Eksport: Uklar og klar sti

Relevant for rollen: 

• Skoleeier
• Skoleleder

Etter faste frister skal det eksporteres data til VIGO. Fristene for overføringene til VIGO står i
VIGO sitt årshjul. I forkant av disse tidspunktene må du på skolen gjøre gode kontroller på data som er
registrert på den enkelte elev.

Rutinen vil være å gå igjennom alle elever i uklar sti. Marker de som er klare for eksport som fortsatt er under Uklar sti. Deretter sjekker du alle elever som ligger under Klar sti og ekskluderer de som skal ekskluderes fra eksportfilen. Lagre utkast underveis via Lagre-knappen. Når alt er klart og kontrollsjekket kan du som har ansvar, laste ned fil via Eksporter-knappen og sende fil til VIGO. 

For noen fylker kan det være Inntakskontoret som henter ut filene for skolene.

Til informasjon

• Lærlinger/lærekandidater som får fagopplæring i skole (alternativ Vg3 i skole) skal først
  overføres til VIGO når det er opprettet en lærekontrakt i VIGO.
• Elever som er utvekslingselever i utlandet skal ikke overføres til VIGO. Disse må meldes manuelt til Inntakskontoret ved skoleårets start.
• Hvis programområdet eller faget/fagene allerede er overført til VIGO (tidligere i skoleåret), må ikke
  skolen uten videre ta bort hake. Slik jobb må avklares med Inntakskontoret. VIGO må oppdateres med endringer som skolen har gjort i Visma InSchool.
• Dersom elever, ved en feil, er overført til VIGO (f.eks. i oktober), men skulle vært ekskludert, må skolen kontakte Inntakskontoret. Det er viktig at VIGO blir oppdatert for slike elever.
• For at fagmerknader skal synkroniseres mellom fagdokumentasjonen og eksporten, må fagdokumentasjonen åpnes, enten gjennom å åpne fagdokumentasjon for den enkelte elev eller gjennom massehåndtering i menypunktet Fagdokumentasjon.

Hovedmeny Innstillinger > Eksport

Når du på skolen mener det er klart for overføring, må du kontrollere både Uklar sti og Klar sti. Du kan navigere deg direkte til avsnittet du har behov for her:

• Eksportfil med alle elever
  • Stegene for å komme til uklar/klar sti
  • Søkefelt
  • Kolonner og sortering
• Uklar sti
  • Hva innebærer Uklar sti?
  • Endringer direkte i Uklar sti
    • Programområder som ikke skal eksporteres
    • Fag som ikke skal eksporteres
    • Fjerne elev fra eksporten
• Klar sti
  • Ekskluder elev i Klar sti
  • Programområder og fag som ikke skal eksporteres på elever som ligger i Klar sti
• Eksporter

Eksportfil med alle elever

Dette gjør du ved å gå til hovedmenyen Innstillinger og velger undermenyen Eksport. Trykk deretter Rediger før nedlasting ved EKSPORTFIL MED ALLE ELEVER.

Stegene for å komme til uklar/klar sti:

1. Hovedmenyen Innstillinger og velg undermenyen Eksport
2. Velg Eksportfil med alle elever
3. Klikk på Rediger før nedlasting.
4. Skoleår: Velg riktig skoleår i nedtrekksmenyen. 
5. Neste steg avhenger av om enheten er:
   1. Eksamenskontor: 
      • "Nei" - brukes for å få eksamensresultater fra våren
      • "Ja" - brukes for å få eksamensresultater fra høsten
   2. Videregående skole registrert som Eksamensskole:
      • "Nei" - skal velges for å sikre at alle resultater er med i uttrekket.
   3. Videregående skole som ikke er registrert som Eksamensskole skal kun velge riktig skoleår og vil derfor ikke se feltet for å eksludere eksamensresultater.  
      
