8.20A - Skole: Sende tilbudsbrev og inntak av søkere til videregående opplæring for voksne

 Relevant for rollene:

• Skoleleder som administrerer inntak av voksne søkere på VO-skole

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å se utdanningsplan
• Tilgang til å lage og endre utdanningsplan for voksne
• Tilgang til å generere tilbudsbrev til voksne på venteliste
• Tilgang til Elevinntak

Etter at inntakskontoret har delegert en deltaker til opplæring, vil du som VO-skole få oversikt over deltakerne som er delegert til skolen.

Denne artikkelen forklarer hvordan du på skolen kan få oversikt over deltakerne som inntakskontoret har delegert til skolen for opplæring, hvordan sende ut vedtaksbrev og ta inn en deltaker, samt hvordan returnere en deltaker til inntakskontoret dersom skolen ikke kan tilby skoleplass.

Innhold

• Oversikt over deltakere som inntakskontoret har delegert til skolen
• Sende tilbudsbrev til deltakeren
• Ta deltakeren inn til opplæring
  • Ta deltakeren inn uten å ha sendt ut tilbudsbrev
• Hvordan returnere en deltaker til inntakskontoret dersom skolen ikke kan tilby skoleplass
• Deltaker takker nei til skoleplass
  • Sett tilbake på venteliste

Oversikt over deltakere som inntakskontoret har delegert til skolen

Alle deltakere som er blitt delegert til en skole, vil på VO-skole ligge under hovedmenyen Voksenopplæring > Voksne søkere i fanen Under behandling. VO-skoler har kun to faner i dette menypunktet og de vil kun se voksne søkere som har status "Delegert" til den skolen.

Til informasjon

• En søker vil gå til ferdigbehandlet hos inntakskontoret når den delegeres til en skole.
• En søker vil på skolen ligge under behandling til vedkommende er tatt inn på skolen, og flyttes da til ferdigbehandlet.
• Når søker delegeres til en skole, vil den automatisk havne på ventelisten der.

For å få oversikt over ventelisten for deltakere gå til Elevinntak og Inntak. Klikk deretter på fanen Voksne.

Her kan du filtrere på de ulike kolonnene for å få oversikt over hvem som er på ventelisten, f. eks. ved å filtrere for rettstype.

Ved å klikke på tannhjulet i høyre hjørne kan de endre på kolonneinnstillinger ved å endre på rekkefølge og skjule eller vise spesifikke kolonner som hjelper deg i arbeidet med inntaket. 

Til informasjon

• Du kan eksportere lister til excel med oversikter over de voksne søkerne fra alle de tre fanene i oversikten over voksne i elevinntak. Du kan velge å eksportere alle søkere i en gitt fane eller et utvalg. Les mer i Brukertips! Eksportere oversikt over voksne søkere til Excel.

Tilbake til toppen

Sende tilbudsbrev til deltakeren

Dersom skolen kan tilby deltakeren opplæring, skal skolen sende brev med tilbud om opplæring. Før tilbudsbrevet sendes, er det viktig at skolen ser over detaljene i utdanningsplanen ettersom denne automatisk kommer med i tilbudsbrevet. Klikk på handlingsknappen til høyre for aktuell deltaker og Endre utdanningsplanen.

Sluttkompetanse og oppmøtetidspunkt kommer automatisk med i tilbudsbrevet som et flettefelt. Dette kan endres av skolen ved behov. Det er også mulig å la feltet for oppmøtetidspunkt stå blankt, dersom skolen på et senere tidspunkt skal sende ut et nytt brev utenfor InSchool med oppmøteinformasjon.

Feltene for programområde, fag, fagstatus, starttermin, varighet, kurstype og skole kommer også automatisk med i tilbudsbrevet.

Feltene i utdanningsplanen kan endres av skolen dersom det er behov for det. Alle endringer i utdanningsplanen er synlig for saksbehandler på inntakskontoret. Dersom du må gjøre endringer på utdanningsplanen, klikk Lagre. Les mer om utdanningsplan i artikkel Kurs 8 - Skole: Endre/justere utdanningsplan.

For å sende tilbudsbrev til en deltaker, klikk på handlingsknappen til høyre for aktuell deltaker og velg Generer tilbudsbrev.

Du vil nå komme til vinduet for generering av tilbudsbrev. I feltet for praktisk informasjon er oppmøtetidspunkt hentet inn fra utdanningsplanen til deltakeren, kun hvis dette er lagt til. Dette kan redigeres direkte i brevet dersom det er behov for det.

Annen praktisk og relevant informasjon kan legges inn i dette feltet for aktuell deltaker.

Dersom du ikke er klar til å sende ut brevet, men ønsker å fortsette redigeringen på et annet tidspunkt, kan du klikke Lagre og lukk.

Du får da beskjed om at tilbudsbrevet ble lagret.

Brevet du startet på, blir da lagret, og du kan på et senere tidspunkt gå tilbake for å fullføre arbeidet. Dette gjør du ved å finne aktuell deltaker i ventelisten, klikk på handlingsknappen og Generer tilbudsbrev.

Du kommer da tilbake til brevet du startet på. Dersom du er klar til å sende brevet til deltakeren, klikk Neste.

Du vil nå se en forhåndsvisning av brevet som skal sendes til deltakeren. Se over om opplysningene er riktig. Dersom du må endre på noe av teksten du har skrevet under "Praktisk informasjon", kan du klikke på Tilbake, for å komme tilbake til redigeringsfeltet for praktisk informasjon.

