Relevant for rollen:
- Skoleeier
Forutsetter følgende tilganger:
- Tilgang til å se saker med dokumenter som skal bevares
- Tilgang til å se oversikten for kassasjon
- Tilgang til å endre bevaringsperiode for dokumenter som er klare til kassering
- Tilgang til å endre bevaringsperiode for dokumenter som skal bevares
- Tilgang til å kassere
Innhold:
- Innledning
- Navigering og faneoversikt
- Tilganger og roller
- Praktisk fremgangsmåte for kassasjon
- Endre bevaringsperiode
- Dokumenter som skal bevares
- Dokumentasjon og sporbarhet
- Praktiske råd og beste praksis
- Sammenheng med øvrig arkivfunksjonalitet
Innledning
Kassasjon og bevaring handler om systematisk håndtering av arkivmateriale som har nådd sine fastsatte oppbevaringsfrister. InSchool følger faste regler for hvilke dokumenter som skal bevares permanent og hvilke som kan slettes etter en bestemt periode. Systemet hjelper deg med å identifisere kassasjonsklart materiale og gjennomføre kassasjon på en kontrollert måte.
Du finner funksjonen via Arkiv > Kassasjon. Kassasjonsfunksjonalitet for saksbehandlingsprosesser har vært tilgjengelig siden systemets oppstart, mens kassasjon for fagdata ble implementert i oktober 2024.
Navigering og faneoversikt
Kassasjonsfunksjonen er organisert i to hovedfaner som gir deg full oversikt over kassasjonsprosessen:
Fanen Klar til kassering
Her finner du dokumenter og saker som har passert sin kassasjonsdato og kan slettes. Listen viser kun materiale som systemet har identifisert som klart for kassasjon basert på fastsatte bevaringsperioder.
Fanen Kassert
Dette er den historiske oversikten som viser alt materiale som allerede er kassert. Fanen fungerer som dokumentasjon og lar deg se hvem som har kassert hva og når.
Tilganger og roller
Kassasjonsfunksjonen krever spesifikke tilganger som sikrer at kun autorisert personell kan utføre kritiske arkivoperasjoner.
Viktig:
- Kassasjon kan kun utføres på skoleeiernivå, ikke på den enkelte skole. Dette sikrer sentral kontroll over kassasjonsprosessen.
Praktisk fremgangsmåte for kassasjon
Gjennomgang av kassasjonsklart materiale
- Naviger til Arkiv > Kassasjon
- Velg fanen Klar til kassering
- Gjennomgå listen som viser:
- Saksnummer og tittel
- Type dokumenter og antall
- Bevaringsperiode (typisk 4-5 år)
- Kassasjonsdato (når dokumentet ble klart for kassasjon)
- Handlingsikoner (kun synlige på skoleeiernivå)
Kassere enkeltdokumenter
Når du er på skoleeiernivå ser du to handlingsikoner for hvert dokument:
- Søppelbøtte-ikon: Klikk for å kassere dette spesifikke dokumentet
- Redigeringsblyant-ikon: Klikk for å endre kassasjonsdato eller bevaringsperiode
Fremgangsmåte:
- Identifiser dokumentet du vil kassere. (Bruk filtreringsmulighetene ved behov)
- Klikk på søppelbøtte-ikonet i handlingskolonnen
- Bekreft kassasjonen i dialogboksen som vises
- Dokumentet flyttes automatisk til fanen Kassert
Massekassasjon
For effektiv håndtering av mange dokumenter tilbyr systemet en Kasser alt-knapp:
- Gjennomgå hele listen i Klar til kassering nøye
- Sikre at alle dokumentene faktisk skal kasseres
- Klikk på Kasser alt-knappen
- Bekreft handlingen (merk: dette kan ikke angres)
- Alle dokumentene flyttes til Kassert-fanen
Endre bevaringsperiode
Noen ganger må bevaringsperioden justeres, for eksempel ved pågående klagesaker eller særlige behov:
- Finn dokumentet i Klar til kassering
- Klikk på redigeringsblyant-ikonet
- I dialogboksen som åpnes kan du:
- Endre kassasjonsdato til en senere dato
- Endre status fra kasseres til bevares
- Legge til kommentar om årsak til endring
- Lagre endringene
Dokumenter som skal bevares
Visse dokumenttyper skal bevares permanent og vil aldri vises i kassasjonslisten:
Alltid bevares:
- Vitnemål og kompetansebevis
- Karakterutskrifter og eksamensresultater
- Sentrale vedtak og styreprotokoller
- Årsmeldinger og overordnede planer
Disse dokumentene administreres gjennom egen oversikt hvor arkivansvarlige kan vurdere om bevaringsperioden eventuelt skal endres.
Dokumentasjon og sporbarhet
Fanen Kassert
Når kassasjon er gjennomført, dokumenteres følgende informasjon automatisk:
- Saksnummer: Entydig referanse til kassert materiale
- Type og dokumenter: Beskrivelse av hva som ble kassert
- Bevaringsperiode: Opprinnelig fastsatt bevaringstid
- Kassasjonsdato: Når dokumentet ble klart for kassasjon
- Kassert dato: Faktisk dato for gjennomføring
- Kassert av: Navn på personen som utførte kassasjonen
Denne informasjonen bevares permanent som dokumentasjon på gjennomførte kassasjoner.
Metadata og arkivstruktur
Selv om dokumenter kasseres, bevares metadata om dokumentene i systemet. Dette sikrer at arkivstrukturen opprettholdes og at det fortsatt er mulig å se at dokumenter har eksistert, selv om innholdet er slettet.
Praktiske råd og beste praksis
Planlegg kassasjon systematisk
Gjennomgå kassasjonslisten kvartalsvis eller halvårlig for å holde arkivet ryddig og oppdatert. Sett av tid til grundig gjennomgang før kassasjon utføres.
Vær forsiktig med massekassasjon
Selv om "Kasser alt"-funksjonen er effektiv, bør den brukes med varsomhet. Gjennomgå alltid listen grundig først.
Dokumenter avvik
Hvis bevaringsperioder endres, dokumenter alltid årsaken i kommentarfeltet. Dette er viktig for fremtidig sporbarhet.
Koordiner med andre arkivprosesser
Før større kassasjoner, sjekk at det ikke pågår avleveringsprosesser eller arkivuttrekk som kan påvirkes.
Sammenheng med øvrig arkivfunksjonalitet
Kobling til avleveringsrapport
Før avlevering til depot (artikkel 10) må kassasjon være gjennomført for aktuell periode. Dette sikrer at kun bevaringsverdig materiale overføres.
Relasjon til arkivuttrekk
Ved generering av arkivuttrekk (artikkel 11) inkluderes informasjon om kassasjonsvedtak og -status. Kasserte dokumenters metadata bevares i uttrekket.
Forbindelse til arkivoversikt
Arkivoversikt (artikkel 9) viser arkivets struktur inkludert kassasjonsstatus for ulike arkivdeler, noe som gir oversikt over kommende kassasjonsbehov.
Kommentarer
0 kommentarer
Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.