8.01 - Oppsett og tilganger til videregående opplæring for voksne

Relevant for rollene:

• Skoleeier
• Skoleleder

Innhold

• Klargjøring på fylkes- og skolenivå
• Oppsett
• Tilganger

Klargjøring på fylkes- og skolenivå

Visma anbefaler at fylkene klargjør følgende under:

• Organisering av "Inntakskontor", - det vil si bestemme hvilke(n) enhet(er) skal motta søknader fra søknadsportalen og sette rettstype og generere rettsbrev. Rettstype og generering av rettsbrev kan kun gjøres på inntakskontoret. Se mer om dette nedenfor.
• Sette innstillinger for "Inntakskontor" og skoler for "Voksenopplæring" under Skoleinformasjon på skoleeiers tenant for Visma InSchool
• Eventuelt opprette ny tenant for "Inntakskontor"
• Lage tilgangsgrupper for videregående opplæring for voksne som kan benyttes av skolene. Se neste artikkel om detaljer rundt dette.
• Skolene må gi riktige tilganger til ansatte som arbeider med videregående opplæring for voksne (voksenopplæring) ved å nytte aktuelle tilgangsgrupper som er opprettet på skoleeiernivå.

Inntakskontor som en egen enhet eller som inntakskontor lokalisert ved en eller flere skoler?

Det er viktig at fylkeskommunene tar stilling til strukturen for mottak av søknader om videregående opplæring for voksne. Her må søkeren angi hvilket Inntakskontor som skal motta og saksbehandle søknaden. Her er noen momenter rundt dette:

• Når ny søknadsportal for voksne settes i drift, vil søknader bli overført til de enhetene/karrieresentrene/skolene som er definert som "VO-inntakskontor".
  • Hvis fylkeskommunen her flere Inntakskontor for voksne søkere, vil søkeren måtte velge hvilket kontor søknaden sendes til. Ved en veiledning av søkeren kan man for eksempel tilrå at søkeren velger sitt nærmeste kontor.
  • Hvis fylkeskommunen bare har ett Inntakskontor for voksne søkere, vil søkeren ha dette som eneste alternativ for innsending av søknad.

• Inntakskontor for mottak og saksbehandling av søkere til videregående opplæring for voksne kan være en eller flere egne enheter for dette, eller det kan være lokalisert til en eller flere skoler.
  • Hvis fylkeskommunen bestemmer at Inntakskontoret skal lokaliseres til en skole som allerede har en tenant (nettsted) i Visma InSchool, gjøres innstilling for denne under Skoleinformasjon på skoleeiers nettsted, se neste artikkel om detaljer rundt dette.
  • Det kan være en, to eller flere skoler som får denne funksjonaliteten.
  • Det kan også være en eller flere egne enheter, - se neste kulepunkt.

• Hvis fylkeskommunen bestemmer at Inntakskontoret skal være en eller flere egne enheter som skal ha nye tenanter (nettsteder), må disse etableres og settes i drift før søknadsportalen for voksne settes i drift.
  • Det er mulig å sette i drift Inntakskontor etter dette tidspunktet, men minst en skole eller enhet som har en tenant i Visma InSchool må være registrert som Inntakskontor, - når den nye portalen settes i drift. 
  • Merk! Hvis det skal settes i drift en eller flere nye enheter, må det opprettes næringskoder, organisasjonsnummer og skolenummer for disse. Visma kan deretter opprette tenanter (nettsteder) for disse.
  • Merk! Det er viktig at enheten gis et skolenummer, da det kan foretas realkompetansevurdering ved enheten, og hvis søkeren ikke fortsetter i et utdanningsløp, vil enheten måtte rapportere realkompetansevurderingene til Vigo.
  • Merk! Fremgangsmåten for innmelding av eventuelle nye tenanter er gitt nedenfor under avsnittet: Fremgangsmåte for oppretting av egen tenant for inntak av deltakere til videregående opplæring for voksne.
  • Ansatte ved disse nye enhetene kan være registrert i HR-systemet som ansatte med stilling ved enhetene, eller de kan "scriptes" inn, lik ansatte som skal ha tilgang til skoleeiers side. Det er altså ikke nødvendig at enhetene blir nye enheter med ansatte i HR-systemet.
  • I første runde vil vi "scripte inn" ansatte, og det er viktig at vi får beskjed om tilgangen som disse skal ha, altså om de bare skal ha tilgang til tenanten for inntak av deltakere til voksenopplæring.
  • Det meldes inn til support på Zendesk at man trenger en slik tenant sammen med nødvendig informasjon. Se nedenfor om dette under avsnittet: Fremgangsmåte for oppretting av egen tenant for inntak av deltakere til videregående opplæring for voksne
• Hvis Inntakskontoret for mottak og saksbehandling av søkere til videregående opplæring for voksne er lokalisert til en eller flere skoler, kan søknaden etter saksbehandling (dvs si sette rettstype og generere rettsbrev) delegeres til enhver skole i fylkeskommunen som er satt opp med Voksenopplæring under Skoleinformasjon på skoleeiers nettsted. Dermed kan man også eventuelt delegere søknaden til egen skole. Det er kun mulig å delegere en søknad til en skole etter at inntakskontoret har satt rett og sendt ut rettsbrev. Det er kun inntakskontor som kan gjøre denne jobben. Det er først etter delegering at man foretar inntak av den voksne til et utdanningsløp.

