Ny saksbehandling i produksjon

Vi arbeider med en helt ny modul for elevsøknader, som vil bli hetende Saksbehandling. Snart flyttes fritakssøknader over i denne nye modulen, og ellers, i en overgangsperiode, mens vi arbeider med å ferdigstille funksjonaliteten rundt de forskjellige søknadstypene, vil begge modulene ligge tilgjengelig for brukerne. Det innebærer at søknadstyper som er ferdigstilt for Saksbehandling vil ligge under menypunktet Saksbehandling (som igjen ligger rett under menypunktet Elevsøknader i sidemenyen), og at søknader som opprettes etter at den nye modulen er ferdigstilt, må opprettes i den nye modulen. Søknader som ble opprettet i den gamle modulen, vil bli liggende der.

I starten av desember vil funksjonaliteten for å søke om fritak flyttes til denne nye modulen for samtlige brukere. Det følgende er en innføring, opplæringsartikkel med mer detaljert informasjon kommer.

OPPDATERING 02.12.24: Opplæringsartikkelen har nå kommet: 4a - Ny saksbehandlingsmodul.

OPPDATERING 06.12.24: Det er nå besluttet at dette vil komme i produksjon 2. januar. Det kommer altså ikke før jul.

Når man oppretter en søknad, må man spesifisere hva det søkes om, men i første omgang vil man altså bare ha ett valg: Fritak.

Ting som er nytt og verdt å være oppmerksom på:

Ny oversikt

Oversikten har et par nye kolonner, som f.eks. saksnummer og utfall. Man går inn på en sak ved å klikke på saksnummeret.

Administrator, saksbehandler og godkjenner

Enhver søknad skal ha en saksbehandler og en godkjenner, og disse bestemmes av en administrator. Første steg i selve behandlingen (etter at søknaden er opprettet) er å bestemme saksbehandler og godkjenner, som er administrators oppgave. Forutsatt at relevante tilganger er gitt så tillater løsningen at samme person er både saksbehandler og godkjenner, og administrator kan også være saksbehandler og/eller godkjenner. Dersom saksbehandler og godkjenner er forskjellig, er det godkjenner sitt ansvar å sette endelig avgjørelse, etter at saksbehandler har gått igjennom søknaden og satt anbefalt utfall. En sak settes til avsluttet - status ‘ferdigbehandlet’ - etter at godkjenner har tatt endelig avgjørelse og sendt ut svarbrev. I mellomtiden kan de involverte i saken, inkludert eleven som søknaden gjelder, gjøre visse endringer i søknaden.

Tilganger

Alle som skal behandle søknader, må ha tilgang til elevene hvis søknader de skal behandle. Elever må ha Tilgang til å være tildelt en sak som elev (Elev) og ellers må brukerne ha tilgangene som er relevante for handlingene de skal kunne gjøre i saksbehandling:

• Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender)
• Tilgang til å være saksbehandlingsadministrator (Administrator)
• Tilgang til å saksbehandle saker i ny saksbehandlingsmodul (Saksbehandler)
• Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner)
• Tilgang til å opprette dokumenter

For eksempel så må alle som skal kunne opprette saker på vegne av elever, må ha Tilgang til å opprette en sak på vegne av elev (Innsender), men behøver ikke nødvendigvis å ha Tilgang til å godkjenne/avslå saker i ny saksbehandlingsmodul (Godkjenner), med mindre de skal kunne godkjenne og avslutte saker også. 

Elevers rolle

Elever får et nytt valg under ‘Mine søknader’: ‘Søknader (ny modul)’, og må fra ca. desember 2024 opprette søknader om fritak fra dette.

I denne nye fritaksfunksjonaliteten har de muligheten til å trekke en fritakssøknad såfremt den ikke er ferdigbehandlet. (I og med at fritak er den eneste funksjonaliteten som er ferdigutviklet for saksbehandling, spesifiserer vi fritakssøknader, da det foreløpig ikke er bestemt om elevene vil ha mulighet til å trekke samtlige søknadstyper). 

Frist (ikke bindende)

Det settes en frist på 3 uker til å behandle en søknad, men dette er kun for å vise at en søknad ble registrert for mer enn 3 uker siden uten at den er ferdigbehandlet. Det vises i rød skrift at den er gått over fristen, men den kan fremdeles behandles. Dette er hovedsakelig for å hjelpe saksbehandlere til å prioritere, og sørge for at ingen søknader blir oversett.

Vi har arbeidet for å gjøre dette intuitivt, slik at dere brukere raskt vil finne ut av hvordan dere går frem.