4a.09 - Elevers fremtidige fravær

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Lærer
• Elev

Hovedmeny > Innstillinger > Fraværsinnstillinger

For at elever skal kunne sende melding om sitt fremtidige fravær, må skoleeier aktivere innstillingen på skoleeiernivå. Du finner dette under Innstillinger i hovedmenyen, og klikker på Fraværsinnstillinger. 

Her finner du en glidebryter under “Tilgang til å registrere fremtidig fravær” for å aktivere om elever skal ha tilgang til å registrere sitt fremtidige fravær. Dette er som standard deaktivert.

Ved å aktivere dette, vil alle elever samt skoleledere med tilgang og kontaktlærere på skoler under dette skoleeiernivået ha mulighet til å registrere fravær frem i tid. Som kontaktlærer vil du kunne registrere fremtidig time- og dagsfravær for elevene dine. Som skoleleder med tilgang vil du kunne registrere fremtidig time- og dagsfravær for elevene på skolen din. Det er ingen tidsbegrensninger for når denne registreringen kan skje. Både kontaktlærer og skoleleder med tilgang kan legge til en kommentar for fraværet.

Hvordan registrere fremtidig fravær

Det er to måter å registrere fremtidig fravær på: 

1) Fra elevens timeplan på valgt oppsatt time (tilknyttet en undervisningstime)

Hovedmeny > Elever > Timeplan

Du må først søke opp hvilken elev det gjelder. Dette kan du gjøre ved å bruke søkefeltet eller gå til Elevoversikt under Elever i hovedmenyen og bruke filtre for å finne riktig elev.

Gå til elevens undermeny Timeplan og finn ønsket undervisningstime eller avtale. Klikk på timen det meldes fremtidig fravær for og deretter Opprett fremtidig fravær.

1. Når du har klikket på Opprett fremtidig fravær kommer du til siden fraværet opprettes, med startdato og -tid, og sluttdato og -tid som tilsvarer tidsrommet det ble klikket direkte fra timeplanen.
2. Under "Velg fraværskode" vil det automatisk være synlig "M - Udokumentert fravær, melding gitt".
3. Legg gjerne til tekst i “Beskrivelse”-feltet. Dette er et obligatorisk felt.

Klikk deretter Neste for å opprette fraværet og se den listet opp over fremtidig fravær med ditt navn som innsender.

Merk! Registrering av fremtidig fravær er tidsbasert, altså er det ikke basert på undervisningsøkter. Dette er fordi at timeplanen forandres hele tiden. Denne vil kun hente opp tidsrommet for den enkelte timen du har klikket på via timeplanen. Når eleven registrerer fremtidig fravær vil systemet alltid hente frem og foreslå kun den éne timen eleven klikker på. Dersom varigheten på fraværet blir mer enn denne enkelttimen må eleven selv spesifisere sluttidspunktet. Eventuelle etterfølgende timer (uavhengig av fag) vil da komme med i det varslede fraværet.

Neste steg gir deg muligheten til å laste opp dokumentasjon som et vedlegg i det fremtidige fraværet. Trykk da på Velg fil-ikonet og velg ønsket dokument.

• Tillatte filtyper er: .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf, .doc, .docx, .odt..
• Maksimalt filstørrelse tillatt er 5 MB.

Disse lagres automatisk så fort du har lastet det opp. Du kan også gå videre uten å laste opp vedlegg om du ønsker. Trykk Utført for å gå videre.

Merk! Vedlegg du laster opp vil automatisk lagres til det fremtidige fraværet. Du kan kun slette vedlegg når du er i vinduet for å laste opp. Ved feil opplasting må du slette hele det fremtidige fraværet og starte på nytt.

Du vil nå se det fremtidige fravær i elevens timeplan når du oppdaterer nettleseren og går til den angitte økten:

Eventuelt kan du også finne denne i elevens Fremtidig fravær-fane under menypunktet Fravær:

Her ser du hvem som har opprettet det fremtidige fraværet, opprettelsesdato, tidspunkt for når det fremtidige fraværet gjelder og antall timer totalt fraværende for undervisningstimer/aktiviteter med standard fraværskode M. I tillegg ser du vedlegg lastet opp som dokumentasjon hvis det foreligger noen knyttet til elevens fremtidige fravær.

