2a.08 - Opprette blokk- og gruppestruktur

Relevant for rollen:

• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å administrere fagvalg
• Tilgang til å eksportere data i Fagvalg

Innhold

• Innledning
• Innstillinger for grupper og blokker
• Generere blokker
• Elevfordeling
• Endringer
• Overføring til neste skoleår
• Oppsummering
• Relaterte artikler

Hovedmeny > Fagvalg > Administrer blokker og grupper

Innledning

Før systemet skal opprette blokker og faggrupper basert på elevenes fagønsker og rammene du har satt for fagvalget, må du utføre flere forberedende oppgaver:

• Legge inn gruppeinnstillinger systemet skal hensynta
• Endre fagsettgruppetilhørighet ved behov
• Bestemme blokkoppsett (primært aktuelt for dynamisk blokkstruktur)

Selv om blokkoppsettet i utgangspunktet er gitt i et statisk blokkoppsett, er det mulig å la systemet behandle dette dynamisk til slutt, for å undersøke om det finnes bedre løsninger enn den man i utgangspunktet har planlagt.

Innstillinger for grupper og blokker

Det første trinnet i prosessen er å definere innstillinger for faggrupper og blokker. Dette gjør du i fanen Innstillinger for blokker, faggrupper og fagsett.

Faggrupper og gruppestørrelser

For hver faggruppe må du definere:

1. Antall grupper per fagkode
2. Maksimalt antall elever per gruppe

Dette gjøres i Innstillinger for faggrupper som vist nedenfor. 

I innstillingene ser du:

• Antall førsteønsker per fag
• Tilgjengelige plasser basert på gruppestørrelse
• Eventuelle avvik mellom ønsker og kapasitet

Plusstegn foran antall plasser oppfylt indikerer hvor mange plasser som er igjen i dette faget. Hvis det er minustegn foran vil det si at det mangler et antall oppgitte plasser. 

Ved statisk fagvalg er det spesielt viktig at du har nok plasser til alle elever, selv om dette medfører at du må angi et høyere antall grupper (eller antall elever per gruppe) enn du i realiteten har muligheten til å sette opp. Dette er fordi du kun kan bytte elever mellom eksisterende grupper etter at blokkene er generert. Ved å sette opp tilstrekkelig kapasitet på dette tidspunktet sikrer du at alle elevene får tildelt en plass i hver av blokkene de har gjort et valg i. Etter generering av blokker vil du kunne flytte elever mellom grupper/fag innad i en blokk, og derved redusere antall grupper til det du har mulighet til å sette opp.

Blokkinnstillinger

Her angir du hvor mange blokker systemet skal opprette innenfor hver fagsettgruppe:

• Ved statisk fagvalg: Typisk 1 blokk per fagsettgruppe
• Ved dynamisk fagvalg: Minst like mange blokker som obligatoriske fag

Viktig! Du kan ikke gå videre før alle fagsettgrupper har fått definert antall blokker.

Endre fagsettgruppetilhørighet

I kolonnen til venstre kan du endre fagsettgruppetilhørighet. Det vi si at du kan her endre fra et opprinnelig statisk valg, til ett dynamisk, ved å sette standard fagsettgruppe (default pool) på alle fagsett. Å endre fra dynamisk til statisk er ikke mulig. 

Tilbake til toppen

Generere blokker

Når innstillingene er klare, går du til trinnet "Generer blokker". Her skal du:

1. Klikke på Generer blokker-knappen
2. La systemet arbeide med å finne optimal løsning
3. Vente til prosessen er ferdig (kan ta opptil 10 minutter)

Mens prosessen kjører, kan du se:

• Tidsbruk så langt
• Antall elever som foreløpig ikke har fått førstevalg
• Foreløpig blokkstruktur

Justere blokkstruktur

Etter genereringen må du endre navn på blokkene og ved dynamisk fagvalg, flytte og låse grupper og regenerere.

Endre navn på blokkene til mer beskrivende navn

Det er viktig å endre navn på blokkene som solveren har opprettet. Trykk på knappen Endre blokknavn. 

Du vil da få opp et vindu hvor du kan fjerne alle blokknavnene, og legg inn nye. Dette blir en del av navnet til fag- og undervisningsgruppene. Klikk så Oppdater for å lagre de nye blokknavnene. 

Ved dynamisk fagvalg: Flytte og låse grupper

• Vurdere plassering av faggrupper
• Låse grupper til spesifikke blokker ved behov
• Flytte grupper mellom blokker

Dersom du har et dynamisk fagvalg, kan du flytte og låse faggrupper til ulike blokker for å ta høyde for lokale forhold på skolen slik som lærer og romkapasitet. 

