programområde
   • Verifisere at antall ønsker stemmer
   • Sjekke at blokkstrukturen blir som planlagt

Tilbake til toppen

Reserveønsker

Reserveønsker i dynamisk fagvalg

Reserveønsker ved bruk av dynamisk struktur gir elevene mulighet til å registrere for eksempel 5 fagønsker og av disse skal de få 3 fag. Elevene får altså en stor "pott" med fag de kan velge mellom. Fagønskene legges inn i prioritert rekkefølge, så ønske 4 og 5 vil være reserveønsker. Ved bruk av et dynamisk oppsett skal blokksolveren finne den beste blokkstrukturen der flest mulig elever vil få innfridd sine førsteønsker. Blokksolveren vil få bedre spillerom dersom elevene har reserveønsker. Blokksolveren må kanskje gi noen elever reserveønsker for å få blokkstrukturen til å gå opp.

 

Reserveønsker i statisk fagvalg

Ved bruk av statisk struktur vil ikke reserveønsker løses av solveren på samme måte i en stor pott fordi elevene velger fag i isolerte fagsett. Likevel kan det være gode grunner til at skolen vil vite elevens reserveønsker når de bruker statisk struktur. Dette kan være i tilfeller hvor det tilbys særskilt populære fag i fagtilbudet, eller dersom skolen må gjøre elevprioriteringer i etterkant. Man kan da ha reserveønsker i hvert av fagsettene, eller i bare utvalgte fagsett, men de vil i begge disse tilfellene bli behandlet av solveren isolert i hver sin blokk. Hvis man vil gjøre elevprioriteringer på tvers av blokkene, må dette gjøres manuelt i steg 3 Administrer blokker og faggrupper Fane 3. Elever i faggrupper som vist i bildet nedenfor. Endringer gjøres her ved hjelp av klikk- og dra funksjon, eller ved å hake av ønskede elever, og plassere dem i villet faggruppe ved hjelp av plusstegnet i den aktuelle faggruppen. 

Dersom skolen bruker statisk blokkstruktur, er det mulig å legge inn reserveønsker ved hjelp av tre ulike metoder: 

1. Legge inn reserveønsker på alle fagsett

2. Legge inn reserveønsker i de fagsettene som inkluderer fag med høye søkertall

3. Opprette et eget fagsett som tilhører en egen fagsettgruppe kun for reserveønsker (InSchool anbefaler denne metoden dersom du bruker statisk struktur og vet du må gjøre elevprioriteringer). Fremgangsmåten er beskrevet lenger ned i artikkelen.

Dersom du velger å legge inn reserveønske i hvert fagsett og elevene kan velge mellom fire fagsett (faste blokker), kan det bety at eleven må registrere 8 fagønsker. Reserveønske velges innenfor et fagsett med de fagene som fagsettet inkluderer, og systemet behandler reserveønskene innad i ett fagsett. Det betyr, hvis elevene kan legge inn reserveønsker kun for A-blokk-fagsettet, vil dette reserveønsket kun aktiveres hvis blokksolveren ikke klarer å gi eleven førsteønsket i A-blokk-fagsettet fordi du ikke har opprettet nok grupper eller har nok kapasitet i faggruppene (Steg 3 Fane 1. Innstillinger for faggrupper). I dette tilfellet vil det være helt tilfeldig hvilke elever får sitt førsteønske eller sitt reserveønske. I statisk struktur har ikke elevene en stor "pott" der de får 3 fag, men de har 3 eller 4 mindre "potter" der de velger ett fag fra hver pott pluss eventuelt reserveønsker. Derfor kan det være en god løsning å opprette et eget fagsett tilknyttet en egen fagsettgruppe slik fremgangsmåten under viser. 

