3.13 - Kontering og generering av fastlønn og faste tillegg

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder 
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se kontering for undervisningsgrupper
• Tilgang til å redigere kontering for undervisningsgrupper
• Tilgang til å generere fastlønn
• Tilgang til å generere faste tillegg

Arbeid med lønn forutsetter dessuten at den som skal gjøre dette har nødvendig autorisasjon til å for å utføre dette arbeidet. Autorisasjoner settes i HR-systemet.

Innhold:

• Generelt
• Konteringslogikk og arvetabellen
• Kontere undervisningsgrupper
• Generere fastlønn
• Kontrollere og korrigere kontering for funksjoner
  • Fastlønn fra funksjoner
  • Faste tillegg fra funksjoner
• Attestere og anvise
• Forklaring av statusverdiene
• Arvetabellen for fastlønn og faste tillegg

Generelt

Funksjonaliteten for kontering og generering av fastlønn i Visma InSchool er bygget med tanke på å spare skolene for unødvendig dobbeltarbeid. Systemet håndterer kun undervisningspersonalet, inkludert avlønning av eksaminatorer, sensorer og eksamensvakter, men ikke andre personalgrupper. For å oppnå fullt utbytte er det viktig å forstå logikken i systemet.

For å redusere jobben med å søke frem til riktige konteringsverdier kan skoleeier (fylket) begrense tilgjengelige konteringsdimentsjoner og -verdier for de enkelte skolene. Dette bidrar dessuten til å forebygge feilkontering.

Lærernes stilling fylles først og fremst med undervisning, men også visse funksjoner (eks. kontaktlærer) kan fylle deler av denne. Undervisningsbeskjeftigelse defineres i Visma InSchool i Skoleårsplanleggingsmodulen knyttet til undervisningsgrupper. Annet arbeid defineres gjennom funksjoner. Sistnevnte kan både inneholde en stillingsprosent og/eller et fast beløp/fast tillegg.

Siden undervisning alltid knytter seg til undervisningsgrupper er også undervisningsgruppene utgangspunktet for konteringen av lønn som utbetales for dette. Skolene angir selv konteringsverdier for sine undervisningsgrupper.

Funksjonene har bredere nedslagsfelt og defineres derfor av skoleeier. Det er mulig for skoleeier å gjøre forhåndsinnstillinger for konteringen av en funksjon, både når det gjelder stillingsprosenten og det faste tillegget, men dette kan også utelates. Vi anbefaler at skoleeier kun forhåndsdefinerer konteringsverdi for en konteringsdimensjon i de tilfellene man vet at skolene alltid (eller tilnærmet alltid) vil måtte benytte nettopp denne. Når det foreligger en forhåndsdefinert verdi vil funksjonen alltid få denne for den aktuelle konteringsdimensjonen når funksjonen tildeles på skolene. Skolen kan selv endre dette hvis det skulle være nødvendig, men det kan tenkes at sannsynligheten for at feilen ikke blir oppdaget vil bli større, enn dersom konteringsdimensjonen i utgangspunktet var tom og likevel måtte defineres av skolen.

Det er dessuten utviklet en mekanisme som skal sikre at dersom skolen har glemt å sette opp kontering et sted vil systemet forsøke å fylle ut dette for skolen basert på en innebygget logikk. (Se neste avsnitt.)

Til til toppen

Konteringslogikk og arvetabellen

Kontering vil si å angi hvordan utbetalt lønn eller andre utgifter skal bokføres i regnskapet. Det dreier seg om hvilken type lønn (eller utgift) dette er, og hvilken aktivitet (utdanningsprogram og skole) som gir denne kostnaden. Dette overføres fra InSchool til lønns- og regnskapssystemet i form av en "kontostreng" som kan bestå av følgende elementer:

