3.07 - Ansattes registrering av eget fravær ved sykdom

 

Relevant for rollen:

• Lærer
• Ansatte

Du som ansatt må registrere ditt sykefravær i Visma InSchool, både når det gjelder egenmelding og når du har sykemelding, selv om sykmeldingen overføres elektronisk fra NAV til fylkeskommunen. Dette gjelder også ved andre årsaker for sykefravær, for eksempel ved sykt barn. Regelen er at alt fravær skal være registrert i Visma InSchool for å kunne håndtere vikaradministrasjon og for å kunne vite hvem som er til stede til enhver tid. 

Hovedmeny > Ansatte > Fravær

I dette skjermbildet vil du se en oversikt over det eventuelle fraværet du har hatt inkludert eventuelle permisjonssøknader.

Når du skal registrere et nytt sykefravær, trykker du på knappen  Opprett fravær. Du velger først fraværskategori og deretter aktuell fraværstype. Det er ulike fraværstyper i hver fraværskategori. Kategoriene skal gjøre det enklere for deg som bruker å finne riktig fraværstype. Fraværskategoriene bestemmes på fylkesnivå, og alternativene du får opp hos deg vil derfor kunne avvike noe fra de eksemplene som brukes i dette kurset.

All slags fravær må registreres i Visma InSchool, også medisinske. Hvis du for eksempel har en ordinær sykmelding fra lege, registrerer du dagene dette gjelder for. Du kan registrere både heltids sykemeldinger (Dagsfravær) og graderte sykemeldinger (Deltidsfravær). Deltidsfravær betyr at du er borte i deler av stillingen din. Du kan da registrere hvilke dager og tidspunkt du er fraværende. Klikk på deltidsfravær. Da velger du dag, et fra-klokkeslett og et til-klokkeslett. Du kan legge inn flere dager med slik tidsangivelse. Husk at dette må avtales med din nærmeste leder.

Et alternativ er å klikke på hver time du skal være fraværende. Da får du opp tidspunktene for disse timene automatisk i tidsrammen for deltidsfraværet. Det kan bli flere tidsrammer for en dag.

Hvis du skal være borte i deler av en eller flere dager, velger du Deltidsfravær: 

Deretter velger du tidsramme (Husk at det er viktig å avtale dette med din nærmeste leder):

Du velger dag og tid da du planlegger å være borte.

Du kan se av den forenklede timeplanvisningen hvilke timer som blir berørt av fraværet ditt.

Ofte kan man ha behov for å laste opp vedlegg:

Du kan også skrive et lite notat under Beskrivelser der du kan gi informasjon om mulig vikaropplegg eller bruk av vakt eller tilsyn ved prøver eller arbeidsoppgaver. Dette er informasjon som kun går til skoleleder som administrerer vikaropplegget. Informasjon som skal til vikaren om mulig opplegg for timen(e) eller informasjon om faglig progresjon, må gå på annen måte fra fraværende lærer til vikar, eventuelt at det blir oversendt via skoleleder.

Hvis du velger Egenmelding, er det ikke lov til å velge gradert fravær. Unntaket er hvis du er blitt syk i løpet av en dag og må gå hjem. Da må du kommunisere dette direkte med din overordnede. Dette regnes ikke som en egenmelding, og mange praktiserer at den delen av dagen da du måtte gå hjem som permisjon med lønn slik at egenmeldingsdagene eventuelt vil løpe fra dagen etter hvis du fortsatt er syk og må være hjemme. Her må man følge lokale regler på aktuell skole. 

Du kan eventuelt laste opp en eller flere filer med nærmere informasjon. Støttede filtyper er doc, docx, jpeg, jpg, pdf og png.

Til slutt klikker du på Forespørsel. Pr. august 2020 må alt fravær godkjennes av nærmeste leder. Når det gjelder sykdom, er dette å regne som en kvittering på at meldingen din er mottatt.

Uansett sykefravær er det viktig å kommunisere direkte med din nærmeste overordnede. Særlig viktig er det å avtale tidspunkt for tilstedeværelse og undervisning når du har gradert sykefravær. Skolens rutiner for melding av fravær må alltid følges.

Fraværet ditt vil vises i timeplanen der tiden du vil være borte er merket med et skravert felt. Lærere som engasjeres som vikarer, vil ha full tilgang til dine undervisningsgruppers elever og de vil kunne registrere oppmøte, se vurderinger og lage nye vurderinger.

Merk:

Vi vil gjøre oppmerksom på informasjon om sykemeldinger ikke synkes til Visma InSchool. Et godkjent fravær som er overført til HR kan ikke endres i InSchool, så dersom en registrert egenmelding gjøres delvis eller helt om til en sykemelding er det HR systemet som er styrende system for dette og det vil vises forskjellig i HR. Dette påvirker ikke mulighet for vikarhåndtering. Er det snakk om registrering av sykemelding direkte kan denne også registreres i InSchool, dersom det sendes inn til HR vil en feilmelding kunne komme tilbake. Det er mulig å velge at fraværet ikke skal sendes til HR.