Opprettelse av eget fagsett som tilhører en egen fagsettgruppe kun for reserveønsker

Bruker du statisk struktur der elevene kan velge kun ett fag i hvert fagsett, og vet at du må gjøre manuelle elevprioriteringer i Steg 3 Fane 3 Elever i faggrupper, kan det være lurt å ha en liste med elevenes reserveønsker. Ønsker du en slik liste i fagvalgsmodulen, kan du lage et fagsett med alle fagene elevene kan velge, og koble dette til en egen fagsettgruppe. Navngi gjerne fagsett og fagsettgruppe med ordet reserveønsker for å skille disse fra resten av oppsettet i fagvalget. 

Dette fagsettet vil ikke ha en funksjonell rolle i fagvalgsmodulen annet enn å brukes som et oppslagsverk i steg 2 Elevenes fagønsker når du må gjøre manuelle elevprioriteringer i steg 3 Fane 3 Elever i faggrupper. Fordelen er at elevene kan legge inn reserveønsker direkte i InSchool. Fordi dette fagsettet utelukkende skal brukes som et oppslagsverk, er det viktig at innstillingene for faggruppene i denne fagsettgruppen settes til 0 i steg 3 Innstillinger for faggrupper. Hvis ikke vil det bli generert blokker, og faggrupper ut fra fagsettgruppen med reserveønsker.

I dette fagsettet må de også definere antall ønsker og antall ønsker innfridd, for eksempel 2 ønsker 1 innfridd. Dette kommer an på hvor mange reserveønsker du ønsker at elevene skal kunne legge inn.

Elevene vil nå få opp et reservefagsett når de skal gjøre fagvalget.

Når elevene har gjennomført fagvalget, vil du se en egen kolonne for reserveønskefagsettet i steg 2. Det er denne du kan bruke som oppslagsverk når du jobber med elevprioriteringer i steg 3 Elever i faggrupper. Bruk gjerne et separat vindu med denne visningen for å holde oversikt.

Når du legger inn ønsket antall faggrupper i Innstillinger for faggrupper i steg 3 på reserveønske-fagsettet, er det viktig at du endrer antall grupper til 0. 

Dette er fordi denne fagsettgruppen kun skal brukes som en oversikt over reserveønsker til elevene og ikke til å genere faggrupper.

Eksempel: Sikre at alle elevene får nødvendig antall fag

En skole gjennomfører et statisk fagvalg med 4 blokker, der hver av Vg2-elevene skal ha 4 fag (ett i hver blokk), mens Vg3-elevene kun skal ha 3 fag hver. Etter at valget er gjennomført, og før generering av grupper/blokker, viser det seg at det er flere enn 30 elever som ønsker Biologi 1 i den blokken der dette faget er satt opp. Skolen har satt opp 1 gruppe Biologi 1 i steg 3 Innstillinger for fraggrupper fordi de ikke kan tilby mer enn én gruppe.

Etter kjøring av blokksolveren er resultatet at 4 Vg2-elever som ønsket seg dette faget ikke har fått noe fag i denne blokken i det hele tatt. Disse fire har dessuten programområde REA. Samtidig er det er noen Vg2-elever fra programområde SSA som har fått dette faget.

Skolen ønsker å endre på dette, slik at REA-elevene får faget, mens SSA elevene får reserveønsket sitt (hvis mulig), eller et annet fag.

For å oppnå dette må skolen først endre innstillingene og deretter kjøre blokksolveren på nytt, slik at alle elevene som ønsket Biologi 1i første omgang får tildelt faget. Deretter kan noen av elevene flyttes til andre grupper/fag.

Dette gjøres på følgende måte:

1. Innstillingene for faget var 1 gruppe med inntil 30 plasser. Dette må endres til 1 gruppe med 34 plasser.
2. Blokksolveren kjøres på nytt og vil nå tildele faget til samtlige elever som ønsket det.
3. Det vil nå være 34 elever i biologigruppen og skolen må flytte 4 av disse over i andre faggrupper i denne blokken for å få gruppen ned i ønsket størrelse, og samtidig sikre at de aktuelle elevene får nødvendig antall fag.