6. Klikk Fortsett.

Skjermbilde viser visning fra en enhet som er registrert som Eksamensskole:

Det kan ta noen minutter å laste ned alle elever. 

Søkefelt

Du har et søkefelt hvor du kan skrive inn navn på elev, klasse eller programområde. Denne vil du finne både i Uklar sti og Klar sti.

Kolonner og sortering

Det er nå mulig å bruke sortering for de ulike kolonnene:

• FAGKODE
• NAVN
• STARTDATO (kun kolonne - kan ikke brukes for sortering)
• AVBRUDDSDATO (kun kolonne - kan ikke brukes for sortering)
• H1
• H2
• STANDPUNKT
• KARAKTER SKRIFTLIG EKSAMEN
• KARAKTER MUNTLIG EKSAMEN
• KARAKTER ANNEN EKSAMEN
• SKOLENR 2 (= sekundærskole)
• FAGSTATUS
• FAGMERKNAD
  

Uklar sti

Når du laster inn forhåndsvisningen kommer du automatisk på "Uklar sti"-fanen. Dersom du får opp elever på denne siden, betyr det at du har elever med dobbeltregistreringer eller andre ting nevnt i avsnittet Hva innebærer Uklar sti?, og må nå gjøre en jobb med å rette på disse elevene. 

Merk! Den kan være tom dersom det ikke er noe som er uklart.

I fanen Uklar sti vil du igjen få tre deler som viser Alle, Ikke klar og Klar. Du benytter Ikke klar sti-fanen for å fjerne elever/programområder/fag fra rapporteringsfilen. Filteret vil se slik ut:

Hva innebærer Uklar sti?

Uklar sti innebærer duplikater av programområder, fag og flere bytter av fag/programområde på samme dag. I den uklare stien har det blitt identifisert uregelmessigheter med eleven. Per nå sjekker systemet kun for:

Per elev ($EL)

1. Mer enn ett programområdebytte per dag 
2. Mer enn en startdato på samme programområde
3. Mer enn et unikt programområde med samme startdato
4. Mer enn et aktivt programområde (programområde uten avbruddsdato)
5. Mer enn en fagrad ($KL linje) med samme fagkode (duplikat)
   • Feil ved at en elev har flere IOP-fagkoder. En elev skal kun tilhøre en IOP-faggruppe.
     Les mer om dette her: Kurs 1 - Opprette og redigere faggrupper
6. Fag som krever lokalt årstimetall (elevtimer) og det ikke er satt (se hvilke fag i Registreringshåndboken - Elevtimer)
7. Manuelt tillagte fag
8. Alle GSGSK0VG--/GSGSK0---- programområder

Fag som ikke skal overføres

Skolen må avgjøre om disse fagene tilhører til inneværende skoleår og om det skal overføres til
VIGO. Fag som ikke skal overføres til VIGO må hakes bort. Dette kan både være elever som ligge i Uklar sti og Klar sti.

Det kan være elever som:

• Har hatt opplæring på sommerskolen og som ikke skal rapporteres til VIGO på inneværende skoleår.
• Har tatt Vg1 eller Vg2 på en privat videregående skole og hvor skolen må legge disse resultatene inn i Visma InSchool for å kunne skrive ut dokumentasjon.

Disse data ligger allerede i VIGO og skal derfor ikke overføres på nytt til VIGO.

Det er under Uklar sti > Ikke klar du nå skal gå i gang med å gjennomgå elevene som står listet opp. Systemet har identifisert elever med duplikatlinjer for fag, og flere programområdebytter. Ved å klikke på en elev vil du nå kunne vurdere hvilket programområde og fag som skal rapporteres til VIGO. Under hvert programområde vil du finne en startdato. Dersom eleven har avbrutt skoleåret, vil det også ligge en avbruddsdato. Dette vil du også se for hvert fag. Det står startsdato og avbruddsdato, eller er blankt i feltet under avbruddsdato hvis eleven har faget aktivt. Marker bort programområder og fag som ikke skal være med i eksportfilen. 

