9.9 - Arkivoversikt

Relevant for rollen:

• Skoleeier
• Skoleleder
• Admin

Forutsetter følgende tilganger:

• Tilgang til arkivrapport

Innhold:

• Innledning
• Rapportinnhold og struktur
• Praktisk anvendelse av rapporten
• Nedlasting og videre bearbeiding

Innledning

Arkivoversikt gir deg en strukturert oversikt over arkivets oppbygning og organisering. Rapporten viser hele arkivhierarkiet fra fylkesnivå ned til de enkelte arkivdelene på skolenivå, komplett med arkivperioder, klassifikasjonssystemer og statusopplysninger.

Du finner funksjonen via Arkiv > Arkivoversikt. Arkivoversikt ble implementert i InSchool 31. august 2023 og genererer rapporter i Excel-format (XLSX) som enkelt kan bearbeides videre.

Selekteringsparametere og rapportgenerering

Når du skal generere en arkivoversikt, har du flere valgmuligheter for å tilpasse rapporten til ditt behov. Systemet tilbyr omfattende filtreringsmuligheter som lar deg avgrense rapporten presist:

Organisatorisk selektering

Fylket velges automatisk basert på din organisatoriske tilhørighet. Under fylkesnivået kan du som skoleeier velge å inkludere én spesifikk skole, flere utvalgte skoler, mens den enkelte skole har dette valget forhåndsinnstilt til egen skole. 

For hver skole kan du deretter velge hvilke arkivdeler som skal inkluderes - ELEV, FAGSKOLE, VOKSENOPPLÆRING, SKOLEADMINISTRASJON eller PERSONAL.

Tidsbasert avgrensning 

Rapporten kan filtreres på tre måter når det gjelder tidsperiode. Du kan velge en enkelt dato for å se arkivstatus på et bestemt tidspunkt, angi et datointervall med start- og sluttdato for en avgrenset periode, eller velge full historikk for å få en komplett oversikt over all tilgjengelig arkivinformasjon.

Eksempel på praktisk bruk 

En arkivansvarlig som skal planlegge avlevering for skoleåret 2024-2025 kan velge alle skoler i fylket, kun arkivdelen ELEV, og sette datointervall fra 01.08.2024 til 31.07.2025. Dette gir en målrettet rapport som viser kun relevant elevarkivmateriale for den aktuelle perioden.

Tilbake til toppen

Rapportinnhold og struktur

Arkivoversikt presenterer arkivdata i en hierarkisk struktur som speiler arkivets faktiske organisering. Rapporten inneholder tre hovednivåer med tilhørende metadata:

På arkivnivå finner du overordnet informasjon om arkivskaper (fylke eller skoleeier), inkludert tittel, identifikasjon, arkivstatus og relevante datoer. Dette nivået gir oversikt over hele arkivstrukturen og viser når arkivet ble opprettet og eventuelt avsluttet.

Underarkivnivået representerer de enkelte skolene og viser hvordan hver institusjon er koblet til det overordnede arkivet. Her dokumenteres skolespesifikke arkivdeler og hvilke klassifikasjonssystemer som anvendes ved den enkelte skole.

På arkivdelnivå får du detaljert informasjon om hver enkelt arkivdel. Dette omfatter metadata som tittel, referanser til overordnet arkiv, koblinger til arvtaker og forløper for historisk kontinuitet, anvendte klassifikasjonssystemer, arkivdelstatus, arkivperioder med start- og sluttdatoer, samt eventuell eksportinformasjon ved tidligere avleveringer.

Tilbake til toppen

Praktisk anvendelse av rapporten

Arkivoversikt brukes i flere sammenhenger gjennom året og fyller ulike administrative behov:

Ved avleveringsplanlegging bruker arkivansvarlige rapporten til å identifisere hvilke arkivdeler som nærmer seg avleveringsalder, typisk etter 5-10 år. Rapporten viser tydelig hvilke arkivperioder som er avsluttet og klare for overføring til depot, samtidig som den avdekker eventuelle mangler i arkivstrukturen som må utbedres før avlevering.

For kvalitetskontroll kjøres rapporten jevnlig, gjerne kvartalsvis, for å sikre at arkivstrukturen er konsistent og komplett. Arkivansvarlige kan raskt identifisere arkivdeler som mangler obligatoriske metadata, oppdage brudd i arkivperioder eller finne manglende koblinger mellom relaterte arkivdeler.

Som dokumentasjonsverktøy ved tilsyn fra Arkivverket eller ved internrevisjon gir arkivoversikt en komplett dokumentasjon av arkivets struktur og status. Rapporten viser at arkivet er organisert i henhold til gjeldende krav og at alle nødvendige metadata er på plass.

Ved organisasjonsendringer som skolesammenslåinger eller -nedleggelser brukes rapporten til å kartlegge eksisterende arkivstruktur før endringer implementeres. Dette sikrer at historisk arkivmateriale bevares korrekt og at nye strukturer etableres med riktige koblinger til tidligere arkivperioder.

Tilbake til toppen

Nedlasting og videre bearbeiding

Når du har valgt ønskede selekteringsparametere og klikker "Generer rapport", produseres en Excel-fil i XLSX-format. Filen lastes automatisk ned til din datamaskin og kan åpnes i Excel eller tilsvarende regnearkprogram.

Rapporten struktureres med tydelige kolonneoverskrifter og hierarkisk inndeling som gjør det enkelt å navigere i dataene. Hver rad representerer et element i arkivhierarkiet, med innrykk som viser nivåtilhørighet. Metadata presenteres i separate kolonner som kan sorteres og filtreres etter behov. Dette gjør det mulig å lage egne uttrekk, produsere statistikker eller importere data til andre administrative systemer.

For store arkiv med mange skoler og arkivdeler kan rapporten bli omfattende. I slike tilfeller anbefales det å bruke Excels innebygde filterfunksjoner for å fokusere på relevante deler av materialet, eller å generere separate rapporter for ulike skoler eller tidsperioder.

Tilbake til toppen

Neste artikkel