Når informasjonen i brevet er korrekt, kan du klikke Generer tilbudsbrev. Du vil da få beskjed om at tilbudsbrevet er generert.

Når tilbudsbrevet er generert, vil du se at kolonnen Tilbudsbrev sendt er nå markert som Ja for aktuell deltaker. Du kan nå laste det ned ved å klikke på handlingsknappen ved aktuell deltaker og velg Se tilbudsbrev. 

Klikk på nedlastingsikonet for å laste ned tilbudsbrevet.

TIPS!

• Det er foreløpig ikke arkivstøtte eller SvarUt knyttet til denne funksjonaliteten med utsending av tilbudsbrev. Du kan laste ned tilbudsbrev som er sendt med handlingsknappen Se tilbudsbrev, slik som beskrevet ovenfor, og deretter laste det opp i fylkets arkivsystem samt sende brevet til deltakeren via SvarUt slik det håndteres i eksisterende systemer. Merk! Følg rutiner ditt fylke har satt for arkivering og utsendelse via SvarUt/manuelt håndtering.

Tilbake til toppen

Ta deltakeren inn til opplæring

Når du har sendt tilbudsbrev, kan du nå velge å ta inn deltakeren inn til opplæring. Dersom du skal ta deltakeren inn på skolen, klikk på handlingsknappen til høyre for aktuell deltaker og velg Ta inn.

Obs!

• For at Ta inn-knappen skal være aktivert og mulig å trykke på, må sluttkompetanse og programområde være lagt inn i utdanningsplanen. Merk! Du trenger ikke legge inn programområde for alle trinn. Legg inn dette via av handlingsknappen og Endre utdanningsplan. Da skal det i neste steg være mulig å ta inn den voksne.

Du skal videre velge startdato på programområdet for den voksne.

Klikk Ta inn. 

Du får nå beskjed om at deltakeren er tatt inn på skolen.

Deltakeren vil nå vises i fanen Tatt inn.

Her kan du igjen se eller endre utdanningsplanen til deltakeren.

Merk! Når deltakeren er tatt inn, vil det ikke være mulig for inntakskontoret å kunne endre utdanningsplanen, dvs. åpne eller lukke søknader på en kandidat som er tatt inn på en skole og har startet opplæringen. Inntakskontoret og andre eventuelle sekundærskoler, vil kun ha lesevisning. 

Det neste steget vil være å legge deltakeren inn i en klasse og fag- og undervisningsgrupper. Les artikkel Kurs 8 - Hvordan legge voksne inn i klasser og grupper etter inntaket.

Ta deltakeren inn uten å ha sendt ut tilbudsbrev

Dersom du ikke har generert tilbudsbrev til en deltaker du prøver å ta inn, vil du bli varslet om dette.

Merk! Det er viktig at du har sjekket at tilbudsbrev er sendt før du tar inn deltakeren. Når du har tatt deltakeren inn, vil du ikke lenger kunne generere et tilbudsbrev. Dette kan kun gjøres fra ventelisten.

Klikk Avbryt for å generere tilbudsbrevet til den voksne, eller dersom du ønsker å likevel ta den voksne inn uten å ha generert tilbudsbrev i InSchool klikk Bekreft.

Tilbake til toppen

Hvordan returnere en deltaker til inntakskontoret dersom skolen ikke kan tilby skoleplass

Dersom en skole ikke kan tilby en deltaker skoleplass, kan deltakeren returneres til inntakskontoret. Klikk på handlingsknappen til høyre for aktuell deltaker og velg Returner til inntakskontoret.

Du vil nå få opp et vindu der du skal skrive hvorfor du ønsker å returnere deltakeren til inntakskontoret. 

Skriv inn begrunnelse og klikk Bekreft. Husk å ikke skrive sensitiv informasjon.

Du får nå beskjed om at deltakeren er returnert til inntakskontoret, og den aktuelle deltakeren fjernes fra skolens venteliste.

Tilbake til toppen

Deltaker takker nei til skoleplass

Dersom en deltaker takker nei til skoleplass, kan du sette “takket nei” på aktuell deltaker. Klikk på handlingsknappen til høyre for aktuell deltaker og velg Takket nei.

Du får beskjed om å bekrefte handlingen. Dersom deltakeren har takket nei til skoleplassen, klikk Bekreft.

Du får nå beskjed om at deltakeren er avslått.

Deltakeren vil nå flyttes fra ventelisten i fanen Venter til fanen Takket nei.

Sett tilbake på venteliste

Dersom det er behov for å flytte deltakeren tilbake til ventelisten, kan du klikke på handlingsknappen til høyre for aktuell deltaker og velg Sett tilbake på venteliste.

Du blir bedt om å bekrefte handlingen. Er du sikker på at deltakeren skal flyttes tilbake til ventelisten, klikk Bekreft.

Du får nå beskjed om at handlingen var vellykket.

Deltakeren fjernes fra fanen Takket nei og flyttes tilbake til ventelisten med status Ny. 

Fra ventelisten kan du da sende tilbudsbrev og ta deltakeren inn til opplæring eller sende deltakeren tilbake til inntakskontoret. Les om hvordan du sender tilbudsbrev under avsnittet ovenfor: "Sende tilbudsbrev til deltakeren".

Tilbake til toppen

(Denne artikkelen har ingen video.)

Neste artikkel