For å låse en faggruppe til en blokk, klikk på tegnestiften. Når tegnestiften er svart, betyr det at faggruppen er låst til blokken. 

For å flytte og låse en fagruppe til en annen blokk, bruk dra og slipp-funksjonen. 

Merk! Fag kan kun flyttes mellom blokker ved hjelp av klikk- og dra funksjonen i fagvalg med dynamisk struktur - ved fast(statisk) blokkstruktur kreves en mer omfattende prosess med opprettelse av nye løsninger og manuell flytting av elever.

Tilbake til toppen

Elevfordeling

I fanen Elevtildeling fra blokksolverens løsning får du oversikt over:

• Hvordan elevene er fordelt på faggrupper
• Eventuelle elever som mangler fag
• Hvilke ønsker som er innfridd

For å kontrollere fordelingen:

1. Velg programområde fra nedtrekksmenyen
2. Se gjennom elevlisten
3. Noter elever som må flyttes
4. Eksporter eventuelt til Excel dersom du syns det gir bedre oversikt (krever eget tilgangspunkt)

Tilbake til toppen

Elever i faggrupper

I denne fanen kan du utvide listen over elever i hver gruppe, og flytte elever mellom faggrupper om nødvendig. Da enten ved klikk- og dra funksjonen eller ved å hake av ønsket elev, og trykke på plusstegnet i faggruppen du ønsker å overføre eleven til.

Det er særlig her det er fint å støtte seg på de opprinnelige ønskene til elevene (steg 2), og eksport til Excel fra Elevtildeling fra blokksolverløsningen I fane 2. Generer blokker. 

Tilbake til toppen

Ved endringer: Sletting/nullstilling av fagvalgløsning

Blokkløsningen/fagvalgsløsningen med blokker, faggrupper og elever, genereres basert på et sett med grunndata. Hvis du gjør endringer i disse grunndataene, det være seg flytting av faggrupper mellom blokker (dynamisk), endring i innstillingene i steg 1 - Innstillinger for blokker, faggrupper og fagsett eller i elevenes fagønsker, vil løsningen ikke lenger være gyldig og dermed nullstilles (slettes). Derfor ligger det en permanent advarsel i gult i grensesnittet for å si fra om dette:

Når du gjør disse endringene, vil du få opp en av følgende beskjeder:

Ved å klikke "Slett fagvalgsløsning" vil blokkene, faggruppene og elevene som ligger i dem fjernes, og du vil bli nødt til å generere en ny løsning som vil hensynta endringene.

Overføring til neste skoleår

Av faggrupper

Før overføring til neste skoleår, kontroller at:

• Antall faggrupper er korrekt
• Blokkstrukturen er korrekt
• Alle elever har fått riktig antall fag

Viktig! 

• Kontroller at du har gjennomført opprykk før du overfører faggrupper fra fagvalget.

Selve overføringen gjør du ved å:

1. Gå til trinnet Sammendrag
2. Se gjennom listevisningen over faggrupper
3. Klikke "Overfør faggrupper"
4. Bekrefte overføringen

Når faggruppene blir overført, blir det opprettet en faggruppe og en tilhørende undervisningsgruppe.

Hvis du allerede har rykket opp, eller laget manuelt, en faggruppe med identisk navn som den i fagvalgsmodulen, vil overføringen IKKE opprette en duplikatgruppe. Kun faggrupper som ikke har en identisk match i neste skoleår, vil bli opprettet.

Av elever til faggrupper

Fagvalgsprosessen avsluttes med at elevene blir lagt i (fagvalgs)faggrupper og klargjort for nytt skoleår.

Når elevinntaket, i nytt skoleår, er gjennomført, må elevene overføres til faggruppene i det nye skoleåret.

Dette gjøres via Fagvalg skolestart - Overfør elever. Se opplæringsmateriell Kurs 2b Fagvalg skolestart. 

Tilbake til toppen

Oppsummering

For å lykkes med oppretting av blokk- og gruppestruktur er det viktig å:

• Definere realistiske gruppestørrelser
• Kontrollere at alle elever får riktig antall fag
• Dokumentere eventuelle endringer
• Validere strukturen før overføring

Vanlige utfordringer:

• For få plasser i populære fag
• Ubalansert fordeling mellom grupper
• Kollisjoner ved flytting av grupper
• Manglende opprykk før overføring av faggrupper

Når overføringen er fullført, kan du starte timeplanleggingen av blokkene. Elevbytter kan fortsatt gjøres frem til skolestart.

Tilbake til toppen

Relaterte artikler

• Etterarbeid med fagønsker
• Timeplanlegging av blokker

Neste artikkel