4b.13 - Elevens dokumentasjon av fravær

Relevant for rollen:

• Lærer
• Elev
• Kontaktperson

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader

• Tilgang til å autentisere for å se vedlegg til elevsøknader
  
  Merk! Begge tilgangspunktene er nødvendige, og fungerer ikke uten hverandre. Les mer om tilgangene knyttet til å se og laste ned vedlegg i artikkelen Endringer i roller/tilganger - Tilgang til å laste ned vedlegg til elevsøknader.

Innhold: 

• Innledning
• Kontaktlærere og faglærere fører fravær
• Elev oppretter dokumentasjon av fravær
• Lærer behandler dokumentasjon av fravær

Innledning

I Inschool kan elever sende dokumentasjon av fravær til sin faglærer og kontaktlærer om grunnen til et fravær som er blitt registrert med "X – Udokumentert fravær" og "M - Udokumentert fravær, melding gitt".

Det er kun eleven selv som kan registrere søknad om dokumentasjon av fravær under fanen "Dokumentasjon av fravær". Kontaktlærer eller rektor kan altså ikke gjøre det på deres vegne.

Hvis det ikke foreligger noen fraværsoppføringer, vil ikke eleven kunne levere dokumentasjon av fravær. Det vil da være en merknad i blå ramme med teksten “Du har ikke fravær som du kan dokumentere på nåværende tidspunkt”. Du som lærer vil også se dette når du er under menypunktet Mine søknader for hver elev i fanen Dokumentasjon av fravær.

Faglærer og kontaktlærer kan da, etter mottatt melding, kunne forandre fraværskoden i henhold til begrunnelsen. Det vil si hvis fraværet er et dokumentert fravær. Eleven vil da se at koden er blitt forandret når søknaden er behandlet.

Interne rutiner om hvem som skal være ansvarlig for fraværsendringer er opp til hver skoleeier eller skole.

Denne artikkelen omhandler de tre stegene i prosessen mellom elev og lærer når det leveres dokumentasjon av fravær:

1. STEG 1: Kontaktlærer og faglærer fører fravær
2. STEG 2: Elev oppretter dokumentasjon av fravær
3. STEG 3: Lærer behandler dokumentasjon av fravær

Tilbake til toppen

Kontaktlærer og faglærer fører fravær

Kontaktlærer/faglærer setter "X – Udokumentert fravær" på en elev. Dette kan gjelde for både timefravær, dagsfravær og aktivitetsfravær. X-fravær er satt som automatisk valg i oppmøteregistrering, og lærer må aktivt velge en annen fraværskode om nødvendig. 

• Timefravær:

Les mer om hvordan du registrerer fravær for undervisningstimer i kurs 4b - Registrering av oppmøte i undervisningstimer.

• Dagsfravær:

Les mer om hvordan du registrerer dagsfravær i kurs 4b - Endre timefravær til dagsfravær som kontaktlærer.

• Aktivitetsfravær:

Les mer om hvordan du registrerer aktiviteter i kurs 4b - Registrering av oppmøte i aktiviteter.

Tilbake til toppen

Elev oppretter dokumentasjon av fravær

Eleven går inn og sender en dokumentasjon av fravær til faglærer eller kontaktlærer om årsaken til tidligere "X – Udokumentert fravær" eller "M - Udokumentert fravær, melding gitt" for timefravær, dagsfravær eller aktivitetsfravær. Det er mulig å laste opp dokumentasjon som vedlegg, men er ikke nødvendig. Det kan søkes for flere timer eller dager av gangen, også for ikke-påfølgende dager eller timer.

Dette gjør eleven ved å klikke på Mine søknader. Automatisk er førstevalget fanen Dokumentasjon av fravær. Eleven må da klikke på Handlinger-knappen og deretter Opprett dokumentasjon av fravær.

Her må eleven velge om fraværet gjelder dag, time eller aktivitet i sidemodalen som dukker opp.

1. Hva slags fravær vil du sende dokumentasjon av fravær for?

Eleven kan velge hva slags fravær de vil sende dokumentasjon av fravær for:

• Dag
• Time
• Aktivitet

Ved å klikke på en av disse, vil elev få opp fraværsoppføringer som er registrert som dag, time eller aktivitet under hver av disse valgene.