Fremgangsmåte for oppretting av egen tenant for inntak av deltakere til videregående opplæring for voksne

Oppsett

Skoleeier må sette en innstilling under menypunktet Skoleinformasjon på skoleeier-nivå. Dette dreier seg om den aktuelle skolen skal ha voksenopplæring, realkompetansevurdering eller fungere som et inntakskontor for voksne søkere. Hvis det er et frittstående karrieresenter eller et frittstående kontor som skal fungere som et inntakskontor for voksne søkere, må det først opprettes en egen tenant for denne funksjonen. 

Hovedmeny > Skoleinformasjon

Skoleeier finner listen over de ulike skolene/tenantene under Skoleinformasjon i hovedmenyen. Du velger først hvilke skoler du skal endre informasjonen rundt:

Skoletype: "VO inntakskontor"

Du kommer deretter inn i et bilde der du velger hvilken funksjon den valgte skolen/enheten skal ha. Hvis det er en enhet som skal fungere som et inntakskontor for voksne, velges følgende Skoletype: "VO inntakskontor":

Til informasjon

• Det er kun på inntakskontoret at rettstype kan settes. Det er også på inntakskontor rettsbrev genereres.

Skoletype: "Voksenopplæring"

Hvis det er en skole som skal ha videregående opplæring for voksne (voksenopplæring), velges Skoletype: "Voksenopplæring". Nedenfor er en skole som både er en ordinær videregående skole samtidig som den har videregående opplæring for voksne:

Til informasjon

• Fagkonsulenter som skal gjennomføre realkompetansevurderinger kan tilhøre alle skoler med skoletype Videregående. 

Hvis det er en skole/enhet som både fungerer som inntakskontor, har realkompetansevurdering, videregående opplæring for voksne samtidig som skolen også er en eksamensskole, blir det følgende innstilling:

Tilganger

Det må på skoleeiernivå lages tilgangsgrupper for de aktuelle rollene rundt videregående opplæring for voksne. Et forslag er å dele tilgangene inn i fire ulike grupper:

• Tilgang til å lage og endre utdanningsplan for voksne deltakere
• Tilgang til å se utdanningsplan
• Tilgang til å se søknader om voksenopplæring

Det kan også være at dere ønsker å ha en tilgangsgruppe for "Rådgivere/Karriereveiledere" som kun skal ha lesevisning med innsyn for å se de voksne og utdanningsplan. 

 

5) Særskilte tilganger som kan legges til i tilgangsgrupper som er ønskelig

• Tilgang til å redigere søknader fra voksne søkere
  • Hvis ønskelig å gi mulighet for å redigere søknader inne i Visma InSchool når søknaden er åpen.
     
• Tilgang til VO søknadsportal som admin
  • Denne må brukes med varsomhet, evt. egen ekstra særskilt tilgangsgruppe.
    