• Kontoart (eller bare Art) - Hva utgiften gjelder, for eksempel fastlønn for undervisningspersonell
  • OBS: Denne utledes av lønnsarten og vil ikke kunne settes lenger i skjermbildene som vises i denne artikkelen.
• Lønnsart - Hvilken type lønn eller godtgjøring dette er
• Funksjon - Hvilket utdanningsprogram det gjelder
• Prosjekt - Om lønn skal bokføres et bestemt prosjekt som skolen har fått bevilgninger til
• Ansvar - Hvilken enhet som har fått delegert ansvar for denne delen av budsjettet/regnskapet, det vil si hvem som har fått delegert ansvar fra fylkeskommunen. Dette er gjerne skolen selv, eller en budsjettmessig selvstendig avdeling ved skolen, som for eksempel et kurssenter. Det er også mulig å finmaske denne konteringen, ved at man har verdier for både skole og avdeling ved skolen. Da kan man få laget avdelingsregnskap.
• Startdato
• Sluttdato

Noen fylkeskommuner har et utvidet sett med konteringsdimensjoner. Disse kan være:

• Prosjekt
• Diverse
• Ramme
• Løpenummer

Skoleeier setter hvilke standardverdier som er aktuelle for den enkelte skole, se kurs 1 - Tilgjengeliggjøre verdier for kontering.

Det tilstrebes størst mulig automatikk ved oppsett av de ulike konteringsdimensjonene i kontostrengen som genereres for en lønnspost. Dette betyr at for en bestemt type lønn og en gitt konteringsdimensjon vil systemet følge et bestemt mønster (et bestemt hierarki) ved søking etter verdien som skal plasseres i denne dimensjonen.

Dette søkemønsteret er dokumentert i det vi kaller "arvetabellen". Det fungerer som beskrevet her:

Når du genererer fastlønn vil Visma InSchool sette opp en lønnsrad for hver undervisningsgruppe, aktivitet og funksjon som er definert i lærerens oversikt over beskjeftigelse. For å spare deg for arbeid vil systemet sette opp en kontostreng for hver oppføring basert på innstillinger du eller andre på forhånd har gjort av innstillinger forskjellige steder i systemet. Arvetabellen viser hvor, og i hvilken rekkefølge, systemet leter etter aktuell konteringsverdi til de forskjellige konteringsdimensjonene, avhengig av type fastlønn. 

Selve arvetabellen er gjengitt nederst i på siden her.

Eksempel (utdrag fra arvetabellen, med forklaring under figuren):

Konteringserdien for konteringsdimensjonen Ansvar (venstre kolonne) knyttet til fastlønn for undervisning som er planlagt med/i en undervisningsgruppe (overskriftsrad) finner systemet ved å søke i:

1. Undervisning > Undervisningsgruppe
2. Ansatt > Stilling

Det betyr at systemet først sjekker hvilken ansvarsverdi som har blitt lagt inn av skolen på den aktuelle undervisningsgruppa. Dersom ingenting foreligger der vil systemet velge ansvarsverdien som er knyttet til den aktuelle lærerens aktive stilling (slik dette er definert i HR-systemet).

Til til toppen

Kontere undervisningsgrupper

Det må knyttes konteringsverdier til de forskjellige konteringsdimensjonene forbundet med undervisningsgrupper for å lette arbeidet med generering av fast og variabel lønn. Gå til:

Undervisning > Undervisningsgrupper

Aktiver kolonnene for konteringsdimensjonene du ønsker å se i tabellen via tannhjulet til høyre i bildet:

1. Velg aktuell(e) undervisningsgrupp(er) ved avhuking.
2. Velg Handlinger > Rediger valgte konteringsdimensjoner.
3. Klikk Rediger ved aktuell(e) konteringsdimensjon(er) og angi ønsket verdi.
4. Klikk Lagre.

Endringene du har gjort har nå blitt lagret for alle valgte grupper.