For å utføre punkt 3 over må skolen først finne aktuelle elever (programområde SSA) og undersøke valget disse har gjort i reservefagsettet ved å gå til steg 2 Fagønsker. Dersom noen av disse har som reservevalg fag som ligger i samme blokk som biologi 1 kan de flyttes over i aktuell gruppe, forutsatt at denne ikke er fulltegnet.

Dersom noen av elevene har reservevalg som ikke passer, for eksempel fordi faget ligger i en annen blokk der eleven har gjort, og fått, et annet valg, må skolen avgjøre på annen måte hvilke elever som skal flyttes og til hvilken faggruppe.

Tilbake til toppen

Gjennomføre prøvevalg i InSchool

Kort oppskrift

1. Opprett fagsett og fagsettgrupper for prøvevalget
2. Velg struktur (dynamisk eller statisk)
3. Legg til informasjon og beskrivelser
4. Sett tidsramme for prøvevalget
5. La elevene registrere fagønsker
6. Eksporter/ta vare på data du vil beholde
7. Slett alle fagsett for å nullstille systemet
8. Start forberedelser til det reelle fagvalget

Detaljert gjennomgang

Fagvalgsmodulen i InSchool er i utgangspunktet ikke ment  å håndtere både prøvevalg og reelle fagvalg. Likevel finnes det en praktisk løsning for skoler som ønsker å gjennomføre dette.

Prosessen starter med at du oppretter fagsett og fagsettgrupper for prøvevalget. Du kan velge mellom en dynamisk struktur der elevene fritt kan velge blant alle tilgjengelige fag, eller en statisk struktur med faste blokker som skolen har satt opp på forhånd.

Når strukturen er på plass, fortsetter du med å administrere prøvevalget. Her bør du legge inn tydelig informasjon til programområdene som forklarer for elevene at dette bare er et prøvevalg. Du kan også tilføye beskrivelser for hvert fagsett og sette tidsrammer for når elevene skal gjennomføre valgene sine.

Etter at elevene har registrert sine ønsker, kan du få en oversikt over disse i steg 2. Siden denne informasjonen vil forsvinne når du senere nullstiller systemet, er det lurt å eksportere dataene til PDF eller Excel hvis du vil beholde dem. I steg 3 kan du også se hvilke grupper og blokker prøvevalget resulterer i, og ta skjermbilder av denne informasjonen for senere bruk.

Når prøvevalget er fullført og du er klar for å forberede det reelle fagvalget, må du slette alle fagsettene du opprettet for prøvevalget. Dette nullstiller fagvalgsmodulen fullstendig, og neste gang du går inn i Fagvalg vil du møte introduksjonssiden igjen, klar for å starte med det faktiske fagvalget.

Vær oppmerksom på at varslingsoversikten ikke kan slettes av brukeren selv. Hvis du ønsker å bruke denne både for prøvevalg og reelt fagvalg, kan du kontakte support for å få kjørt et script som nullstiller oversikten, men dette utføres mot et vederlag.

Oppsummering

En grundig forberedelse av fagvalget er avgjørende for et vellykket resultat. Sørg for at du har:

• Valgt riktig tilnærming (dynamisk eller statisk) basert på skolens behov
• Opprettet fagsett som dekker alle fag og programområder
• Organisert fagsettene i fagsettgrupper som støtter ønsket blokkstruktur
• Gjennomført alle kontroller i sjekklisten
• Testet oppsettet før det åpnes for elevene

Vanlige feil å unngå:

• Glemme å knytte programområder til fagsett
• Sette feil antall ønsker som skal innfris
• Knytte fagsett til feil fagsettgruppe

Når alle forberedelser er gjort, er neste steg å:

1. Registrere informasjonstekster til elevene
2. Definere tidsvindu for gjennomføring
3. Sende ut informasjon om fagvalget

Tilbake til toppen

Relaterte artikler

• Introduksjon til fagvalg
• Administrere fagvalget
• Etterarbeid med fagønsker

Neste artikkel