Redigere eller slette det fremtidige fraværet

Ved hver fremtidig fravær kan du klikke på handlingsknappen for å velge Detaljer hvis du har behov for å redigere eller Slett for å slette hele oppføringen. Du har muligheten til å redigere og slette frem til tidspunktet har passert.

2) Opprette fra fanen “Fremtidig fravær” (uavhengig av undervisningstimer - føre inn eget tidsrom)

Hovedmeny > Elever > Fravær > Fremtidig fravær-fanen

Den andre måten er å klikke på Elever i hovedmenyen, og velge Fravær fra undermenyen. Klikk deretter på fanen “Fremtidig fravær” og for å se knappen Opprett fremtidig fravær.

Merk! Knappen er inaktiv om det er deaktivert for denne funksjonaliteten på skoleeiernivå.

Ved å klikke på knappen Opprett fremtidig fravær åpnes et vindu med blanke felter der startdato og tid, sluttdato og tid må føres inn, pluss mulighet til å legge inn tekst under “Beskrivelse”-feltet. I mellom disse to vil du nå se at fraværskoden "M - Udokumentert fravær, melding gitt". Når alle felter er fylt ut, trykker du på Neste. 

En bekreftelsesmelding på at dette er utført vises, og fraværet vises i listen over fremtidig fravær. Elevene vil alltid kunne bruke handlingsknappen ved hver innsendte melding om fremtidig fravær og velge å redigere eller slette frem til det fremtidige fraværets tidspunkt er passert.

Merk! Denne anbefales å bruke hvis du skal registrere fremtidig fravær for flere sammenhengende timer eller dager. Dette henter da automatisk opp antall timer eleven er borte fra timeplanlagte timer. Du vil se antallet under kolonnen “Totalt antall timer fraværende” under fanen “Fremtidig fravær” i elevens undermeny Fravær. Denne fanen er uavhengig av totaloversikten - hvor fraværet faktisk teller.

Varsling via systemmelding

Kontaktlærer og faglærer får en systemmelding som varsler om at eleven har registrert nytt fremtidig fravær. Ved å utvide informasjonen i meldingen, vil man kunne se det berørte tidsrommet samt meldingen om hva fraværet gjelder. Trykk på lenken "Klikk her for å se på detaljene rundt fraværet.".

Du blir nå videresendt til elevens fane for Fremtidig fravær under menypunkt Fravær og ser det fremtidige fraværet med dato og tidspunkt, totalt antall timer/aktiviteter fraværende og standard fraværskode "M (Udokumentert fravær, melding gitt)" hvis det ikke har vært endret til en annen fraværskode. I tillegg vil du se vedlagt dokumentasjon hvis det er lastet opp i det fremtidige fraværet.

Merk! Som faglærer vil du ikke ha tilgang til denne informasjonen i Fremtidig fravær-fanen, kun ved å lese meldingen i systemmeldingen eller ved å gå inn på elevens timeplan på det tidspunktet. 

Du vil nå se et ikon som indikerer at det er varslet om et fremtidig fravær i elevens timeplan. Dette ikonet vil være synlig for alle brukere som har tilgang til elevens undermeny Timeplan.

Merk! Ikon er synlig i timeplanen for faglærer og elev som har meldt det fremtidige fraværet når man ser på elevens timeplan på angitt økt.

I tillegg vil du se at fraværskoden på den undervisningstimen som er registrert som fremtidig fravær automatisk få fraværskoden "M" når du skal registrere oppmøte. Fraværet er meldt, men ikke registrert som tellende fravær før du registrerer oppmøte.

Totalt antall timer fraværende

Kontaktlærer og skoleledere med tilgang vil under elevens fane "Fremtidig fravær" finne en kolonne “Totalt antall timer fraværende” hvor det står totalt antall timer eleven er fraværende for. Kolonnen vil vise ulike antall timer ut i fra hvor mange timer eleven er fraværende på, i det angitte tidsrommet man har registrert for. Denne vil ikke ha påvirking på fagfravær eller totaloversikten for fravær frem til dagen er gjennomført og læreren har registrert oppmøte.

I denne oversikten vil eleven kunne redigere og slette frem til startdato/tidsrom for undervisningstimen/aktiviteten hvor det fremtidige fraværet er meldt om. 

Merk! Du kan ikke slette feilført fremtidig fravær som allerede er påbegynt. Feil som må slettes, sendes inn til support.