9.10 - Avleveringsrapport

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til arkivrapport

Innhold:

• Innledning
• Generering av rapport
• Praktisk anvendelse
• Sammenheng med øvrig arkivfunksjonalitet
• Nedlasting og videre bearbeiding

Innledning

Avleveringsrapport gir deg en detaljert oversikt over arkivmateriale som skal avleveres til arkivdepot, overføres til andre organer eller flyttes til bortsettingsarkiv. Avleveringsrapporten identifiserer kun hva som skal avleveres, mens arkivuttrekket (se kurs 9 - Arkivuttrekk) produserer selve dataene. Avleveringsrapporten fungerer som dokumentasjon ved formelle avleveringsprosesser og brukes til kvalitetssikring av arkivmateriale før det forlater institusjonen.

Du finner funksjonen via Arkiv > Avlevering. Avleveringsrapport ble implementert i InSchool i august 2023 og produserer rapporter i Excel-format (XLSX).

Generering av rapport

Når du skal generere en avleveringsrapport, møter du et strukturert valgpanel som lar deg spesifisere nøyaktig hvilket arkivmateriale rapporten skal omfatte:

Geografisk og organisatorisk selektering

• Fylke: Automatisk valgt basert på din tilhørighet i systemet
• Underarkiv: Velg én eller flere skoler som skal inkluderes i rapporten. Du kan velge enkeltskole for målrettet rapport eller alle skoler for fylkesomfattende oversikt
• Arkivdel: Velg mellom ELEV, FAGSKOLE, VOKSENOPPLÆRING, SKOLEADMINISTRASJON og PERSONAL. Du kan velge flere arkivdeler samtidig ved behov

Tidsbasert filtrering

• Velg en dato: For innsyn i en bestemt dag
• Datointervall: For innsyn i en periode (uke, måned, kvartal)
• Full historikk: Alle dokumenter siden august 2023

Status og behandling

• Saksstatus: Filtrer på avsluttede saker (klare for avlevering) eller inkluder også aktive saker for oversiktsformål
• Kassasjonsvedtak: Velg mellom Bevares for materiale som skal langtidsbevares eller Kasseres for materiale med begrenset oppbevaringstid

Tilbake til toppen

Rapportinnhold og struktur

Avleveringsrapporten struktureres hierarkisk og inneholder all nødvendig informasjon for avleveringsprosessen:

Rapportidentifikasjon

Øverst i Excel-filen finner du oversiktsinformasjon som dokumenterer rapportens omfang og genereringstidspunkt. Dette inkluderer valgt fylke og skoler, inkluderte arkivdeler, tidsperiode for uttrekket og dato for rapportgenerering.

Saksmappeinformasjon

For hver saksmappe vises MappeID som unik identifikator, opprettelsesdato, beskrivende tittel, saksstatus (aktiv/avsluttet), kassasjonsvedtak (bevares/kasseres), eventuell kassasjonsdato og referanse til tilhørende arkivdel.

Klassifikasjonsinformasjon

Rapporten grupperer saksmapper under relevante klassifikasjonskoder med KlasseID og beskrivende tittel. Dette gir oversikt over hvilke funksjonsområder arkivmaterialet tilhører.

Arkivdelinformasjon

For hver arkivdel dokumenteres kobling til overordnet arkiv, arkivperiodenes start- og sluttdatoer, samt eventuelle eksportdata fra tidligere avleveringer.

Tilbake til toppen

Praktisk anvendelse

Avleveringsrapporten brukes i flere konkrete arbeidssituasjoner:

Ved planlegging av avlevering

Arkivansvarlige genererer rapporten årlig for å identifisere arkivmateriale som har nådd avleveringsalder (typisk 5-10 år for elektronisk materiale, 25 år for papirarkiv). Filtrer på arkivperioder som er avsluttet for minst 5 år siden og saksstatus "Avsluttet" for å få oversikt over avleveringsklart materiale.

Som avleveringsliste

Ved faktisk avlevering til arkivdepot fungerer rapporten som formell dokumentasjon. Generer rapporten med nøyaktig samme parametere som skal avleveres, og inkluder den som del av avleveringspakken. Arkivdepot bruker listen til mottak og registrering.

Ved overføring mellom skoler

Når elever bytter skole eller ved skolesammenslåinger, brukes rapporten til å dokumentere hvilket arkivmateriale som overføres. Velg relevant arkivdel (typisk ELEV) og spesifiser tidsperiode for de aktuelle elevene.

For kvalitetskontroll

Kjør rapporten kvartalsvis for å kontrollere at arkivmateriale har korrekte metadata før avleveringsfrister. Se spesielt etter manglende kassasjonsvedtak eller ufullstendige sakstitler som må rettes før avlevering.

Tilbake til toppen

Sammenheng med øvrig arkivfunksjonalitet

Avleveringsrapporten bygger på samme datagrunnlag som InSchools øvrige arkivrapporter, noe som sikrer konsistens på tvers av systemet:

Kobling til arkivoversikt

Mens arkivoversikt (artikkel 9) gir strukturell oversikt over arkivhierarkiet, går avleveringsrapporten ned på saksmappenivå og viser konkret innhold som skal avleveres. Bruk arkivoversikt først for å identifisere relevante arkivperioder, deretter avleveringsrapport for detaljert dokumentasjon.

Relasjon til arkivuttrekk

Avleveringsrapporten fungerer som forberedelse til arkivuttrekk (artikkel 11). Rapporten identifiserer hva som skal avleveres, mens arkivuttrekk produserer selve dataene i standardisert format for overføring til depot.

Forbindelse til kassasjon

Rapporten samarbeider med kassasjonsfunksjonen (artikkel 12) ved å identifisere materiale merket for kassasjon. Materiale med kassasjonsvedtak "Kasseres" og passert kassasjonsdato kan behandles via kassasjonsfunksjonen etter at rapporten er generert.

Tilbake til toppen

Nedlasting og videre bearbeiding

Etter at du har valgt ønskede parametere og klikket Generer rapport, produseres Excel-filen automatisk. Filen lastes ned i XLSX-format og kan åpnes direkte i Excel eller tilsvarende program.

Rapporten er formatert for enkel viderebearbeiding med kolonneoverskrifter som kan sorteres og filtreres. Du kan enkelt:

• Sortere på kassasjonsvedtak for å skille bevaringsverdig materiale
• Filtrere på arkivperioder for trinnvis avlevering
• Eksportere utvalgte rader til separate lister for ulike mottakere
• Legge til egne kolonner for intern oppfølging og status

Tips: 

• For store avleveringer anbefales det å generere separate rapporter per arkivdel eller per skole for bedre oversikt og enklere håndtering av avleveringsprosessen.

Tilbake til toppen

Neste artikkel