 

2. Hvilke dager/timer/aktiviteter vil du sende dokumentasjon av fravær for?

Deretter velger eleven dato, tid og navn på gruppe det de har fått fravær i listet opp fra den fraværstypen de valgte i forrige steg. Ved å markere hvilke fraværsoppføringer de vil sende dokumentasjon av fravær for rutene foran dagene, timene eller aktivitetene, og dette vil være gjeldende for søknaden om dokumentasjon av fravær. Eleven kan velge flere om gangen, men vi anbefaler at de velger samme fag i en og samme søknad. Dette er fordi varslingen og håndteringen vil sendes til faglærere knyttet det som markeres.

3. Oppgi mer informasjon for årsaken til denne søknaden

Inne i tekstfeltet kan eleven skrive inn årsaken til hvorfor fraværskoden skal endres. Tenk på GDPR hva angår innhold i disse meldingene. 

4. Dokumentasjon

I tillegg kan eleven laste opp dokumentasjon som vedlegg. Tillatte filtyper: .jpeg, .jpg, .png, .gif, .pdf.
Maksimal filstørrelse er 5 MB.

Merk! Filnavnet må være mindre enn 80 tegn. 

5. Lagre

Trykk Lagre-knappen for å sende ut dokumentasjon av fravær til lærerne. 

Tilbake til toppen

Lærer behandler dokumentasjon av fravær

Når en elev har sendt dokumentasjon av fravær mottar du som lærer en varsling i dine systemmeldinger øverst til høyre. Når du klikker på varselet, kommer du inn i innboksen og vil se at det er en ny dokumentasjon av fravær som er blitt opprettet.

Du vil se en linje med navn på elev som har sendt inn med tittel «En ny egenmelding er blitt opprettet» og kan åpne denne for å se hvem den er sendt til med beskjed «En ny egenmelding er blitt opprettet. Klikk her for mer info.».

Merk! Dette er tilgangsstyrt. Hvis du mangler tilganger, bør du ta kontakt med de som er ansvarlige for roller og tilganger.

Når du klikker på lenken under “her” vil du bli videresendt til en oversikt over alle elevens søknader for dokumentasjon av fravær. Klikk på datoen det gjelder, så vil det komme et sidevindu med detaljer om fraværsdokumentasjon.

For å kunne lese dokumentasjonen som eleven har lastet opp, må du logge verifisere deg gjennom ID-porten. Klikk Verifiser med ID-porten. Når du har logget inn med ID-porten vil du kunne trykke på vedlegget. Dette vil da kunne forhåndsvises, med valg om nedlastning hvis det er aktuelt. 

Merk! Hvis elev har sendt dokumentasjon av fravær som gjelder flere fag og lærere, vil du som faglærer kun komme til det som gjelder deg og ditt fag når du klikker på systemmeldingen. Hvis du er kontaktlærer, vil du få opp alle fagene og faglærerne som er markert i egenmeldingen fra elev. Kontaktlærer vil da få muligheten til å sette den samme fraværskoden på alle timene. Dette vil uansett ikke låse egenmeldingen for noen av lærerne, men det vil alltid være den siste lagrede fraværskoden som gjelder.

I skjermbildet nedenfor ser ser du at fraværskoden er endret til "D – Dokumentert fravær" ved å ha klikket på nedtrekksmenyen for fraværskode. Du har også mulighet til å kommentere fraværet.

Når du har endret fraværskoden, trykker du Oppdater for å lagre. Hvis du legger til kommentar, trykker du på Kommenter for å lagre. Du vil få bekreftelsesmeldinger på begge handlinger. 

Merk!

• På grunn av dette er et sidevindu, må du oppdatere siden for å se dato for når dokumentasjon av fravær er endret under kolonnen “Dato for godkjenning”.
• "Dato for godkjenning" vil få en dato hvis fraværskoden i undervisningstimen/aktiviteten/dagen har en annen fraværskode enn det du setter når du oppdaterer. Hvis fraværskoden er den samme, vil dette forbli blankt.

Vi anbefaler at dere sletter systemmeldingene etter at dere har behandlet søknader om dokumentasjon av fravær. 

I hovedmenyen Elevsøknader under fanen Dokumentasjon av fravær får du en liste med oversikt over behandlede og ubehandlede søknader med elevnavn, søknadstype, dato for søknad og antall søknader.

Tilbake til toppen

 

(Video er utdatert. Ny video med sidevindu vil komme fortløpende.)

 

 

Neste artikkel