Dra i glidebryteren Marker som klar for eksport, for å markere at den valgte elev er klar for eksport. Da flyttes eleven fra Ikke klar til Klar under fanen Uklar sti. 

Merk! Du må huske å lagre underveis når du har redigert noe i eksportverktøyet. Klikk da Lagre utkast.

Endringer direkte i Uklar sti

Vi anbefaler at du retter feil du oppdager på hver elev direkte på den enkelte elev inne i løsningen og  ikke direkte i fanen Uklar sti. Endringer som gjøres i løsningen på elevens personlia, grupper og fagdokumentasjon, synkes direkte i eksport neste gang du går inn.

Manuelle endringer som likevel må gjøres direkte i Uklar sti-fanen kan gjøres, men vil ikke speiles tilbake i løsningen. Den korrigerer kun eksportfilen med de endringene du gjør. For å få de endringene med i eksportfilen må du markere eleven som klar for eksport. Dette gjør du ved å klikke på glidebryteren Marker som klar for eksport. Merk! Det er ikke nok å klikke på Inkluder denne eleven i eksporten.

Standard viser glidebryteren at den fortsatt er "Uklar", men når du har gjort korrigeringer og klikker på glidebryteren vil eleven forsvinne fra "Ikke klar"-fanen til "Klar"-fanen. Du må nå klikke på "Klar"-fanen for å finne igjen denne eleven. Da vil du se at glidebryteren viser teksten "Klar".

Obs!

• Tallet for hvor mange elever som ligger på Uklar sti vil forbli den samme, fordi du ikke har rettet på feilen direkte på eleven. Du har kun endret noe på eleven i eksportfilen.
• Feil som ikke skal være der og forårsaker at eleven ligger på Uklar sti, må endres på elev for at eleven ikke skal bli liggende i den fanen. Når de feilene er korrigert på elev, vil du neste gang du sjekker Eksportfil med alle elever se at antallet for elever i Uklar sti er minket. 

Disse elevene som du retter på direkte i Uklar sti-fanen vil ikke være "rettet" og dermed fortsatt være under Uklar sti, men da under fanen Klar. Du vil kun finne de under fanen Uklar sti, men nå under Klar-delen. Eventuelt kan du finne alle elever med uklar sti under Alle.

Merk! Når du lagrer utkast, vil dette lagres i det året du jobber i. Vi anbefaler at dere ikke har flere som jobber samtidig med eksportfilen. 

Du vil alltid kunne administrere deg mellom to faner for å se elever, dvs. enten befinner eleven seg under fanen "Uklar sti" eller i "Klar sti". 

Programområder som ikke skal eksporteres

Dersom eleven har et programområde som ikke skal eksporteres til VIGO, tar du bort haken på det programområdet som ikke skal være med i eksportfilen. Programområder finner du under "PROGRAMOMRÅDER".

Fag som ikke skal eksporteres

Under "FAG" vil du se en liste med alle fag eleven har. Her kan du velge hvilke fag som skal ekskluderes, dersom du ser at det ligger fag som ikke skal eksporteres til VIGO. Ta bort avhukingen foran faget og trykk Lagre utkast for å lagre underveis. 

Fjerne elev fra eksporten

Du har nå også muligheten til å fjerne en elev fra eksporten. Gjesteelever eller elever som hospiterer i fag som du skal fjerne helt og som du ikke har fått fjernet tidligere, kan nå fjernes fra eksportfilen.

  Til informasjon

• Eleven vil bare bli ekskludert fra "Eksportfil med alle elever", men vil fortsatt bli med i eksportfil for startere- og sluttere.

Som standard vil de elevene som ligger i "Uklar sti" være markert med at glidebryteren står på "Ja" under 'Inkluder denne eleven i eksportfilen'. 

