5b.24 - Kompetansebevis og vitnemål for privatister

Relevant for rollen:

• Privatistadministrator på Eksamenskontoret
• Skoleleder/Fagdokumentasjonsansvarlig skole

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til vitnemål bestillinger (les)
• Tilgang til vitnemål bestillinger (skriv)

Kompetansebevis og vitnemål med resultater fra privatistfag kan utstedes til privatister som ønsker dette fra skole og/eller eksamenkontoret. 

Privatister kan bestille fagdokumentasjon direkte via Privatistportalen. Bestillingen blir automatisk delegert til en skole basert på følgende prioriterte rekkefølge:

1. Nyeste hovedskole

2. Nyeste hovedskole som satte standpunktkarakterer

3. Nyeste eksamenskontor der eleven var oppmeldt til eksamen

Systemet følger denne rekkefølgen trinnvis: Hvis det ikke finnes en aktiv skole under punkt 1, går systemet videre til punkt 2, og deretter til punkt 3 dersom det fortsatt ikke finnes en aktuell skole.

Merk! Systemet kontrollerer alltid om skolen er aktiv. Dersom den nyeste hovedskolen (punkt 1) er inaktiv, vil bestillingen automatisk gå videre til neste tilgjengelige alternativ i prioriteringslisten.

Merk også at hvis privatisten har oppdatert adresse i privatistportalen vil denne nye adressen oppdateres automatisk hos skolen som mottar bestillingen. Unntak: når en privatist samtidig er aktiv elev på en skole, vil adressen ikke oppdateres automatisk på skolen hvis det ligger en annen adresse i privatistportalen. 

Bestille fagdokumentasjon fra privatistportalen

Kandidaten velger etterspør dokumentasjon i Privatistportalen.

Kandidaten får da opp et vindu med informasjon om forskjellen på vitnemål og kompetansebevis, et tips om å vente til å bestille ny fagdok om kandidaten fortsatt har en aktiv eksamen som skal tas, samt eventuell historikk om tidligere forespørsler. Og må videre trykke på be om dokumentasjon.

Kandidaten må også svare ut noen spm før bestilling av fagdokumentasjonen for å sikre at de etterspør korrekt fagdokumentasjon.

Kandidaten kan kun til enhver tid ha èn aktiv bestilling av fagdokumentasjon inne, og vil få feilmelding om hen prøver å be om fagdokumentasjon på nytt. 

Kalkulere programområde hos eksamenskontor

Hovedmeny > Elever > Elevoversikt > Handlinger > Kalkuler programområde

Merk!

Å kalkulere programområde gjelder kun for forespørslene om fagdokumentasjon som behandles av eksamenskontoret. Dette er ikke et nødvendig steg når forespørslene blir delegert automatisk til og behandlet direkte av skolene.

Før du kan utstede fagdokumentasjon, må programområde kalkuleres for privatister. Dette gjøres på eksamenskontoret, via Elevoversikten.

Klikk på Handlinger og velg Kalkuler programområder. 

Deretter kalkuleres programområde. Dette gjøres én gang for alle kandidatene. 

Behandle forespørsel om fagdokumentasjon på skole eller eksamenskontor

Forespørselen om fagdokumentasjon ser den aktuelle mottakeren (skole eller eksamenskontor) under Elevsøknader og fanen Bestillinger av kompetansebevis/vitnemål. 

Her ser du oversikt over type fagdokumentasjon kandidaten har bestilt (vitnemål eller kompetansebevis), status på forespørselen, hvilket grunnlag kandidaten søker på og dato for bestilling.

Søknadene har tre mulige statuser:

Opprettet - Ny søknad som ikke er håndtert enda

Fullført - Når søknaden er ferdigstilt

Avslått - Når søknaden avslås

Epost-adressen til kandidaten er også synlig her for å lette kommunikasjonen hvis dere må henvende dere til kandidaten. Det kan eks. være tilfeller hvor kandidaten har søkt om vitnemål, men kun har grunnlag for nytt kompetansebevis, og dere ønsker gi beskjed om dette. Det går fint an i løsningen å overstyre hva de har bestilt, og utstede kompetansebevis selv om kandidaten har bestilt vitnemål og motsatt. 

Ved å klikke på navnet til kandidaten kommer du direkte til denne elevens fagdokumentasjon hvor du kan kontrollere og utstede nytt vitnemål eller kompetansebevis.

Skoler og eksamenskontor som behandler forespørsel om ny fagdokumentasjon kan se mer detaljert saksgang i artikkel: kurs 6 - utstede vitnemål og kompetansebevis for tidligere elever. Merk at siden dere kommer direkte til kandidatens fagdokumentasjon ved å klikke på navnet gjelder ikke første punkt i kurs 6 hvor dere bes endre skoleår.

Tilbake i oversikten over bestillinger av kompetansebevis/vitnemål har du to valg når du klikker på handlingsknappen. Du kan ferdigstille søknaden eller avslå den. Ved begge valg vil du få opp et vindu for å bekrefte at du ønsker å avslå eller ferdigstille.

Når en søknad avslås vil kandidaten få status avslått i privatistportalen. Kommunikasjon om hvorfor den er avslått må tas utenfor InSchool.

Det er ikke mulig å reversere statusen på en søknad etter at den er fullført/avvist. Har det blitt gjort en feil er det mulig å simulere kandidaten, sende inn en ny søknad og håndtere denne.

                                                                               

                                                                            Neste artikkel