VIKTIG INFORMASJON TIL SKOLER / SKOLEÅRSPLANLEGGERE
Fullført
Den 16.09.21 stengte Visma muligheten for publisering av timeplanfiler med en bestemt feil som skaper feil i publiserte timeplaner og i dataene fra den daglige driften på skolen. Dette medførte raske reaksjoner fra enkelte berørte skoler som trengte å publisere timeplaner og ikke ville rekke å rette den aktuelle feilen omgående.
Vi gjenåpnet derfor midlertidig muligheten for å publisere timeplaner med den aktuelle feilen. Informasjon gitt i kanalen Driftsmeldinger på nevnte dato spesifiserte at vi ville komme tilbake med ytterligere informasjon. Det er denne informasjonen som gis her.
Den aktuelle feilen skyldes en timeplanleggingspraksis som ikke er i tråd med våre anbefalinger, og som ikke støttes av systemet. Dette er nærmere forklart nedenfor. Feilen må rettes opp snarest der den forekommer. Vi vil om kort tid på nytt skru av muligheten for publisering av timeplaner med denne feilen for å forebygge følgefeil som ellers vil forekomme.
Visma beklager å måtte meddele at skoler som unnlater å korrigere eventuelle forekomster av den aktuelle feilen heller ikke vil kunne påregne hjelp fra vårt brukerstøtteteam til å rydde opp i følgefeil som har oppstått som følge av den. Vi gjør dette av kapasitetshensyn, for å sikre at nye og kritiske saker med ukjent årsak får den oppmerksomhet de må få.
Hva er feilen? Hva er det man ikke kan gjøre?
Det som ikke må gjøres er følgende:
I konstruksjon: Legge flere økter fra samme undervisningsgruppe på samme tidspunkt i timeplanoppsettet. Dette gjelder uavhengig av om de aktuelle øktene er knyttet til samme eller forskjellige lærere.
Hva har man forsøkt å oppnå gjennom denne praksisen, og hvordan skal det løses på korrekt måte?
Eksemplene i tabellen over er illustrert med skjermutklipp nedenfor:
Alternativ A
Feil fremgangsmåte:
Korrekt løsning:
Alternativ B
Feil fremgangsmåte:
Korrekt løsning:
Alternativ C
Feil fremgangsmåte:
-
Offisiell kommentar
Vi har nå releaset en advarsel i skoleårsplanleggeren, denne advarselen vil vise omfanget av parallelt lagte komponenter for samme gruppe. Dette vil hjelpe skolene med å få oversikt over omfanget. Les HER om denne.
I artikkelen over har vi vist hvordan problemet med doble komponenter kan løses praktisk ved å legge to lærere til i samme komponent, eller dele gruppen opp i undergrupper dersom det er behov for å ha gruppen delt opp. Endringene trenger ikke påvirke resten av timeplanen.
Grunnen til at dette må gjøres er at planlegging av samme komponent/gruppe to ganger vil blant annet kunne føre til følgende problemer:- Elever kan få dobbelt fravær (fordi begge lærere fører)
- Noen timer vises ikke i visning av timeplan (to like komponenter vil av systemet oppfattes som en og vil bare vise den ene i noen tilfeller)
- Vikar får ikke opp timen sin av samme årsak som over.
Disse problemene meldes det om daglig til vår support. For å sikre at alle har tid til å gjøre dette følger vi følgende steg:
- Skolene få litt tid til å se over omfanget ved egen skole nå som advarslene er releaset i produksjon.
- Vi inviterer til gjennomgang over linje (vi er ikke helt sikre på formen på dette enda).
- Vi gjør en vurdering av når vi kan stenge for publisering av timeplan med doble komponenter.
-
For å gi ytterligere forklaringer til skoler som fortsatt måtte være i tvil om de kanskje har forekomster av den nevnte feilen i sin timeplan har vi satt opp noen korte nettbaserte informasjonsøkter i Google Meet i uke 42.
Det vil være minst to Visma konsulenter på hver økt og ingen påmelding kreves. Vi gir først en kort presentasjon/forklaring. Deretter er det mulig å stille spørsmål.
Vi tilbyr totalt 6 slike økter med tanke på å sikre at alle som ønsker skal finne et tidspunkt som passer for dem.
Tidspunkter og møtelenker:
Onsdag 20.10.21 kl. 10.00-10.30. Møtelenke: https://meet.google.com/hta-ueqt-rth
Onsdag 20.10.21 kl. 14.00-14.30. Møtelenke: https://meet.google.com/pgt-sjjc-fxk
Torsdag 21.10.21 kl. 10.00-10.30. Møtelenke: https://meet.google.com/hta-ueqt-rth
Torsdag 21.10.21 kl. 14.00-14.30. Møtelenke: https://meet.google.com/pgt-sjjc-fxk
Fredag 22.10.21 kl. 10.00-10.30. Møtelenke: https://meet.google.com/hta-ueqt-rth
Fredag 22.10.21 kl. 14.00-14.30. Møtelenke: https://meet.google.com/pgt-sjjc-fxk
0 -
Vi har fått tilbakemelding fra et stort antall skoler som har kontrollert etter feilen i timeplanen og har evt. endret i oppsettet for å fjerne feilen. Vi jobber nå med å rydde opp i bieffektene for disse skolene som hadde meldt seg opp på rettelsen.
En rettelse skal legges ut for de fleste av disse skolene om ca. en arbeidsuke. En rettelse for resten av de som meldte seg opp vil følge om kort tid etter det.
Rettelsen som vi legger ut i denne omgang skal rette de fremtidige bieffektene av feilen på timeplanene fremover. Den vil få timeplaner korrekt fremover i tid, og når vi har først ryddet opp i fremtidige feil, vil vi deretter se på de historiske feilene.
Når vi har lagt ut rettelsen tar vi kontakt per epost på samme epost adresse som var brukt for å be om rettelse.
0
Logg på for å legge inn en kommentar.
Kommentarer
3 kommentarer