Til til toppen

Generere fastlønn

Her beskriver vi kun førstegangsgenerering av fastlønn etter skolestart på høsten. Ved behov for ny generering for en eller flere lærere senere, følg beskrivelsen i artikkel Kurs 3 - Ny generering av fastlønn ved endringer gjennom skoleåret.

Før du genererer lønn for første gang bør du påse at all kontering av undervisningsgrupper er gjort, og dessuten gjennomgå lærernes beskjeftigelse for å forsikre deg om at disse stemmer. Deretter genererer du fastlønn som følger:

Gå til:

Lønn > Fastlønn

Velg Handlinger > Generer fastlønn for alle ansatte

Ved førstegangsgenerering av fastlønn vil alle lønnsrader få startdato 01.08.ÅÅÅÅ og sluttdato 31.07.ÅÅÅÅ+1, der ÅÅÅÅ er inneværende kalenderår, og ÅÅÅÅ+1 er neste år. 

Merk!

• Også lærere som har fått periodebeskjeftigelse vil få disse samme start- og sluttdatoene på sine lønnsrader, uavhengig av faktisk start- og sluttdato for perioden de skal være tilsatt/jobbe. For disse lønnsradene må derfor datoene korrigeres manuelt før attestering og anvisning.

Til til toppen

Kontrollere at generering har vært vellykket

Gå til:

Lønn > Fastlønn

1. Sett på filter Konteringsinformasjon mangler i kolonnen Status
2. Inspiser lønnsradene for aktuelle ansatte ved å klikke på forstørrelsesglasset til høyre på raden.
3. Gjør endringer der det er nødvendig ved å klikke på blyanten til høyre på raden og lagre til slutt.

Obs!

• Selv om funksjoner også vises i bildet over er de nærmere omtalt i eget avsnitt lenger ned.

Når du klikker på blyanten for redigering av den enkelte raden tas du til skjermbildet nedenfor (knappen Lagre er ikke vist i bildet):

Etter nødvendige endringer, kontroller på nytt for å se at det ikke gjenstår ansatte med lønnsrader som ikke er kontert.

Til toppen

Kontrollere og korrigere kontering for funksjoner

Når en skole har tildelt en funksjon til en lærer, og generer lønn med utgangspunkt i den, vil det resultere i minst ett av følgende:

• en lønnsrad for stillingsprosenten
• en rad for det faste tillegget

I begge tilfeller vil konteringen skoleeier har definert bli lagt til automatisk. Dersom intet er spesifisert fra skoleeiers side vil systemet følge arvetabellen og søke til andre forhåndsinnstillinger for å forsøke å fylle ut noen av konteringsdimensjonene. Felles for disse innstillingene er at skolen ikke kan endre noen av disse inne i Visma InSchool.

Lønnsrader som er generert fra funksjoner må derfor kontrolleres nøye før anvisning. Endringer kan gjøres av skolen etter generering av fastlønn.

Til til toppen

Fastlønn fra funksjoner

For å kontrollere og gjøre endringer, gå til:

Lønn > Fastlønn

1. Søk opp aktuell ansatt og klikk på forstørrelsesglasset for å se detaljer.
2. Skriv 'Funksjon' i filterfeltet for kolonnen Type for å fjerne alt annet enn funksjoner fra skjermbildet.
3. Kontroller kontering.
4. Endre ved behov ved å klikke på blyanten, redigere og lagre.

Når du klikker på blyanten tas du til følgende side, der du kan redigere flere ting enn bare konteringen, inkludert lærerens stilling, hvis hen har flere. (Lagringsknappen nederst er ikke vist i bildet.)

Til til toppen

Faste tillegg fra funksjoner

For å kontrollere og gjøre endringer, gå til:

Lønn > Faste tillegg (1)

1. De faste tilleggene vises sortert i bokser basert på deres status. Klikk på Vis innhold på ønsket boks for å jobbe med de som har denne statusen. Kontroller og gjør endringer på samme måte som beskrevet over. (Se nærmere informasjon under figuren.)
2. Det er også mulig å vise alle faste tillegg med alle statuser i samme tabell, men denne visningen tillater ikke redigering. (Denne kan dessuten lastes ned i Excel format om ønskelig.)

