5a.23 - Klage på eksamenskarakter (skriftlig)

Alle klager må fortsatt registreres og oppdateres direkte inn i PAS i tillegg til InSchool. Denne funksjonaliteten gir bedre flyt i innhenting og publisering av karakterer. 

Relevant for rollen:

• Skoleleder

Forutsetter følgende tilganger:

For elev:

• Tilgang til å se vurderinger (Elev - Vurderinger)
• Tilgang til å se registrerte klager fra elever
• Tilgang til å trekke klage under Mine søknader

For saksbehandler:

• Tilgang til å se/lese alle klager under Elevsøknader på skolenivå
• Tilgang til å behandle alle klager under Elevsøknader på skolenivå
• Tilgang til å utvide klagefrist under Mine søknader
• For å klage på vegne av elev:
  • Tilgang til å se vurderinger (Elev - Vurderinger)
  • Muligheten til å se alle elevenes eksamenskarakter
  • Tilgang til å klage på vegne av elev

I denne artikkelen kan du lese om:

• Arbeidsflyt
• Registrering av klage for elev
• Registrere klage på vegne av elev
• Utvide fristen
• Behandle klagen
• Trekke klagen
• Importere klagekarakterer
• Endringslogg for klage
• Rapportering til VIGO

Arbeidsflyt

Arbeidsflyten for klage er som følger:

1. Det registreres en klage for en elev av eleven selv eller av en saksbehandler i InSchool.
2. Saksbehandler endrer status på klagen til Under behandling i InSchool.
3. Saksbehandler registrerer klagen i PAS.
4. (Elev (eller saksbehandler på vegne av) har mulighet til å trekke klagen i I InSchool helt til klageresultatet foreligger. 
5. (Saksbehandler trekker klagen i PAS)
6. Når klageresultatet foreligger i PAS, importerer saksbehandler klagekarakterene til InSchool.
7. Resultatet blir da publisert for eleven, og status for klagen endres til Klageresultat publisert.

Registrering av klage for elev

Elevens side > Vurderinger > Eksamen

Når elevene har fått publisert skriftlige eksamenskarakterer, vises de i elevens vurderingsliste på den skolen eksamenen ble gjennomført. I de 10 påfølgende dagene etter publiseringsdatoen vises en Klage-knapp ved siden av aktuell eksamen hvor eleven kan registrere klage på skriftlig eksamen.

Eleven må deretter godkjenne vilkårene og klikke Send klage.

Eleven finner informasjon om klagen under Mine søknader > Klager der klagen har fått status "Sendt".

Obs!

Dere må ha satt dato for publisering av PAS-karakterer for at klageknappen til eleven kommer til syne. Det gjøres i god tid før sensur under Eksamen > Innstillinger > Publisering av PAS-karakterer

Registrere klage på vegne av elev

Elever > Vurderinger > Eksamen

Saksbehandler, med riktige tilganger, kan registrere klage på vegne av eleven, for eksempel dersom eleven ikke har en aktiv bruker lenger fordi de har sluttet eller er NUS-kandidat som ikke lenger går på skolen. Du må endre skoleår til året eleven gikk på skolen og søke opp eleven der. Videre gjøres dette på akkurat samme måte som elevene gjør selv. 

Finn den aktuelle eleven, klikk deg inn på Vurderinger og velg fanen eksamen. Klikk Klage, huk av for at du godkjenner vilkårene og klikk Send klage.

Obs!

• Funksjonaliteten er variende mtp mulighet for å registrere klage for tidligere elever i forrige skoleår. Hvis du derfor opplever at dette ikke er mulig kan du søke opp elever som ikke har aktiv bruker lenger i nåværende skoleår vha VIS-ID. Du må først i et skoleår eleven var elev og kopiere elevens VIS-ID som du finner under elevens personalia. Gå tilbake til nåværende skoleår, søk opp en tilfeldig elev, og erstatt nåværende elev sin VIS-ID med tidligere elevs VIS-ID i URL-adressen. Se hvor markert med gult i url i bildet under.

Utvide fristen

Ved behov for å utvide klagefristen, finnes det funksjonalitet for dette for saksbehandler med riktig tilgang. Du må ta kontakt med fylket slik at partiet kan åpnes for sen klage i PAS.

Først går du til elevens søknadsside.

Elever > Mine søknader > Klager

Klikk Utvid frist.

Du vil da få opp et vindu hvor du først må velge den eksamenen du skal utvide klagefristen for. Klikk så Bekreft.

Fristen er nå utsatt med ti dager.

