4a.09 - Elevers fremtidige fravær

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer
• Elev

Hovedmeny > Innstillinger > Fraværsinnstillinger

For at elever skal kunne sende melding om sitt fremtidige fravær, må skoleeier aktivere innstillingen på skoleeiernivå. Du finner dette under Innstillinger i hovedmenyen, og klikker på Fraværsinnstillinger. 

Her finner du en glidebryter under “Tilgang til å registrere fremtidig fravær” for å aktivere om elever skal ha tilgang til å registrere sitt fremtidige fravær. Dette er som standard deaktivert.

Ved å aktivere dette, vil alle elever samt rektorbrukere og kontaktlærere på skoler under dette skoleeiernivået ha mulighet til å registrere fravær frem i tid. Som kontaktlærer vil du kunne registrere fremtidig time- og dagsfravær for elevene dine. Som rektor vil du kunne registrere fremtidig time- og dagsfravær for elevene på skolen din. Det er ingen tidsbegrensninger for når denne registreringen kan skje. Både kontaktlærer og rektor kan legge til en kommentar for fraværet.

Hvordan registrere fremtidig fravær

Det er to måter å registrere fremtidig fravær på: 

1) Fra elevens timeplan på valgt oppsatt time (tilknyttet en undervisningstime)

Hovedmeny > Elever > Timeplan

Du må først søke opp hvilken elev det gjelder. Dette kan du gjøre ved å bruke søkefeltet eller gå til Elevoversikt under Elever i hovedmenyen og bruke filtre for å finne riktig elev.

Gå til elevens undermeny Timeplan og finn ønsket undervisningstime eller avtale. Klikk på timen det meldes fremtidig fravær for og deretter Opprett fremtidig fravær.

Når du har klikket på Opprett fremtidig fravær kommer du til siden fraværet opprettes, med startdato og -tid, og sluttdato og -tid som tilsvarer tidsrommet det ble klikket direkte fra timeplanen. Legg gjerne til tekst i “Beskrivelse”-feltet. Klikk deretter Opprett for å opprette fraværet og se den listet opp over fremtidig fravær med ditt navn som innsender.

Merk! Registrering av fremtidig fravær er tidsbasert, altså er det ikke basert på undervisningsøkter. Dette er fordi at timeplanen forandres hele tiden. Denne vil kun hente opp tidsrommet for den enkelte timen du har klikket på via timeplanen. Når eleven registrerer fremtidig fravær vil systemet alltid hente frem og foreslå kun den éne timen eleven klikker på. Dersom varigheten på fraværet blir mer enn denne enkelttimen må eleven selv spesifisere sluttidspunktet. Eventuelle etterfølgende timer (uavhengig av fag) vil da komme med i det varslede fraværet.

2) Opprette fra fanen “Fremtidig fravær” (uavhengig av undervisningstimer - føre inn eget tidsrom)

Hovedmeny > Elever > Fravær > Fremtidig fravær-fanen

Den andre måten er å klikke på Elever i hovedmenyen, og velge Fravær fra undermenyen. Klikk deretter på fanen “Fremtidig fravær” og for å se knappen Opprett fremtidig fravær.

Merk! Knappen er inaktiv om det er deaktivert for denne funksjonaliteten på skoleeiernivå.

Ved å klikke på knappen Opprett fremtidig fravær åpnes et vindu med blanke felter der startdato og tid, sluttdato og tid må føres inn, pluss mulighet til å legge inn tekst under “Beskrivelse”-feltet. Når alle felter er fylt ut, kan man trykke på Opprett for å lagre. 

En bekreftelsesmelding på at dette er utført vises, og fraværet vises i listen over fremtidig fravær. Elevene vil alltid kunne bruke handlingsknappen ved hver innsendte melding om fremtidig fravær og velge å redigere eller slette.

Merk! Denne anbefales å bruke hvis du skal registrere fremtidig fravær for flere sammenhengende timer eller dager. Dette henter da automatisk opp antall timer eleven er borte fra timeplanlagte timer. Du vil se antallet under kolonnen “Totalt antall timer fraværende” under fanen “Fremtidig fravær” i elevens undermeny Fravær. Denne fanen er uavhengig av totaloversikten - hvor fraværet faktisk teller.

Varsling via systemmelding

Kontaktlærer og faglærer får en systemmelding som varsler om at eleven har registrert nytt fremtidig fravær. Ved å utvide informasjonen i meldingen, vil man kunne se det berørte tidsrommet samt meldingen om hva fraværet gjelder. 

Du vil nå se et ikon som indikerer at det er varslet om et fremtidig fravær i elevens timeplan. Dette ikonet vil være synlig for alle brukere som har tilgang til elevens undermeny Timeplan.

Merk! Ikon skal være synlig i timeplanen for faglærer og elev som har meldt det fremtidige fraværet.

I tillegg vil du se at fraværskoden på den undervisningstimen som er registrert som fremtidig fravær automatisk få fraværskoden "M" når du skal registrere oppmøte. Fraværet er meldt, men ikke registrert som tellende fravær før du registrerer oppmøte.

Totalt antall timer fraværende

Rektorbrukere og kontaktlærer vil under elevens fane "Fremtidig fravær" finne en kolonne “Totalt antall timer fraværende” hvor det står totalt antall timer eleven er fraværende for. Kolonnen vil vise ulike antall timer ut i fra hvor mange timer eleven er fraværende på, i det angitte tidsrommet man har registrert for. Denne vil ikke ha påvirking på fagfravær eller totaloversikten for fravær frem til dagen er gjennomført og læreren har registrert oppmøte.

I denne oversikten vil eleven kunne redigere og slette frem til startdato/tidsrom for undervisningen hvor det fremtidige fraværet er meldt om. 

Merk! Du kan ikke slette feilført fremtidig fravær som allerede er påbegynt. Feil som må slettes, sendes inn til support.