Deling av vikarbildet inn i to

                  Deling av vikarbildet inn i to

Prosessen for ansattfravær og vikaradministrasjon er delt nå inn i to ulike bilder. Tidligere har dette vært håndtert i en enkelt prosess, og i en oversikt.

Det er flere grunner til at vi nå gjør denne delingen

1. GDPR - Gir mulighet for en mer kontrollert tilgang til fraværsdetaljer
2. Mer logisk arbeidsflyt - vikar kan settes inn uten å ferdigbehandle et fravær
3. Filtrerer bort fravær uten vikarbehov bort fra oversikten over vikaroppdrag
4. Forenkler systemet rent teknisk - bedre stabilitet og hastighet

Ny funksjonalitet finnes i sidemenyen, under menypunktet Vikar:

Vikarbehandlig og Ansattfravær er nå to ulike prosesser for deg som leder, som hver kan gjøres uavhengig av den andre. Den ansatte (eller leder på vegne av den ansatte) oppretter ansattfravær som tidligere, men prosessen herifra og ut går som to ulike løp.

• Ansattfravær

Ansattfavær er den nye tabellen som utelukkende er til håndtering av ansattfravær.
Merk at denne videre er delt i to faner, en fane for ubehandlede ansattfravær og en fane for ferdig behandlede ansattfravær. Fraværslinjene fordeles mellom de ulike fanene basert på status.

• Ubehandlede ansattfravær

Fravær registrert av den ansatte vil dukke opp i fanen Ubehandlede ansattfravær for videre behandling av leder. Denne tabellen vil kun vise fravær som har en status som indikerer at disse trenger behandling av leder (det pågår en parallell prosess for å rydde opp i disse statusene, slik at disse vil kommunisere bedre med bruker). Tabellen forøvrig er lik på den gamle, og bør være gjenkjennbar. 

Fravær prosesseres, som før, gjennom de ulike knappene i kolonnen for Valg eller Handlinger (“trafikklyset”).

• Ferdigbehandlede ansattfravær

Ansattfravær som anses for ferdigbehandlet av systemet vil flyttes fra fanen fra Ubehandlede ansattfravær til fanen Ferdigbehandlede ansattfravær, igjen definert ut ifra status-feltet.

Denne fanen er i all hovedsak strukturert på samme måte som den forrige, men med noen endringer:

1. Kolonnen og knappene for Valg er borte. Eventuelle endringer i et ferdigbehandlet fravær gjøres ved å klikke på Handlinger-knappen, gjøre aktuelle endringer og så lagre. Fraværet flyttes da tilbake til Ubehandlede fravær.
2. Kolonne for Godkjent av: Denne kolonnen viser navnet på den brukeren (leder) som har ferdigbehandlet fraværet

• Vikar

Vikaroppdrag er også sortert i en ny tabell, og på samme måte som for ansattfravær er også denne delt inn i to faner; Ubesvarte vikarforespørsler og Ferdigbehandlet.

• Ubesvarte Vikarforespørsler

Dersom en ansatt registrerer et fravær i en periode hvor vedkommende er timeplanlagt utløser dette et vikarbehov, og dette vil dukke opp i oversikten for Ubesvarte vikarforespørsler. Detaljer rundt ansattfravær er nå fjernet fra dette bildet, slik at kun det som er nødvendig informasjon for vikarbehandling gjenstår. Vikarforespørsler behandles ved å klikke på Handlinger-knappen til høyre i bildet og videre på ønsket handling. Valget Vikar i denne menyen åpner veiviseren for vikarbehandling, og erstatter Vikar-knappen.

• Ferdigbehandlet vikarforespørsel

Når en vikarforespørsel er ferdig behandlet, vil disse flyttes over i fanen for Ferdigbehandlet. Dette er styrt av om leder har tildelt (ikke forespurt) vikar i alle aktuelle undervisningstimer, da forespørselen på dette stadiet anses som ferdig behandlet fra leders perspektiv.

• Aktuelle tilganger

Det er totalt fire nye tilganger for de nye skjermbildene, to nivåer for hvert bilde. Merk at dersom bruker har to overlappende tilganger så gis det tilgang tilsvarende høyeste nivå.

Ansattfravær: Nye siden for ansattfravær har to tilganger:

• Engelsk: Ability to approve absences of all employees Norsk: Kunne behandle/godkjenne ansattfravær
• Lar bruker håndtere alle ansattfravær
• Engelsk:  Ability to approve absences of managed employees Norsk: Kunne behandle/godkjenne fravær for dem man er leder for
• Lar bruker håndtere ansattfravær for ansatte de er leder for

Det jobbes også med en egen lesetilgang for alle ansattfravær

Vikarbehandling: Nye siden for vikarbehandling har to tilganger:

• Engelsk: Ability to manage substitutions of all employees Norsk: Vikarbehandling for alle ansatte
• Lar bruker tildele vikar til alle vikarforespørsler
• Engelsk: Ability to manage substitutions of managed employees Norsk: Vikarbehandling for egne ansatte
• Lar bruker tildele vikar til vikarforespørsler fra ansatte de er leder for

Den gamle vikarmodulen var styrt av følgende tilgang (den er fortsatt synlige i brukergrensesnittet, per i dag):

• Engelsk: Ability to see and access Substitutions of managed employees Norsk: Foreta vikarbehandling for egne ansatte