Dra i glidebryteren for hvis du ikke ønsker å inkludere eleven i eksporten. Den vil nå vise "Nei" under 'Inkluder denne eleven i eksportfilen'. 

Du vil nå finne alle de som er ekskludert ved å filtrere. Klikk på filteret Ekskludert.

Klar sti

Klar sti inneholder alle elever som i utgangspunktet er klar for å være med i eksportfilen. Det vil si, elever som ikke har noen av de nevnte punktene fra listen i avsnittet Hva innebærer Uklar sti?, som systemet sjekker for.

Her er det kun to ulike filtre. Når du er i fanen Klar sti vil du kun ha mulighet til å velge å filtrere på om du vil se Alle, Eksporterbare eller Ekskludert. Du benytter Klar sti-fanen for å ekskludere elever som ikke skal være med i rapporteringsfilen, tross for at det ikke er noen feil eller uregelmessigheter.

Filteret vil se slik ut:

Du vil som standard komme først til Uklar sti-fanen.

Merk! Hvis du ikke har noen elever som er uklare, vil du se teksten "Ingen resultat med valgte filter" og antall 0 over UKLAR STI.

Da må du aktivt klikke deg til fanen "Klar sti". Her vil du fortsatt se at du har 0 i uklar sti. Standard her er at eleven står med glidebryteren Inkluder denne eleven i eksporten på. Du ser teksten "Ja" oppført under.

Ekskluder elev i Klar sti

Hvis du vet at det er noen av disse som ligger i Klar sti som skal ekskluderes, må du søke opp elev og deretter trykke på glidebryteren Inkluder denne eleven i eksport. Teksten endres fra "Ja" til "Nei". 

Som standard vil glidebryteren på elev i Klar sti vise Inkluder denne eleven i eksporten vil bli "Ja", slik som dette:

Når du trykker på glidebryteren vil den ekskluderes og Inkluder denne eleven i eksporten vil bli "Nei", slik som dette:

Du kan nå navigere deg mellom visninger for å se Alle, Eksporterbare eller Ekskludert. 

Programområder og fag som ikke skal eksporteres på elever som ligger i Klar sti

Dersom eleven har et programområde eller et fag som ikke skal eksporteres til VIGO, tar du bort haken på det programområdet eller på de fagene som ikke skal være med i eksportfilen. Dette er samme fremgangsmåte som når du har elever på Uklar sti. Programområder finner du under "PROGRAMOMRÅDER", og fag finner du listet opp under "FAG". Ta bort avhukingen foran faget og trykk Lagre utkast for å lagre underveis. 

Eksporter

Når du er ferdig med alle endringer, kan du klikke på knappen Eksporter. Dette vil nå eksportere alle elevene som er eksporterbare og kan ta noe tid.

På siden vil du få se en oversikt over hva som er blitt eksportert. Dette betyr:

• Totalt antall elever eksportert = viser alle elever på filen
• Elever med klar sti = antall elever fra Klar sti
• Elever med uklar sti = antall elever fra Uklar sti
• Manuelt rettede elever = antall elever som manuelt er rettet i eksportverktøyet. Dette innebærer de du har avhuket programområde eller fag på.
• Ekskludert fra eksport = antall elever som er blitt markert som ekskludert, og som dermed ikke blir overført til VIGO.

Når eksporten er fullført vil du få en nedlastet tekstfil som oversendes Inntakskontoret for videre import i VIGO. Dette er også den samme filen som privatskolene kan sende videre til WIS. Rapporten sendes i henhold til skoleeiers rutiner. 

Klikk Lukk for å avslutte og komme tilbake til eksportsiden. Her kan du laste ned andre rapporter for øvrig rapportering. Du kan også lese mer om hvordan du henter ut data for endringer i ajourholdsperioden som skal rapporteres til VIGO eller WIS i artikkelen: Kurs 2b - Laste ned ajourholdsfil som skal eksporteres til Vigo eller WIS.

Neste artikkel