5b.25 - Klage på karakter for skriftlig eksamen (PAS)

Fylket kan ta kontakt med Visma for å aktivere klagefunksjonaliteten beskrevet i denne artikkelen.

Relevant for rollen:

• Privatistadministrator
• Skoleleder (med privatistadministratortilgang)
• Kandidat (Privatistportalen)

Registrering av klage for kandidat

Når karakter for skriftlig PAS-eksamen har blitt publisert, kan kandidaten sjekke resultatet under Mine eksamener i Privatistportalen ved å klikke på aktuelt fag.

Under karakteren vil det komme opp en “Send inn klage”-knapp. Denne knappen er synlig i ti dager, i samsvar med klagevinduet.

Når kandidaten trykker på Send inn klage, kommer det opp et vindu med informasjon:

Så skal kandidaten klikke Bekreft. Da blir klagen sendt inn umiddelbart, og den legger seg i et nytt menypunkt som dukker opp med navnet Mine klager. Det dannes en ny rad per klagesak i denne tabellen. Kandidaten vil nå se status “Klage registrert” på saken. 

Klagen sendes automatisk til arrangøren av eksamen, det vil si privatistskolen eller privatistkontoret (dersom det er de som har planlagt og gjennomført), som så må sende klagen videre til behandling hos PAS. Brukere med tilgang til Elevsøknader > Klage vil få en systemmelding (varsling) om at det har kommet inn en ny klage.

Trekke klagen i Privatistportalen (for kandidat)

Når klagen har blitt registrert i Privatistportalen, dukker det opp en knapp for å trekke klagen. Denne vil være synlig frem til klageresultatet er publisert. Kandidaten må først klikke på "Trekk klage". 

Deretter skriver kandidaten inn en begrunnelse for å trekke klagen og klikker Bekreft. Det går ikke an å trekke klagen uten å skrive en begrunnelse først.

Nå vil klagen få status "Trukke tilbaket" i elevsøknadsmodulen i Visma InSchool. Per i dag mottar ikke brukere med tilgang til Elevsøknader > Klage, systemmelding (varsling) om at klagen er trukket. For å finne frem til søknader som har fått denne statusen, filtrer for alle søknader (ikke bare aktive) og filtrer på status "Trukket tilbake". Etterpå må skolen trekke klagen manuelt i PAS.

Registrere klagen som "trukket i PAS" i Visma InSchool

Dersom en kandidat ikke trekker klagen i Privatistportalen, må vedkommende varsle eksamenskontoret i oppmeldingsfylket (kontaktinformasjon dit finnes i Privatistportalen) slik at dette gjøres direkte i PAS før den behandles.

Når den er blitt trukket manuelt i PAS, kan klageadministrator oppdatere status for klagen i InSchool.

Elevsøknader > Klager > PAS-klager

Gå til Elevsøknader > Klager > PAS-klager. På raden for aktuell klage, klikk på forstørrelsesglasset.

Klikk så på knappen Trekk fra PAS.

Legg til en merknad i dialogboksen som kommer opp, klikk så utenfor tekstfeltet men inne i boksen, og klikk deretter Bekreft. 

Statusen på klagen vil nå bli endret til "Trukket tilbake" og med det ikke lenger være aktiv. For å finne den, filtrer slik at alle klager vises ved å klikke på Filtrer aktive/alle og filtrer på status "Trukket tilbake"

Merk! Dette vil altså oppdatere status på klage i VIS, men klagen må fortsatt trekkes manuelt i PAS.

Behandle klage i Visma InSchool

Elevsøknader > Klager > PAS-klager

Gå til Elevsøknader > Klager > PAS-klager. Etter at en kandidat har registrert klage på PAS-eksamen, vises klagen her i denne lista. Klagen vil ha status “Ny”. Åpne klagen ved å klikke på forstørrelsesglasset.