     
• Tilgang til å se og redigere innstillinger for voksenopplæring
  • Legges til tilgangsgruppen som skal jobbe med å redigere innstillinger for voksenopplæring.
    • Merk! Tilgangen til menypunktet er avhengig av at brukeren har tilgangen "Tilgang til å se søknader om voksenopplæring". Dette er en tilgang som er ment for de som har full tilgang til å administrere videregående opplæring for voksne. 
       
• Tilgang til å ta ut finansieringsrapport av voksne
  • Legges til tilgangsgruppen som skal jobbe med å ta ut finansieringsrapport av voksne.
    
     
• Tilgang til å generere tilbudsbrev til voksne på venteliste
  • Denne handlingen gjøres på delegert skole, dermed må denne tilgangen legges til den tilgangsgruppen som jobber på skole.
    
     
• Tilgang til å redigere brevsignaturer for voksenopplæring
  • Legges til tilgangsgruppen som skal jobbe med å redigere innstillinger for brevsignaturer for voksenopplæring. 
    • Merk! Tilgangen til menypunktet er avhengig av at brukeren har tilgangen "Tilgang til å se søknader om voksenopplæring". Dette er en tilgang som er ment for de som har full tilgang til å administrere videregående opplæring for voksne. 

 

6) Fagkonsulenter

Fagkonsulenter får automatisk Rolle: Fagkonsulent når en med tilgang "Tilgang til å redigere ansattes fagkonsulentkompetanse" velger "Ja" under den ansattes undermeny Kompetanse i fanen Fagkonsulentkompetanse. 

Det er foreløpig ikke laget et standardoppsett og fylkene kan tilpasse rollene slik de ønsker. Hvis dere ønsker at inntakskontoret eller en overordnet skal være ansvarlig å legge til fagene som fagkonsulentene skal ha som fagkonsulentkompetanse, så holder det å gi Rolle: Fagkonsulent disse to tilgangene:

• Tilgang til å se ansattes fagkonsulentkompetanse
• Tilgang til å saksbehandle realkompetansevurderinger

Hvis du ønsker at fagkonsulenten selv skal kunne legge til fag de skal ha som fagkonsulentkompetanse, må du legge til tilgangen:

• Tilgang til å redigere ansattes fagkonsulentkompetanse

Dersom fagkonsulenten skal motta oppdraget på skole, må skolen være oppført med skoletype "Realkompetanse". Dette gjøres på fylkes nivå under hovedmenyen Skoleinformasjon. Hvis ikke dere skal gjøre dette, vil den ansatte måtte logge seg inn på inntakskontor for å se oppdraget. Dette kan du lese mer om i kurs 1 - Oppdatere skoletype og øverst i denne artikkelen.

Det er lurt å legge til all fagkonsulentkompetanse på en bruker på et sted. Det kan gjøres både på inntakskontor eller skole, men det er nødvendig at brukeren har konto inne i Visma InSchool. Dette trenger ikke å være en HR-ansatt, men baseres på at en bruker har "konto" og kan logge seg inn i Visma InSchool.

Fagkonsulenter kan hentes fra ulike tenants til inntakskontor. Så hvis vedkommende jobber på skole B, kan inntakskontor tildele denne til vedkommende på skole B. Varslinger og RKV tildeling vil komme inn i den tenanten man har fagkonsulentkompetanse.

 

Merk! 

• Lærere som er fagkonsulenter, vil automatisk få de nødvendige tilgangene til å gjennomføre realkompetansevurderinger i det de får kompetanse som fagkonsulenter. 
  Les mer om registrering av ansattes kompetanse som fagkonsulenter i kurs 8 - Registrering av ansattes kompetanse som fagkonsulenter.

 

Andre tilganger

Det er mange andre tilganger som kan være relevante og knyttet opp mot arbeidet for videregående opplæring av voksne. Det jobbes med å få på plass adskilte tilganger for å kunne gi lesevisning til de som kun skal ha lesetilgang. Mer info om disse tilgangene kommer. 

Følgende tilgang er også aktuell for de som administrerer videregående opplæring for voksne på skolenivå:

• Tilgang til å foreta oppflytting av elever til neste skoleår

Du kan også lese mer informasjon om tilganger i produktdokumentasjon: Voksenopplæring - tilganger. Her listes alle tilganger med tilgangsnavn, sti, type, avhengigheter og type rolle den bør benyttes med.

Neste artikkel