Relevant for rollen:
- Skoleeier
Forutsetter følgende tilganger:
- Tilgang til arkivuttrekket
Innhold:
- Innledning
- Når skal du bruke arkivuttrekk?
- Generering av arkivuttrekk
- Innhold og struktur i uttrekket
- Kvalitetssikring med arkivuttrekk
- Sammenheng med øvrig arkivfunksjonalitet
- Sikkerhet og håndtering
Innledning
Arkivuttrekk gir deg muligheten til å laste ned komplett arkivmateriale fra InSchool i standardisert XML-format. Funksjonen brukes primært for kvalitetssikring av arkivdata og som forberedelse til avlevering til arkivdepot. Et arkivuttrekk inneholder all journalpliktig og arkivpliktig informasjon for en valgt periode, inkludert dokumenter, metadata og endringshistorikk.
Du finner funksjonen via Hovedmeny > Arkiv > Arkivuttrekk. Tilgang til arkivuttrekket kreves for å kunne generere uttrekk, og denne tilgangen gis normalt kun til arkivansvarlige på fylkesnivå. Arkivuttrekk ble implementert i InSchool i februar 2023.
Viktig:
- Ikke generer arkivuttrekk uten at det er reelt behov for det. Uttrekksgenereringen er en ressurskrevende prosess som kan påvirke systemytelsen for andre brukere og arkivprosesser.
Når skal du bruke arkivuttrekk?
Arkivuttrekk bør kun genereres i følgende situasjoner:
Kvalitetssikring av arkivdata
Når du skal kontrollere at all dokumentasjon for en bestemt periode er korrekt arkivert og strukturert. Dette gjøres typisk årlig eller før planlagte avleveringer for å sikre at metadata er komplette og korrekte.
Forberedelse til avlevering
Som del av avleveringsprosessen til arkivdepot, vanligvis for arkivmateriale som er 5-10 år gammelt for elektronisk materiale. Uttrekket produseres mens systemet fortsatt er operativt og all informasjon er tilgjengelig.
Ved organisasjonsendringer
Når skoler legges ned eller slås sammen og arkivmateriale må overføres til nye enheter eller sikres for fremtidig tilgang.
Når arkivuttrekk IKKE er nødvendig
- For vanlig rapportering - bruk heller arkivrapportene (artikkel 7-10)
- For å finne enkeltdokumenter - bruk arkivsøk (artikkel 6)
- For statistikk og oversikter - bruk arkivoversikt eller journalrapportene
- For daglig arkivarbeid - all nødvendig funksjonalitet er tilgjengelig direkte i InSchool
Generering av arkivuttrekk
For å generere arkivuttrekk, gå til Arkiv > Arkivuttrekk og velg Ny rapport:
Når du skal generere et arkivuttrekk, må du først definere nøyaktig hvilket arkivmateriale som skal inkluderes:
Organisatorisk avgrensning
- Fylke: Automatisk valgt basert på din tilhørighet
- Skoler: Velg enkeltskole, flere skoler eller hele fylket
- Arkivdel: Velg en eller flere av ELEV, FAGSKOLE, VOKSENOPPLÆRING, SKOLEADMINISTRASJON og PERSONAL
Tidsbasert avgrensning
- Skoleår: Velg aktuelt skoleår
Passord
Arkivuttrekket er en passordbeskyttet prosess.
Last ned pakke
Last ned den genererte pakken når prosessen er fullført. Se nærmere om innhold og struktur nedenfor.
Innhold og struktur i uttrekket
Arkivuttrekket leveres som en komprimert pakke med følgende struktur:
XML-filer med metadata
- arkivuttrekk.xml: Beskrivelse av hele uttrekket med informasjon om periode, omfang og struktur
- arkivstruktur.xml: Komplett hierarkisk oversikt over alt arkivmateriale med tilhørende metadata
- endringslogg.xml: Fullstendig historikk over alle endringer i arkivmaterialet for perioden
- loependeJournal.xml: Kronologisk journal for hele uttrekksperioden
- offentligJournal.xml: Offentlig tilgjengelig journalinformasjon
Dokumenter: Alle arkivdokumenter lagres i undermappen DOKUMENT, konvertert til godkjente arkivformater
- PDF/A for tekstdokumenter
- TIFF eller JPEG for bildefiler
- Originalformater bevares der dette er spesifisert
Teknisk dokumentasjon
- XML-skjemaer for validering av datastrukturen
- Sjekksummer for integritetskontroll
- Systeminformasjon og uttrekksparametere
Kvalitetssikring med arkivuttrekk
Arkivuttrekk er et kraftfullt verktøy for kvalitetskontroll av arkivet:
Validering av metadata
Uttrekket lar deg kontrollere at all påkrevd informasjon er registrert korrekt. Åpne arkivstruktur.xml i en XML-editor eller nettleser for å verifisere at saksmapper har komplette metadata, klassifikasjonskoder er korrekt anvendt, og kassasjonsvedtak er registrert.
Kontroll av dokumenter
Sjekk at alle refererte dokumenter faktisk finnes i DOKUMENT-mappen og at de er lesbare. Verifiser at dokumentformater er korrekt konvertert til arkivformat og at ingen dokumenter mangler eller er skadet.
Endringshistorikk
Gjennomgå endringslogg.xml for å spore alle modifikasjoner i perioden. Dette viser hvem som har endret hva og når, hvilket er viktig for å opprettholde arkivets integritet og autentisitet.
Sammenheng med øvrig arkivfunksjonalitet
Arkivuttrekk komplementerer InSchools øvrige arkivfunksjoner:
Forhold til avleveringsrapport
Mens avleveringsrapporten (artikkel 10) identifiserer hva som skal avleveres, produserer arkivuttrekket selve dataene. Generer først avleveringsrapport for oversikt, deretter arkivuttrekk for de identifiserte periodene.
Forskjell fra arkivrapporter
Arkivrapportene (artikkel 7-10) gir oversikter og lister i Excel-format for administrativt bruk, mens arkivuttrekk produserer komplette datasett i XML-format for teknisk arkivering og avlevering.
Kobling til kassasjon
Før arkivuttrekk genereres for avlevering, bør kassasjon (artikkel 12) være gjennomført for relevant periode. Dette sikrer at kun bevaringsverdig materiale inkluderes i uttrekket til depot.
Sikkerhet og håndtering
Konfidensialitet
Arkivuttrekk kan inneholde sensitiv informasjon om elever og ansatte. Behandle alltid uttrekk med høy grad av sikkerhet og slett lokale kopier etter bruk.
Passordbeskyttelse
Ved behov kan uttrekk sikres med passord for trygg overføring. Passord kommuniseres separat fra selve uttrekket til mottaker.
Lagring og oppbevaring
Arkivuttrekk som brukes til avlevering skal bevares permanent som dokumentasjon. Lagre kopi både hos arkivskaper og mottakende arkivdepot. For kvalitetssikringsuttrekk kan lokale kopier slettes etter kontroll.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.