Behandle klagen

Elevsøknader > Klager > PAS-klager

Oversikt over innsendte klager

Etter at eleven (eller saksbehandler på vegne av elev) har godkjent vilkårene og sendt inn klage på den skriftlige eksamenen, vises klagen under Elevsøknader > Klager > PAS-klager med status Ny. I oversikten over klager finner du følgende opplysninger om den enkelte klage:

• Opprettet dato
• Fornavn
• Etternavn
• Kandidattype
• Klasse
• Fagkode
• Fagnavn
• Undervisningsgruppe/eksamensparti
• Opprinnelig karakter
• Ny karakter
• Status
• Resultat
• Detaljer

Alle kolonnene ovenfor kan du slå på og av og endre rekkefølge på slik du ønsker når du klikker på tannhjulet øverst til høyre i tabellen. I eksempelet nedenfor har vi flyttet kolonnen Klasse helt øverst i tabellinnstillingene slik at den kommer helt til venstre i tabellen.

Behandle en klage

Åpne klagen ved å klikke på forstørrelsesglasset helt til høyre i kolonnen Detaljer.

Klikk på Under behandling for å endre status til dette på klagen.

Massebehandle status på klager

Du har mulighet til å masseoppdatere status fra Ny til Under behandling i listen over klager.

Huk av for aktuelle klager, klikk Handlinger, deretter Masseoppdater status og så Bekreft.

Eleven vil kunne se den nye statusen på sin side.

Meld opp klagen manuelt i PAS

Obs!

• Det er per i dag ingen automatisk overføring av klage til PAS, så du må selv registrere klagen manuelt i PAS. 

Trekke klagen

Elevsøknader > Klager

Eleven kan selv trekke klagen. Denne vil være synlig frem til klageresultatet er publisert. Pass på at eleven har tilgangen Tilgang til å trekke klage under Mine søknader. Du kan også som administrator gjøre dette på vegne av eleven under Elever > Mine søknader > Klager hvis du har denne tilgangen, 

eller inne på Elevsøknader > Klager > åpne klagen > Trekk på vegne av kandidat, uten denne spesifikke tilgangen. I dialogboksen som kommer opp, skriv inn merknad og klikk Bekreft. 

Klagen vil da få status Trukket tilbake, og for å hente den frem i oversikten over klager må du passe på å filtrere for alle, ikke bare aktive.

Trekk klagen manuelt i PAS

Obs!

•  Dette vil oppdatere status på klagen i InSchool, men klagen må fortsatt trekkes manuelt i PAS

Importere klagekarakterer

Eksamen > Partiplanlegging > Eksamenspartier > PAS-synk

Når klagesensuren er klar, henter du denne via eksamensmodulen. Gå til Eksamen > Partiplanlegging > Eksamenspartier > PAS-synk. Herfra klikker du på Importer klagekarakterer.

Når klagekarakter er importert, vil status for klagen automatisk endres til "Klageresultat publisert" med resultat "Karakter endret" eller "Karakter ikke endret", og ny karakter i kolonnen Ny karakter.

Eleven mottar en systemmelding i webversjonen av løsningen og kan umiddelbart selv gå inn og se klageresultat. Eleven kan også lese begrunnelsen hvis klagenemda har gitt begrunnelse. 

Tips!

• Det kan være lurt å sende en SMS til eleven når klageresultatet er publisert da de ikke får systemmelding i appen, kun i webversjonen

Obs!

• Resultater for klager med status Trukket tilbake vil ikke bli importert inn. 
• Dersom det ikke foreligger en klage for eleven i InSchool, vil dennes klagekarakter ikke komme inn fra PAS ved innhentingen. Da må du selv føre karakteren i InSchool (i kandidatlisten for partiet i eksamensmodulen med karakterstatus K - Klage på karakteren). Elev vil da kun se den nye karakteren, mens eksamensadmin kan se både gammel og ny i eksamensmodulen.

Endringslogg for klage

Alle statuser i klagesaken loggføres i endringsloggen samt med informasjon om hvem som har gjort hva på hvilket tidspunkt, på lik linje med andre elevsøknader. Status for klagen er synlig for elev, mens endringsloggen er forbeholdt brukere med tilgang til Elevsøknader.

Rapportering til VIGO

Det er viktig at dere har gode rutiner og frister for å få overført karakterer som blir endret på
bakgrunn av klagebehandling. Karakterene må pr nå registreres manuelt i VIGO.
Inntakskontoret må få melding om ny karakter og om dette fører til at fullførtkoden og
bevistypen blir endret.
Dersom en elev får IV i standpunkt, skal eksamenskarakteren ikke overføres til VIGO. Eksamenskarakteren vil automatisk ikke komme med i eksportfila. Blir standpunkt IV endret (eks til karakter 2) på bakgrunn av klage må også
eksamenskarakteren meldes til Inntakskontoret.

Neste artikkel