Når du skal jobbe med faste tillegg vil dine handlingsvalg variere avhengig av hvilken status du jobber med (det vil si hvilken "boks" du befinner deg i).

Eksempler:

Til toppen

Attestere og anvise

Gå til:

Lønn > Fastlønn

1. Velg aktuelle lærerne ved avhuking.
2. Velg Handlinger > Attester/Anvis

Obs!

• Det er ikke mulig for samme person å både attestere og anvise den samme lønnsraden.

Til til toppen

Forklaring av statusverdiene

Kolonnen status (se figur under) gir viktig informasjon om gjeldende status til en betaling. 

De mulige verdiene i denne kolonnen baserer seg dels på intern status i InSchool, dels på tilbakemelding fra eksternt HR-system mottatt gjennom FINT (fellesintegrasjonen).

Tabellen under gir oversikt over de mulige statusene, om de er interne (InSchool) eller eksterne (FINT), og hva de betyr.

Status	InSchool/FINT	Betydning
Ingen betaling tilgjengelig	InSchool	Indikerer at ingen betaling trenger å behandles (for eksempel for betalingstyper som Fyll opp undertid).
Konteringsinformasjon mangler	InSchool	Innledende tilstand når nødvendig regnskapsdata er ufullstendig. En betaling har denne statusen når nødvendige felter som beskrivelse, konteringsdimensjoner eller ansettelsesinformasjon mangler.
Kontert	InSchool	Alle nødvendige data er gitt, og betalingen er klar for attestering.
Attestert	InSchool	Betalingen er attestert av en autorisert person.
Anvist	InSchool	Betalingen er godkjent av en autorisert person og klar til å sendes til det eksterne lønnssystemet.
Sendt	InSchool	Betalingen er sendt til FINT (mellomstasjonen på vei til det eksterne lønnssystemet) og avventer prosessering.
Endret	InSchool	En tidligere sendt betaling har blitt endret (typisk når sluttdatoen oppdateres). Når dette skjer, blir FINT-relaterte felter slettet, og betalingen må re-attesteres og sendes på nytt.
Sendt (Påventer)	FINT	Betalingen har blitt sendt til FINT og blir behandlet.
Sendt (I kø)	FINT	Betalingen er lagt i kø for resending.
Sendt (Vellykket)	FINT	Behandling av betalingen i FINT systemet var vellykket.
Sendt (Mislykket)	FINT	FINT opplevde en feil ved behandling av betalingen.
Sendt (Avvist)	FINT	FINT avviste betalingen på grunn av valideringsproblemer.
Sendt (Finnes ikke)	FINT	Betalingen ble ikke funnet i FINT systemet.

Hvordan eksterne statusoppdateringer fungerer

FINT-statusinformasjonen hentes fra det eksterne lønnssystemet gjennom planlagte oppgaver (i InSchool) som sjekker etter statusoppdateringer i FINT: Disse oppgavene kjører periodisk for å sjekke statusen på ventende betalinger og oppdatere databasen med den nyeste informasjonen fra FINT.

Når systemet skal bestemme hvilken status som skal vises i oversiktsskjermene, prioriterer det mislykkede betalinger først, deretter endrede betalinger, og så resten med en prioritet på det som sannsynligvis krever handling.

Arbeidsflyten utvikler seg vanligvis i denne rekkefølgen: Konteringsinformasjon mangler → Kontert → Attestert → Anvist → Sendt → [FINT status: Påventer → Vellykket/Mislykket/Avvist]

Til til toppen

Arvetabellen for fastlønn og faste tillegg

Tabellens oppbygging er forklart i avsnittet Konteringslogikk og arvetabellen

Lenke til arvetabellen ligger nedenfor pilen her:

Neste artikkel