For at klagen skal bli registrert i PAS, må du som privatistadministrator gjøre dette manuelt ved å logge inn i PAS og registrere klagen der. Når du har gjort dette, kan du endre status i Visma InSchool inne på aktuell klage ved å klikke på den blå knappen Til behandling i øvre høyre hjørne. 

Denne handlingen vil bli loggført under “Logg klagebehandling”. Kandidaten vil nå kunne se denne nye statusen i Privatistportalen.

Hente inn klageresultat fra PAS

Når klagesensuren er klar, henter du denne via eksamensmodulen. Gå til Eksamen > Partiplanlegging > Eksamenspartier > PAS synk. 

Eksamen > Partiplanlegging > Eksamenspartier > PAS synk

Herfra klikker du på Importer klagekarakterer. Da vil klagekarakterene umiddelbart sendes til Privatistportalen og publiseres der. De vil også synes i lista over klager i Elevsøknader i kolonnen “Ny karakter”. I kolonnen “Resultat” vil det stå hvorvidt karakteren er endret eller ikke. Statusen på klagen vil nå være automatisk oppdatert til “Klageresultat publisert”. Karakteren vil i tillegg bli hentet inn i privatistens fagdokumentasjon og i karakterlisten i eksamensmodulen på eksamensskolen.

Til info

• I motsetning til eleveksamen, hvor det må foreligge en klage i InSchool for at klagekarakteren skal hentes inn, fungerer det annerledes for privatisteksamen:
  • Alle klagekarakterer som er registrert i PAS for privatister, vil bli hentet inn i InSchool uansett om det foreligger en klage i InSchool eller ikke.
  • Når det kun foreligger en klage i PAS, og ikke i InSchool:
    • blir den opprinnelige karakteren erstattet av den nye alle steder karakteren vises
    • blir ikke begrunnelsen hentet inn (verken i Privatistportalen eller i Elevsøknader
• Det vil ikke hentes inn klagekarakterer for privatisten når klagen i InSchool har status "Trukket tilbake"

Elevsøknader > Klager > PAS-klager

Se klagesensur i Privatistportalen (for kandidat)

For å se den nye klagekarakteren må kandidaten gå til menypunktet Mine klager. Der vil den nye karakteren være synlig i kolonnen “Ny karakter”. Under “Resultat" står det hvorvidt karakteren har blitt endret eller ei. For å se klagenemdas begrunnelse, klikk på Vis begrunnelse.

Da vil begrunnelsen vises i en egen dialogboks.

Sende SMS til kandidater som har klaget

Under Elevsøknader > Klager > PAS-eksamener kan du sende sende SMS direkte til kandidater som har valgt å klage på karakter, for eksempel for å varsle dem om at klagesensuren har blitt publisert i Privatistportalen. Huk av for aktuell(e) kandidat(er), klikk på Handlinger og Send SMS til valgte mottakere. 

Du blir da tatt til systemets kommunikasjonsmodul. Les mer om hvordan du sender SMS i Visma InSchool i kurs 4b - Kommunikasjon: SMS.

Masseoppdatere status for klagesaker

Dersom du har behov for å endre status fra “Ny” til “Under behandling” på flere klagesaker i én operasjon, huk av for aktuelle rader, gå til Handlinger og Masseoppdater status. 

Aktivere funksjonalitet for klage

Fylket kan ta kontakt med Visma for å aktivere klagefunksjonaliteten beskrevet i denne artikkelen.

Rapportering til VIGO

Det er viktig at dere har gode rutiner og frister for å få overført karakterer som blir endret på
bakgrunn av klagebehandling. Karakterene må pr nå registreres manuelt i VIGO.
Inntakskontoret må få melding om ny karakter og om dette fører til at fullførtkoden og
bevistypen blir endret.
Dersom en elev får IV i standpunkt skal eksamenskarakteren ikke overføres til VIGO. Denne
må hakes bort. Blir standpunkt IV endret (eks til karakter 2) på bakgrunn av klage må også
eksamenskarakteren meldes til Inntakskontoret.

Neste artikkel