1.34 - Skoleeier: Opprette og publisere det nye skoleåret

Relevant for rollen:

• Skoleeier

Nødvendige tilganger:

• Tilgang til å forberede og gjennomføre opprykk til neste skoleår
• Tilgang til Skoleårsplanlegging - lese- og skrivetilgang
• Tilgang til Skoleårsplanlegging - lesetilgang
• Tilgang til Innstillinger - Skoleår

For at skoler skal kunne starte å bygge fagvalget eller starte skoleårsplanlegging må fylket opprette og publisere det nye skoleåret. Dette gjøres på skoleeiernivå i perioden oktober til mai. Når skoleeier, eller ansatte med nødvendige tilgangspunkter logger inn på skoleeiernivå vil de øverst på startsiden ha mulighet til å starte å opprette det nye skoleåret.

Klikk på Start planlegging for å opprette det neste skoleåret.

Du kommer da til menypunktet Skoleårsplanlegging. Her skal du angi startår, halvår 2 startdato og startdato elev.

Merk!

• Skolene kan endre datoen for Startdato elev dersom f.eks skolene har ulik startdato.

Klikk så på Opprett og gå til år 20XX/20XX. Du får beskjeden: Vellykket oppretting av skoleår 20XX/20XX.

Du kommer nå automatisk til det neste skoleåret - det vil si at året er byttet kun for deg. Her får du oversikt over det som må gjøres før du kan publisere det nye skoleåret for skolene. Du skal: 1) Ta opprykk av alle tilbudte fagkoder, 2) ta opprykk av alle fagområder fra inneværende skoleåret til det neste skoleåret og når dette er gjort; 3) åpne skoleåret for alle skolene.

1- Ta opprykk av alle tilbudte fagkoder

Klikk Rykk opp tilbudte fagkoder. Nå vil alle tilbudte fagkoder rykkes opp på skoleeiernivå, i tillegg til tilbudte fagkoder på de individuelle skolene. Dersom du har behov for å tilby nye fagkoder kan dette gjøres ved å gå til Kodeverk og Fag etter du har fått beskjed om at opprykk av tilbudte fagkoder var vellykket. Dersom du forsøker å tilby nye fagkoder før du rykker opp tilbudte fagkoder, vil opprykket mislykkes.

Du får beskjed om at opprykk av fagkoder var vellykket.

2 - Ta opprykk av alle fagområder fra inneværende skoleåret til det neste skoleåret

Det neste steget er å rykke opp fagområdene. Vi anbefaler at alle skoleeiere rykker opp fagområder ettersom de individuelle skolene er avhengig av at fagområdene er helt like i neste skoleår som i inneværende skoleår i det øyeblikket skolene skal ta opprykk av sine fag- og undervisningsgrupper. Dersom det er avvik i fagområder, vil påvirkede faggrupper ikke bli med i opprykket. Vent derfor med å gjøre eventuelle endringer i fagområder til ETTER skolenes opprykk (les mer hvordan i kurs 1 - Registrere/endre fagkoder og fagområder).

Klikk på Rykk opp fagområder.

Obs!

• Opprykk av fagområder kan kun gjøres en gang
• Til forskjell fra opprykk av fagkoder er det ikke en bekreftelsesknapp.

Merk! Skoleeier kan velge å klikke på Hopp over og lag manuelt. Dette innebærer at skoleeier må bygge fagområder fra bunnen av og ingen av faggruppene til de individuelle skolene vil rykkes opp til det neste skoleåret. Vi anbefaler at skoleeier klikker på Rykk opp fagområder og ikke velger Hopp over og lag manuelt. Privatskole med lokale fagområder? Se merknad lenger ned.

Du vil nå få oversikt over opprykket av fagområder på alle skoler.

Dersom opprykket har mislyktes hos en eller flere skoler får du oversikt over dette. Dersom dette skjer, skal opprykk av fagområder kjøres på nytt. Klikk Prøv igjen.

Prøv gjerne 3 - 4 ganger, dersom det fremdeles er mislykket på en eller flere skoler, ta kontakt med support.

Obs! For privatskoler med lokale fagområder

Dersom skolen ikke har fagområder på skoleeiernivå (altså kun har disse på skolenivå), skal dere hoppe over opprykk av fagområder på skoleeiernivå. For å gjøre dette må det opprettes et fiktivt fagområde på skoleeiernivå. Dette fagområdet trenger ikke inneholde noen fagkode. Med dette på plass vil steg 2 kunne fullføres (klikk Hopp over og lag manuelt), slik at man kommer videre til steg 3 nedenfor. Senere skal dere ta opprykk av lokale fagområder på skolenivå.

3 - Publiser skoleåret for alle skolene

Når opprykk av fagkoder og fagområder er vellykket, vil du se en grønn hake på begge punkter, og du er klar til å publisere det nye skoleåret til alle skolene. 

Dersom du har behov for å omstrukturere eller gjøre andre endringer på fagområder, anbefaler vi at dette gjøres etter at skolene har tatt opprykk av fag- og undervisningsgrupper. Grunnen til dette er at opprykk av fag- og undervisningsgrupper på skolenivå er avhengig av identiske fagområder.

For å tilgjengeliggjøre det nye skoleåret til alle skolene, klikk Publiser skoleår.

Du er nå ferdig med alle 3 stegene for å opprette det nye skoleåret og skoleledere eller andre ansatte med tilgang vil nå bli varslet om at opprykksprosessene på skolenivå kan påstartes.

Neste artikkel